Kiat teratas tentang manajemen waktu

Kurangnya waktu dan kerja berlebihan yang terus-menerus berlaku untuk pekerja lepas dan perusahaan. Ini tidak hanya mempengaruhi produktivitas dan motivasi tetapi juga kesehatan. Untungnya, ada beberapa jalan keluar. Dalam artikel hari ini, Anda akan menemukan apa yang menurunkan produktivitas dalam bisnis apa pun. Anda juga akan mempelajari beberapa metode manajemen waktu yang efektif dan mengikuti alat dan aplikasi alur kerja yang berguna.

Kiat teratas tentang manajemen waktu – daftar isi:

1. Apa yang mengacaukan pekerjaan?
2. Teknik manajemen waktu
3. Manfaatkan alat manajemen kerja dan tugas

Apa yang mengacaukan pekerjaan?

Saat ini, semakin banyak waktu dihabiskan di tempat kerja. Lembur dan menumpuk pesanan sudah menjadi kebiasaan baru. Polandia dan Yunani termasuk yang tersibuk di dunia – menurut OECD mereka menghabiskan hampir 2 ribu jam setahun di tempat kerja, jauh di depan orang Jerman yang bekerja enam ratus jam lebih sedikit per tahun. Sayangnya, bekerja keras tidak berarti produktivitas. Ini diilustrasikan oleh fakta bahwa Polandia mencetak 70% lebih rendah dari Jerman dalam menguji efisiensi kerja.

Apa yang mengacaukan pekerjaan? Pertama, 9 hal kecil yang menyita waktu dan melumpuhkan bisnis apa pun:

1. Mengirim email tanpa akhir – jika Anda baru saja mengirim email ketiga sebagai tanggapan, jangan kirim email lain. Lebih baik lagi, hubungi orang tersebut atau temui mereka secara langsung,
2. Notifikasi audio dari email baru – merupakan ide bagus untuk merespons secara teratur, tetapi tidak semuanya layak untuk mengalihkan perhatian dari pekerjaan,
3. Menggunakan opsi "balas ke semua" ,
4. Menulis laporan yang tidak berfungsi untuk mengambil keputusan dan memperbaiki perusahaan ,
5. Membuat laporan yang tidak akan dibaca siapa pun ,
6. Menggeser keputusan ke supervisor ,
7. Menyiapkan pertemuan tanpa akhir ,
8. Menunda prioritas ,
9. Menjadwalkan rapat lebih dari 45 menit – jumlah waktu tersebut sudah cukup. Terlalu sering dibulatkan menjadi satu jam penuh yang tidak perlu.

Demikian kesimpulan studi Matt Krzysiak yang dilakukan di perusahaannya saat menjabat sebagai presiden National Motor Club. Tambahkan ke pekerjaan administratif yang tidak perlu, mengurus hal-hal yang bukan bagian dari deskripsi pekerjaan kita, membuat panggilan telepon pribadi, membaca koran, dan menjalankan tugas.

Mode kantor rumah tidak membuatnya lebih mudah dengan semua hiruk pikuk domestik. Jejaring sosial, makan dan minum kopi, mengunjungi teman, dan menunda tugas untuk “sesaat”. Kedengarannya akrab? Anda dapat mengatasi masalah yang mengganggu itu dengan mengembangkan kebiasaan sederhana dan mengatur jadwal kerja yang bersahabat.

Teknik manajemen waktu

1. Metode Pomodoro

Salah satu teknik paling terkenal yang dapat membantu adalah metode Pomodoro , yang berasal dari pengatur waktu dapur klasik berbentuk tomat. Metode ini melibatkan menulis di selembar kertas semua tugas yang harus Anda selesaikan, memilih satu, mengatur timer selama 25 menit, dan mengerjakan tugas selama itu. Anda harus sepenuhnya fokus tanpa gangguan dari Facebook atau pesan teks.

Jika setelah 25 menit tugas masih belum selesai, istirahatlah selama 5 menit, lalu kembali ke sana, atur jam tangan Anda selama 25 menit lagi.

Namun, setelah 2 jam bekerja (4 Pomodoro) otak akan membutuhkan istirahat, jadi istirahatlah selama 30 menit, berjalan-jalan, membuat secangkir teh atau menonton serial TV. Ini adalah metode sederhana dan efisien untuk meningkatkan manajemen waktu. Ini populer di seluruh dunia.

2. Teknik 5S

Teknik lain yang direkomendasikan adalah 5S , yang membantu mengatur tempat kerja dan meningkatkan produktivitas. Ini juga mengurangi biaya operasi perusahaan dan meningkatkan kualitas barang dan jasa manufaktur.

5S telah populer selama beberapa dekade di perusahaan Jepang dan terdiri dari lima prinsip:

• seleksi – hapus semua item yang tidak perlu dari kotak surat,
• segregasi – menetapkan tempat untuk barang-barang yang diperlukan; mereka harus mudah ditemukan dan disimpan setelah digunakan, jadi aturlah dengan kotak peralatan, tanda tangan, atau label berwarna (katalog pesan),
• pembersihan – membersihkan ruang kerja Anda setiap hari, menghilangkan sumber kontaminasi (menghapus SPAM dan berhenti berlangganan buletin yang tidak perlu),
• standardisasi – menetapkan jam kerja standar (mengatur waktu tertentu saat Anda menjawab email),
• disiplin diri – biasakan mengikuti 4 langkah di atas.

3. Scrum

Apakah Anda memiliki papan tulis dan kertas berwarna? Temui Scrum, metode manajemen waktu untuk mengatur pekerjaan yang sering digunakan oleh startup dan developer. Scrum adalah metode di mana proyek dan tugas ditulis di selembar kertas dan disematkan ke kolom di papan tulis. Kolom menunjukkan elemen proses yang berurutan (misalnya, "direncanakan", "sedang berlangsung", "diuji", "mendesak untuk diselesaikan", "selesai").

Di kolom pertama, Anda membuat antrian tugas yang diprioritaskan. Kemudian, selain setiap tugas, Anda menulis berapa jam yang diharapkan untuk mereka (menggunakan warna kartu yang berbeda, Anda dapat membaginya ke dalam kategori). Kartu kemudian disematkan dari kiri ke kanan saat pekerjaan berlanjut ke bagian "selesai".

Scrum memungkinkan Anda untuk melacak kemajuan proyek, mengenali tantangan baru, memantau tenggat waktu, dan mengamati berapa banyak tugas yang tersisa. Hal ini sangat praktis baik dalam mengatur waktu maupun dalam berurusan dengan klien.

4. Sistem Persegi

Metode sistem kuadrat didasarkan pada prioritas tugas yang diberikan. Menurut teknik ini, selembar kertas dibagi menjadi empat kotak yang sama. Setiap kotak sesuai dengan empat kategori tugas:

• tugas mendesak – penting (1) dan tidak penting (2) – ditulis di kuadran atas,
• tugas tidak mendesak – penting (3) dan tidak penting (4) – ditempatkan di kuadran bawah.

Tugas-tugas yang mendesak dan tidak mendesak adalah tugas-tugas yang harus diselesaikan secepatnya, tetapi tanpa menjaga tanggal tertentu (misalnya, membuat panggilan telepon). Tugas yang mendesak dan penting adalah tenggat waktu yang harus segera dipenuhi (misalnya, membayar biaya berlangganan).

Berkat sistem ini, kami tahu tugas mana yang harus dilakukan terlebih dahulu dan mana yang bisa menunggu. Ini adalah pelengkap sempurna untuk daftar kegiatan yang direncanakan untuk dilakukan setiap hari. Kombinasi ini memungkinkan manajemen waktu yang lebih efektif.

5. 80/20

Teknik lain adalah menyelesaikan tugas sesuai dengan Prinsip Pareto (alias 80/20) . Hampir seabad yang lalu, Vilfredo Pareto mengamati bahwa 80% barang berada di tangan hanya 20% populasi. Segera diketahui bahwa proporsi ini berlaku di berbagai bidang kehidupan. Contoh: 80% pendapatan dihasilkan oleh 20% pelanggan, 20% layanan perusahaan menghasilkan 80% pendapatan, 80% waktu kita memakai 20% pakaian yang ada di lemari kita, dan seterusnya.

Menurut metode ini, mengerjakan 20% tugas sudah cukup untuk mencapai 80% hasil. Triknya adalah untuk membedakan mana sebenarnya tugas-tugas itu dan “menyaring gandum dari sekam”. Tentu saja, prinsip ini tidak sempurna – rasionya dapat bervariasi 90/10, 70/30, 97/3, dll.

Prinsip Pareto adalah metode manajemen waktu yang membantu Anda fokus pada isu-isu utama dengan menjaga agenda Anda dan menghindari bertele-tele.

6. Satu atau dua menit

Teknik terakhir dan paling sederhana adalah aturan 2 menit David Allen. Ini bagus untuk pekerjaan dan tugas sehari-hari. Menurut prinsip ini, jika suatu tindakan membutuhkan waktu tidak lebih dari 2 menit untuk diselesaikan, itu harus segera dilakukan. Jika Anda menundanya, itu bisa menjadi beban besar di masa depan. Metode ini adalah yang paling mudah untuk diterapkan, namun memberikan hasil terbaik dalam waktu singkat.

Selain itu, meningkatkan tingkat kepuasan. Menyelesaikan beberapa tugas dalam sehari, bahkan yang kecil, sangat bermanfaat dan memperkuat pembulatan yang berurutan.

Selain itu, berikut adalah dua pedoman praktis yang patut diikuti:

• Jangan menunggu lebih banyak waktu luang – menunda semuanya biasanya bukan ide terbaik; selama liburan kami ingin beristirahat, dan terkadang muncul situasi yang tidak terduga,
• Rencanakan hanya 60% dari waktu – kita sering melebih-lebihkan kemampuan kita; ketika merencanakan tugas, buat daftar prioritas, coba ramalkan kejadian yang tidak diumumkan, dan coret pemakan waktu.

Manfaatkan alat manajemen kerja dan tugas

Selain menggunakan teknik manajemen waktu, ada baiknya juga memanfaatkan semua alat manajemen kerja yang dibuat untuk mengoptimalkan proses kita sehari-hari.

Google Dokumen

Ini adalah alat Google gratis untuk membuat, berbagi, dan mengedit file (file teks, lembar kerja, presentasi, formulir), baik offline maupun online. Ini berfungsi di ponsel, tablet, atau komputer Anda. Terlebih lagi, alat ini kompatibel dengan file Word – jadi Anda tidak perlu membeli perangkat lunak – dan terintegrasi dengan Google Drive (15 GB).

Kantor Online

Versi gratis Microsoft Office adalah tindak lanjut dari alat manajemen online canggih yang memungkinkan Anda membuat, menyimpan, dan berbagi dokumen, spreadsheet, presentasi, dan buku catatan. Office Online mencakup Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online, OneDrive (15 GB), kotak surat Outlook.com, kalender, dan kontak.

Dropbox

Dropbox adalah sistem yang aman untuk berbagi dan menyimpan file, mencadangkan, dan menyinkronkan file antar komputer. Ini memungkinkan Anda untuk mengunggah, melihat, dan mengunduh data baik melalui browser biasa dan melalui aplikasi khusus yang diinstal di komputer Anda.

Catatan Warna

Aplikasi Android sederhana – CollorNote memungkinkan Anda mengedit catatan, pengingat, email, pesan, belanja, dan daftar tugas dengan cepat dan mudah. Aplikasi ini memungkinkan Anda mengatur catatan berdasarkan warna, mengunci kata sandi, dan membuat cadangan.

Aplikasi manajemen waktu

Dalam hiruk pikuk kehidupan modern, sangat sulit untuk tetap berada di atas semua yang Anda butuhkan untuk menyelesaikannya. Aplikasi pelacakan waktu yang efektif tidak hanya akan membantu Anda mengendalikan hari Anda dengan lebih baik, tetapi juga akan membuat tim Anda lebih produktif dan meningkatkan akuntabilitasnya.

Dan apa cara Anda mengelola waktu dengan sukses? Apakah Anda tahu tips, aturan, atau aplikasi menarik lainnya tentang manajemen waktu? Jangan ragu untuk melihat dan berbagi komentar.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting