Bagaimana Kami Mengadakan Acara Relawan Transformatif dengan Memberi untuk Mendapatkan

Sebuah acara relawan mengubah cara kami menyelenggarakan acara kumpul-kumpul terbesar tahun ini. Dan kami tidak yakin kami akan mampu melakukannya.

Dengan bantuan teman-teman kami di Give To Get, yang menyelenggarakan acara CSR untuk perusahaan, kami tidak hanya berhasil melakukannya, namun kami juga mempelajari beberapa tip dan trik selama prosesnya.

Jadi, sama seperti kita merefleksikan pelajaran yang kita peroleh tentang menjalankan program pemberian dana perusahaan, menerapkan praktik berbasis kepercayaan, dan meluncurkan ERG, kami pikir kita perlu meluangkan waktu untuk merenungkan dan berbagi saran yang dapat Anda gunakan saat ini untuk menjalankan program transformatif. program sukarelawan.

Ikhtisar acara relawan transformasional

Sales Kickoff (SKO) adalah tradisi Submittable di mana kami menyatukan orang-orang dari seluruh perusahaan untuk menentukan suasana tahun ini. Pada tahun 2024, kami mengadakan SKO di kantor kami di Bellevue. Dan, selain presentasi, laporan, dan seminar, kami menambahkan acara relawan. Dengan bantuan Give To Get, acara relawan ini menjadi inti dari SKO 2024 dan mungkin saja menjadi tradisi baru bagi kami.

Katie Fisher, asisten eksekutif di Submittable, bekerja dengan Linnea Malmstrom dari Give To Get untuk mengatur acara sukarelawan. Pada acara tersebut, para relawan membuat perlengkapan kenyamanan anak untuk Layanan Keluarga Wellspring yang mencakup boneka beruang buatan relawan dan catatan tulisan tangan dari para relawan.

Acara sukarelawan ini mendapat sambutan hangat dari para karyawan dan pimpinan. Hal ini merupakan peningkatan suasana hati yang sangat besar bagi para peserta dan, secara anekdot, ada peningkatan minat terhadap acara sukarelawan di Submittable. Dengan kata lain, pengalaman tersebut melekat pada karyawan sedemikian rupa sehingga pembicara utama SKO kami, Chris Jarvis dari Realized Worth, mungkin digambarkan sebagai “transformasional.”

Ketika ditanya, Fisher mengatakan bahwa kami, “BENAR-BENAR akan melakukan ini lagi. Saya berharap ini menjadi bagian dari semua SKO di masa depan.” Kami juga menjajaki hubungan berkelanjutan dengan Wellspring Family Services untuk melihat bagaimana karyawan Submittable dapat terus membantu perjuangan mereka.

Sebuah pengalaman sukarelawan yang luar biasa mengubah cara kami merencanakan acara terpenting perusahaan kami tahun ini. Namun ada kendala: logistik.

Ikhtisar acara

• Kapan: 10 Januari 2024
• Apa: Membuat perlengkapan kenyamanan anak untuk Layanan Keluarga Wellspring, yang membantu keluarga tunawisma bangkit kembali.
• Caranya: Sebuah “jalur pertemuan” bagi para sukarelawan untuk mengisi boneka beruang, menulis catatan, dan menyiapkan perlengkapan kenyamanan anak.
• Hasil: 85 relawan membuat 150 perlengkapan kenyamanan anak termasuk kartu dukungan dan boneka beruang yang diisi relawan.
• Dampak: Potensi hubungan berkelanjutan antara Layanan Keluarga Submittable dan Wellspring.

Itu hampir tidak terjadi (tahun ini)

SKO membutuhkan banyak pekerjaan untuk diselesaikan. Ide untuk mengadakan acara sukarelawan muncul dari salah satu karyawan yang terlambat dalam proses perencanaan, ketika banyak detail SKO yang ditetapkan. Jika Give To Get tidak memudahkan Fisher untuk berorganisasi, ada kemungkinan kita menunggu hingga tahun 2025 untuk mulai menambahkan acara sukarelawan ke SKO.

“Kami tidak segera ikut serta karena beban administratif,” kata Fisher. Dia mengatakan banyak pertanyaan muncul yang harus dijawab dengan sangat cepat oleh tim perencanaan SKO:

• Organisasi nirlaba yang mana?
• Di manakah lokasi organisasi nirlaba di wilayah Seattle?
• Bagaimana kita membawa orang ke sana?
• Apakah organisasi nirlaba memiliki fasilitas untuk semua karyawan kita?
• Apakah karyawan akan muncul?  

Fisher merangkum pertanyaan-pertanyaan ini secara ringkas: “Hal ini tidak akan terjadi jika kita harus pergi ke organisasi nirlaba.” Logistiknya terlalu sulit untuk diselesaikan dalam waktu sesingkat itu.

Masukkan tim Linnea Malmstrom dari Give To Get. Mereka mengambil pendekatan “Kami akan mendatangi Anda”, mengabaikan banyak kekhawatiran yang dimiliki Fisher dan timnya. Dengan bantuan Give To Get, Fisher mendapat persetujuan dan memasukkan acara relawan ke dalam agenda.

Apa yang kami pelajari tentang menjalankan acara kesukarelaan yang transformatif

Dalam proses mengelola acara sukarelawan ini, Fisher belajar banyak tentang apa yang dialami oleh sebagian besar praktisi CSR—mulai dari kekhawatiran apakah orang akan benar-benar hadir hingga mendapatkan dukungan dari eksekutif. Berikut beberapa pelajaran yang dia pelajari.

Sedikit bantuan akan membantu semua orang

Tim Malmstrom mengambil sebagian besar pekerjaan logistik atas nama Layanan Keluarga Submittable dan Wellspring, yang berfungsi sebagai jembatan yang sangat dibutuhkan antara dua tim yang sibuk.

Bandwidth ini memungkinkan Fisher untuk fokus pada strategi komunikasi dan meningkatkan partisipasi. Sementara itu, Layanan Keluarga Wellspring tidak perlu berbuat banyak. Mereka menerima kiriman perlengkapan kenyamanan anak keesokan harinya, tanpa usaha apa pun dari mereka.

Kesederhanaan ini menciptakan landasan yang baik untuk kemitraan nirlaba-perusahaan yang berkelanjutan. Fisher mengatakan ini berpotensi menjadi awal dari hubungan berkelanjutan antara Layanan Keluarga Submittable dan Wellspring.

Kesimpulan: Jika Anda sibuk, tidak apa-apa untuk meminta bantuan layanan perencanaan acara sukarela (kami merekomendasikan Give To Get setelah pengalaman kami yang lancar). Faktanya, bantuan ini mungkin menjadi kunci untuk menciptakan acara yang sukses bagi semua orang yang terlibat.

Jadikan itu peristiwa nyata

Fisher bekerja dengan Give To Get untuk menjadwalkan acara sukarelawan pada hari Rabu, tepat di tengah-tengah SKO, untuk dijadikan pusat perhatian minggu ini. Dia juga memasukkannya ke dalam happy hour tim dan makan malam yang sudah direncanakan untuk malam itu. Menjadwalkan acara sehingga menjadi acara minggu ini membantu acara tersebut melekat dalam ingatan masyarakat.

Penentuan waktu yang sentral membuat acara relawan menjadi jangkar sepanjang minggu SKO. Ada fase acara pra-relawan di mana semua orang datang, dan fase acara pasca-relawan di mana semua orang dimasukkan ke dalam SKO dan terikat pada pengalaman bersama.

Menggabungkan acara sukarelawan dengan acara yang sudah dinanti-nantikan oleh orang-orang—happy hour dan makan malam tim—memungkinkan Fisher untuk memberikan kesan positif dalam komunikasinya tentang acara tersebut. Dia menggambarkannya sebagai, “Lihatlah hal luar biasa yang kami lakukan ini!” jenis pesan, versus “Bisakah Anda berpartisipasi?”

Selain itu, dengan menjadikan acara relawan sebagai acara terbaik minggu ini, komunikasi juga dapat mencakup sedikit kepastian dan FOMO (takut ketinggalan). Brady Meltzer, kepala pendapatan di Submittable, menjadi tuan rumah minggu SKO. Dalam presentasinya menjelang acara relawan, dia mampu mengatakan variasi dari “Kamu tidak akan sendirian, kita semua akan pergi,” dan “Kamu akan sangat ketinggalan jika tidak pergi! Ini akan menyenangkan!”

Kesimpulan: Agar peristiwa tersebut melekat dalam ingatan masyarakat, ubahlah peristiwa tersebut menjadi peristiwa nyata –sesuatu yang benar-benar dinantikan.

Permudah para eksekutif untuk mengatakan ya

Dukungan eksekutif untuk acara sukarelawan (dan, sungguh, apa pun yang Anda perlukan dari mereka) bergantung pada kemampuan Anda untuk membuat mereka semudah mungkin mengatakan ya. Dalam kasus acara sukarelawan ini, Fisher bekerja sama dengan Give To Get untuk memudahkan Meltzer dan eksekutif lainnya untuk mengatakan ya.

Buat ember anggaran

Masukkan biaya acara ke dalam inisiatif yang ada jika Anda bisa. Hal ini mengesampingkan masalah anggaran, yang penting jika Anda kekurangan waktu dan tidak ingin menunggu tim keuangan menghitung jumlahnya.

Fisher berkata, “Saya menanggung biaya administrasi dengan anggaran SKO saya yang ada,” dan bahwa “kami menanggung biaya materi sumbangan aktual dengan anggaran sumbangan tahunan Submittable.” Anggaran sumbangan tahunan telah dialokasikan sebelumnya melalui program Sumbangan yang Dapat Dikirimkan.

Mencegah masalah logistik

Seperti yang telah kami bahas di atas, Give To Get memiliki semua jawaban atas pertanyaan sulit logistik FIsher. Meltzer memiliki pertanyaan yang sama dengan Fisher, dan memiliki mitra yang membantu memberikan rencana yang jelas membantu meredakan kekhawatiran yang dimiliki Meltzer.

Beri mereka sesuatu yang positif untuk dimiliki

Meltzer akhirnya menjadi promotor utama acara sukarelawan tersebut, melakukan segalanya mulai dari pengingat harian hingga berdiri di kursi di acara tersebut untuk memulainya. Hal ini sebagian muncul karena keselarasan antara acara relawan dan tema SKO 2024: “Be the Difference.” Jelas baginya bahwa menjadi sukarelawan adalah cara yang jelas untuk membantu memahami keseluruhan pesannya untuk minggu SKO.

Penyelarasan ini membantu menciptakan rasa kepemilikan atas acara yang benar-benar positif dan sangat disukai oleh para relawan. Dan rasa kepemilikan ini dapat menular ke para eksekutif lainnya. Kelompok pertama yang melewati jalur perakitan adalah staf eksekutif, yang mengatur suasana malam itu.

Kesimpulan: Semakin sedikit detail yang harus ditekankan oleh para eksekutif, semakin besar kemungkinan mereka menerima ide tersebut dan pada akhirnya membantu menyukseskan acara tersebut.

Jadikan sangat mudah untuk berpartisipasi

Peserta tidak perlu memikirkan detail acara sukarelawan perusahaan. Beginilah cara tim Give To Get, yang dipimpin oleh Malmstrom, bekerja bersama kami untuk mengurangi beban peserta dan membantu relawan fokus pada mengisi boneka teddy dan menulis catatan.

Angkutan

Acara relawan tersebut diselenggarakan di sebuah restoran beberapa blok jauhnya tak lama setelah pembicaraan hari itu berakhir. Perjalanan tersebut dapat dicapai dengan berjalan kaki singkat dari kantor dan hotel, berbeda dengan kemungkinan naik bus atau acara yang harus didatangi orang sendiri di kemudian hari. Give To Get berkoordinasi dengan tempat untuk mengatur segala sesuatunya di dalam restoran. Yang harus dilakukan para sukarelawan hanyalah berjalan terus.

Langkah-langkah yang jelas

Give To Get menciptakan jalur perakitan dengan tahapan yang jelas untuk diikuti orang. Semua orang tahu apa yang diharapkan dari mereka sebelumnya hanya dengan melihat bagaimana acara tersebut diatur. Hal ini membuat tindakan sukarela menjadi cepat dan mudah. Tidak ada pertanyaan tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya, ke mana harus pergi, atau mengapa.

Anjuran

Salah satu bagian dari perlengkapan kenyamanan anak adalah catatan tulisan tangan dari para relawan. Jika seorang sukarelawan bingung apa yang harus dimasukkan ke dalam catatannya, Give To Get memberikan petunjuk dan saran untuk membantu mereka. Tim Malmstrom juga siap membantu melakukan brainstorming ide-ide.

Kesegeraan

Give To Get mengatur pengiriman perlengkapan kenyamanan anak pada hari berikutnya. Perputaran cepat ini membantu para relawan memahami dampak pekerjaan mereka. Boneka beruang yang mereka isi tidak akan disimpan di rak untuk sementara waktu, mereka akan dipeluk anak-anak keesokan paginya.

Selain itu, Give To Get memberikan laporan dampak dua hari setelah acara, yang semakin membuktikan bahwa tindakan para relawan mempunyai dampak yang nyata.

Rumah digital pusat untuk detailnya

Kami menggunakan platform kami sendiri, Volunteer from Submittable, untuk menampung proses pendaftaran dan semua detail acara. Relawan menyediakan lokasi sentral bagi relawan untuk menemukan acara, menemukan detail tentang acara tersebut, dan beberapa karyawan, seperti yang tergabung dalam grup sumber daya karyawan (ERG), bahkan dapat membuat sendiri.

Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang Relawan di sini. Anda mungkin juga tertarik dengan seri demo langsung bulanan kami, di mana kami akan memandu Anda menjelajahi produk dan memberi Anda kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.

Kesimpulan: Mempermudah relawan membutuhkan mitra yang hebat, seperti Give To Get, dan teknologi hebat, seperti Volunteer dari Submittable.

Perasaan yang luar biasa dari awal hingga akhir

Apa yang tadinya bisa menjadi tambahan stres pada acara penting berubah menjadi tradisi baru yang memberikan perasaan hangat dan tidak jelas kepada semua orang yang terlibat. Terima kasih kepada teman-teman kami di Give To Get, perasaan awal “Bagaimana yang kami lakukan untuk melakukan ini?” dengan cepat berubah menjadi antisipasi. Dan, cahaya pasca-acara itu nyata. Kami masih merasakannya hari ini.

Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang Give To Get di sini. Mereka berperan penting dalam membantu kami menyelenggarakan acara ini dalam waktu sesingkat itu.
Kami banyak menulis dan memikirkan tentang acara kesukarelaan yang transformatif dan kami bertujuan untuk membantu Anda menciptakan acara kesukarelaan Anda sendiri. Kami membuat alat CSR yang dirancang untuk membantu Anda menghilangkan beban peserta, sehingga Anda dapat fokus untuk menciptakan pengalaman yang benar-benar berkesan. Jadwalkan demo hari ini untuk mempelajari lebih lanjut.