Apa itu SOP? Peta Jalan Agensi Anda Menuju Konsistensi dan Pertumbuhan

Menskalakan agensi tidaklah mudah.

Tidak mungkin jika semuanya berputar di sekitar Anda. Anda mengatur penjualan, orientasi karyawan, pengiriman, dan banyak lagi.

Makanya perlu SOP.

SOP adalah cara standar dalam melakukan sesuatu. Ini menawarkan petunjuk langkah demi langkah dan terperinci tentang cara melaksanakan tugas.

Kami menggunakan SOP sepanjang waktu untuk membantu memberikan layanan yang konsisten dan terukur.

Dengan adanya SOP, Anda dapat mendelegasikan dengan lebih efektif, menyederhanakan alur kerja, dan memberikan layanan terbaik yang sama kepada klien Anda setiap saat.

Dalam panduan ini, kami akan mengungkapkan bagaimana Anda dapat membuat SOP untuk agensi Anda.

Kami akan membahas:

• Apa itu SOP
• Mengapa SOP penting bagi agensi
• Tugas yang dapat Anda buatkan SOPnya
• Bagaimana menulis SOP yang efektif

Apa itu SOP?

Prosedur operasi standar (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis langkah demi langkah dalam melakukan tugas atau proses tertentu. Ini adalah daftar periksa terperinci yang memastikan setiap orang yang melakukan tugas melakukannya dengan cara yang sama.

SOP adalah tentang menentukan dan mendokumentasikan cara terbaik untuk melakukan sesuatu.

Hal ini meminimalkan risiko kesalahpahaman atau kesalahan. Ini juga membantu agensi Anda mempertahankan kualitas kerja yang konsisten.

Mengapa Prosedur Operasi Standar Penting Bagi Instansi?

Memiliki dokumen SOP dapat membawa perubahan besar bagi lembaga Anda. Inilah alasannya:

Konsistensi

Menguraikan cara terbaik untuk menangani tugas membantu anggota tim mencapai standar tinggi secara konsisten. Baik Anda mengerjakan proyek untuk Klien A atau Klien Z, eksekusi dilakukan dengan tingkat presisi yang sama.

Inisangat membantu jika Anda melakukan outsourcing kiriman Anda. Pekerja lepas dan mitra luar memiliki pedoman yang jelas untuk diikuti .

Efisiensi

SOP membantu menyederhanakan proses yang berulang. Daripada membuang-buang waktu memikirkan sesuatu atau melakukan sesuatu secara berbeda setiap saat, anggota tim Anda memiliki serangkaian instruksi langsung untuk diikuti.

Hal ini membuat penskalaan biro iklan Anda, mengembangkan tim Anda, dan menerima lebih banyak klien menjadi lebih mudah.

Dan jika seseorang tidak bisa hadir atau keluar, memiliki SOP akan meminimalkan gangguan tersebut. Tim Anda dapat turun tangan dan melakukan tugas yang menjadi tanggung jawab mereka dengan standar yang sama.

Buat SOP untuk SEMUANYA di agensi Anda. Jangan pernah dibiarkan menggantung ketika kontraktor menghilang. Jangan pernah menghabiskan waktu berminggu-minggu untuk menemui orang baru.

SOP.

— Pierre de Preux (@Pierre_dePreux) 6 Juli 2022

Pelatihan dan Orientasi

Mempercepat perekrutan karyawan baru dapat menjadi sebuah tantangan.

Dalam survei Zippia terhadap orang-orang yang meninggalkan pekerjaan setelah 6 bulan atau kurang, menerima panduan yang jelas dan pelatihan yang lebih efektif dinilai sebagai dua hal utama yang dapat dilakukan perusahaan agar karyawan baru tetap bertahan:

SOP menawarkan pedoman yang jelas dan membantu pelatihan. Karyawan baru dapat memahami tanggung jawab mereka dan apa yang perlu mereka lakukan tanpa bimbingan terus-menerus.

Contoh Prosedur Operasi Standar Untuk Instansi

Ada banyak tugas yang dilakukan tim Anda secara rutin. Setelah Anda menemukan cara terbaik untuk melakukan suatu tugas, Anda dapat membuat SOP.

Setelah Anda berhasil menerapkan suatu proses dalam bisnis Anda, buatlah SOP yang menstandarkan proses tersebut. Saat Anda tumbuh, ini akan menjadi kuncinya.

– Craig Zingerline (@craigzingerline) 16 Februari 2022

Berikut beberapa contoh SOP proses yang dapat distandarisasi:

Orientasi Klien

Meskipun setiap klien memiliki kebutuhan unik, Anda dapat menyederhanakan proses orientasi dengan menerapkan prosedur sistematis.

Anda dapat membuat SOP untuk menetapkan ruang lingkup pekerjaan, komunikasi, kontrak, NDA, dan dokumentasi lainnya. Struktur dasar penilaian SEO awal Anda juga dapat distandarisasi.

Dengan cara ini, setiap klien mendapatkan awal yang baik.

Riset Kata Kunci

Riset kata kunci adalah salah satu aktivitas yang paling memakan waktu untuk SEO apa pun. Anda dapat menyederhanakan prosesnya dengan SOP.

Ini dapat merinci alat yang diperlukan, cara menggunakannya, dan cara menilai nilai kata kunci.

Ini juga merupakan tugas yang dapat Anda outsourcing. Jika tim Anda kesulitan untuk mengikutinya, pertimbangkan untuk menggunakan layanan penelitian kata kunci label putih.

SEO Pada Halaman

Ada banyak elemen berbeda yang perlu Anda bahas dalam audit SEO pada halaman.

SOP dapat memberikan daftar periksa yang mencakup segala hal mulai dari tag judul dan deskripsi meta hingga keterbacaan konten dan tautan internal.

SEO di luar halaman

Membangun tautan itu sulit. Dan jika Anda salah, tautan berkualitas rendah dapat merusak peringkat pencarian situs web.

Anda dapat membuat prosedur operasi standar untuk membantu tim Anda membangun backlink yang relevan dan berkualitas. Hal ini dapat mencakup segala hal mulai dari mengidentifikasi situs web target dan analisis pesaing hingga penjangkauan blogger.

Audit SEO Teknis

Audit SEO teknis bisa jadi rumit. Pendekatan sistematis dapat menyederhanakan proses audit. Ini dapat membantu tim mengidentifikasi kesalahan teknis yang dapat memengaruhi peringkat mesin pencari.

Anda dapat menyertakan alat apa yang akan digunakan, apa yang harus dicari, dan cara membuat rekomendasi teknis SEO.

Cara Membuat SOP Untuk Agensi Anda

Berikut cara membuat SOP yang jelas dan dapat ditindaklanjuti untuk agensi Anda.

Identifikasi Kebutuhan

Mulailah dengan membuat daftar tugas yang dilakukan tim Anda secara rutin.

Anda ingin memprioritaskan proses yang berdampak besar pada kepuasan klien atau yang sering terjadi kesalahan. Ini adalah tugas-tugas dimana SOP akan sangat bermanfaat.

Ada baiknya untuk berkonsultasi dengan tim Anda. Apakah ada proses internal yang mereka anggap rumit atau area spesifik yang mereka yakini harus mempunyai cara tertentu dalam melakukan sesuatu?

Kumpulkan Informasi yang Relevan

Langkah selanjutnya adalah mengumpulkan informasi yang Anda perlukan untuk membuat panduan langkah demi langkah.

Sumber daya terbaik Anda adalah anggota tim yang memiliki pengalaman langsung dalam mengerjakan tugas tersebut. Mereka dapat menawarkan perspektif praktis mengenai apa yang berhasil dan apa yang harus dihindari.

Hal ini akan memastikan bahwa dokumen SOP didasarkan pada praktik aktual dan memecahkan masalah dunia nyata.

Ada baiknya juga memeriksa apakah ada sumber daya informal yang ada. Anda mungkin menemukan panduan darurat, catatan, dan bahkan memo yang dapat menjadi landasan SOP Anda.

Sebelum Anda mulai menyempurnakan SOP Anda, bandingkan metode Anda saat ini dengan praktik terbaik industri. Mungkin ada cara yang lebih efisien untuk melakukan tugas tersebut.

Struktur SOP

Menggunakan format SOP yang sama menyederhanakan proses pembuatan. Hal ini juga memudahkan anggota tim untuk mengikuti SOP baru yang mereka ambil – mereka tahu apa yang diharapkan.

Berikut cara menyusun template SOP Anda:

Judul

Judul yang jelas dan deskriptif memudahkan anggota tim memahami apa saja yang tercakup dalam SOP. Misalnya, jika SOP merinci keseluruhan proses penelitian kata kunci, Anda dapat memberi judul “Prosedur Penemuan dan Analisis Kata Kunci”.

Tujuan

Jelaskan secara singkat mengapa SOP itu diperlukan. Tujuannya adalah untuk menunjukkan kepada anggota tim mengapa mereka harus menggunakannya.

Jelaskan dampak SOP yang Anda inginkan dan bagaimana SOP akan membantu tim Anda dalam menjalankan tanggung jawab mereka.

Cakupan

Tentukan kapan SOP harus digunakan. Kapan anggota tim harus mengacu pada panduan ini?

Untuk riset kata kunci, cakupannya mungkin “Berlaku untuk semua strategi konten klien baru dan saat mengoptimalkan konten yang sudah ada.”

Prosedur

Ini adalah inti dari SOP. Ini harus merinci seluruh proses bagaimana melakukan tugas dari awal sampai akhir.

Uraikan setiap langkah dalam urutan yang logis.

Untuk riset kata kunci, Anda bisa mulai dengan menentukan niche klien, lalu membuat daftar kata kunci unggulan, menggunakan alat SEO, menganalisis volume pencarian dan persaingan, dan seterusnya.

Peran dan Tanggung Jawab

Perjelas siapa yang bertanggung jawab untuk setiap langkah. Satu orang mungkin melakukan beberapa pembicaraan, sementara yang lain memerlukan masukan dari beberapa anggota tim.

Misalnya, spesialis SEO junior mungkin menangani riset kata kunci awal, dengan analis senior mengonfirmasi pemilihan kata kunci akhir.

Alat dan Sumber Daya

Tentukan alat dan sumber daya apa pun yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Itu bisa mencakup template agensi internal Anda dan alat pihak ketiga.

Tulis SOPnya

Langkah selanjutnya adalah menyempurnakan strukturnya.

Penting untuk menjaga agar kata-katanya tetap dapat ditindaklanjuti dan mudah dipahami. Jika ada akronim atau istilah SEO yang mungkin tidak diketahui semua orang di tim Anda, berikan definisi singkatnya.

Anda dapat membuat instruksi lebih jelas dengan menambahkan visual. Misalnya, tangkapan layar yang diberi anotasi dapat berguna jika SOP Anda mencakup penggunaan alat seperti SEMrush atau Ahrefs.

Diagram alur dapat bekerja dengan sangat baik untuk proses yang lebih kompleks seperti audit SEO teknis. Anda dapat mengilustrasikan proses dan bagaimana setiap langkah mengalir ke langkah berikutnya.

CEO kami Joe Davies memiliki proses hebat untuk pembuatan SOP otomatis yang benar-benar menghemat waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan SOP yang andal, ditambah lagi Anda selalu dapat menyertakan video saat Anda menyelesaikan langkah-langkah tersebut untuk benar-benar membantu membuat semuanya menjadi sangat jelas.

SOP 60 detik

SOP adalah sebuah hambatan. Tapi mereka SERIUS mengubah permainan jika Anda melakukan penskalaan.

Metode ini membuat pembuatan SOP menjadi sangat cepat dan membuat ketagihan.

Saya jamin Anda akan menggunakannya. pic.twitter.com/iwxrisvN0r

— Joe Davies (@fatjoedavies) 24 Mei 2023

Setelah Anda membuat SOP untuk proses internal, Anda dapat mengubahnya menjadi panduan, tutorial, dan postingan blog yang mengagumkan. Jenis konten yang dapat ditindaklanjuti ini berfungsi dengan sangat baik sebagai magnet utama.

Buat SOP untuk agensi Anda

Kemudian ubah menjadi konten:

-Panduan Lengkap
-Benang
-Video
-Daftar

Anda memiliki lebih banyak konten daripada yang Anda kira.

— Ryan (@RyanMSchnitzler) 14 Januari 2023

Tinjau SOP

Setelah Anda menyelesaikan draf pertama Anda, bagikanlah dengan pemangku kepentingan utama. Masukan mereka dapat membantu Anda memastikan Anda tidak melewatkan detail penting apa pun.

Sebelum Anda menerapkan SOP, ujilah pada seseorang yang tidak terbiasa dengan tugas tersebut. Lihat apakah mereka mengalami masalah atau macet.

Ini dapat mengungkapkan langkah apa pun yang memerlukan penjelasan lebih lanjut atau jika ada yang hilang.

Minggu ini saya akhirnya mulai mendelegasikan di agensi baru saya.

Apa yang saya pelajari?

Proses saya tidak sesulit yang saya kira.

Cara terbaik untuk meningkatkan SOP Anda adalah dengan mulai menyerahkannya kepada orang lain. Kesenjangan & kesalahan menjadi sangat jelas dengan SANGAT cepat.

— Shane Martin (@Shane___Martin) 12 Juni 2023

Ulasan Reguler

Implementasi SOP bukan hanya sekedar menyusun dokumen dan melanjutkannya.

Praktik terbaik terus berkembang, biro iklan Anda mungkin mulai menggunakan alat baru, dan cara tim Anda bekerja sama mungkin berubah.

SOP yang ketinggalan jaman dapat membuang waktu dan sumber daya.

Jadwalkan tinjauan rutin untuk memastikan SOP Anda memberikan panduan yang tepat dan membantu tim Anda melakukan pekerjaan terbaiknya.

Skalakan Agensi Anda Dengan SOP

Tanpa adanya proses terstruktur, pertumbuhan agensi dapat dengan cepat menjadi kacau.

SOP membantu Anda memberikan kualitas yang konsisten. Saat Anda memperluas dan menerima klien yang lebih luas, tim Anda memiliki sumber daya yang mereka butuhkan untuk sukses.

Dan jika Anda mengambil cuti dua minggu dari kesibukan agensi, kotak masuk Anda tidak akan penuh dengan “BANTUAN!” email ketika Anda kembali.