Apa itu ERP (Enterprise Resource Planning) & Mengapa Anda Membutuhkannya

Perencanaan Sumber Daya Perusahaan adalah salah satu istilah yang paling sering digunakan dalam hal manajemen bisnis dan operasi. Baik itu bisnis kecil atau MNC, ERP adalah titik fokus untuk efisiensi, profitabilitas, pertumbuhan, dan kelangsungan hidup. Dalam posting ini, kita akan membahas apa itu ERP sebenarnya, mengapa itu penting dan bagaimana hal itu dapat menguntungkan bisnis Anda.

Apa Bentuk Lengkap ERP?

Bentuk lengkap ERP adalah Enterprise Resource Planning. ERP didasarkan pada aplikasi terintegrasi untuk mengotomatisasi berbagai proses yang terkait dengan teknologi, layanan, dan sumber daya manusia.

Terdiri dari 3 kata utama :

• Enterprise: Ini adalah organisasi atau perusahaan yang terdiri dari beberapa proses bisnis yang beroperasi di bawah satu payung. Sering kali, organisasi memiliki sistem, orang, dan prosedur yang besar, dan mereka membutuhkan sistem ERP untuk mengelola semua aspek bisnis.
• Sumber daya: Semua orang, uang, materi, dan waktu yang dimiliki bisnis disebut sumber daya. Untuk mengelola sumber daya ini secara efektif dan melacaknya, bisnis memerlukan solusi ERP.
• Perencanaan: Untuk mencapai tujuannya, bisnis perlu memiliki rencana. Perencanaan yang baik dapat berarti perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan. Perencanaan sumber daya perusahaan membantu organisasi merencanakan dan membuat keputusan berdasarkan data.

ERP menggunakan aplikasi terintegrasi, alur kerja, dan data untuk mengelola seluruh operasi bisnis dan sumber daya untuk efisiensi optimal.

Memahami Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan  

Sistem perencanaan sumber daya perusahaan adalah solusi perangkat lunak terintegrasi yang komprehensif yang membantu bisnis mengotomatisasi dan mengelola fungsi operasional dan back-office mereka. Solusi ERP biasanya terdiri dari modul yang menangani kebutuhan atau proses bisnis tertentu, seperti manajemen rantai pasokan, sumber daya manusia, manajemen keuangan, dan manufaktur.

Solusi ERP menyediakan database terpusat yang memungkinkan visibilitas real-time dan berbagi data di semua departemen dan lokasi bisnis. Basis data terpusat ini adalah jantung dari solusi ERP dan tempat semua data disimpan dan diakses.

Disarankan Baca: Daftar Periksa Implementasi ERP yang Berhasil & Aman: Tantangan & Praktik Terbaik

Mengapa Bisnis Harus Menerapkan Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

Ada banyak alasan mengapa sebuah bisnis harus menerapkan sistem ERP.

• Database Terpusat: Salah satu keuntungan terbesar dari sistem ini adalah menyediakan database terpusat untuk semua data Anda. Data dapat diakses oleh pengguna yang berwenang dari mana saja di dunia. Ini membantu mengurangi silo data dan memastikan bahwa semua orang bekerja dengan informasi yang sama.
• Pengambilan Keputusan Berbasis Data: Sistem ERP menyediakan data yang dibutuhkan bisnis untuk membuat keputusan yang lebih baik. Dengan semua informasi di satu tempat, bisnis dapat membuat keputusan berdasarkan data daripada menebak-nebak.
• Menyederhanakan Alur Kerja: Alur kerja dalam suatu organisasi dapat menjadi kompleks dan sering kali melibatkan banyak departemen. Sistem ERP dapat membantu merampingkan alur kerja dengan mengotomatisasi tugas dan memberikan gambaran umum yang jelas tentang keseluruhan proses.
• Peningkatan Layanan Pelanggan: Ini membantu bisnis meningkatkan layanan pelanggan mereka dengan memberi mereka informasi yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan masalah dengan cepat. Dengan sistem ERP, bisnis dapat menyediakan pelanggan mereka dengan layanan terbaik.
• Kolaborasi Tanpa Batas: Sistem perencanaan sumber daya perusahaan dapat membantu karyawan, departemen, cabang, dan pemangku kepentingan berkolaborasi lebih baik dengan memberi mereka alat yang mereka butuhkan untuk berbagi informasi dan bekerja sama dalam proyek. Dengan sistem ERP, bisnis dapat menghilangkan kebutuhan akan dokumen kertas dan membuat kolaborasi menjadi lebih mudah.
• Integrasi Data Keuangan: Dengan sistem ERP, bisnis dapat menghubungkan akuntansi, penggajian, dan sistem keuangan lainnya ke dalam repositori tunggal yang terkonsolidasi.
• Efisiensi Kinerja: Sistem ERP dapat membantu bisnis meningkatkan kinerja mereka dengan mengotomatiskan tugas dan mengurangi kebutuhan input manual. Dengan sistem ERP, bisnis dapat meningkatkan efisiensi dan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat.
• Pengurangan Biaya: Bisnis dapat mengurangi biaya mereka dengan mengotomatisasi tugas dan mengurangi kebutuhan input manual dengan sistem ERP. Organisasi juga dapat meningkatkan efisiensi mereka dan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat. Selain itu, Ini dapat membantu bisnis menghemat uang dengan mengurangi kebutuhan akan dokumen kertas dan menghilangkan kebutuhan akan beberapa solusi perangkat lunak.
• Otomasi dan Akurasi: Sistem ERP mengotomatiskan banyak tugas yang terkait dengan menjalankan bisnis, seperti pelaporan keuangan, manajemen inventaris, dan pemrosesan pesanan. Otomatisasi ini dapat membantu bisnis meningkatkan akurasi dan mengurangi kemungkinan kesalahan.

Kategori Terkait: Pembuatan Perangkat Lunak ERP | Perangkat Lunak ERP Ritel | Perangkat Lunak ERP Konstruksi

Fungsi Bisnis Apa yang Dapat Diuntungkan dari ERP

Sistem ini berdampak pada setiap area bisnis, tetapi beberapa departemen melihat lebih banyak manfaat daripada yang lain. Berikut adalah beberapa fungsi bisnis yang paling diuntungkan dari ERP:

• Penjualan dan Pemasaran: Solusi ERP dapat membantu departemen penjualan dan pemasaran dengan memberi mereka alat yang mereka butuhkan untuk melacak data pelanggan, mengelola prospek, dan membuat kampanye. Ini juga mengintegrasikan dan merampingkan semua fungsi penjualan utama seperti manajemen pesanan, penagihan, pengumpulan pembayaran, umpan balik, akuntansi, distribusi, inventaris, dan sebagainya. Ini mengurangi kesalahan manusia, intervensi manual, dan biaya yang terkait dengan proses penjualan dan pemasaran.
• Akuntansi dan Keuangan: Sistem perencanaan perusahaan juga menguntungkan departemen akuntansi dan keuangan dengan mengotomatisasi tugas dan memberikan visibilitas waktu nyata ke dalam data keuangan organisasi. Ini juga membantu mengkonsolidasikan laporan keuangan, memperkirakan pendapatan, membuat anggaran, dan melacak kepatuhan.
• Sumber Daya Manusia: Aplikasi perangkat lunak ERP sangat penting bagi departemen sumber daya manusia dalam beberapa hal. Mereka dapat mengotomatiskan banyak tugas yang terkait dengan pengelolaan data karyawan, seperti melacak peran dan tanggung jawab, kompensasi dan tunjangan, serta proses perekrutan dan peninjauan kinerja. Selain itu, solusi ERP juga menyederhanakan proses rekrutmen dengan memberi Anda alat yang Anda butuhkan untuk memposting lowongan pekerjaan, melacak pelamar, dan menyaring kandidat.
• Operasi: Sistem bisnis terintegrasi mengotomatiskan dan mengintegrasikan tugas-tugas seperti perencanaan produksi, manajemen inventaris, kontrol kualitas, pengiriman, dan logistik. Ini juga memberi bisnis visibilitas waktu nyata ke dalam operasi mereka sehingga mereka dapat mengidentifikasi kemacetan dan inefisiensi.
• Layanan Pelanggan: Dengan solusi ERP, bisnis dapat mengotomatiskan proses layanan pelanggan mereka, seperti manajemen pesanan, pengembalian, dan dukungan pelanggan. Selain itu, perwakilan layanan pelanggan Anda dapat melacak seluruh riwayat komunikasi, mengintegrasikan semua saluran komunikasi, dan menanggapi pertanyaan pelanggan secara real-time.
• Rantai Pasokan: Bisnis dapat mengelola rantai pasokan mereka secara efektif menggunakan ERP dan mendapatkan visibilitas ke setiap tahap bisnis. Ini memungkinkan mereka untuk melacak tingkat inventaris mereka, merencanakan produksi, membuat rencana distribusi, melacak pekerjaan yang sedang berjalan, dan banyak lagi.
• Produksi: Solusi ERP dapat mengotomatisasi dan merampingkan proses produksi, seperti perencanaan kebutuhan material, perencanaan kapasitas, pelacakan pesanan, & kontrol kualitas. Ini dapat membantu bisnis meningkatkan kualitas produk dan waktu pengiriman sekaligus mengurangi biaya produksi.
• Manajemen Inventaris: Mengotomatiskan tugas manajemen inventaris, seperti pengisian ulang stok, pemesanan ulang, dan perkiraan. Ini juga membantu bisnis mengurangi tingkat inventaris mereka dan meningkatkan perputaran inventaris.
• Manajemen pengadaan: Proses pengadaan dapat ditingkatkan melalui otomatisasi, integrasi, dan visibilitas yang lebih baik. Organisasi dapat membuat keputusan pembelian yang lebih cerdas dengan melacak dan mengelola seluruh proses pengadaan, termasuk perencanaan, pelacakan, pengelolaan vendor, dan analisis pengeluaran.

Menerapkan Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan

Ada beberapa hal yang perlu diingat ketika menerapkan Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan:

• Pilih vendor yang tepat: Penting untuk melakukan riset dan memilih vendor yang bereputasi baik dan memiliki rekam jejak yang baik. Baca ulasan dan periksa riwayat penyedia perangkat lunak untuk wawasan yang lebih baik.
• Tetapkan tujuan dan sasaran yang realistis: Sebelum memulai proses implementasi, penting untuk menetapkan tujuan dan sasaran yang realistis. Ini akan membantu Anda memetakan proses implementasi dan memastikannya berhasil.
• Latih karyawan Anda: Sistem ERP bisa rumit dan membutuhkan banyak pelatihan. Penting untuk melatih karyawan Anda tentang cara menggunakan sistem sehingga mereka bisa lebih efisien.
• Kelola perubahan: Sistem ERP dapat mengganggu alur kerja dan proses bisnis yang ada. Penting untuk mengelola perubahan dengan hati-hati dan memastikan transisi yang mulus.

Manfaat Sistem ERP

Berikut adalah beberapa manfaat utama menggunakan solusi ERP:

• Peningkatan efisiensi dan produktivitas: Solusi ERP dapat membantu bisnis mengotomatisasi dan merampingkan proses inti mereka dan meningkatkan efisiensi dan produktivitas organisasi secara keseluruhan.
• Visibilitas waktu nyata: Sistem ERP memberikan visibilitas waktu nyata kepada bisnis ke dalam operasi dan data mereka sehingga mereka dapat mengidentifikasi kemacetan dan inefisiensi.
• Mengurangi biaya: Bisnis mengurangi biaya mereka dengan mengotomatisasi tugas dan mengurangi tenaga kerja. Enterprise Resource Planning ERP juga melacak inefisiensi dan membantu dalam membuat keputusan berdasarkan data.
• Pengambilan keputusan yang lebih baik : Hal ini memungkinkan manajer dan TCWG (Mereka yang Bertanggung Jawab atas Tata Kelola) untuk membuat keputusan yang lebih baik dengan memberikan mereka informasi yang tepat waktu dan akurat.
• Proses yang efisien dan efisien: Enterprise Resource Planning ERP dapat membantu bisnis mengotomatisasi dan merampingkan proses mereka, seperti perencanaan kebutuhan material, perencanaan kapasitas, pelacakan pesanan, dan kontrol kualitas.
• Peningkatan Kepuasan Pelanggan: Solusi ERP dapat membantu bisnis mengotomatiskan proses layanan pelanggan mereka, seperti manajemen pesanan, pengembalian, dan dukungan pelanggan. Dengan ERP Perencanaan Sumber Daya Perusahaan, bisnis dapat memberikan pengalaman terbaik kepada pelanggan mereka.
• Peningkatan Keamanan: Bisnis perlu memastikan bahwa data mereka aman dan terlindungi. Sistem ERP membantu bisnis menjaga keamanan dan keamanan data mereka dengan menyediakan uji coba audit yang terperinci, basis data terpusat yang tidak dapat dirusak, dan akses berbasis pengguna.

Keterbatasan Sistem ERP

Ada beberapa kelemahan menggunakan sistem ini juga yang tidak boleh diabaikan. Ini adalah sebagai berikut:

• Biaya implementasi dan pemeliharaan yang tinggi: Sistem ERP bisa sangat mahal untuk diterapkan dan dipelihara. Biaya perangkat keras dan perangkat lunak seringkali tinggi, dan bisnis perlu berinvestasi dalam melatih karyawan mereka untuk menggunakan sistem secara efisien.
• Modul kompleks: Sistem ERP bisa sangat kompleks dan membutuhkan banyak pelatihan dan keahlian untuk digunakan. Hal ini dapat menyebabkan frustrasi di antara karyawan dan kurva belajar yang tinggi.
• Pelatihan dan manajemen perubahan: Karyawan sering kali membutuhkan pelatihan ekstensif untuk menggunakan sistem ERP. Dan bisnis perlu mengelola perubahan dengan hati-hati untuk memastikan transisi yang mulus, jika tidak maka akan meningkatkan inefisiensi.
• Integrasi dan alur kerja yang salah: Integrasi ERP yang salah dapat mengganggu alur kerja dan proses bisnis yang ada sehingga menciptakan banyak kesalahan dan inefisiensi.

Kesimpulannya

Sistem ERP menawarkan banyak manfaat yang dapat membantu bisnis meningkatkan operasi mereka. Ketika diterapkan dengan benar, Sistem ini dapat membantu bisnis mengotomatiskan proses mereka, meningkatkan efisiensi, dan membuat keputusan yang lebih baik.

Namun, ada beberapa kelemahan menggunakan sistem ERP juga yang tidak boleh diabaikan. Secara keseluruhan, jika Anda mempertimbangkan untuk menerapkan ERP Perencanaan Sumber Daya Perusahaan, penting untuk melakukan riset dan memastikan bahwa Anda membuat keputusan terbaik untuk bisnis Anda.

Disarankan Baca: 12 ERP Terbaik untuk Industri eCommerce | Peran & Manfaat ERP dalam Manajemen Rantai Pasokan