8 penghemat waktu teratas untuk pekerja kantoran

Pernahkah Anda terlambat dari jadwal dan harus bekerja lembur? Apakah Anda berjanji kepada seseorang bahwa Anda akan menyelesaikan bagian proyek Anda pada hari tertentu, tetapi hasilnya tidak ada? Pernahkah Anda memikirkan fakta bahwa Anda perlu mencari cara untuk menghemat waktu di tempat kerja sehingga Anda dapat lebih fokus pada tugas prioritas Anda dan, yang terpenting, menyelesaikannya tepat waktu? Lihatlah daftar penghemat waktu teratas kami untuk pekerja kantoran. Baca terus.

Penghemat waktu untuk pekerja kantoran – daftar isi:

1. Beristirahatlah secara teratur
2. Matikan notifikasi media sosial
3. Berkonsentrasi pada satu tugas pada satu waktu
4. Melimpahkan
5. Gunakan teknik Pomodoro
6. Rencanakan hari Anda
7. Mempelajari
8. Gunakan alat
9. Ringkasan

Beristirahatlah secara teratur

Saya yakin Anda sekarang bertanya-tanya bagaimana mengambil istirahat teratur – yang dalam praktiknya “mengambil” waktu – akan membantu Anda menghemat waktu. Anda harus ingat bahwa tidak ada orang yang bisa produktif selama 8 jam kerja – apalagi jika mereka tidak istirahat. Otak kita butuh istirahat, mata kita butuh istirahat dari layar, dan otot kita butuh setidaknya beberapa gerakan.

Bangun, ambil beberapa langkah, bicara dengan seseorang, lalu kembali ke tugas yang ada. Aturan ini juga berlaku untuk satu kali istirahat makan siang yang lebih lama – tubuh perlu makan agar menjadi lebih produktif, jadi terlepas dari beban kerja Anda, jangan menyerah pada satu kali makan sehat yang lebih besar.

Juga harus ditunjukkan bahwa istirahat “sesekali” bukanlah praktik yang baik – setiap kali Anda pergi untuk minum kopi, merokok, atau pergi ke ruangan tetangga untuk mengajukan pertanyaan yang penting kepada rekan satu tim Anda , Anda mendekonsentrasi dan ketika Anda kembali, Anda harus mencoba untuk fokus lagi, yang membutuhkan satu menit lagi.

Oleh karena itu, sebaiknya istirahatlah secara teratur, misalnya setiap jam pada waktu yang sama. Terlebih lagi, pengaturan seperti itu akan memotivasi Anda – Anda ingin menyelesaikan tugas yang telah Anda mulai saat istirahat, jadi dalam praktiknya Anda akan menyelesaikannya lebih cepat.

Matikan notifikasi media sosial

Gangguan terbesar di tempat kerja tidak diragukan lagi adalah telepon pribadi Anda. Gangguan apa pun dari tugas yang ada, seperti istirahat kapan saja, secara negatif memengaruhi fokus Anda dan meningkatkan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Jika Anda benar-benar ingin menghemat waktu di tempat kerja, kirim pesan pribadi hanya pada waktu istirahat yang ditentukan.

Berkonsentrasi pada satu tugas pada satu waktu

Apakah Anda memiliki satu tugas yang sangat penting untuk dilakukan, dan pada saat yang sama Anda mendapatkan email, seorang kolega meminta Anda untuk membantu mereka, dan seorang spesialis SDM mengirimi Anda pesan instan perusahaan? Jangan terganggu – salah satu dari hal-hal ini dapat menunggu sampai Anda menyelesaikan tugas yang sudah Anda mulai.

Matikan notifikasi dari kotak masuk email Anda dan periksa hanya pada waktu yang ditentukan (misalnya saat Anda tiba di tempat kerja atau di penghujung hari). Pesan tidak perlu langsung dijawab (kecuali yang penting bagi Anda karena tugas tertentu) – dan selalu butuh banyak waktu untuk memeriksanya.

Melimpahkan

Anda tidak selalu harus melakukan semuanya sendiri – bahkan jika Anda berpikir hanya Anda yang dapat melakukan tugas dengan benar. Saat bekerja dalam tim, Anda pasti harus memanfaatkan fakta bahwa rekan kerja memiliki lebih banyak waktu dan dapat mengerjakan tugas Anda. Tidaklah memalukan untuk meminta bantuan – dan tidak memberikan tugas adalah cara sempurna untuk menghabiskan waktu Anda di tempat kerja.

Gunakan teknik Pomodoro

Pernahkah Anda mendengar tentang teknik Pomodoro? Ini adalah metode manajemen waktu yang didasarkan pada pekerjaan terfokus selama 25 menit yang diselingi dengan istirahat lima menit. Setiap interval kerja disebut pomodoro. Ini dirancang untuk membantu Anda tetap fokus. Bagaimana cara menggunakannya? Pilih tugas yang perlu Anda selesaikan, setel pengatur waktu selama 25 menit, kerjakan tugas, dan saat alarm berbunyi, istirahatlah selama lima menit. Setelah empat pomodoro, istirahatlah selama 20-30 menit.

Rencanakan hari Anda

Tidak ada yang bekerja lebih baik daripada merencanakan tugas untuk dilakukan sebelumnya. Dengan cara ini, Anda tidak membuang waktu untuk memikirkan apa prioritas Anda saat ini, rapat apa yang perlu Anda ikuti pada hari tertentu, dan tugas apa yang harus Anda mulai. Hemat beberapa menit karena Anda bisa langsung bekerja? Bagaimana tentang itu!

Mempelajari

Dalam pekerjaan sehari-hari, Anda pasti menggunakan Microsoft Office dan solusi lain yang dirancang untuk membantu Anda menyelesaikan pekerjaan. Tetapi apakah Anda yakin telah mempelajari potensi penuh mereka? Meskipun jawaban atas pertanyaan ini tampaknya "ya", pada kenyataannya, sebagian besar aplikasi yang Anda gunakan setiap hari memiliki lebih banyak fungsi daripada yang pernah Anda ketahui.

Jadi cobalah untuk menemukan setidaknya beberapa yang akan membuat pekerjaan Anda lebih mudah – dalam kasus Powerpoint, misalnya, fungsi desain (menyarankan pengaturan teks dan grafik pada slide dan mempercepat pembuatan presentasi), di Word kemungkinan untuk melacak perubahan dalam dokumen tertentu , dan dalam pemformatan bersyarat Excel (menyajikan data dengan warna untuk meningkatkan analisisnya).

Gunakan alat

Alih-alih membuang waktu mencari ikon aplikasi tertentu di layar Anda atau masuk ke setiap layanan secara terpisah, Anda dapat menggunakan alat yang menawarkan berbagai fungsi di satu tempat. Alat semacam itu adalah Firmbee, sistem komprehensif untuk mengelola proyek dan tim perusahaan. Firmbee dirancang untuk banyak industri, mulai dari SDM hingga penjualan hingga TI. Pengguna dapat melacak kemajuan proyek, mengatur tugas, merekrut karyawan, dan memantau keuangan – semuanya menggunakan satu platform.

8 penghemat waktu teratas – ringkasan

Seperti yang Anda lihat, ada banyak cara untuk menghemat waktu di tempat kerja. Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah mencari tahu tugas apa yang menghabiskan sebagian besar waktu Anda. Beberapa orang mungkin menghabiskan berjam-jam setiap hari di email, misalnya. Setelah Anda mengetahui apa saja pemboros waktu Anda, cobalah untuk membuangnya dan menggantinya dengan sesuatu yang lebih produktif.

Anda baru saja membaca tentang 8 penghemat waktu teratas di tempat kerja. Baca juga: Gamifikasi dalam rekrutmen

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Nicole Mankin

Manajer SDM dengan kemampuan luar biasa untuk membangun suasana positif dan menciptakan lingkungan yang berharga bagi karyawan. Dia suka melihat potensi orang-orang berbakat dan memobilisasi mereka untuk berkembang.

Lihat semua posting