Apa itu Surat Bisnis: Jenis, Tips, dan Format

Surat bisnis penting untuk komunikasi profesional, memainkan peran penting dalam lanskap perusahaan. Dokumen formal ini berfungsi sebagai sarana terstruktur untuk menyampaikan informasi, permintaan, atau usulan antara individu, organisasi, atau pemangku kepentingan lainnya.

Surat bisnis mewujudkan standar kejelasan, profesionalisme, dan etiket, menjadikannya alat mendasar untuk komunikasi yang efektif dalam lingkungan bisnis. Pada artikel ini, Anda akan mempelajari lebih lanjut tentang penulisan surat bisnis, jenis-jenisnya, dan cara membuat surat untuk komunikasi profesional.

Apa itu Surat Bisnis dan Mengapa Penting?

Surat bisnis adalah jenis surat resmi yang digunakan oleh perusahaan untuk korespondensi profesional dengan klien, karyawan, pemangku kepentingan, atau individu lainnya. Surat bisnis dapat digunakan untuk berbagai tujuan seperti mempromosikan produk Anda, mengirim undangan acara, undangan kolaborasi perusahaan, ucapan syukur, dll.

Pentingnya surat bisnis terletak pada kenyataan bahwa surat tersebut merupakan metode formal untuk berbagi informasi melalui hubungan profesional yang dipelihara dengan klien dan organisasi. Selain itu, dibagikan dalam bentuk tertulis yang dapat digunakan sebagai referensi di masa depan untuk informasi yang dibagikan secara profesional.

Jenis Surat dalam Komunikasi Bisnis

Ada berbagai jenis surat bisnis yang tersedia yang dapat Anda gunakan untuk berkomunikasi secara profesional. Beberapa yang paling populer termasuk Surat Selamat Datang Memorandum Kantor, Surat Permintaan, Surat Pengumuman, Surat Penghentian, dll. Berikut adalah beberapa surat bisnis penting lainnya yang disebutkan secara rinci:

• Surat Pengantar: Merupakan surat bisnis yang dikirimkan oleh kandidat beserta resume saat melamar pekerjaan. Ini membantu kandidat dengan pengalaman profesional, kualifikasi, dan komunikasi tentang mengapa mereka tertarik dengan pekerjaan yang dilamar.
• Surat Rekomendasi: Surat rekomendasi diberikan kepada seseorang oleh profesional lain yang memverifikasi etika kerja, kualifikasi, dan keahliannya.
• Undangan Bisnis: Surat-surat ini adalah cara formal untuk menghubungi individu atau perusahaan untuk mengundang mereka ke suatu acara. Surat tersebut harus ditulis sedemikian rupa sehingga membangun kegembiraan dan antisipasi di antara para undangan.
• Surat Pengaduan: Jenis surat bisnis ini digunakan untuk menyampaikan kekhawatiran dan keluhan terkait suatu produk atau layanan. Hal ini digunakan untuk mengatasi masalah dan mencari solusi.
• Surat Pemesanan: Surat Pemesanan adalah surat resmi yang menyetujui jual beli barang dan jasa serta memuat spesifikasinya. Ini adalah dokumen hukum yang mencatat transaksi antara pihak-pihak yang terlibat.
• Surat Pengunduran Diri: Jenis surat ini digunakan oleh karyawan untuk memberi tahu atasannya tentang pengunduran diri mereka dan alasan di baliknya. Surat pengunduran diri memuat pernyataan pengunduran diri, alasan pengunduran diri, hari kerja terakhir, dan ucapan terima kasih.
• Surat Penawaran: Surat penawaran diberikan kepada kandidat setelah dia terpilih untuk posisi terbuka. Surat tersebut menjelaskan paket gaji, penunjukan, departemen yang ditempatkan, dan semua keuntungan yang akan dia dapatkan jika dia bergabung dengan perusahaan.
• Surat Penjualan: Surat penjualan dalam komunikasi bisnis digunakan untuk memperkenalkan produk atau layanan kepada pelanggan Anda. Tim penjualan sering menggunakan surat-surat ini untuk menghubungi calon pembeli atau mempromosikan produk ke klien yang sudah ada.

Format Surat Bisnis dan Cara Menulisnya

Menggunakan format yang tepat sangat penting untuk tampilan dan keterbacaan surat bisnis. Jika Anda berencana untuk menulis surat komunikasi bisnis, format surat komunikasi bisnis berikut akan membantu Anda dalam membuat dokumen yang efektif:

• Pembukaan: Pembukaan surat akan mencantumkan alamat surat Anda, tanggal lengkap, nama penerima, perusahaan, dan alamat. Lewati satu baris di antara alamat Anda, informasi penerima, dan tanggal. Anda perlu menambahkan alamat Anda jika Anda menggunakan kop surat yang memilikinya.
• Salam: Sapa penerima Anda melalui “Yang Terhormat, beserta gelar dan nama mendiangnya” Yang Terhormat Tuan Granger. Jika Anda tidak mengetahui jenis kelaminnya, sebutkan nama lengkapnya seperti “Dear Taylor Dean”. Pastikan untuk menambahkan titik dua saat salam berakhir.
• Isi: Mulailah paragraf pertama Anda dengan menyebutkan diri Anda dan maksud surat Anda. Paragraf berikutnya harus menyoroti rincian poin utama. Paragraf terakhir harus menyatakan kembali tujuan surat tersebut dan harus memberikan seruan untuk bertindak yang diperlukan.
• Penutup: Surat Anda harus diakhiri dengan penutup formal seperti “Hormat kami” atau “Hormat kami.” Jika suratnya informal, Anda dapat menggunakan penutup seperti “Hormat” atau “Salam.” Pastikan Anda menambahkan koma di akhir.
• Tanda tangan: Setelah ditutup, lewati empat baris dan tambahkan nama Anda. Selanjutnya, lewati satu baris lagi dan tambahkan jabatan dan nama organisasi Anda. Jika Anda mengirim salinan cetak, tandatangani nama Anda di kolom tersebut dengan tinta biru atau hitam.
• Lampiran: Di bawah ini, Anda perlu melampirkan dokumen dan mencantumkannya di sini dengan benar.

Tips Menulis Surat Bisnis

Saat menulis surat komunikasi bisnis, pastikan Anda memeriksa kebenaran semua informasi sebelum mengirimkannya. Selain itu, cobalah untuk tepat dan lengkapi surat Anda dalam satu halaman. Berikut beberapa tip lagi yang dapat Anda ikuti untuk menulis surat bisnis yang efektif:

• Jaga agar surat tetap singkat dan sederhana dan hindari penggunaan jargon teknis
• Gunakan nada yang tepat tergantung pada jenis suratnya seperti formal, informal, tegas, atau lucu.
• Periksa huruf-huruf tersebut beberapa kali untuk mengetahui kesalahan ejaan dan tata bahasa
• Rencanakan surat Anda dengan hati-hati dengan mencatat semua poin penting yang ingin dicakup dalam surat itu
• Koreksi isi surat dan hapus kata dan frasa yang tidak perlu
• Hindari penggunaan bahasa yang diskriminatif terhadap gender, ras, atau agama apa pun.

Templat Surat Bisnis

Berikut adalah beberapa templat surat bisnis paling umum yang dapat Anda gunakan untuk membuat surat komunikasi bisnis yang terlihat profesional.

1. Templat Surat Penjualan

Surat penjualan digunakan untuk meyakinkan pembaca agar mengambil tindakan tertentu, misalnya membeli suatu produk atau jasa. Surat penjualan yang ditulis dengan baik dapat menjadi alat yang hebat bagi bisnis untuk meningkatkan penjualan dan mengelola hubungan bisnis.

2. Templat Surat Penawaran

Surat penawaran ibarat dokumen formal yang berisi syarat-syarat kerja. Ini berfungsi sebagai kesepakatan antara karyawan dan pemberi kerja dengan rincian seperti gaji, tunjangan, dan rincian pekerjaan lainnya.

3. Templat Surat Rekomendasi

Surat rekomendasi adalah suatu dokumen yang ditulis oleh seseorang yang dapat memberikan kesaksian tentang keterampilan, kualifikasi dan karakteristik seseorang. Surat ini terutama digunakan untuk mendukung beasiswa, pekerjaan dan program akademik.

4. Surat Penghentian

Surat pemutusan hubungan kerja atau surat pemutusan hubungan kerja atau pemberitahuan pemutusan hubungan kerja adalah dokumen yang membahas berakhirnya hubungan kerja atau kemitraan bisnis lainnya antara dua pihak. Misalnya, pemberi kerja dapat memberikan surat pemutusan hubungan kerja kepada pekerjanya yang menyatakan bahwa ia telah diberhentikan dari pekerjaannya.

5. Templat Surat Pengaduan

Surat pengaduan adalah komunikasi tertulis yang menyampaikan kekhawatiran tentang produk atau layanan atau keluhan lainnya. Tujuan surat ini adalah untuk mencari penyelesaian atas masalah apa pun.

6. Surat Pengantar

Surat lamaran atau CV adalah surat satu halaman (250-350 kata) yang Anda lampirkan bersama resume Anda saat melamar pekerjaan. Dokumen persuasif ini menjelaskan mengapa Anda cocok untuk posisi atau pekerjaan tersebut.

7. Templat Surat Terima Kasih

Seperti namanya, surat ucapan terima kasih merupakan dokumen formal yang mengungkapkan apresiasi Anda atas bantuan atau tindakan seseorang. Anda dapat mengirimkan surat terima kasih setelah wawancara, pertemuan, atau setelah menerima hadiah atau tindakan kebaikan lainnya.

8. Undangan Bisnis

Undangan Bisnis atau Surat Undangan Bisnis adalah cara formal untuk mengundang orang, kelompok, perusahaan atau individu untuk menghadiri pertemuan atau acara.

Perangkat Lunak Teratas untuk Menulis Surat Komunikasi Bisnis

Ada berbagai jenis perangkat lunak yang menyediakan berbagai alat dan templat untuk menulis surat bisnis yang terlihat profesional. Templat yang disediakan alat ini memudahkan pembuatan surat bisnis dengan cepat. Berikut beberapa yang direkomendasikan:

• Microsoft Word
• Google Dokumen
• Penulis LibreOffice
• Halaman Apple
• Penulis OpenOffice

Kesimpulan

FAQ