10 Sifat yang Ingin Anda Miliki Saat Berhubungan dengan Layanan Pelanggan

Pikirkan tentang interaksi terakhir Anda dengan perwakilan layanan pelanggan. Apa beberapa sifat yang Anda ingin mereka tunjukkan selama interaksi Anda? Kemungkinannya adalah jika itu adalah pengalaman negatif, orang di ujung telepon dapat memperoleh manfaat dari menampilkan lebih dari sepuluh sifat ini untuk layanan pelanggan.

• Menghormati
• Kesabaran
• Kekhawatiran
• Perhatian
• Empati
• Kemampuan berkomunikasi
• Mendengarkan yang Efektif
• Tanggung jawab
• Tidak Mudah Tersinggung
• Sikap positif

Dari sudut pandang pelanggan, mereka ingin tahu bahwa seseorang "mendapatkan" mereka. Mereka ingin merasa bahwa kekhawatiran mereka didengar. Atau perusahaan label putih atau individu yang berinteraksi dengan mereka benar-benar bersimpati dengan apa yang mereka alami. Sayangnya, terkadang hal ini tidak terjadi. Karena itu, sangat penting bagi kita semua untuk melatih keterampilan empati, kesabaran, dan simpati dalam kehidupan kita sehari-hari. Dibutuhkan sedikit usaha dan sangat bermanfaat bagi Anda dan orang-orang di sekitar Anda!

Sifat #1: Rasa Hormat

Rasa hormat sangat penting tidak peduli apa hubungan Anda dengan orang lain. Aturan emasnya adalah memperlakukan orang lain sebagaimana Anda ingin diperlakukan. Jika Anda memiliki masalah dengan layanan atau produk, Anda tidak ingin diabaikan atau diberhentikan. Jadi, hal yang sama berlaku ketika Anda berada di sisi lain ponsel atau tablet. Ciri-ciri layanan pelanggan ini penting untuk Anda pahami. Beberapa cara Anda dapat menunjukkan rasa hormat adalah.

• Jangan menyela pelanggan Anda ketika mereka sedang berbicara.
• Jika memungkinkan, gunakan nama mereka.
• Gunakan keterampilan mendengarkan aktif baik Anda secara langsung atau melalui telepon.
• Tawarkan tanggapan hanya setelah mereka selesai berbicara.

Sifat #2: Sabar

Kesabaran adalah kemampuan untuk dengan tenang menoleransi orang lain dan kemurungan, kemarahan, atau lekas marah mereka. Ini juga berarti bahwa Anda tidak akan mengambil sesuatu secara pribadi dan menerima situasi orang lain. Ini adalah salah satu ciri penting dari layanan pelanggan. Terkadang klien ingin memberi tahu Anda setiap masalah meskipun itu tidak ada hubungannya dengan Anda secara langsung, dan terkadang mereka bisa kesal. Keterampilan layanan Pelanggan yang baik adalah membiarkan pelanggan berbicara sampai mereka mengatakan semua yang mereka inginkan dan kemudian menawarkan balasan Anda. Ini akan menunjukkan bahwa Anda mendengarkan dan siap membantu.

Sifat #3: Kepedulian

Ketika berhadapan dengan pelanggan dan orang lain, mereka ingin tahu bahwa Anda peduli dengan mereka. Sudah menjadi sifat manusia untuk peduli pada orang lain yang menceritakan kisah atau kesengsaraan mereka. Ketika mereka merasa seperti Anda benar-benar peduli, mereka akan lebih bersedia untuk berbagi kekhawatiran mereka dengan Anda dengan cara yang sopan.

Ciri-ciri untuk Layanan Pelanggan ini sangat besar, tetapi bisa sulit dicapai jika bisnis Anda berurusan dengan banyak pelanggan. Oleh karena itu, penting untuk menetapkan karyawan ke pelanggan atau departemen tertentu, hanya jika mereka memiliki pelatihan dan keahlian di bidang itu. Dengan berpegang teguh pada strategi itu, Anda dapat membangun kepercayaan dan keyakinan kedua belah pihak yang dibutuhkan untuk hubungan yang baik.

Sifat #4: Perhatian

Perhatian adalah kebutuhan untuk tidak hanya mendengarkan kekhawatiran orang lain tetapi juga menunjukkan perhatian dan perhatian Anda. Anda akan ingin memahami seluk-beluk dan nuansa yang mungkin terlewatkan atau bahkan tidak disebutkan orang lain. Menjadi "mendengarkan" pada poin khusus ini berarti Anda memperhatikan (tidak berbicara) sehingga seseorang dapat berbagi pemikiran mereka dengan Anda. Ciri-ciri untuk layanan pelanggan ini dapat ditunjukkan dengan menganggukkan kepala Anda, membuat komentar positif, dan isyarat non-verbal lainnya yang akan menunjukkan kepada mereka bahwa Anda memahami apa yang mereka katakan dan bahwa Anda mendengarkan dan membangun hubungan pelanggan yang baik.

Sifat #5: Empati

Berempati berarti Anda dapat memahami perasaan orang lain. Empati adalah sifat yang sangat penting untuk dimiliki oleh layanan pelanggan karena Anda ingin dapat merasakan bagaimana perasaan pelanggan atau bagaimana perasaan orang lain. Ini membantu ketika mencoba memahami alasan di balik tindakan mereka atau mengapa mereka kesal dengan situasi tertentu. Sifat untuk layanan pelanggan ini hanya menempatkan diri Anda pada posisi pelanggan. Jika Anda memiliki kekhawatiran atau masalah yang sama dengan klien, bagaimana Anda ingin menyelesaikan masalah, apakah itu produk gratis atau hanya telinga untuk mengeluh. Apa pun itu, cobalah membalikkan keadaan sehingga Anda bisa merasakan apa yang sebenarnya dirasakan pelanggan.

Sifat #6: Keterampilan Komunikasi

Keterampilan komunikasi sangat penting dalam setiap peran layanan pelanggan. Apakah Anda membantu pelanggan saat ini atau masa depan, Anda pasti ingin dapat berkomunikasi secara efektif dan jelas untuk menghindari kebingungan! Saat berbicara dengan pelanggan, pastikan kata-kata Anda jelas sehingga mereka benar-benar mengerti maksud Anda. Keterampilan komunikasi lebih dari sekedar keterampilan verbal Anda tetapi bahasa tubuh Anda, ekspresi wajah, nada suara dan banyak lagi. Ciri-ciri untuk layanan pelanggan ini sangat penting ketika berhadapan dengan pelanggan yang tidak bahagia. Anda tidak pernah ingin pelanggan berpikir Anda tidak peduli dengan apa yang mereka bicarakan karena Anda menyilangkan tangan dengan nada kering dalam suara Anda. Bersikap tenang dan netral serta menggunakan bahasa yang positif dapat meredakan kemarahan pelanggan.

Sifat #7: Mendengarkan Secara Efektif

Dalam hal mendengarkan yang efektif, Anda ingin dapat mendengar apa yang dikatakan orang tersebut dan tidak hanya memperhatikan apa yang Anda katakan. Ini akan membantu membangun jalur komunikasi yang terbuka antara Anda dan pelanggan Anda. Satu-satunya hasil dari percakapan adalah Anda mendengar dan memahami dengan benar apa yang dikatakan pelanggan Anda, atau tidak. Mendengarkan secara efektif membantu Anda mendapatkan lebih banyak hasil pertama. Memahami apa yang dikatakan, dan hal-hal yang tidak dikatakan, adalah bagian penting dari memiliki resolusi yang baik.

Sifat #8: Tanggung Jawab

Yang paling penting di antara sifat-sifat layanan pelanggan adalah ketika pelanggan ingin Anda bertanggung jawab atas kekurangannya. Bahkan jika itu tidak ada hubungannya dengan Anda secara langsung, pelanggan ingin merasa bahwa secara keseluruhan perusahaan menerima tanggung jawab atas masalah tersebut. Meyakinkan pelanggan bahwa Anda akan tetap dalam hal ini sampai ditangani mengalihkan tanggung jawab dari mereka kepada Anda dan membuat mereka merasa seperti resolusi akan datang, yang pada akhirnya adalah apa yang mereka cari.

Kemitraan pemasaran label putih adalah contoh efektif untuk ini. Mereka dapat bertanggung jawab atas semua pekerjaan yang tidak dapat kita lakukan sendiri. Pelanggan ingin merasa aman mengetahui bahwa perusahaan yang mereka hadapi memiliki mitra label putih yang mendukung mereka dan bertanggung jawab atas semua kekurangan mereka. Strategi ini adalah cara terbaik untuk membedakan diri Anda dari perusahaan lain yang biasanya hanya membuang-buang uang.

Sifat #9: Tidak Mudah Tersinggung

Bekerja di layanan pelanggan lebih sering daripada tidak pelanggan datang kepada Anda dengan masalah. Mereka mungkin akan marah, mungkin berteriak atau menjerit, namun kemampuan untuk membiarkan hal-hal seperti ini menggelinding sendiri akan sangat membantu dalam situasi ini. Anda tidak pernah ingin bertemu marah dengan kemarahan, jadi ingat untuk tetap tenang bahkan jika situasi memanas adalah penting, karena kemungkinan mereka bahkan tidak marah pada Anda secara khusus, dan kemarahan di pihak Anda hanya akan memperburuk keadaan.

Sifat #10: Sikap Positif

Jenis permainan yang satu ini menjadi yang terakhir. Memiliki sikap positif dapat sangat membantu dalam memecahkan masalah pelanggan. Tetap positif di bawah tekanan memiliki pelanggan yang sulit, dapat mempengaruhi pelanggan untuk tenang, dan melihat pandangan yang berbeda dari yang mereka miliki sebelumnya. Tetap positif juga membantu Anda tidak terpengaruh oleh situasi negatif.

Sebagian besar bisnis akan mengalami kebutuhan untuk memecahkan masalah dan keluhan pelanggan dan memiliki standar yang baik untuk layanan pelanggan hampir diperlukan. Menjaga pelanggan tetap senang akan menghasilkan lebih banyak pelanggan yang kembali, serta hubungan yang lebih baik, dan ulasan yang lebih baik secara keseluruhan tentang bisnis Anda. Saya percaya sepuluh ciri layanan pelanggan ini benar-benar membantu membuat pengalaman terbaik dan situasi pemecahan masalah yang lebih baik. Akan selalu ada pelanggan yang marah, jadi mengetahui apa yang dapat Anda lakukan untuk memperbaiki situasi bagi pelanggan dan diri Anda sendiri merupakan nilai tambah yang besar.