Jenis pertemuan proyek | #33 Memulai manajemen proyek

Kick-off dan penutupan, konfrontasi dan negosiasi, harian dan kontrol… Mereka berbeda dalam peserta, durasi serta agenda. Namun, semua rapat proyek memiliki satu kesamaan: selama pertemuan tersebut, orang-orang yang terkait dengan proyek mempresentasikan masalah atau hasil, dan mendiskusikan pelaksanaan tugas bersama.

Jenis pertemuan proyek – daftar isi:

1. Perkenalan
2. Perencanaan
3. Mencari solusi
4. Pengambilan keputusan
5. Mengontrol hasil
6. Rangkuman Kegiatan
7. Ringkasan

Perkenalan

PMBOK membedakan sebanyak 16 jenis rapat yang penting untuk manajemen proyek yang efisien! Masing-masing memiliki tujuan tertentu dan daftar peserta yang kehadirannya diperlukan agar pertemuan dapat berlangsung. Kami tidak akan mencantumkan semua jenis, sebagai gantinya, kami akan fokus pada jenis dasar ini dan menjawab pertanyaan, "Mengapa rapat diadakan?"

Rapat sangat sering dikaitkan dengan pemborosan waktu, tetapi menurut desainnya, rapat adalah bagian penting dari proyek dan alat komunikasi yang penting. Namun, untuk itu, peserta perlu mengetahui tujuan dan, idealnya, agenda pertemuan. Anda juga akan membutuhkan orang yang bertanggung jawab atas kelancarannya. Hari ini, mari kita lihat jenis-jenis pertemuan yang dibagi menurut tujuan yang mereka layani.

Perencanaan

Perencanaan tugas untuk proyek adalah tujuan pertemuan awal dan pertemuan berulang di mana tim membahas tujuan dan sasaran proyek.

Pertemuan kick-off berlangsung di awal proyek, fase, atau iterasi tertentu. Semua anggota tim dan pemangku kepentingan utama hadir dan komponen utamanya adalah:

• Mengenal satu sama lain dan anggota tim,
• Menetapkan harapan
• Perencanaan – menetapkan rencana tindakan pertama.

Dari pertemuan awal yang dilakukan dengan baik, semua peserta harus memberikan motivasi untuk memulai proyek dan pemahaman yang jelas:

• Tujuan proyek,
• Harapan ditempatkan pada mereka,
• Sumber daya yang tersedia dan cara menggunakannya,
• Pembagian peran dan tanggung jawab dalam proyek,
• Jangka waktu dan ruang lingkup proyek,
• Tugas yang harus mereka mulai.

Selama pertemuan kick-off dan pertemuan perencanaan berikutnya, terjadi penyesuaian bertahap dari rencana proyek dengan keadaan pelaksanaannya. Tim merencanakan tugas yang lebih rinci untuk menentukan tujuan dan cara untuk mencapainya. Dengan demikian, ia juga terlibat dalam mencari solusi.

Mencari solusi

Menemukan cara untuk menghadapi kesulitan yang muncul selama implementasi proyek adalah tujuan dari brainstorming populer dan pertemuan masalah yang mendalam.

Tujuan dari brainstorming adalah untuk menghasilkan banyak ide dan solusi potensial untuk suatu masalah atau tantangan. Mereka biasanya hanya melibatkan anggota tim proyek dan terkadang mengundang pemangku kepentingan. Meskipun sering dikritik karena menyukai orang yang suka berbicara cepat, banyak dan keras, mereka adalah alat yang hebat untuk menghasilkan banyak ide yang kemudian dapat didiskusikan dalam suasana yang lebih tenang.

Pertemuan pemecahan masalah adalah kelanjutan alami dari sesi curah pendapat. Di sini, solusi didiskusikan lebih detail sehingga keputusan yang lebih akurat dan berimbang dapat dibuat.

Pengambilan keputusan

Pertemuan pengambilan keputusan berlangsung untuk membahas opsi yang tersedia dan mencapai kesepakatan tentang tindakan tertentu. Jika menyangkut implementasi tujuan, hanya tim proyek yang berpartisipasi. Sebaliknya, jika keputusan menyangkut masalah dengan implikasi besar, pemangku kepentingan utama juga memperhatikannya.

Keputusan kunci dibuat pada pertemuan "puncak", panitia pengarah. PMBOK mendefinisikannya sebagai “pertemuan di mana pemangku kepentingan senior memberikan arahan dan dukungan kepada tim proyek, dan membuat keputusan di luar otoritas tim proyek.”

Mengontrol hasil

Pertemuan untuk berbagi dan menganalisis informasi hasil pekerjaan proyek diadakan secara berkala. Mereka disebut "Rapat pembaruan status" atau hanya "Rapat status". Mereka memungkinkan untuk dengan cepat mengidentifikasi perubahan yang tidak menguntungkan dalam fungsi tim dan menanggapi risiko yang muncul.

Rangkuman Kegiatan

Ringkasan siklus kegiatan terjadi selama pertemuan yang disebut retrospektif. Itu diadakan di akhir setiap tahap penting proyek, misalnya, saat tonggak tercapai. Tujuan mereka adalah untuk merefleksikan dengan tim tentang tugas yang dilakukan dan cara anggota tim bekerja sama.

Selain retrospektif, PMBOK menyebutkan jenis pertemuan menarik yang bertujuan untuk mempelajari pelajaran dari kegiatan masa lalu yang disebut “pelajaran yang dipelajari”. Ini digunakan untuk meringkas dan berbagi pelajaran baik dari keseluruhan proyek atau fase yang dipilih. Hasilnya harus berupa peningkatan kinerja tim proyek yang dicapai melalui kesadaran yang lebih besar akan kesalahan yang dibuat, serta melalui penerapan praktik yang baik secara konsisten. Anda dapat mengatur pertemuan “pelajaran yang didapat” untuk membahas situasi dalam tim yang dapat diselesaikan dengan lebih baik. Namun, paling sering dikhususkan untuk kesuksesan yang ingin diulangi oleh tim, dan solusi yang membuahkan hasil yang sangat baik.

Ringkasan

Tujuan utama dari pertemuan proyek adalah:

• memfasilitasi komunikasi,
• penyelesaian masalah,
• pengambilan keputusan, dan
• melacak kemajuan pekerjaan proyek.

Kunci keefektifannya adalah transparansi. Setiap pertemuan proyek harus memiliki tujuan, agenda, dan daftar peserta yang jelas, dan jika memungkinkan, seorang fasilitator yang kehadirannya dapat membantu memastikan pertemuan berjalan dengan lancar dan efisien.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting

Memulai manajemen proyek:

1. Apa itu proyek?
2. Apa itu manajemen proyek?
3. Bagaimana mengelola proyek?
4. Metode manajemen proyek
5. Jenis proyek
6. 4 contoh proyek
7. Prioritas proyek
8. Area kegiatan proyek
9. Definisi sukses dalam manajemen proyek
10. Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek?
11. Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik?
12. Gambaran umum perangkat lunak manajemen proyek
13. Siklus hidup proyek
14. Untuk apa visi proyek?
15. Tujuan proyek. Apa itu dan bagaimana mendefinisikannya dengan baik?
16. Fase inisiasi proyek - apa yang harus diperhatikan?
17. Domain perencanaan dalam manajemen proyek
18. Apa itu jadwal proyek dan untuk apa?
19. Bagaimana cara menggunakan tonggak dalam suatu proyek?
20. Eksekusi projek
21. Bagaimana mempersiapkan rencana kontinjensi proyek yang sukses?
22. Pentingnya penutupan proyek
23. Kegagalan proyek. 5 alasan mengapa proyek gagal
24. 4P manajemen: proyek, produk, program, dan portofolio
25. Tugas dan tanggung jawab paling penting dari Manajer Proyek
26. Keterampilan manajer proyek yang paling berguna
27. Bagaimana cara menjadi manajer proyek?
28. 5 buku yang harus dibaca setiap manajer proyek
29. Bagaimana cara mengatur tim proyek?
30. Struktur rincian kerja - bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan dalam sebuah proyek?
31. Bagaimana cara memimpin tim selama hybrid work?
32. Tantangan yang dihadapi manajer proyek saat bekerja dengan tim
33. Jenis pertemuan proyek
34. Pemantauan proyek. Parameter apa yang harus diperhatikan?
35. Cara menulis yang menarik
36. Bagaimana cara menentukan ruang lingkup proyek dan menghindari creep ruang lingkup?
37. Studi kelayakan – bisakah kita mengimplementasikan proyek ini?
38. Analisis risiko dalam proyek dan alat untuk memfasilitasinya
39. Bagaimana cara membuat piagam proyek?
40. Apa itu daftar pemangku kepentingan?
41. Bagan Gantt dalam perencanaan manajemen proyek
42. Bagaimana cara membuat anggaran proyek?
43. Manajemen waktu dalam proyek
44. Bagaimana cara membuat daftar risiko proyek?
45. Strategi manajemen risiko proyek
46. Pemasaran proyek
47. Sumber dan area perubahan dalam proyek
48. Model perubahan manajemen proyek
49. Apa setelah Agile? Metode dalam manajemen proyek