Apa itu jadwal proyek dan untuk apa? | #18 Memulai manajemen proyek

Setelah proyek menerima persetujuan pemangku kepentingan, sekarang saatnya untuk menyiapkan jadwal. Bahkan sebelum tim proyek bertemu untuk pertama kalinya, Manajer Proyek menyiapkan struktur proyek.

Jadwal proyek – daftar isi:

1. Perkenalan
2. Bagaimana cara membuat jadwal proyek?
3. Bagaimana jadwal proyek berbeda dari rencana proyek?
4. Contoh jadwal proyek
5. Ringkasan

Perkenalan

Jadwal proyek adalah dokumen umum yang memungkinkan Anda memiliki ikhtisar tugas individual yang ditujukan untuk pelaksanaan yang sedang berlangsung. Ini terkandung dalam backlog terperinci, atau disajikan di papan kanban. Jadwal tersebut mencakup tonggak sejarah, tugas, dan peristiwa penting serta perspektif tentang di mana proyek berada di jalan untuk mencapai tujuan.

Paling sering, jadwal adalah visualisasi tentang bagaimana tujuan proyek bergantung satu sama lain dan dalam urutan apa untuk melanjutkan. Jadwal proyek juga menunjukkan kerangka waktu dengan tanggal yang ditetapkan

Bagaimana cara membuat jadwal proyek?

Saat membuat jadwal, yang terbaik adalah mengambil pendekatan dari bawah ke atas. Bagilah keseluruhan proyek menjadi blok atau area masalah utama. Ini bisa berupa area umum seperti pembangunan tim, desain UX, pekerjaan pemrograman, atau pemasaran. Jadwal proyek paling mudah disiapkan menggunakan perangkat lunak khusus. Ini akan memungkinkan:

• penambahan dan pengelompokan acara yang mudah , serta membuat perubahan – misalnya, mungkin kami membagi tugas yang dipisahkan sebagai desain UX menjadi kelompok desain visual dan persiapan teks yang terpisah. Dengan perangkat lunak, kita dapat melakukan ini dengan beberapa klik, alih-alih mengatur ulang file teks atau spreadsheet,
• visualisasi durasi setiap tugas – sehingga kami dapat dengan mudah menjadwalkan tugas dengan mempertimbangkan ketersediaan orang dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikannya,
• menunjukkan saling ketergantungan antar tugas – menyiapkan peringatan tentang ketergantungan adalah fitur yang sangat berguna yang tersedia di beberapa program, berkat itu kami yakin tidak ada yang akan menyelesaikan pekerjaan di gedung yang instalasinya belum dipasang.

Ini akan membuat jadwal dapat dibaca oleh semua pihak. memperbarui dan melengkapinya.

Jadwal paling sering diwakili oleh tampilan berikut:

• kalender yang dapat diskalakan – dengan tugas yang ditandai untuk diselesaikan; menggunakan kalender, lebih mudah daripada tampilan lain untuk merencanakan, seperti menugaskan pekerjaan ke orang tertentu dan menjadwalkan rapat,

• bagan Gantt atau visualisasi tugas serupa pada garis waktu – tampilan umum yang menunjukkan seluruh durasi proyek adalah jadwalnya, sementara versi yang diperluas digunakan untuk membuat dan merinci rencana proyek,
• peta epik, juga dikenal sebagai tugas agregat – yaitu, visualisasi yang menunjukkan, antara lain, persentase tugas yang terkait dengan area tertentu dari pelaksanaan proyek, misalnya, epik “pengujian” dapat mencakup tugas yang terkait dengan pengujian internal prototipe perangkat lunak, serta pengujian akhir di situs klien.

Bagaimana jadwal proyek berbeda dari rencana proyek?

Jadwal berbeda dari rencana proyek terutama dalam tujuan dan tingkat detailnya. Jadwal adalah kerangka proyek yang terutama menggambarkan area utama dan tonggak pencapaiannya. Tujuannya adalah untuk menguraikan gambaran yang jelas dan disederhanakan dari keseluruhan proyek. Namun, rencana proyek dibuat untuk membedah implementasi setiap tugas, hingga detail terkecil yang layak ditulis.

Jadwal menjawab pertanyaan tentang apa yang kami terapkan. Di sana kita akan menemukan pedoman umum untuk durasi berbagai tahapan proyek dan penandaan momen-momen penting. Rencana proyek, di sisi lain, berfungsi untuk menjelaskan bagaimana melaksanakan setiap tugas.

Dari jadwal yang baik, mudah untuk membaca jalur menuju realisasi tujuan proyek, karena hanya menunjukkan tonggak yang menyajikan momen implementasi yang paling umum dan penting. Namun, berkat perangkat lunak manajemen proyek, garis antara jadwal dan rencana proyek menjadi sangat cair. Hal ini karena banyaknya cara memvisualisasikan data memungkinkan untuk beralih secara mulus antara tampilan mendetail dari tugas individu dan gambaran paling umum dari jadwal keseluruhan proyek.

Contoh jadwal proyek

Bayangkan kita ingin mengimplementasikan proyek untuk menghadirkan game petualangan yang berlangsung dalam realitas virtual di pameran internasional.

Untuk membuat jadwal, kita perlu menandai tanggal-tanggal penting – awal proyek, tenggat waktu pendaftaran peserta pameran, serta tanggal pameran dan akhir proyek. Langkah selanjutnya adalah menentukan tujuan dan memasukkannya ke dalam program yang dipilih sebagai tugas ringkasan, epik, atau mungkin tag. Dalam contoh kita, ini akan mencakup:

• Persiapan game – epik akan mencakup tugas-tugas seperti persiapan versi uji stabil dari game yang dapat tersedia untuk umum, pengujian, pemasangan pada perangkat keras yang akan tersedia di pameran
• Persiapan stan – persiapan peralatan, materi promosi, kompetisi untuk pengunjung, pembelian dan pengamanan peralatan
• Merencanakan perjalanan – memesan hotel, membeli tiket acara, menyediakan transportasi
• Analisis keberhasilan presentasi saat kembali – apakah game berhasil menarik jumlah pelanggan yang diharapkan, apakah berhasil menjalin kontak bisnis dan kemitraan, serta sesuai dengan anggaran yang dialokasikan untuk promosi

Setiap epos mungkin memiliki pengawas – ditunjuk untuk bertanggung jawab atas seluruh pelaksanaannya. Namun, dalam banyak proyek, orang ini adalah Manajer Proyek, sementara anggota tim hanya bertanggung jawab atas tugas individu.

Langkah selanjutnya menyangkut menandai tonggak sejarah. Penyelesaian setiap tonggak kemungkinan akan terdiri dari tugas-tugas milik beberapa epos. Jika tonggak pertama adalah penerimaan presentasi untuk pameran dagang oleh penyelenggara acara, itu akan mencakup tugas-tugas yang termasuk dalam kelompok "jaringan", "persiapan permainan", dan "persiapan presentasi", antara lain.

Jadwal untuk setiap proyek dikembangkan secara individual. Meskipun Anda dapat membantu diri Anda sendiri dengan template yang sudah jadi, mungkin masih memerlukan modifikasi yang signifikan. Peningkatan terbesar adalah penggunaan jadwal Anda yang dibuat sebelumnya pada proyek serupa.

Ringkasan

Jadwal yang disiapkan dengan baik di awal proyek sangat memudahkan pekerjaan. Ini tidak hanya melayani Manajer Proyek, yang berkat itu memperoleh wawasan tentang strategi tindakan tetapi juga tim proyek, yang dapat dengan mudah melihat pada tahap apa pekerjaan dilakukan dan apa tujuannya. Jadwal juga merupakan alat yang berharga yang mendukung transparansi implementasi karena memungkinkan pemangku kepentingan untuk melihat struktur proyek dan secara mandiri membandingkan status implementasi dengan tujuan proyek yang telah ditetapkan.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting

Memulai manajemen proyek:

1. Apa itu proyek?
2. Apa itu manajemen proyek?
3. Bagaimana mengelola proyek?
4. Metode manajemen proyek
5. Jenis proyek
6. 4 contoh proyek
7. Prioritas proyek
8. Area kegiatan proyek
9. Definisi sukses dalam manajemen proyek
10. Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek?
11. Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik?
12. Gambaran umum perangkat lunak manajemen proyek
13. Siklus hidup proyek
14. Untuk apa visi proyek?
15. Tujuan proyek. Apa itu dan bagaimana mendefinisikannya dengan baik?
16. Fase inisiasi proyek - apa yang harus diperhatikan?
17. Domain perencanaan dalam manajemen proyek
18. Apa itu jadwal proyek dan untuk apa?
19. Bagaimana cara menggunakan tonggak dalam suatu proyek?
20. Eksekusi projek
21. Bagaimana mempersiapkan rencana kontinjensi proyek yang sukses?
22. Pentingnya penutupan proyek
23. Kegagalan proyek. 5 alasan mengapa proyek gagal
24. 4P manajemen: proyek, produk, program, dan portofolio
25. Tugas dan tanggung jawab paling penting dari Manajer Proyek
26. Keterampilan manajer proyek yang paling berguna
27. Bagaimana cara menjadi manajer proyek?
28. 5 buku yang harus dibaca setiap manajer proyek
29. Bagaimana cara mengatur tim proyek?
30. Struktur rincian kerja - bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan dalam sebuah proyek?
31. Bagaimana cara memimpin tim selama hybrid work?
32. Tantangan yang dihadapi manajer proyek saat bekerja dengan tim
33. Jenis pertemuan proyek
34. Pemantauan proyek. Parameter apa yang harus diperhatikan?
35. Cara menulis yang menarik
36. Bagaimana cara menentukan ruang lingkup proyek dan menghindari creep ruang lingkup?
37. Studi kelayakan – bisakah kita mengimplementasikan proyek ini?
38. Analisis risiko dalam proyek dan alat untuk memfasilitasinya
39. Bagaimana cara membuat piagam proyek?
40. Apa itu daftar pemangku kepentingan?
41. Bagan Gantt dalam perencanaan manajemen proyek
42. Bagaimana cara membuat anggaran proyek?
43. Manajemen waktu dalam proyek
44. Bagaimana cara membuat daftar risiko proyek?
45. Strategi manajemen risiko proyek
46. Pemasaran proyek
47. Sumber dan area perubahan dalam proyek
48. Model perubahan manajemen proyek
49. Apa setelah Agile? Metode dalam manajemen proyek