Apa itu bagan organisasi?

Apa yang diperlukan agar sebuah perusahaan atau lembaga – terlepas dari ukurannya – agar dapat berfungsi secara efektif dan harmonis, serta mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara bergantian? Anda mungkin akan menyebutkan berbagai elemen mulai dari tim yang dipilih dengan baik dengan kompetensi yang diperlukan, strategi tindakan yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan kelompok sasaran atau memperoleh semua sumber daya yang diperlukan.

Namun, ada satu lagi elemen yang sangat penting yang mungkin Anda abaikan – struktur efisien yang dibangun oleh perusahaan atau organisasi. Struktur ini terdiri dari ketergantungan dan tanggung jawab yang secara efektif divisualisasikan melalui apa yang disebut bagan organisasi. Di bawah ini kami menjelaskan apa sebenarnya alat ini, serta menunjukkan manfaat apa yang didapat dari penggunaannya bagi perusahaan dan institusi yang beroperasi di berbagai industri.

Bagan organisasi – atau apa?

Bagan organisasi bukan sekedar gambar yang sederhana dan lugas, namun merupakan alat manajemen yang kompleks untuk menggambarkan – namun yang terpenting memahami – struktur suatu perusahaan, institusi, atau entitas lainnya. Ini adalah visualisasi grafis dari hierarki (dari tingkat tertinggi hingga terendah), pembagian tanggung jawab serta hubungan antara berbagai entitas (tim atau individu yang berbeda).

Ini merupakan sarana yang berguna bagi karyawan (terutama mereka yang baru memulai), karena membantu mereka melihat struktur perusahaan atau institusi dengan mendefinisikan secara jelas peran setiap unit serta ruang lingkup tanggung jawab dan kompetensi mereka. Hal ini juga dapat berguna bagi pihak luar (seperti calon investor atau mitra) yang ingin mengetahui bagaimana suatu perusahaan atau institusi beroperasi. Oleh karena itu, inti dari bagan organisasi terletak pada memastikan transparansi dan pengelolaan sumber daya yang efektif

Apa isi bagan organisasi?

Ada berbagai jenis alat yang dijelaskan (dari hierarki, fungsional, hingga matriks, yaitu berfokus pada proyek yang sedang berjalan). Elemen apa saja yang disertakan bergantung pada kasus spesifik (terutama ukuran entitas dan industri di mana entitas beroperasi). Namun paling sering, ini mencakup informasi tentang elemen-elemen seperti:

• eksekutif – di bagian tertinggi visualisasi ditempatkan pada posisi eksekutif terpenting yang bertanggung jawab untuk mengambil keputusan penting mengenai keseluruhan perusahaan atau institusi. Di sini biasanya muncul orang-orang seperti presiden, wakil presiden, manajer umum (di bidang SDM, pemasaran, pengembangan, penjualan, dll.), dan terkadang manajer puncak,
• divisi atau departemen individual – setiap departemen (misalnya, pemasaran, SDM, TI, penjualan, hukum dan kepatuhan, dll.) diwakili oleh blok terpisah, dan di dalamnya terdapat posisi dan peran individu (di dalam departemen mungkin juga terdapat tim yang bertanggung jawab untuk area tertentu, misalnya departemen pemasaran, tim komunikasi, kinerja dan penjangkauan),
• Perincian posisi – dalam setiap departemen atau divisi, posisi spesifik yang ada di perusahaan atau institusi juga dicantumkan (mulai dari direktur hingga spesialis senior dan junior, hingga pekerja magang dan peserta pelatihan), seringkali dengan tanggung jawab yang diberikan kepada mereka,
• jalur komunikasi dan subordinasi – sebagai bagian dari representasi grafis struktur, juga ditunjukkan siapa yang bertanggung jawab melaporkan kegiatannya dan kepada siapa laporan tersebut harus diserahkan,
• kunci/legenda – visualisasi grafis seringkali juga menyertakan kunci atau legenda yang menjelaskan arti berbagai simbol dan garis yang digunakan dalam diagram. Hal ini memudahkan semua pengguna untuk melihat struktur dan memahami arti dari semua elemen yang berbeda.

Mengapa sebuah perusahaan harus memiliki bagan organisasi?

Apa gunanya menyiapkan bagan organisasi? Pertama, dengan cara ini karyawan dapat lebih mudah memahami posisi mereka dalam struktur – mereka mengetahui apa tugas mereka, kepada siapa sebenarnya mereka bertanggung jawab (baik di tingkat dasar maupun di tingkat yang lebih tinggi) dan kepada siapa mereka dapat berpaling jika ada masalah.

Terlebih lagi, jika mereka memerlukan dukungan seseorang dari departemen lain, mereka dapat memeriksa sendiri di bagan organisasi siapa yang bertanggung jawab atas bidang tertentu dan memastikan (dalam banyak kasus) bahwa mereka telah merujuk masalah tersebut kepada orang yang tepat. Dengan cara ini, jalur komunikasi dan tanggung jawab yang jelas membantu menghindari kebingungan dan penghentian pekerjaan. Pada saat yang sama, visualisasi grafis yang dijelaskan juga memungkinkan untuk mengidentifikasi area di mana terdapat kesenjangan atau terlalu banyak beban kerja, sehingga memungkinkan distribusi aktivitas yang lebih efisien.

Bagan organisasi – ringkasan

Mengingat manfaat yang tercantum di atas, kita dapat mengatakan bahwa mengelola perusahaan, institusi, atau entitas lain tanpa bagan organisasi akan menjadi tugas yang menakutkan dan sangat sulit. Komunikasi akan lebih berlarut-larut, pengambilan keputusan akan kurang dipikirkan dengan matang (karena kurangnya pengetahuan penuh mengenai struktur dan hubungan internal), dan sumber daya akan dikerahkan dengan cara yang tidak optimal.

Bagan organisasi memfasilitasi manajemen, sekaligus memungkinkan pemahaman tentang perusahaan atau institusi secara keseluruhan dan mengidentifikasi area di mana perbaikan dan perubahan dapat diterapkan untuk pertumbuhan dan kesuksesan lebih lanjut. Oleh karena itu, setiap perusahaan dan institusi – bahkan yang kecil sekalipun – harus berhati-hati dalam membuat bagan organisasi yang akurat dan (yang terpenting) terkini.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah kami yang sibuk di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Klaudia Kowalczyk

Desainer grafis & UX yang menyampaikan ke dalam desain apa yang tidak dapat diungkapkan dengan kata-kata. Baginya, setiap warna, garis, atau font yang digunakan mempunyai arti. Bergairah dalam desain grafis dan web.

Lihat semua postingan