Membuka Kunci Kekuatan Teknologi SDM: 3 Solusi Perangkat Lunak SDM Teratas

Reputasi dan stabilitas setiap perusahaan terletak pada keberhasilan manajemen sumber daya manusianya. Praktik SDM yang buruk mempengaruhi semua tingkatan perusahaan, menyebabkan kurangnya pengakuan, konflik dan ketidakpuasan, pembangunan tim yang buruk, dan penurunan peringkat karyawan. Solusi perangkat lunak SDM mencakup jebakan dan tantangan SDM di perusahaan, menghasilkan semakin banyak investasi dalam teknologi SDM.

Menurut TrueList, hampir 50% teknologi SDM akan memprioritaskan alat akuisisi bakat di masa mendatang, dan 97% perusahaan merencanakan investasi yang lebih besar dalam teknologi rekrutmen.

“Seperti kebanyakan industri, teknologi membentuk kembali cara perusahaan mendekati SDM di bidang yang berkembang pesat yang dikenal sebagai teknologi SDM. Faktanya, pendapatan tahunan teknologi SDM diperkirakan mencapai 62,6 miliar dolar AS pada tahun 2022. Statista memperkirakan pendapatan ini akan meningkat menjadi 91,8 miliar dolar AS pada tahun 2026.”

Tantangan yang Dihadapi Profesional SDM Setiap Hari

• Akuisisi talenta dan menarik talenta terbaik merupakan tantangan bagi para profesional SDM saat ini mengingat lingkungan yang sangat kompetitif dan tegang.
• Mengelola peningkatan dan pemutakhiran terus-menerus dari keahlian karyawan adalah salah satu aset profesional SDM dan perusahaan itu sendiri. Memastikan karyawan puas dengan posisi dan jabatan mereka sangat penting. Misalnya, beberapa karyawan mungkin melampaui profesinya dan mencari posisi yang lebih menantang.
• Mengelola keragaman di tempat kerja membangun semangat tim yang kuat dan lingkungan kerja yang sehat. Ini termasuk mengatasi tantangan budaya dari berbagai karyawan dan mengelola persyaratan karyawan dari berbagai usia, kebangsaan, pandangan, dll.
• Keterlibatan karyawan menentukan semangat tim. Proses SDM harus diatur sedemikian rupa sehingga karyawan merasa nyaman dan terdorong untuk berpartisipasi dalam berbagai kegiatan membangun tim dan brainstorming.
• Saat ini, semua industri menghadapi tantangan retensi karyawan. Digitalisasi telah menyederhanakan proses menemukan tempat kerja yang lebih baik dengan kondisi yang lebih baik. Jadi, memperbaiki tingkat kepuasan karyawan yang tinggi dan perbaikan kondisi kerja yang konstan sangat penting untuk retensi karyawan.

Untuk membantu mengatasi tantangan ini, para profesional SDM mengikuti berbagai prinsip SDM terkenal dengan bantuan teknologi SDM dan solusi perangkat lunak SDM yang kompleks atau sederhana, misalnya model 5P. Sasaran profesional SDM terletak pada prinsip model 5P, yang mencakup menemukan tujuan setiap karyawan, menentukan prinsip untuk mencapai hasil yang diinginkan, menerapkan proses yang sukses, merawat orang, dan menganalisis kinerja mereka.

Dengan pemikiran ini, mari jelajahi solusi perangkat lunak sumber daya manusia dan topik yang paling banyak diminta terkait dengan otomatisasi dalam manajemen SDM. Sebagai catatan, perusahaan outsourcing perangkat lunak CodeRiders menyediakan pengembang perangkat lunak, perancang, dan spesialis TI lainnya yang memenuhi syarat untuk membangun solusi perangkat lunak SDM sesuai permintaan dan signifikan ini.

Apa itu Perangkat Lunak atau Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia?

Manajer sumber daya manusia merencanakan, mengoordinasikan, dan mengarahkan fungsi administrasi organisasi. Solusi perangkat lunak SDM mempercepat dan memfasilitasi proses SDM utama dan lainnya yang disebutkan di atas. Sering disebut alat SDM, solusi perangkat lunak ini merujuk pada pengelolaan dan pengoptimalan tugas sumber daya manusia sehari-hari secara digital dan tujuan SDM keseluruhan dari organisasi tertentu. Dengan bantuan perangkat lunak SDM, spesialis SDM dapat bekerja lebih produktif dan menginvestasikan lebih banyak sumber daya dan upaya dalam tugas-tugas kompleks, tidak termasuk pekerjaan SDM administratif manual.

Sistem atau Perangkat Lunak Apa yang Digunakan Profesional SDM?

Berdasarkan kebutuhan dan sasaran SDM perusahaan tertentu, manajer SDM dapat menggunakan sistem khusus untuk mengelola satu proses SDM atau solusi perangkat lunak yang memenuhi beberapa proses SDM. HRMS (perangkat lunak atau sistem manajemen sumber daya manusia), HRIS (sistem informasi sumber daya manusia), HCM (perangkat lunak manajemen sumber daya manusia), dan HRD (perangkat lunak pengembangan sumber daya manusia) adalah contoh tipikal dari solusi perangkat lunak SDM yang kompleks dan multifungsi. Solusi perangkat lunak ini sangat mirip satu sama lain dan terkadang digunakan secara bergantian. Mari kita telusuri masing-masing secara terpisah lalu buat perbandingan.

Apa itu HRIS (Sistem Informasi Sumber Daya Manusia)?

Perangkat lunak HRIS adalah sistem informasi sumber daya manusia yang menyimpan semua data karyawan dan sumber daya terkait untuk mengelola alur kerja utama departemen SDM. Beberapa fitur utama dari perangkat lunak HRIS antara lain manajemen catatan karyawan, database dan analitik SDM, manajemen dokumen dan penggajian, manajemen kehadiran dan ketidakhadiran karyawan, dan solusi serupa lainnya. Lagi pula, wajar untuk mengatakan bahwa perangkat lunak HRIS adalah sistem kompleks yang menghilangkan kebutuhan akan banyak spreadsheet dan dokumen yang berlebihan dan memusatkan semua pekerjaan ke dalam satu sistem informasi yang disederhanakan.

Apa itu HCM (perangkat lunak manajemen sumber daya manusia)?

Solusi perangkat lunak HCM membantu profesional SDM mengelola seluruh jalur kerja sama karyawan mereka dengan perusahaan, mulai dari perekrutan hingga proses orientasi dan pensiun. Solusi perangkat lunak HCM mengambil pendekatan yang lebih holistik untuk proses SDM, mencakup semua aspek SDM, seperti manajemen bakat, perencanaan dan pengembangan tenaga kerja, dan rencana pensiun karyawan.

Berikut adalah fungsi, fitur, dan solusi perangkat lunak SDM yang paling umum yang disertakan dalam sistem SDM kompleks seperti perangkat lunak HRIS, HCM, dan HRM.

Perangkat lunak penggajian HRM

Perangkat lunak penggajian HRM menangani masalah keuangan karyawan, termasuk perhitungan dan pembayaran gaji berdasarkan data yang dimasukkan, pajak, dan potongan. Perangkat lunak penggajian HRM juga menangani pengiriman dan pencetakan cek gaji. Beberapa perusahaan memasukkan fungsi-fungsi tersebut dalam penggajian HRM mereka sebagai perhitungan keuntungan finansial karyawan dan rencana pensiun begitu mereka mencapai usia pensiun. Fitur ini paling sering ditemukan dalam solusi perangkat lunak HCM.

Manfaat Perangkat Lunak Penggajian HRM

• Hitung pajak gaji karyawan lebih cepat tanpa campur tangan manusia
• Menghasilkan slip gaji yang akurat
• Hitung bonus dan gaji liburan
• Pengeluaran lain seperti komisi, asuransi, hari libur berbayar, dll.

perangkat lunak basis data HRM

Perangkat lunak database HRM adalah sistem digital untuk mengelola dan mengatur data karyawan, seperti informasi kontak karyawan, informasi perbankan, kontak darurat, kualifikasi, informasi pribadi (seperti tanggal lahir dan alamat), dan lainnya. Perangkat lunak basis data HRM sangat penting bagi para profesional SDM dan perusahaan itu sendiri, karena memberikan kesempatan untuk menganalisis dan menilai nilai, manfaat, dan jebakan karyawan berdasarkan informasi objektif yang disimpan sepanjang waktu.

Manfaat perangkat lunak database HRM

• Tempatkan, optimalkan, dan kelola sumber daya secara strategis, termasuk sumber daya manusia, fisik, dan intelektual.
• Menyederhanakan tugas rutin, misalnya, cuti, hari libur, hari sakit, dan permintaan serupa lainnya. Karyawan hanya mengirimkan permintaan secara otomatis, dan sistem menghitung mundur berapa hari libur yang dimiliki karyawan tertentu. Informasi ditampilkan di akun karyawan dan SDM, memotong waktu yang dihabiskan untuk tugas administratif SDM dan dukungan karyawan.
• Menghitung, melacak, dan meningkatkan produktivitas karyawan. Misalnya, karyawan memasukkan waktu check-in dan check-out, periode tertentu yang dihabiskan untuk satu tugas, dan laporan kerja bulanan, sementara SDM membuat rencana peningkatan dan penilaian berdasarkan hasil yang ditunjukkan oleh perangkat lunak.

Fungsi lain dalam perangkat lunak database HRM termasuk sistem manajemen kehadiran dan ketidakhadiran karyawan, perangkat lunak pelaporan karyawan, manajemen kinerja karyawan, dan solusi pelacakan pelamar.

Rekrutmen karyawan dan perangkat lunak akuisisi bakat

Rekrutmen karyawan dan perangkat lunak akuisisi bakat, atau ATS (sistem pelacakan pelamar), membantu profesional SDM melacak dan menilai kandidat selama proses perekrutan. Di perusahaan dan perusahaan besar, solusi ATS memungkinkan para profesional yang tertarik dengan perusahaan untuk membuat profil, CV, dan informasi terkait mereka dan mengikuti posisi terbuka. Para profesional SDM, pada gilirannya, menerima dasbor di mana mereka memiliki kesempatan untuk memposting pekerjaan secara langsung, melacak dan menyaring pelamar, membuat tes untuk pelamar, dan menilai kepatuhan mereka terhadap peran tersebut berdasarkan hasil. ATS juga dapat bertindak sebagai database pelamar baru yang mungkin prospek untuk lowongan kerja di masa depan. Ini mempercepat dan memfasilitasi pekerjaan profesional SDM dalam menemukan sumber daya baru.

Manfaat rekrutmen karyawan dan perangkat lunak ATS

• Database pribadi calon karyawan dan pelamar yang tertarik untuk bekerja di perusahaan tertentu
• Konten yang dapat digunakan kembali untuk para profesional SDM untuk disebarkan ke saluran perekrutan lainnya
• Otomasi proses SDM, misalnya email, tanggapan, analisis hasil tes, sistem perjodohan, dll.
• Beri peringkat kandidat berdasarkan keahlian mereka dan pilih mereka yang paling memenuhi persyaratan pekerjaan
• Perangkat lunak pelaporan karyawan
• Sistem manajemen tenaga kerja kontingen
• Manajemen kinerja karyawan dan solusi pelacakan pelamar

Solusi perangkat lunak HRIS vs. HCM vs. HRM

Perbedaan Utama, Pro, dan Kontra dari Sistem Perangkat Lunak HR Teratas

Solusi perangkat lunak HCM, HRIS, dan HRM sangat mirip. Berdasarkan fitur karakteristik perusahaan tertentu, mereka mungkin atau mungkin tidak mengintegrasikan fungsi SDM yang disebutkan di atas. Namun, salah satu perbedaan utama antara 3 sistem SDM yang kompleks dan kompak terletak pada wilayah pengaruh dan distribusinya. Misalnya, solusi perangkat lunak HRM menawarkan fitur yang lebih kompleks daripada solusi perangkat lunak HRIS. Misalnya, solusi perangkat lunak HRM biasanya digunakan oleh perusahaan kecil dan menengah untuk mencakup proses SDM yang sedang berlangsung dan mengumpulkan informasi tentang kandidat potensial, membuat proses penelitian dan rekrutmen menjadi lebih mudah dan cepat. Namun, perangkat lunak HCM memiliki cakupan yang lebih luas. Solusi perangkat lunak HCM digunakan untuk mengontrol seluruh siklus hidup karyawan, mulai dari perekrutan hingga kerja sama yang berkelanjutan dan proses pensiun. Solusi perangkat lunak HCM dirancang untuk mendukung kepatuhan global dan persyaratan penggajian internasional untuk perusahaan besar.

Sebagai alternatif perangkat lunak HR tradisional, saat ini semakin banyak perusahaan yang memperhatikan solusi perangkat lunak SaaS HR juga.

Apa itu Perangkat Lunak SaaS HR?

Software-as-a-service (SaaS) HR software adalah solusi berbasis cloud yang membantu perusahaan mengelola berbagai proses HR melalui platform online. Sama seperti solusi perangkat lunak HR tradisional, perangkat lunak SaaS HR menawarkan:

• Sistem manajemen data karyawan
• Penggajian, proses keuangan, dan sistem administrasi tunjangan
• Pelacakan kinerja karyawan dan sistem manajemen (mencatat, menghitung, dan melacak jam kerja karyawan, hari libur, cuti sakit, dan permintaan liburan)
• Proses rekrutmen dan onboarding seperti mengelola pengumpulan informasi tentang prospek karyawan, membuat dan menyebarkan pengumuman pekerjaan, mengelola proses perekrutan, pelacakan pelamar, membuat tes dan menjadwalkan wawancara, dan mengelola proses onboarding karyawan baru
• Mengelola proses pelatihan dan pengembangan karyawan
• Alat swalayan karyawan yang memungkinkan karyawan membuat profil mereka, memasukkan dan memperbarui informasi pribadi mereka, mengakses kebijakan perusahaan, mengirim permintaan cuti dan peningkatan status
• Alat pelaporan dan analitik SDM yang membantu profesional SDM menghasilkan laporan SDM, menganalisis data tenaga kerja, dll.

Bagaimana SaaS HR Software Berbeda dari Software HR Tradisional?

Tidak seperti perangkat lunak HR tradisional, dalam hal perangkat lunak SaaS HR, pengguna tidak perlu menginstal dan mengatur perangkat lunak di komputer mereka. Mereka dapat menggunakan perangkat lunak secara online. Ini adalah solusi perangkat lunak berbasis langganan di mana pemilik perangkat lunak SaaS HR menghosting dan memelihara aplikasi, dan pengguna hanya memerlukan browser web dan koneksi internet untuk mengakses dan menggunakan perangkat lunak. Solusi perangkat lunak SDM yang disebutkan di atas dan sistem SDM yang kompleks seperti HRIS, HCM, dan HRM semuanya dapat dibangun sebagai aplikasi SaaS atau solusi perangkat lunak tradisional. Terserah pemilik perangkat lunak untuk memutuskan. Baik solusi perangkat lunak HR tradisional maupun perangkat lunak SaaS HR menawarkan berbagai fungsi untuk merampingkan proses SDM dan meningkatkan efisiensi karyawan.

Di perusahaan outsourcing perangkat lunak CodeRiders, kami menyediakan solusi perangkat lunak SaaS HR mutakhir. Pengembang dan perancang perangkat lunak kami yang berkualifikasi menerapkan bahasa dan kerangka kerja pengembangan perangkat lunak yang paling inovatif dan terkini untuk membangun solusi yang kompetitif dan disesuaikan.

Bagaimana Memilih Perangkat Lunak HR Yang Paling Memenuhi Kebutuhan Bisnis Anda?

Sekarang, kita tahu semua tentang jenis solusi perangkat lunak SDM, namun inilah pertanyaan utamanya: “Bagaimana memahami perangkat lunak SDM mana yang terbaik untuk bisnis saya?” Berikut beberapa tips memilih software HR yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, tidak mengganggu atau membingungkan Anda dengan fungsi-fungsi yang tidak perlu, dan mencakup kebutuhan khusus perusahaan Anda. Kita mulai dengan dasar-dasarnya:

1. Identifikasi struktur, ukuran, rencana, strategi pertumbuhan, dan inisiatif perusahaan Anda. Apakah Anda berencana untuk menambah karyawan baru di perusahaan Anda? Apakah semangat tim dan budaya perusahaan merupakan salah satu prioritas Anda? Apakah saat ini Anda membutuhkan branding dan pengakuan yang kuat? Sekilas, pertanyaan-pertanyaan ini mungkin tampak tidak terkait dengan pemilihan perangkat lunak SDM. Namun, mereka berperan dalam membangun perangkat lunak SDM kustom ideal Anda atau perangkat lunak SDM sumber terbuka terbaik untuk Anda. Misalnya, jika perusahaan Anda kecil atau menengah, kemungkinan besar Anda tidak memerlukan sistem penggajian atau perangkat lunak ATC yang rumit. Sebaliknya, yang Anda perlukan adalah alat untuk analitik produktivitas karyawan dan manajemen kerja. Dengan cara ini, pertama-tama Anda akan memastikan bahwa Anda melakukan investasi yang tepat dan memiliki rencana yang sah untuk mengembangkan bisnis dan layanan Anda. Di sisi lain, jika prioritas nomor satu Anda adalah mempekerjakan karyawan baru dan berkualitas, Anda mungkin perlu memikirkan perangkat lunak rekrutmen.
2. Analisis keseluruhan fitur dan fungsi perangkat lunak yang akan Anda beli. Pilih software HR yang memiliki fitur paling relevan dengan kebutuhan bisnis Anda.
3. Perhatikan baik-baik keamanan perangkat lunak SDM yang akan Anda beli , atau bantu sasaran bisnis Anda secara efektif dengan membuat perangkat lunak kustom yang aman. Lagi pula, perangkat lunak SDM Anda akan berisi banyak wawasan tentang perusahaan, informasi pribadi, dan staf Anda.
4. Pilih solusi perangkat lunak SDM yang ramah pengguna dan intuitif. Waktu dan sumber daya yang dihabiskan untuk pelatihan karyawan dapat diinvestasikan dengan lebih bijak jika Anda memilih sistem SDM yang intuitif.
5. Pilih solusi perangkat lunak SDM yang dapat diskalakan dan berbasis cloud. Dengan solusi perangkat lunak HR yang terukur dan berbasis cloud, Anda tidak perlu khawatir tentang ruang data untuk menyimpan kebutuhan semua karyawan. Hasilnya, profesional SDM menjadi lebih fleksibel dalam manajemen waktu dan volume pekerjaan mereka.

Di CodeRiders, selain mendiskusikan dan membangun solusi perangkat lunak SDM yang disesuaikan untuk Anda, kami juga memberikan konsultasi gratis dan membantu klien kami memahami solusi perangkat lunak mana yang lebih layak secara strategis untuk bisnis mereka. Kami juga sangat fleksibel dan transparan dalam hal bekerja sama dengan perusahaan dari berbagai latar belakang budaya dan geografis.

Singkatnya, solusi perangkat lunak SDM membantu mewujudkan model 5P yang terkenal dan pendekatan serupa lainnya di bidang SDM. Organisasi menggunakan sistem SDM yang kompleks untuk mengelola, melacak, dan merencanakan sumber daya manusia, seperti sistem HRIS, HCM, dan HRM. Yang lain lebih suka menggunakan beberapa fungsi dari solusi perangkat lunak HR ini daripada paket lengkap. Beberapa contohnya termasuk perangkat lunak penggajian HRM, perangkat lunak perekrutan karyawan, ATS (sistem pelacakan pelamar), perangkat lunak basis data SDM, dan banyak lagi.