Semua tentang pemetaan proses bisnis. Bisakah itu digunakan dalam e-niaga?

Operasi bisnis didasarkan pada banyak prosedur yang kompleks. Setiap hari, di masing-masingnya, bisa saja ada kesalahan dan kekurangan yang terlambat diketahui, yang pada akhirnya berujung pada kerugian finansial. Apakah Anda tahu cara mendeteksi penyimpangan sejak dini dan menghindari pemborosan sumber daya? Manfaatkan pemetaan proses bisnis. Baca terus untuk mengetahui lebih lanjut.

Pemetaan proses bisnis – daftar isi:

1. Apa itu pemetaan proses bisnis?
2. Jenis peta proses bisnis
3. Perangkat lunak pemetaan proses bisnis
4. Manfaat pemetaan proses bisnis
5. Kelemahan dari pemetaan proses bisnis
6. Pemetaan proses bisnis dalam e-commerce
7. Ringkasan

Apa itu pemetaan proses bisnis?

Setiap proses yang terjadi di perusahaan (manajemen produk, proses penjualan, dll.) Dapat dipecah menjadi aktivitas spesifik yang mengarah pada pencapaian tujuan yang ditetapkan . Pemetaan proses bisnis adalah tampilan visual dari apa yang terjadi di perusahaan dan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas.

Ini adalah alat yang berguna yang memungkinkan Anda melihat perusahaan dari perspektif yang lebih luas. Berkat pemetaan proses bisnis , Anda dapat menemukan ketidakteraturan dalam proses, menghilangkan atau mengurangi dampaknya, meningkatkan produktivitas, dan menurunkan biaya. Semua langkah ini adalah kunci untuk menghasilkan keuntungan.

Jenis peta proses bisnis

Untuk mengilustrasikan jalannya setiap proses , Anda dapat menggunakan beberapa alat yang dibuat untuk tujuan ini. Kami akan membuat daftar yang paling sering digunakan dalam praktik di bawah ini:

Bagan alur dasar

Simbol flowchart tertentu digunakan untuk membuatnya, misalnya persegi panjang yang mewakili setiap langkah dalam proses, panah yang menunjukkan arah tindakan, dan wajik yang melambangkan keputusan yang diperlukan untuk bergerak maju. Membuat bagan semacam itu cukup sederhana dan memungkinkan Anda memvisualisasikan beberapa proses, misalnya penjualan dan produksi.

Peta arus nilai

Hal ini mirip dengan flowchart dasar yang dijelaskan di atas, dan sering digunakan sebagai bagian dari strategi manajemen lean. Aliran nilai dapat dipahami sebagai semua aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan dalam proses operasionalnya. Membuat peta aliran nilai, pada gilirannya, melibatkan perbandingan keadaan saat ini dengan keadaan masa depan.

Saat menganalisis keadaan saat ini, berikan perhatian khusus pada waktu yang diperlukan untuk melakukan aktivitas tertentu. Keadaan masa depan (keadaan ideal yang harus kita perjuangkan) mewakili waktu ketika produk harus siap dan menjangkau pelanggan untuk memenuhi kebutuhan mereka. Perbedaan yang muncul antara kondisi saat ini dan kondisi masa depan disebut kemacetan, yang menyebabkan pemborosan sumber daya dan penurunan produktivitas.

Jalur renang

Ini adalah versi flowchart dasar yang sedikit lebih rumit. Selain menggambarkan aktivitas individu dalam proses, itu juga menggambarkan tugas yang menjadi tanggung jawab departemen atau karyawan tertentu . Berkat itu, lebih mudah untuk melihat hubungan antara pihak-pihak yang berpartisipasi dalam proses tersebut.

SIPOC

SIPOC adalah singkatan dari Supplier, Inputs, Processes, Outputs, Customers . Ini menarik perhatian pemangku kepentingan terpilih yang terlibat dalam proses perusahaan dan aktivitas yang dihasilkan dari proses tersebut.

Perangkat lunak pemetaan proses bisnis

Ada beberapa alat BPM di pasaran yang secara signifikan memfasilitasi manajemen bisnis. Sebagai beberapa yang lebih populer, kami dapat menyebutkan Kiss Flow, Nintex, Zoho Wizard , dan banyak lainnya. Bergantung pada kebutuhan Anda, Anda dapat mencari perangkat lunak terbaik untuk Anda.

Manfaat pemetaan proses bisnis

Mengembangkan peta proses bisnis membutuhkan waktu dan usaha. Namun, itu adalah investasi yang hasilnya akan Anda lihat dalam kemajuan bisnis Anda . Apa manfaat menggunakan pemetaan proses bisnis?

Melihat bisnis Anda dari perspektif yang lebih luas

Mengilustrasikan proses individu memungkinkan Anda untuk melihatnya secara objektif , yang akan membantu Anda membuat keputusan strategis dan meningkatkan proses.

Penyelesaian masalah

Mengidentifikasi kemacetan yang mengurangi efisiensi proses adalah langkah pertama untuk menghilangkan atau mengurangi dampak negatifnya.

Manajemen risiko yang efektif

Menganalisis proses bisnis Anda membantu Anda mendeteksi penyimpangan sebelum terjadi kerugian finansial besar dan pelanggaran hukum.

Menentukan peran dan tanggung jawab tim

Dengan pemetaan proses bisnis, lebih mudah untuk menetapkan tanggung jawab kepada individu , yang juga penting untuk menjaga agar proses berjalan lancar.

Mengembangkan dan menerapkan praktik terbaik

Teknik yang dimaksud adalah kesempatan yang baik untuk belajar dari kesalahan Anda sendiri , untuk terus meningkatkan dan menentukan pola perilaku yang akan berkontribusi pada kesuksesan perusahaan.

Kelemahan dari pemetaan proses bisnis

Data tidak lengkap

Informasi tentang kemajuan pekerjaan biasanya datang dari mereka yang paling mengetahui prosesnya – karyawan. Namun, pendapat mereka masih subjektif dan tidak cukup menggambarkan situasi sebenarnya atau mungkin berdasarkan sikap mereka (ketidakpuasan, frustrasi, dll).

Butuh banyak ketelitian

Tidak ada standar untuk mekanisme pengumpulan data membuat hasil yang diperoleh kurang dapat diandalkan. Menyusun peta yang secara akurat akan mewakili keadaan sebenarnya dari perusahaan membutuhkan kesabaran dan disiplin. Selain itu, menyelidiki beberapa komponen dari proses tersebut dapat terlihat terlalu rumit, menyebabkan interpretasi yang berlebihan dan kebingungan.

Pemetaan proses bisnis dalam e-commerce

Pemetaan proses bisnis dapat digunakan di beberapa industri . Di bawah ini, kami akan menunjukkan penerapannya dalam ecommerce dengan bantuan flowchart dasar dan SIPOC.

Tentukan tujuan pembuatan peta

Ini mungkin berhubungan dengan proses yang tidak efisien dalam beberapa hal.

Soroti langkah-langkah penting

Menentukan awal dan akhir dari suatu proses tertentu, misalnya Pencarian produk di e-store (awal proses penjualan) dan Pengiriman pesanan ke pelanggan (akhir proses penjualan). Kemudian, sorot urutan aktivitas yang tersisa yang diperlukan untuk menyelesaikan alur. Mewakili mereka menggunakan salah satu jenis peta proses bisnis yang disebutkan sebelumnya.

Konsultasikan dengan orang lain

Presentasikan bagan yang telah disiapkan kepada tim Anda dan diskusikan poin-poin yang perlu diperbaiki.

Perkenalkan perubahan

Mengidentifikasi area yang perlu dioptimalkan . Anda dapat menggunakan strategi manajemen lean untuk melakukannya. Melihat peta yang dibuat, mari kita pikirkan pada tahap mana proses kemacetan dapat terjadi. Ini mungkin termasuk:

• Keterlambatan dalam memproses data saat melakukan pemesanan.
• Keterlambatan dalam menyelesaikan pembayaran.
• Pada tahap pemasukan data dan penyelesaian pesanan (yang dilakukan oleh karyawan), terdapat risiko kesalahan dan keterlambatan.
• Tidak mengadaptasi platform ke perangkat seluler – kebanyakan orang menggunakan ponsel mereka untuk berbelanja. Jika situs web Anda tidak berfungsi dengan baik, calon pelanggan akan melepaskan layanan Anda.
• Proses pemesanan yang rumit – semakin sedikit subhalaman atau klik yang diperlukan untuk melakukan pembelian, semakin baik.
• Tidak banyak metode pembayaran dan pengiriman – ada baiknya bersikap fleksibel dan menawarkan berbagai opsi untuk melakukan pembelian, misalnya pembayaran dengan mencicil atau pembayaran yang ditangguhkan, pengiriman ke alamat yang ditentukan, mesin parsel, titik pengambilan, dan luar negeri.
• Komunikasi pelanggan yang buruk – jangan lupakan pelanggan Anda setelah penjualan selesai. Orang yang sudah memiliki pengalaman (positif) dengan toko lebih cenderung membeli lagi, tetapi perlu diingatkan tentang kehadiran Anda. Anda dapat mengirimi mereka email yang dibuat secara otomatis dengan pembaruan, promosi, serta meminta mereka menilai kualitas layanan pelanggan dan kepuasan transaksi.

Ringkasan

Menggunakan pemetaan proses bisnis dapat menjadi elemen penting dalam meningkatkan pengelolaan proyek tertentu tidak hanya di industri ecommerce, tetapi juga di sebagian besar sektor bisnis lainnya . Menggambarkan kegiatan internal maupun eksternal kegiatan tertentu terbukti sangat diperlukan. Secara khusus, ada baiknya melihat waktu dan kualitas proses, kemungkinan risiko, keterlibatan karyawan, dan pihak eksternal.

Baca juga: Analisis morfologi sebagai metode pemecahan masalah yang kreatif.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Andy Nichols

Pemecah masalah dengan 5 derajat berbeda dan cadangan motivasi yang tak ada habisnya. Ini menjadikannya Pemilik & Manajer Bisnis yang sempurna. Saat mencari karyawan dan mitra, keterbukaan dan keingintahuan dunia adalah kualitas yang paling dia hargai.

Lihat semua posting