4 Cara yang Dapat Anda Gunakan untuk Meningkatkan Kolaborasi Jarak Jauh

Sesi kolaborasi terbaik sering kali berlangsung di sekitar papan tulis. Menuliskan pemikiran dalam kata-kata atau membuat sketsa dengan visual atau diagram membantu Anda berpikir lebih baik dan menghasilkan ide serta berinovasi lebih cepat.

Namun, hari-hari sebuah tim berkerumun bersama di sekitar papan tulis di dalam ruang konferensi yang mengeluarkan ide untuk sementara telah berakhir – setidaknya sampai COVID-19 diberantas sepenuhnya. Dan sementara sebagian besar tim bekerja dari rumah untuk mendukung tujuan yang terakhir, papan tulis digital atau online telah menjadi alat yang sangat diperlukan bagi mereka.

Dalam posting ini, kami akan menunjukkan bagaimana Anda dapat menggunakan Creately – ruang kerja visual/papan tulis online untuk kolaborasi waktu nyata – untuk meningkatkan alur kerja tim jarak jauh melalui kolaborasi visual.

Pentingnya Kolaborasi Visual untuk Tim Jarak Jauh

Dalam hal kolaborasi, ada banyak cara dan alat untuk memfasilitasi prosesnya. Namun, kolaborasi melalui sarana visual menonjol karena beberapa alasan bagus.

• Otak kita dapat menangkap visual lebih cepat daripada ucapan atau teks. Jika ingin memperjelas sesuatu dengan cepat, lengkapi dengan visual berupa diagram, bagan, atau sketsa.
• Membantu mengatasi hambatan bahasa. Setiap orang memahami gambar atau diagram, dan menguraikan ide kompleks dengan visual, membantu semua orang mencernanya lebih cepat, apa pun bahasa yang mereka gunakan.
• Menyediakan struktur untuk diskusi, rapat, dan sesi perencanaan . Membuat sketsa ide, desain, sistem, atau proses menggunakan peta pikiran, mockup UI, diagram use case, atau diagram alur memberikan sesuatu yang abstrak bentuk yang tangguh yang dapat dipahami oleh siapa saja – bahkan seseorang dengan sedikit pengetahuan teknis.
• Ini meningkatkan memori. Ketika kita mendengar sesuatu, kita cenderung hanya mengingat 10%, tetapi disertai dengan visual, kita cenderung mengingat 65% informasi.
• Ini merangsang imajinasi maka inovasi. Ingin menghasilkan ide-ide baru lebih cepat? Mulailah dengan peta pikiran. Ini membantu menangkap aliran bebas pemikiran dan mengatur ide dengan cara yang bermakna.
• Membantu membangun pemahaman umum tentang gambaran yang lebih besar . Ketika setiap orang berkontribusi untuk menggambar sebuah ide di ruang bersama, itu membantu menyelaraskan visi dan pengetahuan mereka tentang konsep tersebut.
• Meningkatkan partisipasi dan keterlibatan. Papan tulis online memberi setiap orang akses ke ruang yang sama, memungkinkan mereka untuk mengekspresikan diri secara bebas melalui sarana visual.

Cara Menggunakan Creately untuk Meningkatkan Kolaborasi Jarak Jauh

Sebagai ruang kerja visual untuk kolaborasi, Creately dapat digunakan dalam beberapa cara untuk meningkatkan efisiensi oleh tim jarak jauh.

Brainstorming & Pengembangan Ide

Di kantor, sesi curah pendapat biasanya dilakukan di depan papan tulis. Tim jarak jauh sebagian besar menggunakan konferensi video atau platform obrolan untuk melakukan ini.

Kanvas online jauh lebih ramah curah pendapat daripada salah satu metode di atas. Ini memberi setiap orang akses ke ruang yang sama, memungkinkan mereka untuk berbagi dan mendiskusikan ide secara real-time.

Dengan Creately, Anda dapat memulai panggilan video di dalam aplikasi itu sendiri dan menyaksikan tim Anda menambahkan ide ke kanvas selama sesi. Untuk sesi brainstorming yang efektif di Creately,

• Buat dokumen, beri nama dan tambahkan kolaborator
• Mulailah dengan template yang sudah jadi seperti di bawah ini.

• Menugaskan seorang fasilitator untuk mengembangkan diagram dan mengorganisasikan ide-ide yang ditaruh di atas kanvas
• Kode warna diagram untuk menyoroti ide-ide yang ditambahkan oleh orang yang berbeda
• Gunakan kanvas yang sama untuk mendiskusikan, menyelesaikan, dan memprioritaskan ide-ide yang dikumpulkan
• Gunakan komentar untuk menambahkan catatan bagi siapa saja yang akan merujuk ke peta nanti
• Bagikan tautan dokumen di Slack, untuk memberi siapa pun akses cepat ke diagram

Lebih Banyak Sumber Daya

Panduan Penting tentang Cara Melakukan Brainstorming Online

Daftar Utama Teknik Visual Brainstorming Penting

Perencanaan Sprint

Papan tulis sangat penting untuk setiap pertemuan Perencanaan Sprint. Dan untungnya, dengan tersedianya papan tulis online, tim yang bekerja dari rumah masih bisa melakukan sesi seolah-olah berada di ruangan yang sama.

Untuk menggunakan Creately untuk Perencanaan Sprint secara efektif

• Siapkan template sebelum setiap sesi dan bagikan dengan tim Perencanaan Sprint lainnya. Anda juga dapat menggunakan template siap pakai yang tersedia di sumber daya di bawah ini.
• Tetapkan orang yang ditunjuk untuk menangani dan memperbarui template

Lebih Banyak Sumber Daya

Panduan Penting untuk Perencanaan Sprint dengan Work from Home Teams

Panduan Pemula Utama untuk Scrum

Rapat & Lokakarya Online

Dengan konferensi video bawaan, kanvas tanpa batas, kolaborasi waktu nyata, dan berbagai templat yang dapat diedit, Creately dapat mendukung seluruh proses menjalankan rapat atau lokakarya online.

Beberapa praktik terbaik untuk rapat online Creately meliputi,

• Siapkan template dan bagikan dengan tim sebelum rapat atau lokakarya

• Memperjelas pedoman tentang cara menggunakannya. Anda dapat menambahkan bagian pada template itu sendiri atau melakukannya secara terpisah
• Untuk memberikan akses yang mudah, buat mereka menggunakan integrasi Creately Google Drive yang memungkinkan Anda untuk mengontrol izin akses dari sana. Atau bagikan tautan edit yang diaktifkan di saluran Slack yang relevan.

Lebih Banyak Sumber Daya

Cara Menjalankan Rapat Jarak Jauh yang Produktif

Perencanaan proyek

Baik itu proyek pengembangan, desain, atau pemasaran, Anda dapat menggunakan Creately untuk berkolaborasi di sekitarnya menggunakan alat yang relevan.

Creately menawarkan akses ke 50+ jenis diagram termasuk diagram alur, diagram Gantt, diagram UML, maket UI, gambar rangka, peta pikiran, dll. Dan templat yang dibuat sebelumnya mencakup berbagai skenario dari piagam proyek hingga model pemasaran populer.

• Libatkan tim dalam semua pertemuan perencanaan. Masukan mereka dapat ditangkap secara efektif dengan memasukkan template perencanaan proyek Creately yang tercantum dalam Panduan Visual kami untuk Merencanakan Proyek
• Buat folder terpisah yang dibagikan dengan tim di Creately dan pindahkan semua dokumen terkait proyek ke dalamnya. Ini memungkinkan Anda untuk mempertahankan semua sumber daya di lokasi bersama.
• Gunakan bagan Gantt atau garis waktu proyek untuk menandai kemajuan tugas/proyek. Tetapkan tanggung jawab seseorang untuk memperbarui dokumen secara teratur.
• Bagikan kemajuan dengan pemangku kepentingan dengan mengirimkan tautan ulasan saja ke dokumen Creately yang relevan

Lebih Banyak Sumber Daya

Cara Efektif Mengelola Proyek dari Jarak Jauh

Panduan Mudah untuk Membuat Garis Waktu Proyek yang Efektif  

Panduan Mudah Membuat Piagam Proyek yang Sukses

Memahami Fase Siklus Hidup Manajemen Proyek

Apa Pendapat Anda tentang Kolaborasi Visual?

Visual membuat segalanya lebih baik. Kami berpikir bahwa Creately telah menetapkan ini sekarang. Pertanyaannya adalah bagaimana Anda menggabungkan kolaborasi visual untuk meningkatkan apa yang Anda lakukan.

Coba dan sertakan Creately dalam tugas harian Anda dan lihat bagaimana hal itu dapat membantu Anda meningkatkan alur kerja Anda. Beri tahu kami pengalaman Anda di bagian komentar di bawah.

Posting ini adalah bagian dari rangkaian kiat dan praktik terbaik bekerja dari rumah Creately. Topik lainnya termasuk

• Panduan Praktis untuk Bekerja dari Rumah sebagai Tim
• Panduan Penting tentang Cara Melakukan Brainstorming Online
• Cara Membuat Bekerja dari Tim Rumah Berkolaborasi Lebih Baik
• Panduan Utama untuk Melakukan Wawancara Jarak Jauh yang Sukses
• Praktik Terbaik Orientasi Karyawan Jarak Jauh
• 5 Alat Kolaborasi yang Kuat untuk Bekerja dari Tim Rumah
• Cara Melatih Karyawan Jarak Jauh | Praktik dan Alat Terbaik
• Panduan Manajer untuk Manajemen Tim Jarak Jauh
• Cara Menghindari Burnout WFH: Penyebab, dan Pencegahannya
• Tips Keamanan Siber Penting untuk Karyawan Bekerja dari Rumah