Bagaimana perangkat lunak pelacakan waktu meningkatkan produktivitas?

Perangkat lunak pelacakan waktu digunakan oleh beberapa perusahaan kontemporer. Statistik yang disajikan oleh Tech Jury menunjukkan bahwa 17% orang secara aktif menggunakan beberapa jenis alat untuk mengatur waktu mereka. Baru-baru ini, produktivitas karyawan menurun, sementara hasil tersebut berarti kerugian nyata bagi banyak perusahaan. Contoh terbaik dari kurangnya efisiensi adalah Amerika Serikat, di mana kerusakan ekonominya parah dan berjumlah 50 juta dolar AS per hari! Baca teks untuk mengetahui bagaimana perangkat lunak pelacakan waktu dapat membantu meningkatkan tingkat produktivitas karyawan Anda.

Bagaimana perangkat lunak pelacakan waktu meningkatkan produktivitas? - Daftar isi:

1. Perangkat lunak pelacakan waktu – manfaat
2. teknik pomodoro
3. Penghancur mitos
4. Efek sinergi
5. Ringkasan

Perangkat lunak pelacakan waktu – manfaat

Untuk menunjukkan secara akurat potensi aplikasi yang tersedia untuk penelusuran waktu , ada baiknya dimulai dengan masalah utama yang memperlambat kinerja selama pekerjaan sehari-hari. Pernahkah Anda mendengar tentang hukum Parkinson? Tahukah Anda apa arti istilah ini?

Hukum Parkinson adalah aksioma yang menyatakan bahwa "Pekerjaan berkembang untuk mengisi waktu yang tersedia untuk penyelesaiannya". Ini adalah aturan yang dibuat oleh Cyril Northcote Parkinson , yang pertama kali menjelaskan pengamatannya pada tahun 1955. Parkinson adalah seorang penulis, sejarawan, dan pakar administrasi publik Inggris.

Gagasannya terkait birokrasi dan organisasi menjadi dasar teorinya. Hukum Parkinson menunjukkan faktor-faktor kunci yang membuat fase realisasi tugas lebih lama dari yang dibutuhkan - realisasi meluas ke panjang maksimum yang mungkin. Gangguan, istirahat, kurang fokus, perfeksionisme, dan penundaan adalah faktor-faktor yang dijelaskan oleh hukum Parkinson.

teknik pomodoro

Respon terhadap kurangnya produktivitas adalah teknik manajemen waktu yang disebut Pomodoro . Nama metode ini berasal dari meja memasak yang berbentuk seperti tomat, yang digunakan oleh pencipta teknik tersebut.

Efektivitas teknik Pomodoro didasarkan pada kesederhanaan dan intuisi aplikasi yang sangat besar. Pada langkah pertama, daftar tugas harus disiapkan – ingat untuk mengatur tugas sesuai dengan prioritasnya.

Langkah selanjutnya adalah menggunakan perangkat lunak pelacak waktu . Ada banyak aplikasi dan berbagai jenis perangkat lunak yang menggunakan teknik Pomodoro. Teknologi baru memungkinkan penyesuaian parameter yang nyaman dengan kebutuhan individu karyawan. Selain itu, plug-in khusus di browser dapat memblokir secara otomatis semua notifikasi yang mengganggu.

Suara memulai siklus 25 menit, yang berakhir dengan istirahat 5 menit. Urutannya berulang 4 kali dan ada waktu istirahat yang lebih lama. Strategi kerja ini mengintensifkan efisiensi , memungkinkan menjaga konsentrasi penuh, membagi proyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, dan membantu menjaga perspektif tetap segar. Tidak semuanya – perangkat lunak menunjukkan semua tugas yang sudah selesai, yang meningkatkan motivasi orang tersebut.

Penghancur mitos

Banyak perusahaan mengembangkan model kerja multiguna. Keterlibatan dalam beberapa proyek pada saat yang sama cenderung ditampilkan sebagai contoh dan standar keterlibatan karyawan yang tinggi – tetapi tidak ada yang jauh dari kebenaran. Penelitian menunjukkan bahwa hanya 2,5% orang yang memiliki kecenderungan di atas rata-rata untuk melakukan banyak tugas selama bekerja.

Bagi karyawan lainnya, multitasking berarti pengurangan efektivitas tugas wangi. Alasan untuk hasil tersebut adalah meningkatnya risiko kesalahan dan hilangnya konsentrasi, serta melupakan beberapa elemen yang harus dilakukan selama tugas. Budaya multitasking mengurangi kreativitas dan meningkatkan tingkat stres.

Mekanisme yang menjalankan otak manusia memungkinkan fokus pada satu aktivitas pada satu waktu, sehingga teknik multitasking tidak terintegrasi dengan organ utama dalam tubuh manusia. Pengalaman menunjukkan bahwa multitasking dapat berkontribusi pada pengurangan rasio IQ dan merusak otak.

Pengusaha harus ingat bahwa mereka harus menawarkan manfaat baik untuk individu yang menjadi orang tua dan untuk individu yang lajang dan hidup sendiri. Perusahaan harus memenuhi berbagai kebutuhan dan tidak dapat mengabaikan siapa pun.

Perangkat lunak pelacakan waktu profesional tidak hanya harus meningkatkan hasil produktivitas di antara karyawan Anda, tetapi juga harus menjamin perlindungan dari efek negatif manajemen yang tidak efisien. Pelacakan waktu memaksa pengguna perangkat lunak untuk berkonsentrasi penuh pada satu tugas.

Efek sinergi

Semakin banyak orang yang peduli dengan kesehatan mereka baik fisik maupun mental. Tumbuhnya kesadaran sosial membuat perusahaan mencari solusi yang lebih baik, yang melampaui paket medis dan olahraga. Beberapa perusahaan (terutama kantor) telah memutuskan untuk menawarkan layanan gratis kepada terapis pijat atau menyediakan kursi pijat di gedung mereka.

Perangkat lunak pelacak waktu terus dikembangkan yang berarti semakin banyak alat universal dan fungsional di pasaran. Mendaftarkan semua aktivitas memungkinkan pemantauan dan kontrol momen yang dikhususkan untuk tugas tertentu. Pengetahuan penuh tentang manajemen waktu diperlukan untuk mengoptimalkan seluruh jadwal hari itu.

Kontrol atas hasil dapat mengidentifikasi elemen-elemen skenario sehari-hari yang memiliki pengaruh tertinggi terhadap efisiensi. Sesuai dengan aturan Pareto , 20% dari semua tugas dapat menghasilkan 80% dari keseluruhan produktivitas. Untuk mengetahui tugas mana yang paling penting, seseorang harus mengatur waktunya secara sadar.

Manajemen waktu dalam kelompok dan tim sama pentingnya dengan manajemen waktu individu. Semakin banyak perusahaan memutuskan untuk memperkenalkan aplikasi khusus untuk memfasilitasi administrasi jadwal dan menciptakan jaringan koneksi yang efisien antar karyawan.

Keputusan seperti itu tidak mengejutkan saya – statistik menunjukkan peningkatan 25% dalam produktivitas dalam organisasi di mana tingkat komunikasinya tinggi. Aplikasi modern mengintegrasikan semua peserta usaha, dan yang paling penting mengatur tenggat waktu untuk semua kegiatan.

Ringkasan

Teknologi kontrol waktu memungkinkan otomatisasi semua aktivitas yang tidak perlu. Semua anggota tim dapat diberitahu tentang tugas tanpa perlu intervensi langsung dalam jadwal kerja mereka. Selain itu, kontrol kolektif atas tugas meningkatkan motivasi untuk menyelesaikan proyek dan menghilangkan potensi kekurangan, sementara efektivitas pekerjaan tetap pada tingkat tinggi.

Baca juga: Tren kepemimpinan global dalam bisnis untuk 2022 dan 2023

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Pengarang: Nicole Mankin

Manajer SDM dengan kemampuan luar biasa untuk membangun suasana positif dan menciptakan lingkungan yang berharga bagi karyawan. Dia senang melihat potensi orang-orang berbakat dan memobilisasi mereka untuk berkembang.

Lihat semua posting