Cara Mengatur Kantor Virtual dalam 5 Langkah Mudah

Bisnis semakin beralih ke Cloud untuk aplikasi dan alat yang membantu mereka menjalankan operasi harian mereka. Tren telah membuat telecommuting semakin praktis dan diinginkan karena perusahaan terburu-buru untuk memangkas biaya dan karyawan meninggalkan perjalanan tradisional. Gallup baru-baru ini menemukan bahwa sekitar 37 persen tenaga kerja sekarang melakukan telecommuting, menunjukkan perubahan besar dalam cara orang bekerja.

Solusi berbasis cloud dan perangkat seluler telah membebaskan pekerja dari meja dan kantor perusahaan mereka dengan meningkatkan produktivitas kerja jarak jauh. Teknologi juga telah memberdayakan para pemula, pekerja lepas, dan pekerja mandiri dengan menyediakan alat yang berharga untuk membuat proses bisnis menjadi cepat dan efisien. Namun, pekerja jarak jauh membutuhkan lingkungan kantor yang meniru banyak elemen tempat kerja tradisional. Lima tips berikut akan menunjukkan kepada Anda cara mendirikan kantor virtual yang akan mendukung karir Anda.

1. Amankan Peralatan Penting

Pekerja jarak jauh membutuhkan peralatan dasar untuk mendukung kesuksesan mereka. Setiap pekerja jarak jauh membutuhkan komputer laptop untuk memungkinkan mereka bekerja dari tempat mana pun mereka dapat menemukan koneksi Internet. Pekerja dapat dengan mudah membawa komputer mereka ke situs klien dan perusahaan, memastikan bahwa mereka memiliki akses yang konsisten ke perangkat lunak dan file mereka. Beli laptop yang memiliki banyak memori dan penyimpanan, prosesor yang cepat, dan kamera internal untuk memastikan Anda dapat dengan mudah menjalankan setiap bagian dari bisnis Anda.

Pekerja jarak jauh bergantung pada perangkat lunak untuk pekerjaan mereka. Seiring berjalannya waktu, pengembang memperbaiki bug, meningkatkan keamanan, dan menambahkan fitur ke produk mereka, menjadikan versi terbaru sebagai kebutuhan bagi orang-orang yang ingin memaksimalkan produktivitas mereka.

Perangkat seluler juga diperingkatkan sebagai peralatan penting bagi pekerja jarak jauh. Ponsel cerdas dan tablet membuat orang tetap terhubung dalam pengaturan di mana laptop tampak tidak praktis. Pekerja dapat menyinkronkan perangkat mereka dengan komputer untuk memastikan mereka selalu memiliki akses ke data mereka. Berkat perangkat lunak berbasis cloud, pekerja dapat dengan mulus bertransisi dari satu perangkat ke perangkat lain, tanpa takut menyebabkan kerusakan data atau konflik versi.

Sebagai pekerja jarak jauh, Anda mungkin memerlukan peralatan lain, tergantung pada persyaratan pekerjaan Anda. Jika Anda memiliki kemewahan bekerja dari rumah, Anda dapat dengan mudah menyesuaikan ruang kerja yang memadai untuk melengkapi kantor virtual yang telah Anda siapkan. Beberapa pekerja rumahan menggunakan monitor eksternal, keyboard ukuran penuh, mouse, dan printer multi-fungsi untuk meningkatkan efektivitas kantor virtual mereka.

2. Tetap Terhubung

Sekarang karena banyak aplikasi bisnis beroperasi di cloud, pekerja jarak jauh membutuhkan koneksi Internet yang andal lebih dari sebelumnya. Koneksi cepat di kantor pusat akan membantu memastikan bandwidth yang cukup untuk panggilan suara dan video, rapat online, dan konferensi saat memproses file dan memperbarui catatan.

Pekerja lapangan harus selalu memiliki perangkat hotspot seluler untuk digunakan saat bepergian dan untuk cadangan saat sambungan rumah terputus. Anda dapat memilih untuk menggunakan fungsi hotspot pada ponsel cerdas Anda atau mendapatkan perangkat hotspot khusus seperti Verizon Jetpack MiFi 6620L 4G LTE Mobile Hotspot, FreedomPop's Overdrive Pro, atau Verizon Wireless Jetpack MiFi, untuk menyebutkan beberapa saja.

3. Pilih Alat Komunikasi dan Kolaborasi yang Tepat

Pekerja jarak jauh harus memiliki akses ke alat kolaborasi dan komunikasi yang dapat mengoptimalkan alur kerja mereka. Tren manajemen proyek terbaru mencakup virtualisasi, digitalisasi, dan koneksi jarak jauh, jadi pastikan Anda memiliki alat yang membantu Anda mengimbangi tuntutan pekerjaan Anda. Alat komunikasi penting termasuk penyedia email, seperti Outlook atau Gmail, Pesan instan, softphones atau terminal telepon IP yang bekerja dengan penyedia VoIP Anda, dan konferensi Web seperti WebEx atau GoTo Meeting.

Alat kolaborasi yang dapat membantu Anda bekerja secara efektif dengan tim termasuk Slack, aplikasi perpesanan untuk tim, Yammer, alat jaringan sosial terkemuka untuk perusahaan, Asana, alat pelacakan proyek terkemuka. WorkflowMax menyediakan alat manajemen pekerjaan lengkap yang membantu pelacakan waktu, penawaran, pembuatan faktur, dan pelaporan. Ketika Anda memiliki alat yang tepat yang Anda inginkan, Anda akan menemukan bahwa Anda dapat bekerja lebih cepat dan lebih cerdas.

Anda bahkan bisa lebih efektif dengan menggunakan alat komunikasi visual seperti Creately. Lihat integrasi Google Drive dan Slack kami jika Anda ingin menambahkan Creately ke alur kerja Anda saat ini.

4. Pindahkan Penyimpanan Data Anda ke Cloud

Di masa lalu, pekerja jarak jauh mengalami kesulitan melacak file mereka yang disimpan di komputer, perangkat, dan drive USB portabel yang berbeda. Sekarang, penyimpanan file berbasis cloud memberi pekerja akses ke data mereka dari komputer atau perangkat apa pun.

Digunakan dengan benar, penyimpanan online membantu mengamankan data dan melindungi kehilangan data yang disebabkan oleh kegagalan komputer dan hard drive. Layanan seperti OneDrive, Dropbox, Google Drive, dan Box menyediakan aplikasi berbasis web dan seluler yang memungkinkan penyimpanan, berbagi, dan pengaturan file dengan mudah.

Namun, terlepas dari banyak keuntungan yang diberikan layanan cloud, karyawan harus memahami risiko penyimpanan cloud tertentu untuk menghindari kompromi keamanan data bisnis yang berharga dan sensitif.

5. Tetap Terorganisir dan Tersedia

Tenggat waktu yang terlewat, tugas yang terlupakan, dan janji yang terlewatkan dapat menggagalkan karier Anda sebagai pekerja jarak jauh. Anda harus mengatur waktu Anda dengan baik saat menyelesaikan sesuatu. Yang terpenting, Anda harus tetap dapat diakses oleh klien dan kolega Anda. Coba gunakan aplikasi dan alat untuk mengatur tugas, catatan, dan janji Anda sehingga Anda dapat memenuhi semua tanggung jawab Anda.

Produk perangkat lunak seperti MyLife Organized, Organizer Pro, dan MyOrganizer ultimate memberi Anda tempat terpusat untuk membuat daftar tugas, merencanakan, menetapkan tujuan, dan menyimpan kontak. Aplikasi yang bekerja dengan cara serupa termasuk Google Kalender, Evernote, Trello, dan Toodledo. Terlepas dari pilihan Anda, Anda dapat menyinkronkan informasi Anda untuk digunakan di semua perangkat Anda sehingga Anda dapat memastikan bahwa Anda tidak akan pernah melewatkan tugas atau peluang penting lagi.

Bagikan Ide Anda tentang Cara Mengatur Kantor Virtual

Pekerja jarak jauh dengan kantor virtual telah mengubah lanskap pekerjaan. Meskipun cara kerja baru tidak memiliki komunikasi tatap muka dan hubungan sosial di tempat kerja, telecommuters dapat memanfaatkan teknologi untuk mengimbanginya. Bila Anda memiliki peralatan, perangkat lunak, alat online, dan aplikasi yang tepat, Anda dapat menjadi lebih produktif dan sukses daripada yang pernah Anda bayangkan.

Bio Penulis: Lisa Michaels adalah penulis lepas, editor, dan konsultan pemasaran konten dari Portland. Menjadi wiraswasta, dia melakukan yang terbaik untuk tetap mengikuti tren saat ini di dunia bisnis. Dia menghabiskan waktu luangnya mencoba resep baru atau membaca novel kriminal Skandinavia. Jangan ragu untuk terhubung dengannya di Twitter dan LinkedIn.