20 Tips Organisasi Terbaik untuk Kantor Produktif

Tempat Anda bekerja memengaruhi cara Anda berfungsi. Bekerja dalam kondisi kacau, kacau, atau mengalihkan akan mempengaruhi pekerjaan Anda, dan mungkin merugikan.

Jika Anda mirip dengan spesialis informasi biasa, Anda menghabiskan sebagian besar energi Anda duduk di depan layar PC. Terlepas dari kenyataan bahwa pekerjaan Anda berputar di sekitar PC, kantor Anda, secara keseluruhan, akan membantu Anda menjadi menguntungkan dan bijaksana.

Kantor yang efisien memiliki keuntungan yang sangat besar. Bagaimanapun, itu memberikan perasaan kontrol dan keterampilan, yang mendorong tingkat efisiensi yang lebih tinggi. Kedua, kebenaran sederhana bahwa itu diurutkan melindungi terhadap pengalihan. Kantor Anda yang sudah beres dapat mengasimilasi pekerjaan yang akan datang, dan memposisikan Anda untuk kemajuan.

1. Mulailah dengan pembersihan

Anda tidak dapat membuat ruang kerja yang menguntungkan tanpa Pembersihan.

Bergantung pada keadaan kantor Anda, pembersihan dapat berlangsung dari beberapa jam hingga satu hari penuh. Tujuan terakhir pembersihan adalah untuk memiliki kantor yang benar-benar bebas dari kekacauan.

2. Buat ruang tangkap.

Setiap kantor membutuhkan tempat untuk menemukan sampah yang mendekat. Ada tiga jenis sampah mendasar yang mengalir ke kantor:

1) arsip penting,

2) barang-barang yang harus Anda simpan (mantel, payung, mug perjalanan),

3) limbah.

Ruang catch-it harus dipasang di zona paling jelas dari kantor Anda. Jika Anda memiliki pintu masuk, buat ruang tangkap Anda di satu sisi pintu masuk. Jika Anda berada di area kerja, buat ruang tangkap di suatu tempat dekat dengan lorong.

Ruang catch-it harus memiliki:

1) credenza atau piring untuk arsip;

2) rak, jerat, atau kotak untuk meletakkan barang-barang penting; dan

3) tempat sampah.

Ruang catch-it Anda mendorong Anda menjaga kantor Anda tetap bersih dengan sedikit tenaga.

3. Jauhkan area kerja Anda dari kekacauan

Ruang fisik yang paling vital dalam sebuah kantor adalah area kerja.

Banyak orang menemukan bahwa mereka paling menguntungkan ketika bekerja di area kerja yang bebas dari kekacauan. Individu lain, sebagian besar jenis imajinatif, berkembang dalam pengaturan yang terkilir.

Jika Anda memiliki ketertarikan pada yang inovatif dan cinta misteri untuk kebingungan, maka lakukan apa yang cocok untuk Anda. Gaya kerja kita tercermin dari lingkungan kerja kita; ruang kerja yang sempurna membuat proses kerja yang bermanfaat.

4. Tempatkan dua pelat laporan di sekitar area kerja Anda

Kerangka kerja dua pelat adalah yang paling kompleks dan paling baik untuk menangani kertas yang mendekati.

Kerangka kerja ini bekerja dengan cara ini:

1) plat baru, laporan baru;

2) piring lama, laporan yang telah Anda buka atau lihat, dan perlu dikelola.

Semua catatan baru, baru, atau belum dibuka masuk ke piring baru. Piring ini untuk membantu orang-orang yang berkelok-kelok ke kantor Anda untuk melemparkan barang-barang di sekitar area kerja Anda. Arahkan ke piring. Piring baru adalah untuk hal-hal yang terlepas dari semua yang perlu Anda kelola. Amplop, organiser, catatan yang belum dibuka – semuanya siap untuk Anda, ditumpuk dengan sempurna, saat Anda siap untuk itu.

Pelat lama adalah untuk hal-hal yang telah Anda buka namun pada saat yang sama perlu dikelola – memfilter, mendokumentasikan, meneruskan, dan sebagainya. Ini seperti rencana untuk hari itu, tetapi bagaimanapun juga, itu tidak tersebar di mana-mana di kantor Anda

Ini adalah metode yang sangat mendasar, tetapi berfungsi untuk menghilangkan kekacauan kertas dari area kerja, membebaskan Anda untuk menjadi lebih menguntungkan.

5. Buat dua zona

Tidak semua pekerjaan dibuat setara. Anda harus mendekati asosiasi kantor dengan sudut pandang dua zona ini.

Zona 1: Pekerjaan komputer. Ini adalah area kerja konvensional Anda. Anda menginvestasikan sebagian besar energi Anda di sini, mengeluarkan barang dan menyelesaikannya.

Zona 2: Pekerjaan non-PC. Ini adalah tempat Anda pergi untuk melakukan hal-hal non-PC. Ini bisa menjadi area kerja yang sama, tetapi pada dasarnya area lain yang dibersihkan dari layar, tali, dan pengisi daya. Ini adalah tempat Anda pergi ketika Anda melihat catatan, menggunakan iPad Anda, menandatangani kertas, memeriksa laporan, atau amplop perangko- – apa pun itu yang tidak memerlukan cara praktis untuk menangani pekerjaan.

Cara dua zona untuk berurusan dengan kantor mendorong Anda berdua mengatur pekerjaan Anda dan cara Anda menangani menyelesaikan hal-hal yang Anda kelola sekali sehari.

5. Tempatkan barang-barang fisik ke dalam laci atau piring pemilah.

Sebagian besar tempat kerja memerlukan beberapa ketentuan. Memang, bahkan Andrew Hyde, seorang moderat luar biasa yang melucuti barang-barangnya hingga 15 barang, membutuhkan tempat untuk meletakkan iPhone, pengisi daya, headphone, kamera, kacamata, dan dompetnya.

Terlepas dari apakah Anda memiliki 15 atau 500 hal, Anda memerlukan tempat untuk mengatakan semuanya – tempat yang berada di luar kemampuan siapa pun untuk melihatnya.

Lemari area kerja adalah tempat yang masuk akal. Pertahankan jarak strategis dari dorongan untuk menyimpan stapler menawan Anda, wadah pita elegan, dan tempat potongan kertas lucu di atas area kerja Anda. Umumnya, perbekalan ini harus disimpan di tempat yang tertata rapi dan terbuka seperti lemari.

6. Dapatkan tempat sampah yang lebih besar

Tempat sampah yang lebih besar terdengar agak tidak masuk akal, tetapi ini benar-benar peretasan kunci. Inilah alasannya. Sebagian besar kertas yang masuk ke kantor dapat dibuang atau didigitalkan, bukan direkam. Mendokumentasikan makalah adalah salah satu tugas yang memakan waktu paling lama, dan sepanjang garis ini paling tertunda.

Karena tempat sampah yang luas semakin jelas, Anda biasanya akan lebih sering mempertimbangkannya. Ketika kertas yang berlebihan masuk ke ruang kerja Anda, Anda pasti akan meletakkannya di tempat sampah daripada menumpuknya di menara kertas kusut "Tidak Ada Petunjuk Apa yang Harus Dilakukan Dengan Ini."

Tempat sampah yang lebih besar juga menghindari banjir tempat sampah. Salah satu jenis kekacauan kantor yang paling mengerikan adalah tempat sampah yang mencapai kemampuannya tiga hari sebelumnya. Dapatkan kaleng yang lebih besar, dan Anda akan dapat menghabiskan lebih banyak uang. Buat poin untuk digunakan kembali!

7. Merampingkan ruang Anda.

Sebelum Anda melakukan hal lain, luangkan beberapa menit menjelang awal setiap hari untuk menyusun dan merapikan ruang kerja Anda.

Memiliki kondisi bebas kekacauan mendorong Anda untuk berpikir lebih jernih dan memberikan hasil yang lebih baik. Dengan merapikan dan memilah-milah ruang Anda, Anda akan sangat membangun profitabilitas dan membatasi waktu yang Anda habiskan untuk memindai berbagai hal.

8. Sertakan lalat peneduh atau tanaman hidup.

Bayangan dapat sangat memengaruhi kondisi pikiran dan efisiensi Anda sepanjang hari. Biru membuat kesan halus dan membuat Anda fokus, sedangkan merah sangat cocok untuk pekerjaan yang membutuhkan ketelitian dan ketelitian.

Tanaman juga dapat memungkinkan individu untuk fokus: Sebuah penelitian dari Washington State University menemukan bahwa spesialis yang disajikan kepada tanaman di ruang kerja yang keras kurang fokus, semakin menguntungkan, dan merasa semakin sadar.

9. Hiasi ruang kerja Anda.

Selain naungan dan vegetasi, beberapa pernak pernik di ruang kerja Anda dapat membuat Anda merasa lebih nyaman dan longgar, yang pada akhirnya dapat mendukung efisiensi Anda.

misalnya, pengakuan dan hibah, dan hal-hal lain yang meramaikan yang membuat Anda merasa bermanfaat, diakui, dan terdorong.

——————————-

10. Singkirkan tugas Anda yang paling ditakuti.

Setiap orang memiliki setidaknya satu tugas dalam agenda harian yang terus diundur, hanya dengan alasan bahwa prospek untuk benar-benar melakukannya tampak begitu mengerikan.

Tugas itu benar-benar yang harus Anda selesaikan terlebih dahulu. Alih-alih bertahan sampai saat terakhir untuk menyelesaikan tugas, keluarkan dari piring Anda pada kesempatan paling awal.

Usaha Anda yang berbeda akan tampak tidak terlalu berlebihan dengan korelasi, dan Anda akan berhenti mengkhawatirkan satu tugas itu sepanjang hari, membuat Anda semakin bermanfaat secara umum.

11. Atur dan agenkan berbagai usaha Anda.

Pusat Anda harus pergi ke pekerjaan yang paling penting terlebih dahulu, jadi pertimbangkan semua yang Anda lakukan dan seberapa penting atau kecilnya semuanya.

Jika Anda bisa, singkirkan hal-hal yang tidak terlalu dibutuhkan dan pikirkan rencana untuk menetapkan atau menyesuaikannya kembali sehingga Anda dapat menginvestasikan lebih banyak energi dalam hal-hal yang meningkatkan nilai posisi Anda dan organisasi,

12. Matikan notifikasi email Anda.

Daripada membaca dengan teliti setiap email saat tiba di kotak masuk Anda, coba matikan peringatan Anda dan periksa pesan hanya pada waktu yang ditentukan.

Mengapa? Peringatan email yang konsisten muncul di telepon atau area kerja Anda benar-benar dapat mematahkan minat inti Anda.

Dibutuhkan 64 detik bagi seorang pria untuk memulihkan diri dari terhalang oleh pemberitahuan email. Anda dapat mengirim dan mendapatkan pesan dengan ukuran yang sama dalam waktu 20 persen lebih sedikit dengan menelusuri email Anda lebih jarang,

13. Istirahat sejenak.

Terlepas dari apakah itu berjalan-jalan di sekitar alun-alun, terburu-buru ke kedai kopi terdekat, membaca majalah, atau mengobrol dengan rekan kerja, istirahat sejenak yang tidak relevan dengan pekerjaan Anda dapat memiliki efek besar pada eksekusi Anda.

Efisiensi Anda menurun semakin Anda mengabaikan istirahat.

14. Bergerak.

Olahraga tidak hanya berguna untuk tubuh Anda — ini juga dapat membantu memengaruhi kinerja Anda secara positif. Latihan fisik tampaknya memengaruhi kesejahteraan dan pusat emosional, kata McIntire.

Sebuah cara yang luar biasa untuk merasa lebih diasah dan semakin menguntungkan? Cobalah untuk terus berlari di bagian pertama hari atau memulai hari Anda dengan berolahraga. Tidak ada salahnya juga untuk mencoba menyelinap dalam beberapa aktivitas saat istirahat.

15. Dengarkan musik.

Mengenakan earphone tidak selalu berarti Anda menarik diri.

Saat bekerja, menyetel lagu yang paling Anda sukai dapat memungkinkan Anda masuk ke zona dan menyelesaikan daftar tugas Anda. Ini juga mengirimkan tanda yang tidak mencolok kepada kolaborator Anda bahwa Anda ingin agar tidak tersinggung.

16. Segarkan Peralatan Anda

Mesin kantor apa yang mendukung Anda atau mengacaukan rencana kantor Anda? Apakah PC Anda memerlukan memori atau desain ulang hard drive?

Mungkin ini adalah kesempatan bagus untuk membuang printer, mesin faks, dan pemindai lama Anda dan memasukkan sumber daya ke dalam printer multifungsi.

Atau di sisi lain waktu untuk memperbarui telepon nada sentuh mentah ke speakerphone. Tingkatkan kegunaan mesin kantor Anda dan buat lebih banyak ruang kerja dapat diakses.

17. Beralih area.

Jika atasan Anda mengizinkan, luangkan waktu di tengah minggu untuk bekerja dalam situasi yang berbeda.

Langsung menuju perpustakaan atau perhentian terdekat (memungkinkan iklim), atau temukan tempat yang tenang dan sarat dengan cahaya khas. Ini dapat membantu mendorong pemikiran baru atau menjelaskan masalah lama, kata Khaitan.

18. Catat tujuan harian Anda.

Tidak selalu mudah untuk memantau semua yang harus Anda lakukan, jadi mulailah setiap pagi dengan mencatat tujuan Anda untuk hari itu.

Ketika pusat Anda rusak atau Anda akhirnya berlama-lama, Anda dapat menggunakan daftar ini untuk membuat Anda tetap di jalur.

Tulis daftar Anda di Post-it atau sesuatu yang jelas terlihat dari area kerja Anda, kemudian kembali ke sana ketika Anda memerlukan pemberitahuan tentang apa yang harus Anda singkirkan.

19. Pertimbangkan kembali kerangka kerja dokumentasi Anda

Saat kita bergerak sepenuhnya ke usia lanjut, kebutuhan untuk menyimpan dokumen kertas telah berkurang.

Apa yang bisa toko Anda hati-hati? Apakah akurat untuk mengatakan bahwa Anda menyalin dokumen? Anda mungkin dapat membuang sebagian dari catatan dan penyelenggara yang telah Anda gunakan sebelumnya. Jika Anda menyimpan dokumen di PC, pastikan Anda melakukan pencadangan biasa.

Berikut adalah beberapa pemikiran untuk membuat kerangka perekaman yang mulus:

• Membuat amplop pertemuan – Letakkan semua “hal-hal untuk dibicarakan” di sana di samping hal-hal yang harus diberikan, laporan yang harus diberikan, dan sebagainya. Ini akan memungkinkan Anda untuk diatur untuk pertemuan dan menghindarkan Anda dari kekhawatiran bahkan jika sebuah pertemuan dipindahkan bersama.

• Buat amplop WOR – Jadi banyak kertas kita yang kacau adalah hal-hal yang ditahan sampai orang lain bereaksi atau bertindak. Simpan mereka dalam amplop WOR (Menunggu Respon). Periksa setiap beberapa hari untuk kegiatan luar biasa yang mungkin perlu Anda ikuti.

• Kotak kapasitas – Gunakan kotak berkapasitas murah untuk menyimpan catatan terdokumentasi dan mengeluarkannya dari ruang rekaman Anda saat ini.

• Kotak majalah – Gunakan kotak atau sampul majalah untuk menyimpan majalah dan daftar yang benar-benar perlu Anda simpan. Akan sangat ideal jika Anda memastikan bahwa Anda benar-benar membutuhkannya untuk referensi atau penelitian, biasanya digunakan kembali, atau diberikan.

• Membaca dengan teliti amplop – Tentukan catatan untuk artikel cetak dan arsip yang perlu Anda baca dengan teliti yang tidak penting.

• Dokumen kronik – Ketika suatu usaha selesai, kumpulkan sebagian besar bahan dan catat. Simpan "amplop kerja" Anda untuk tugas-tugas yang sedang berlangsung.

• Rekam minggu demi minggu – Jangan biarkan dokumentasi Anda menumpuk. Letakkan makalah Anda di organizer "To File" dan dokumentasikan semuanya sekali seminggu.

Akhir

Pastikan untuk mengkonsolidasikan kerangka profitabilitas Anda sendiri dengan strategi asosiasi kantor Anda. Beberapa strategi efisiensi meresepkan cara khusus untuk menangani pemilahan kantor Anda.

Apa pun strategi hierarki atau kerangka profitabilitas favorit Anda, jangan menunda untuk membuat kantor Anda beres. Semakin banyak Anda berhenti, semakin banyak waktu yang Anda sia-siakan. Berikut adalah infografis Kreatif yang memberi Anda lebih banyak ide tentang Tips Mengatur Cara Menjadi Lebih Produktif.

Sumber Tambahan