8 Tips Membuat Presentasi Virtual Lebih Efektif

Headphone Anda aktif, dengan tujuh tab terbuka di layar Anda. Telepon Anda yang berdengung mencuri perhatian Anda sesaat sebelum anjing Anda menggonggong. Laptop di satu tangan, Anda berjalan dan mendengarkan sambil memeriksa untuk melihat siapa yang ada di depan pintu…

Semua ini sementara presenter pada presentasi virtual terus mengoceh, tidak menyadari ribuan gangguan yang Anda hadapi saat bekerja dari rumah.

Apakah saya baru saja menjelaskan acara virtual terakhir yang Anda hadiri? Kamu tidak sendiri.

Pada bulan Juni, 42% tenaga kerja AS bekerja dari rumah, dengan acara virtual naik 1.000%. Saat gangguan rumah digabungkan dengan fleksibilitas dunia maya, semakin sulit untuk tetap terlibat selama presentasi virtual. Ini membuat standar untuk membuat presentasi virtual yang efektif lebih tinggi dari sebelumnya.

Jika Anda seorang presenter, satu-satunya cara untuk mengatasi tantangan baru ini adalah memahami apa yang membuat presentasi virtual berbeda.

Apa Perbedaan Antara Presentasi Langsung dan Virtual?

Jika Anda menganggap diri Anda cukup pandai berbicara dan melakukan presentasi di depan umum, mungkin tergoda untuk berpikir bahwa Anda akan secara otomatis menguasai presentasi virtual. Namun, ada perbedaan utama antara kedua format tersebut yang memerlukan pendekatan terpisah untuk membuat penonton tetap terlibat. Memahami perbedaan akan membantu Anda mengubah strategi secara efektif.

Presentasi Pribadi

Ada tiga elemen utama dari presentasi tatap muka yang khas: presenter, presentasi, dan penonton. Inilah yang berperan saat ketiga bagian ini berinteraksi:

• • Karisma dan bahasa tubuh - Karena presenter hadir bersama audiens secara langsung, kemampuan pembicara untuk memikat pendengarnya menjadi fokus. Presenter juga dapat menggunakan bahasa tubuh dan berinteraksi dengan slide mereka.
  • Kemampuan membaca ruangan - Karena presenter berada di tempat yang sama dengan audiens mereka, mereka memiliki pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana mereka diterima. Ini dapat membantu mereka mengubah langkah mereka jika mereka tahu bahwa penonton mulai bosan.
  • Konvensi sosial - Selama presentasi tatap muka, kebanyakan orang tidak akan bangun dan pergi karena dianggap tidak sopan. Penonton juga saling memberi makan. Tawa dan tepuk tangan menular, jadi meskipun seseorang tidak mendengarkan, mereka mungkin mendengar energi penonton dan mendengarkan kembali.

Presentasi Virtual

Dalam hal presentasi virtual, presenter, presentasi, dan audiens masih menjadi tiga elemen utama, tetapi semuanya terlihat berbeda.

• • Putuskan hubungan pembicara dan audiens - Dalam presentasi virtual, presenter sering berada di rumah, dan audiens mereka dapat berada di mana saja di dunia. Ini membuat kehadiran yang kuat lebih menantang untuk disampaikan. Bahkan pembicara yang paling berkuasa pun tidak memiliki gravitasi saat dilihat di jendela kecil di layar kecil.
  • Audiens yang dibisukan - Biasanya, presenter tidak dapat mendengar apa pun kecuali suara mereka sendiri. Ini bisa menakutkan, karena umpan balik dengan penonton benar-benar rusak.
  • Gangguan audiens - Karena audiens tidak dapat dilihat, mereka merasa lebih bebas melakukan banyak tugas selama presentasi virtual. Dengan demikian, batasan untuk mempertahankan perhatian jauh lebih tinggi saat melakukan presentasi online. Selain itu, penonton tidak dapat memanfaatkan energi peserta lain. Jadi, jika seseorang disetel keluar, mereka akan tetap tidak tahu. Tertawa dan tepuk tangan tidak akan membawa mereka kembali.

8 Tips Membuat Presentasi Virtual Lebih Efektif

Jadi, bagaimana Anda mengatasi tantangan ini dan membuat presentasi virtual yang efektif? Ada banyak tip, trik, dan ide di luar sana, tetapi pada akhirnya dapat dipersempit menjadi dua fokus ini: menghilangkan gangguan dan membuat konten menarik .

Menghilangkan Gangguan

Memahami bahwa lebih banyak gangguan akan menggoda audiens Anda daripada sebelumnya dalam pengaturan virtual, penting untuk menghilangkan gangguan yang dapat Anda kendalikan. Berikut adalah beberapa tips yang akan membantu audiens Anda tetap menonton.

1. Persiapkan Teknologi Anda

Memastikan Anda memiliki teknologi yang tepat untuk menyelenggarakan dan menghadiri rapat adalah keharusan mutlak. Periksa dua atau tiga kali mikrofon, kamera web, dan koneksi web Anda sebelum presentasi Anda dimulai. Pastikan Anda memiliki bandwidth yang cukup. Sebagian besar penyedia rapat virtual seperti Zoom , Microsoft Teams , dan Webex menyarankan antara 2-2,5 MB untuk kecepatan unduh dan unggah.

2. Atur Adegan

Karena Anda tidak melakukan presentasi di panggung formal atau di depan podium, mungkin diperlukan sedikit lebih banyak kreativitas untuk terlihat profesional. Bersihkan latar belakang Anda, dan pertimbangkan untuk menampilkannya di depan dinding kosong alih-alih ruangan yang berantakan.

Jika Anda tidak memiliki kemampuan ini, latar belakang virtual mungkin merupakan pilihan yang baik. Zoom, Microsoft Teams, dan Webex semuanya menawarkan latar belakang template standar. Atau Anda bisa sedikit lebih kreatif dan membuatnya sendiri menggunakan alat seperti Canva, atau jika Anda sedikit lebih mahir, Photoshop.

3. Singkirkan Kaus

Sekali lagi, terlihat profesional adalah kuncinya. Anda tidak hanya akan tampil sebagai sumber yang lebih dapat dipercaya, tetapi Anda juga akan merasa lebih rapi dan siap. Saat memilih pakaian untuk presentasi Anda, pertimbangkan untuk menghindari pola yang mengganggu atau kain mengkilap yang mungkin terpantul pada kamera. Jaga agar pakaian Anda tetap sederhana; warna solid adalah yang terbaik. Tujuannya adalah agar audiens fokus pada Anda dan bukan pada pakaian atau lingkungan Anda.

4. Komunikasikan Harapan yang Jelas

Tidak ada yang lebih mengarah pada gangguan selain interupsi, terutama dari penonton. Hindari hal ini dengan menetapkan ekspektasi secara jelas sebelum presentasi Anda dimulai. Beri tahu audiens Anda kapan mereka harus mengajukan pertanyaan atau berharap untuk berpartisipasi. Untuk audiens yang lebih besar, manfaatkan fungsi obrolan platform pertemuan virtual untuk pertanyaan. Ini akan menghindari semua orang membicarakan satu sama lain. Minta audiens Anda untuk membisukan diri sebelum Anda mulai menghilangkan kebisingan latar belakang atau gangguan lain yang dapat mengalihkan perhatian.

Membuat Konten Menarik

Langkah kedua, namun sama pentingnya untuk membuat presentasi virtual yang lebih efektif adalah membuat konten yang menarik. Kedengarannya cukup jelas, bukan? Sayangnya, ada banyak presenter yang tidak mengikuti langkah ini - dan ini terlihat, terutama pada platform virtual di mana presentasi Anda menjadi fokus utama.

Berikut adalah beberapa item tindakan untuk membantu membuat konten Anda lebih menarik.

5. Gunakan Gambar

Ini adalah suatu keharusan. Menurut laporan Prezi's State of Presentations , alat bantu visual membuat presentasi 43% lebih persuasif. Gambar dan alat bantu visual juga dapat membantu menjelaskan informasi kompleks secara lebih koheren, yang menghasilkan pengalaman belajar yang lebih baik bagi audiens Anda. Jika mereka mengerti apa yang Anda katakan, mereka cenderung mengabaikan dan lebih mungkin terlibat.

6. Pilih Font dengan Bijak

Seberapa sering kita menampar font karena terlihat bagus? Aku tahu aku bersalah karenanya. Tetapi font itu penting, terutama dalam hal menciptakan pengalaman visual yang menyenangkan bagi audiens Anda. Penting untuk memilih font yang tidak mengganggu, sekaligus memiliki berbagai gaya untuk membantu Anda mengilustrasikan dan menekankan poin yang berbeda. Pertimbangkan untuk menghindari font seperti Calibri, Cambria, atau Arial, karena font standar ini tidak menawarkan opsi gaya. Pilihan yang lebih baik adalah Helvetica, yang tersedia dalam berbagai bobot dan gaya.

7. Gunakan Animasi

Dengan begitu banyak alat presentasi yang berbeda di luar sana, animasi cukup mudah untuk dimasukkan ke dalam tayangan slide. Dengan menambahkan gerakan ke teks, grafik, dan gambar, Anda akan menciptakan pengalaman yang lebih dinamis dan menarik bagi audiens Anda. Animasi juga dapat membantu Anda sebagai presenter mengatur kecepatan presentasi Anda.

Pengguna Powerpoint dapat memanfaatkan Morph Tool , untuk cara mudah menganimasikan, memindahkan, dan menekankan objek secara otomatis pada slide.

Berikut cara menggunakannya:

• Buat slide Anda dengan teks dan/atau elemen grafik di atasnya.
• Setelah Anda selesai dengan desain slide awal, klik kanan pada slide tersebut di Slide Sort di sebelah kiri dan pilih "Duplicate Slide."
• Pada slide duplikat baru Anda, pindahkan item/teks, ubah propertinya, tambahkan efek, dll.
• Dengan slide yang sama masih dipilih, arahkan ke tab "Transitions" dan pilih "Morph."
• Terakhir, klik "Pratinjau" di sisi kiri tab "Transisi" untuk melihat animasi Anda beraksi! Saat ada objek umum dalam dua slide berurutan, PowerPoint mengenalinya dan menerapkan transisi animasi yang halus dan sederhana dari slide ke slide.

Alat ini berguna saat mencoba menyajikan ide yang kompleks kepada audiens Anda. Jika Anda memiliki grafik mendetail dengan banyak elemen berbeda, alih-alih menampilkan gambar secara keseluruhan, pertimbangkan untuk menggunakan transisi Morf untuk memperbesar bagian detail grafik. Pindahkan presentasi Anda bersamanya untuk fokus pada bagian tertentu di dalamnya. Di bawah ini adalah contoh alat ini dalam aksi:

8. Buat Bagian

Presentasi linier membosankan. 64% orang percaya bahwa presentasi yang fleksibel dengan interaksi dua arah lebih menarik. Ini bisa menjadi tantangan dengan presentasi virtual karena lingkaran umpan balik audiens rusak. Tetapi membuat bagian dapat membantu menyatukan kembali keterputusan. Bagian akan memungkinkan jeda untuk pertanyaan atau waktu untuk memasukkan bagian "kuis/obrolan/atau jajak pendapat" untuk melibatkan audiens. Anda dapat mencapainya di Powerpoint dengan menggunakan Slide Zoom Tool .

Berikut cara menggunakannya:

• Pertama, Anda perlu membagi slide Anda menjadi beberapa bagian dengan mengklik kanan slide Anda dan menambahkan nama bagian.
• Buka "Sisipkan", dan temukan opsi "Zoom".
• Klik "Zoom Bagian".
• Pilih slide mana yang Anda inginkan, dan pilih sisipkan.
• Anda kemudian memiliki gambar mini slide tersebut, yang dapat Anda gunakan sebagai tautan aktif ke bagian tersebut.
• Buat "daftar isi" dengan thumbnail ini, dan Anda akan memiliki cara mudah untuk memisahkan dan mentransisikan presentasi Anda ke dalam bagian yang berbeda.

Memanfaatkan Peluang Penawaran Presentasi Virtual

Kami berbicara banyak tentang tantangan yang ditimbulkan oleh presentasi virtual, tetapi kami juga tidak dapat mengabaikan peluang yang mereka tawarkan. Tentu, proses dan fokus yang berbeda menjadi penting saat menjadi virtual, tetapi jika kami menerima perubahan ini, kami akan membuka kemungkinan baru.

Ya, audiens Anda mungkin lebih terganggu dan mungkin lebih terputus-putus daripada jika Anda memiliki kerumunan di depan Anda secara langsung. Namun dengan presentasi virtual, Anda memiliki kemampuan untuk menjangkau lebih banyak orang daripada sebelumnya .

Karena penghalang perjalanan telah dihilangkan, peserta Anda sangat mungkin berada di seluruh dunia. Ingatlah hal ini saat Anda merencanakan presentasi Anda. Perhatikan perbedaan waktu dan jadwal. Dan jangan lupakan kesempatan besar yang Anda dan pesan Anda miliki dengan jangkauan yang luas ini.

Membuat dan menyampaikan presentasi virtual yang efektif akan terlihat sedikit berbeda dari metode tatap muka tradisional. Tapi terimalah tantangan ini. Dengan strategi yang tepat dan konten yang tepat, Anda akan membuka pintu peluang baru