Panduan Mudah Membuat Piagam Proyek yang Sukses

Salah satu langkah pertama dalam fase siklus hidup manajemen proyek adalah mengembangkan piagam proyek. Ini membantu memberi tahu semua orang dalam tim apa yang menjadi tanggung jawab mereka dan apa yang perlu dilakukan.

Mari kita tentukan piagam proyek dan diskusikan cara membuatnya. Kami telah menambahkan beberapa templat piagam proyek yang berguna yang akan membantu Anda memulai proyek Anda. Sesuaikan sesuai keinginan Anda dan ekspor sebagai gambar atau SVG untuk ditambahkan ke presentasi atau dokumen.

Apa itu Piagam Proyek?

Piagam proyek adalah dokumen yang menjabarkan visi proyek, ruang lingkup, tujuan, tim proyek, dan tanggung jawab mereka, pemangku kepentingan utama, dan bagaimana hal itu akan dilakukan atau rencana implementasi. Ini juga dikenal sebagai pernyataan proyek dan laporan definisi proyek.

Ini membantu menentukan tingkat otoritas manajer proyek dan arah proyek.

Sebuah piagam proyek

• Menjelaskan tujuan dan hasil proyek
• Secara hukum mengizinkan dimulainya proyek
• Membantu melacak tenggat waktu proyek
• Membantu mengidentifikasi kendala dan risiko dan menentukan tindakan pencegahan
• Menguraikan gambaran umum anggaran
• Membantu menyelaraskan tujuan proyek dengan kepentingan pemangku kepentingan

Piagam Proyek vs Rencana Proyek

Piagam proyek adalah dokumen inisiasi tingkat tinggi yang hanya terdiri dari beberapa halaman. Ini daftar tujuan proyek, ruang lingkup, visi, tim, dan tanggung jawab mereka dan pemangku kepentingan.

Sebuah rencana proyek, di sisi lain, adalah dokumen rinci yang menjelaskan bagaimana mencapai tujuan proyek. Ini menjelaskan hasil proyek, rencana aksi, sumber daya yang dibutuhkan, dan tonggak sejarah.

Bagaimana Mengembangkan Piagam Proyek

Di sini kita akan melihat cara membuat piagam proyek sambil mengidentifikasi elemen kuncinya.

1. Identifikasi Visi Proyek

Visi proyek diungkapkan melalui tujuan akhir dan tujuannya. Dapat dibagi menjadi,

Ruang Lingkup: Jelaskan batas-batas proyek dalam hal tujuan proyek, hasil, biaya, tenggat waktu dan pekerjaan yang harus dilakukan. Mendefinisikan ruang lingkup proyek di awal siklus hidup proyek penting karena akan berdampak pada biaya dan jadwal proyek.

Tujuan: Saat menetapkan tujuan, pastikan bahwa tujuan tersebut mematuhi kriteria SMART, atau dengan kata lain bahwa tujuan tersebut spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan tepat waktu. Dengan mempertimbangkan tujuan keseluruhan organisasi, tetapkan sekitar 5 tujuan yang harus dicapai pada akhir proyek.

Hasil Kerja: Buat daftar hasil yang akan dihasilkan di akhir setiap pencapaian tujuan yang berhasil.

2. Identifikasi Pemangku Kepentingan dan Pelanggan

Stakeholder adalah individu yang memiliki kepentingan atau kepentingan utama dalam keberhasilan penyelesaian proyek. Mereka bisa berada di dalam atau di luar perusahaan dan termasuk mereka yang mendanai proyek Anda serta anggota tim dan klien.

Anda dapat menggunakan peta pemangku kepentingan seperti di bawah ini untuk mengkategorikan pemangku kepentingan dan membuat informasi di tangan Anda lebih rapi dan mudah dipahami.

3. Buat Bagan Organisasi

Sekarang setelah Anda mengidentifikasi tim proyek, jelaskan tanggung jawab mereka.

Gunakan bagan organisasi untuk mencantumkan nama, peran, dan tanggung jawab mereka. Pada saat yang sama, Anda dapat menyoroti hubungan pelaporan di antara anggota dengan bantuan garis penghubung.

4. Tentukan Tonggak Proyek

Milestones mewakili peristiwa penting dalam siklus hidup proyek dan mencakup tanggal mulai dan berakhirnya proyek, keberhasilan penyelesaian kiriman utama, dll.

5. Buat Rencana Sumber Daya

Buat daftar semua sumber daya yang Anda butuhkan untuk proyek tersebut; peralatan, mesin, orang, material, dll. Ini dapat membantu Anda dalam mengalokasikan anggaran.

6. Tetapkan Anggaran untuk Proyek

Buat daftar pengeluaran yang harus ditanggung organisasi Anda untuk melaksanakan rencana tersebut. Karena biaya ini dapat berubah selama proyek, Anda dapat membuat perkiraan kasar. Juga, catat orang yang akan bertanggung jawab untuk mengesahkan persetujuan pengeluaran.

7. Buat Daftar Ketergantungan, Kendala, dan Risiko

Dependensi: Identifikasi dan buat daftar dependensi proyek, atau aktivitas yang akan berdampak pada inisiasi atau penyelesaian tugas lain.

Kendala: Cari tahu faktor-faktor yang akan menghambat kemajuan hasil proyek. Misalnya, kurangnya sumber daya atau waktu.

Risiko: Risiko dapat terjadi selama setiap tahap siklus hidup proyek. Penting bagi Anda untuk mengidentifikasi ini sebelumnya dan telah mengambil tindakan pencegahan. Berikut adalah beberapa teknik manajemen risiko hebat yang akan berguna di sini.

8. Susun Rencana Pelaksanaan

Di sinilah Anda akan menyusun rencana tindakan, menyoroti tanggal atau tonggak penting.

Visualisasikan Piagam Proyek Anda

Biasanya, piagam proyek mencakup 5-6 halaman. Ini adalah salah satu alasan utama mengapa mereka diabaikan dalam proses manajemen proyek. Cara yang lebih mudah untuk menulis piagam proyek yang dapat dibaca dan dipahami semua orang dengan cepat, dengan sedikit usaha adalah melalui visualisasi.

Piagam proyek yang menggabungkan elemen grafis seperti di bawah ini membantu Anda menyatukan semua elemen piagam proyek ke dalam satu halaman. Mereka mudah dibaca dan menyenangkan secara visual.

Berikut ini adalah beberapa contoh bagaimana Anda dapat memvisualisasikan piagam proyek Anda. Anda dapat mengeditnya secara online untuk menambah atau menghapus elemen dan menyesuaikannya berdasarkan kebutuhan proyek Anda. Unduh sebagai SVG atau sebagai gambar untuk ditambahkan ke presentasi, situs web, wiki perusahaan, dokumen, dll.

Templat 1

Templat 2

Templat 3

Apa Pendapat Anda tentang Panduan ini?

Sepanjang siklus hidup proyek, piagam proyek memainkan peran penting dalam menjaga segala sesuatunya tetap pada jalurnya. Dalam panduan ini, kami telah membahas apa itu piagam proyek, cara membuatnya bersama dengan beberapa templat piagam proyek yang dapat diedit.

Adakah praktik terbaik yang Anda ikuti saat membuat piagam proyek? Bagikan dengan pembaca kami di bagian komentar di bawah.