Panduan Lengkap untuk Perencanaan Strategis Virtual

2020 hampir berakhir (*desah terdengar*).

Meskipun tidak terlalu baik kepada kami, itu telah mengajarkan bisnis banyak pelajaran, yang paling penting adalah bahwa masa depan tidak dapat diprediksi, dan Anda tidak cukup siap.

Menyongsong tahun 2021, dunia yang kita kenal telah berubah, membawa sejumlah tantangan baru yang harus disiapkan oleh bisnis. Dengan dampak COVID-19 terhadap bisnis yang diperkirakan masih akan berlangsung hingga setidaknya akhir tahun 2021, kebutuhan akan perencanaan strategis menjadi lebih penting dari sebelumnya.

Namun, dengan sebagian besar tim – jika tidak semua orang – bekerja dari rumah, bisnis harus menggunakan perencanaan strategis virtual.

Tanpa kenyamanan semua orang di ruangan yang sama untuk mengoordinasikan upaya mereka, dapatkah perencanaan strategis dilakukan secara online secara efektif? Dalam posting ini, kami membagikan beberapa tips efektif untuk melakukan sesi perencanaan strategis dari jarak jauh, berharap ini akan membantu Anda menjalankan rapat dengan sukses.

Perencanaan Strategis Virtual

Perencanaan strategis adalah proses dimana organisasi menentukan visi mereka untuk masa depan dan mengembangkan strategi untuk sampai ke sana dengan sukses. Ini melibatkan:

• Melakukan analisis situasi untuk menilai lingkungan saat ini
• Menetapkan visi organisasi ingin menjadi
• Kembangkan rencana aksi dan strategi untuk mencapainya

Panduan komprehensif kami untuk perencanaan strategis mencakup proses langkah demi langkah dan memberikan teknik berguna yang dapat Anda gunakan untuk menyederhanakan alur kerja.

Meskipun melakukan sesi perencanaan strategis secara langsung cukup sulit, melakukannya secara online di mana peserta memiliki opsi untuk mematikan kamera dan mikrofon mereka, dan melanjutkan dengan tugas lain, bahkan lebih menantang.

Mari kita lihat bagaimana Anda dapat melakukan rapat perencanaan strategis virtual di mana para peserta benar-benar terlibat dan tetap produktif.

Merencanakan sesi

Sesi perencanaan strategis membutuhkan kehadiran para eksekutif perusahaan, yang seringkali sudah memiliki banyak tanggung jawab lain setiap hari. Namun perhatian mereka yang tak tergoyahkan sangat penting untuk menjalankan sesi perencanaan strategis yang produktif. Oleh karena itu, ketika menjadwalkan sesi Anda, pastikan bahwa para peserta tidak memiliki kewajiban lain yang harus mereka hadiri pada hari yang dipilih.

• Pastikan semua dokumen, laporan, dan akses ke alat yang akan digunakan selama sesi sudah dibagikan dengan peserta sebelum rapat
• Dorong peserta untuk bergabung dari ruang bebas gangguan di rumah mereka
• Memiliki agenda yang menguraikan kegiatan rapat; kotak waktu masing-masing dan patuhi batas waktu sebanyak yang Anda bisa

Bantu tim masuk ke pola pikir berpikir strategis sebelum rapat dengan

• Menciptakan ruang netral tanpa hierarki pelaporan di mana kontribusi setiap orang diakui secara setara
• Dorong peserta untuk berbagi pendapat dan saran mereka secara terbuka, dan biarkan mereka melakukannya tanpa interupsi atau keberatan

Tingkatkan keterlibatan melalui alat konferensi video

Konferensi video adalah media terbaik berikutnya untuk komunikasi tatap muka dalam pengaturan jarak jauh. Mengaktifkan kamera adalah cara yang bagus untuk memastikan bahwa semua orang memperhatikan dan tetap terlibat.

Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype, dan Slack adalah beberapa konferensi video dan platform rapat yang paling umum digunakan oleh tim jarak jauh, dan Anda juga dapat menggunakannya di sini untuk melakukan sesi perencanaan Anda.

Gunakan ruang kerja visual untuk merangsang pemikiran kreatif

Papan tulis adalah alat penting dalam sesi perencanaan strategis di kantor. Di situlah ide-ide yang dibagikan dicatat, dikategorikan, dan diprioritaskan. Ini membantu merangsang dan melacak percakapan dan merampingkan sesi perencanaan sama sekali.

Untungnya, Anda dapat menggunakan kanvas online seperti Creately untuk meniru pengalaman ini di sekitar papan tulis kantor Anda, bahkan selama sesi perencanaan strategis virtual.

Creately menawarkan kanvas tanpa batas dengan akses ke pustaka bentuk lebih dari 50 jenis diagram dan bagan, bersama dengan kemampuan kolaborasi waktu nyata termasuk konferensi video dalam aplikasi, pengeditan sinkron, utas diskusi komentar, pratinjau perubahan waktu nyata, dan pelacakan mouse. Dengan itu, Anda dan tim Anda bisa

• Bagikan masukan di kanvas yang sama, sambil berbicara satu sama lain saat Anda melakukannya dengan obrolan video dalam aplikasi
• Berkolaborasi dalam bertukar pikiran seputar ide, menganalisisnya, dan memprioritaskannya menggunakan alat sederhana seperti peta pikiran dan diagram afinitas
• Merencanakan pekerjaan yang akan dilakukan bersama dengan menugaskan pihak yang bertanggung jawab, dan melacak kemajuan yang dibuat
• Menggunakan satu kanvas (atau satu folder dengan semua kanvas perencanaan strategis yang relevan) untuk merencanakan dan mengatur semua hal yang dibahas selama sesi perencanaan
• Bagikan kanvas dengan pemangku kepentingan eksternal dan kumpulkan umpan balik mereka dalam utas diskusi komentar yang dapat Anda selesaikan saat Anda melewatinya
• Ekspor bagan dan diagram data (sebagai PNG, SVG, PDF, atau JPEG) yang telah Anda kerjakan selama sesi sehingga Anda dapat mencetak, membagikan, menyematkan, atau menerbitkannya

Ini juga menyediakan beberapa template berbasis skenario termasuk beberapa untuk perencanaan strategis;

Analisis SWOT

Selama analisis situasi Anda, Anda dapat menggunakan analisis SWOT untuk memeriksa kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman.

Rencana aksi

Rencanakan dan atur langkah atau tugas yang perlu Anda selesaikan untuk mencapai tujuan strategis yang telah Anda tetapkan dengan templat rencana tindakan ini.

Diagram Afinitas

Diagram afinitas dapat digunakan untuk mengatur data yang dikumpulkan dari sesi curah pendapat, diskusi, analisis, dan penelitian Anda selama perencanaan strategis.

Kanvas Perencanaan Strategis

Sederhanakan proses perencanaan strategis virtual Anda dan komunikasi di sekitarnya dengan membawa semua aspek perencanaan ke dalam satu kanvas. Template di bawah ini terdiri dari analisis SWOT, alur proses, peta strategi, rencana aksi, dan garis waktu semua dalam satu kanvas untuk akses dan pengelolaan yang mudah. Perbesar area tertentu saat Anda mengerjakannya bersama tim.

Templat OGSM

OGSM adalah singkatan dari Objectives, Goals, Strategies, and Measures dan merupakan model perencanaan strategis yang digunakan untuk mengubah visi perusahaan menjadi strategi bisnis dan pemasaran yang dapat ditindaklanjuti. Pelajari lebih lanjut tentang cara menggunakannya dengan sumber daya kami di sini.

OKR

Anda dapat menggunakan templat Tujuan dan Hasil Utama ini untuk berkolaborasi dalam menetapkan dan mengelola tujuan Anda dengan tim selama perencanaan strategis.

Lakukan serangkaian sesi perencanaan yang lebih pendek

Alih-alih sesi perencanaan sepanjang hari yang mungkin hanya melelahkan peserta, rencanakan beberapa sesi yang lebih pendek selama rentang 3-5 minggu.

Untuk sesi perencanaan yang lebih lama, sering-seringlah dan istirahat lebih lama yang berlangsung selama 20-30 menit agar para peserta dapat mengelola lingkungan rumah setempat mereka dan memperhatikan setiap masalah yang mungkin timbul (yaitu memberi makan hewan peliharaan mereka) dan juga sesekali menyegarkan diri.

Mintalah peserta mengerjakan pekerjaan rumah sebelum pertemuan

Mintalah peserta meninjau dan menganalisis laporan dan dokumen yang relevan, dan menuliskan pertanyaan, pengamatan, dan rekomendasi mereka sebelum setiap sesi. Ini akan membantu mencurahkan waktu lebih produktif untuk perencanaan aktual, pengambilan keputusan, dan pemecahan masalah selama waktu rapat.

Simpan semua dokumen terorganisir dan mudah diakses

Banyak laporan, presentasi, dokumen, spreadsheet, dan aset pemasaran dipertukarkan dan dirujuk selama perencanaan strategis. Dan lebih sering daripada tidak, ini tersebar di berbagai platform dan perangkat.

Terutama ketika bekerja dari jarak jauh, di mana meminta laporan data sederhana dapat berubah menjadi obrolan Slack yang berkepanjangan atau bahkan panggilan video yang menakutkan lainnya, penting untuk mempertahankan lokasi pusat untuk menyimpan dan mengelola semua file dan dokumen yang relevan, sehingga semua orang tahu di mana menemukan apa. mereka inginkan tanpa harus meminta yang lain.

Gunakan sistem manajemen dokumen dan file seperti Google Drive atau OneDrive untuk menyederhanakan kolaborasi pada dokumen bersama.

Apa Pendapat Anda tentang Perencanaan Strategis Virtual?

Rencana strategis yang solid sangat penting bagi bisnis apa pun untuk tumbuh dan berkembang di pasar yang terus berubah tempat mereka bersaing. Dengan serangkaian tantangan baru yang dibawa oleh COVID-19, semakin penting untuk melanjutkan menyusun strategi untuk masa depan.

Sampai sekarang, masih belum jelas kapan kami akan dapat melakukan sesi perencanaan fisik di masa depan. Namun, meskipun dilakukan secara online, dipisahkan oleh layar, yang bahkan dapat menimbulkan serangkaian kesulitan yang berbeda, perencanaan strategis virtual adalah satu-satunya cara praktis bagi tim jarak jauh untuk melakukannya sekarang. Dengan poin-poin di atas, kami berharap Anda berhasil merampingkan proses perencanaan strategis virtual dengan sukses.

Punya lebih banyak tips tentang perencanaan strategis virtual? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah.