Cara Mengelola Proyek Anda dengan Lebih Baik dengan Papan Kanban

Dikembangkan oleh Toyota pada tahun 1940-an sebagai sistem penjadwalan untuk melaksanakan manufaktur tepat waktu, papan Kanban kini telah menjadi alat yang sangat diperlukan di hampir setiap industri, khususnya dalam pengembangan perangkat lunak.

Baik untuk merencanakan liburan Anda berikutnya atau membangun aplikasi Anda berikutnya, papan Kanban dapat membantu proyek Anda tetap berjalan dan mencapai tujuan Anda secara efektif. Berikut panduan lengkap tentang cara menggunakan papan Kanban untuk mengelola proyek Anda dengan lebih baik.

Apa itu Kanban

Kanban adalah metodologi manajemen proyek tangkas umum yang dikembangkan untuk membuat proses lebih efisien. Ini adalah metode kontrol proses yang pada awalnya digunakan oleh perusahaan di industri produksi untuk mengelola stok mereka dengan lebih baik dan memungkinkan produksi yang tepat waktu.

Papan visual digunakan untuk mengatur seluruh proses Kanban dan merangkum proyek atau alur kerja. Sementara papan dibagi untuk mewakili tahapan atau langkah proses yang berbeda, kartu digunakan untuk menuliskan tugas. Kartu-kartu ini akan bergerak melalui tahapan proses di papan tulis saat setiap proyek selesai.

Tahap kerja papan Kanban akan berkembang dari kiri ke kanan dimulai dengan backlog dan diakhiri dengan tugas yang diselesaikan. Sementara tugas baru akan ditambahkan ke bagian bawah kolom backlog, yang di atas harus dikerjakan dan dipindahkan terlebih dahulu.

Dewan Kanban membantu manajer proyek mengelola inefisiensi proyek dengan membantu mereka memastikan bahwa ada batasan jumlah tugas yang diberi label di bawah kolom yang sedang berlangsung. Menerapkan batasan ini pada gilirannya membantu memastikan bahwa tim bekerja dengan efisiensi maksimum dan tidak melakukan banyak tugas dengan cara yang dapat melumpuhkan produktivitas mereka.

Papan Kanban membantu tim proyek;

• Identifikasi berbagai proses yang harus diselesaikan untuk mencapai tujuan akhir
• Lihat hambatan dalam proses dan temukan cara untuk menyelesaikannya sejak dini
• Pertahankan transparansi dan selaraskan tim dengan tujuan organisasi
• Lacak kemajuan pekerjaan di antara berbagai departemen
• Merampingkan rapat tim dan komunikasi dengan papan Kanban yang dengan jelas menampilkan status tugas, tanggal jatuh tempo, dan pemilik

Fitur Kanban

Fitur utama yang membantu membedakan Kanban dari metodologi manajemen proyek lainnya adalah sebagai berikut;

• Tidak ada peran yang telah ditentukan sebelumnya dalam sebuah tim; bukan anggota tim didorong untuk membantu setiap kali anggota tim lain jatuh di belakang tugas-tugas mereka.
• Produk dikirimkan sesuai kebutuhan dan tidak ada jangka waktu tertentu kapan fitur harus diselesaikan. Meskipun ada tanggal jatuh tempo, mereka ditentukan oleh kebutuhan aktual daripada tenggat waktu yang ditetapkan.
• Anggota tim hanya akan mulai mengerjakan fitur baru ketika mereka telah menyelesaikan dan mengirimkan fitur sebelumnya.
• Karena sebagian besar perubahan dilakukan di tengah-tengah Kanban, ini memungkinkan perbaikan berkelanjutan sebelum proyek ditutup.

Salah satu alasan Kanban menjadi populer di antara tim di seluruh dunia adalah karena tampilannya yang sangat visual. Sementara sebagian besar pendekatan manajemen proyek yang gesit memiliki papan visual yang disertakan dalam praktiknya, Kanban menempatkan teknik visual sebagai inti dari segala sesuatu di organisasi Anda. Papan Kanban membuat representasi visual dan warna-warni dari kemajuan yang Anda dan tim Anda buat dalam proyek.

Cara Membuat Papan Kanban yang Efektif

Pilih Alat Anda untuk Membuat Papan

Anda dapat menggunakan papan fisik atau membuatnya di platform digital. Sementara papan fisik mungkin cocok untuk tim yang colocated, papan digital mungkin lebih bermanfaat untuk tim jarak jauh.

Beberapa alat online yang dapat Anda pertimbangkan adalah,

Buatan

Creately adalah ruang kerja visual untuk kolaborasi. Ini dilengkapi dengan kanvas tak terbatas dan kemampuan diagram yang kuat. Ini memfasilitasi kolaborasi waktu nyata melalui pengeditan sinkron, pelacakan mouse langsung, pratinjau perubahan yang disinkronkan, utas diskusi komentar, dan konferensi video dalam aplikasi. Ini dapat berfungsi sebagai papan tulis online tempat Anda dapat membuat dan mengelola papan Kanban Anda. Dengannya Anda dapat memusatkan semua dokumen yang terkait dengan proyek untuk akses dan kolaborasi yang mudah; papan Kanban intuitif, menautkan kartu ke file, dengan mudah menyematkan papan Kanban Anda di halaman Confluence dengan perubahan yang tercermin secara real-time dan banyak lagi.

Trello

Trello adalah aplikasi manajemen proyek Kanban berbasis web. Menawarkan papan, daftar, dan fungsi kartu yang memetakan dengan sempurna ke sistem Kanban. Anda dapat melampirkan file ke kartu, membagi tugas menjadi subtugas dengan daftar periksa, menetapkan tugas ke anggota dan memberi tahu mereka, dan berkolaborasi secara waktu nyata dengan tim saat Anda mengerjakan proyek.

favorit

Favro adalah platform perencanaan dan kolaborasi yang gesit, berbasis cloud, yang digunakan oleh tim untuk mengatur diri mereka sendiri seputar apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya. Meskipun alat ini menawarkan banyak cara untuk memvisualisasikan alur kerja Anda, salah satunya adalah tampilan Kanban di mana Anda dapat memvisualisasikan pekerjaan dengan kartu yang mengalir dari kiri ke kanan di papan. Anda dapat menetapkan anggota, menambahkan daftar periksa dan dengan mudah melacak kemajuan proyek.

asana

Asana adalah perangkat lunak manajemen proyek populer lainnya yang dapat Anda gunakan untuk membuat dan mengelola papan Kanban secara online. Dengannya, Anda dapat mengelola permintaan kerja, mengatur alur kerja, dan merencanakan peta jalan produk.

Alat lain untuk membuat papan Kanban online termasuk Basecamp, Jira, dan Airtable.

Buat Papan Kanban Anda

Papan Kanban secara vertikal dibagi menjadi kolom yang mewakili tahapan proses yang berbeda. Setelah papan dibuat, tentukan tahapan proses yang berbeda ini;

• To-do – berisi backlog tugas yang harus dikerjakan
• Dalam proses – terdiri dari tugas-tugas yang sedang dikerjakan
• Selesai – tugas yang sudah selesai dipindahkan ke kolom ini

Meskipun ini adalah status paling dasar yang dapat ditambahkan ke papan Kanban Anda, berdasarkan sifat proyek dan tim Anda serta cara kerjanya, Anda dapat menyertakan kolom tambahan seperti 'sedang ditinjau', 'dibatalkan', atau ' ditolak'.

Tugas di kolom to-do disusun berdasarkan prioritas dari atas ke bawah. Saat slot di kolom yang sedang berlangsung terbuka, tugas yang harus dilakukan dengan prioritas tertinggi dapat dipindahkan. Dengan demikian Kanban Anda memberikan gambaran yang jelas tentang tugas proyek dan kemajuannya, memungkinkan Anda mengidentifikasi kemacetan dengan mudah.

Tetapkan Batas yang Jelas untuk WIP

Batas pekerjaan dalam proses merupakan komponen penting dari sistem Kanban. Istilah ini cukup jelas; mengacu pada batas jumlah tugas yang dapat berada di kolom yang sedang berlangsung di papan Kanban pada waktu tertentu. Ketika batas WIP telah tercapai, tugas baru tidak boleh ditambahkan. Ini membantu memastikan bahwa tim bekerja dengan potensi penuh mereka tanpa melakukan banyak tugas.

Meskipun jumlah pastinya akan bervariasi berdasarkan jumlah anggota dalam tim Anda, efisiensi mereka, atau ukuran proyek Anda, pertimbangkan kapasitas kerja tim Anda saat ini sebelum memutuskan batas WIP yang baik. Tujuan dari batas WIP adalah untuk memastikan bahwa setiap orang memiliki cukup pekerjaan untuk dilakukan, tetapi tidak melakukan banyak tugas atau duduk diam saat pekerjaan mereka sedang ditinjau. Namun, setelah batas ditetapkan, amati proses kerja dan sesuaikan batas WIP seperlunya.

Tambahkan Kartu

Dengan pengaturan papan, selanjutnya adalah menambahkan kartu. Sebuah kartu dapat berisi informasi seperti;

• Deskripsi singkat tentang item
• Status
• Pemilik
• Tanggal jatuh tempo

Tempatkan kartu di papan berdasarkan prioritas dan jadwalnya untuk tugas atau proyek yang relevan; dengan item yang paling kritis di bagian atas kolom dan sisanya mengalir berdasarkan urutan kepentingannya.

Sebuah kartu hanya boleh mewakili satu item. Jika cakupan kartu tampaknya terlalu luas, bagilah menjadi beberapa kartu.

Tetapkan Harapan

Tentukan siapa yang memiliki wewenang untuk menambah, mengatur ulang, menghapus, atau memindahkan kartu Kanban. Batasi jumlah orang yang bisa untuk menghindari kebingungan. Meskipun Anda dapat menetapkan satu orang dengan hak edit, jika orang lain ingin membuat perubahan, mereka dapat menyampaikannya kepadanya.

Penting juga untuk memperjelas tujuan dan tujuan dewan Kanban. Agar tim Anda dapat mengandalkannya, mereka harus terlebih dahulu mengenali nilainya.

Kumpulkan Umpan Balik

Saat organisasi tumbuh, produk berubah, dan tim berkembang, prosesnya mungkin perlu beradaptasi.

Renungkan proses Kanban dari waktu ke waktu. Kumpulkan umpan balik dan saran dari pemangku kepentingan dan buat penyesuaian pada dewan Kanban Anda untuk melayani kebutuhan tim dan organisasi Anda dengan lebih baik.

Praktik Terbaik untuk Menggunakan Papan Kanban

Kanban paling baik diterapkan pada proyek dengan rentang prioritas yang lebih luas yang mungkin sering berubah seiring waktu. Berikut adalah beberapa praktik terbaik yang dapat Anda gunakan untuk menjalankan proyek Anda secara lebih efisien dengan Kanban.

Mulailah dengan Apa yang Anda Ketahui

Saat menyiapkan proses Kanban di organisasi Anda, mulailah dengan apa yang sudah Anda ketahui. Meskipun Kanban dapat digabungkan dengan metode manajemen proyek lainnya, ambil alur kerja Anda yang ada dan coba dan sesuaikan dengan konsep penggunaan papan Kanban. Anda juga dapat terus menggunakan proses dan judul saat ini.

Ini akan membantu lebih meningkatkan alur kerja itu sendiri dengan memberikan representasi visual yang jelas kepada tim tentang apa yang sedang mereka kerjakan.

Sederhanakan Hal

Jangan menambahkan terlalu banyak kolom ke papan Kanban yang membuatnya terlalu rumit dan akhirnya menyebabkan kebingungan. Oleh karena itu pertahankan jumlah kolom seminimal mungkin agar terlihat lebih menarik.

Pada saat yang sama, hindari menambahkan tugas yang belum sepenuhnya didiskusikan dengan tim, ke dewan. Gagal melakukannya hanya akan menciptakan lebih banyak kebingungan di antara anggota tim dan mengurangi fokus dan produktivitas mereka.

Namun, papan Kanban yang terlalu sederhana juga dapat menimbulkan kebingungan, karena papan yang terlalu sederhana – kurang informasi yang cukup – dapat meninggalkan ruang untuk salah tafsir.

Kerjakan Yang Paling Penting Dulu

Selama proyek Kanban, segala sesuatunya dilakukan dengan basis just-in-time. Sambil memastikan bahwa tim memiliki pekerjaan yang cukup, Anda tidak boleh merencanakan terlalu banyak pekerjaan sebelumnya. Hal ini memungkinkan pemangku kepentingan dan pemilik produk untuk segera membuat keputusan prioritas dan memberikan ruang bagi tim untuk beradaptasi dengan perubahan kebutuhan.

Dengan memprioritaskan mengerjakan tugas yang paling penting terlebih dahulu dan hanya melakukan apa yang diperlukan, tim dapat secara efektif menghilangkan pemborosan. Misalnya, jika pengguna tidak terlalu tertarik dengan fitur produk tertentu yang seharusnya dikerjakan oleh tim, Anda dapat memprioritaskan fitur lain yang memiliki lebih banyak permintaan dari pelanggan.

Libatkan Tim

Libatkan anggota dari semua tim/departemen saat menentukan alur kerja dan aktivitas terkait saat menyiapkan papan Kanban. Misalnya, ketika mendefinisikan kolom papan Kanban, selain yang jelas, mungkin ada pembeda yang akrab dengan departemen lain atau sub-kolom yang mewakili tahapan internal dari proses tertentu dalam alur kerja departemen mereka.

Ini akan memungkinkan Anda membuat papan Kanban yang berarti bagi semua pemangku kepentingan.

Siap Membuat Papan Kanban Anda Sendiri?

Papan Kanban memanfaatkan kekuatan manajemen proyek visual untuk memaksimalkan efisiensinya, mengurangi kemacetan, dan memberikan produk berkualitas tinggi secara terus-menerus. Ini adalah metode yang mudah diterapkan dan digabungkan dengan hampir semua metode manajemen proyek lain yang mungkin digunakan organisasi Anda. Anda dapat dengan mudah menerapkannya untuk mengelola proses Anda dengan sedikit perubahan pada aktivitas operasional tim yang ada.

Kami berharap panduan ini membantu Anda mempelajari apa itu papan kanban dan membuatnya untuk organisasi Anda secara efektif. Bagikan pengalaman Anda di komentar di bawah.