Apa yang dimaksud dengan pelacakan cepat dalam manajemen proyek? Keuntungan dan kerugian utama

Apa itu pelacakan cepat?

Pelacakan cepat adalah teknik manajemen proyek yang melibatkan pengurangan durasi proyek dengan mengerjakan tugas-tugas tertentu secara paralel. Dalam prakteknya, ini berarti bahwa tugas-tugas yang tidak berhubungan secara logis dilakukan secara bersamaan. Hal ini merupakan kebalikan dari pendekatan tradisional yang dilakukan secara berurutan – satu tugas dimulai setelah tugas sebelumnya selesai. Tujuan dari metode ini adalah untuk mempercepat pencapaian tujuan proyek dengan menghilangkan atau mengurangi penundaan yang disebabkan oleh pelaksanaan tugas secara berurutan. Anda dapat mempercepat proyek dengan dua cara:

• dengan memulai tugas tepat sebelum penyelesaian tugas sebelumnya yang terkait dengannya,
• dengan meningkatkan sumber daya atau jumlah orang yang mengerjakan suatu tugas untuk mempercepat pelaksanaan.

Manfaat pelacakan cepat

Salah satu keuntungan utama menggunakan teknik ini tidak diragukan lagi adalah pengurangan durasi proyek, yang sangat berguna ketika suatu proyek memiliki tenggat waktu yang ketat. Metode ini juga memastikan penggunaan sumber daya yang lebih baik – melakukan beberapa tugas secara bersamaan mengurangi kebutuhan untuk menunggu tugas lainnya selesai. Terlebih lagi, pelacakan cepat memungkinkan pencapaian hasil proyek utama dengan lebih cepat, yang bisa menjadi penting ketika hasil tersebut diperlukan untuk memenuhi tujuan bisnis lainnya. Metode ini dapat diterapkan pada proyek di berbagai industri atau bidang (termasuk konstruksi, pemasaran, IT, dll).

Apakah pelacakan cepat mempunyai kelemahan?

Meskipun pelacakan cepat mempunyai banyak keuntungan, hal ini dapat membawa beberapa risiko, seperti konflik antar anggota tim atau kesulitan manajemen yang dapat timbul ketika tugas dilakukan secara bersamaan. Akibatnya, biaya suatu proyek dapat meningkat, misalnya karena kebutuhan untuk merekrut orang baru atau meningkatkan sumber daya. Selain itu, jumlah kesalahan dapat meningkat, sehingga mempengaruhi kualitas produk atau layanan yang dikembangkan. Pada saat yang sama, metode ini mengurangi fleksibilitas dalam perencanaan dan pelaksanaan proyek – pelaksanaan tugas secara bersamaan mungkin hanya menyisakan sedikit ruang untuk menyesuaikan diri dengan perubahan selama proyek berlangsung.

Bagaimana cara menggunakan pelacakan cepat?

Pelacakan cepat dapat menjadi strategi yang efektif ketika Anda terdesak waktu atau ketika Anda perlu mempersingkat jadwal proyek (misalnya, dalam proyek konstruksi di mana penundaan menimbulkan biaya tinggi). Namun, beberapa prinsip utama harus diikuti untuk memastikan bahwa teknik manajemen proyek ini memberikan hasil yang diinginkan. Yang paling penting dari mereka kami uraikan di bawah ini.

• Pemilihan tugas – tidak semua tugas dapat diselesaikan menggunakan teknik ini. Oleh karena itu, penting untuk memahami secara menyeluruh ketergantungan antara berbagai tugas dan tahapan proyek dan menghilangkan tugas-tugas yang perlu menunggu penyelesaian tugas lainnya.
• Penilaian risiko – karena alasan yang diuraikan di atas, analisis risiko yang cermat perlu dilakukan dan untuk menentukan apakah penggunaan teknik ini sepenuhnya dapat dibenarkan.
• Pemantauan dan pengendalian – penting untuk memantau kemajuan proyek dan berkomunikasi dengan tim proyek untuk memastikan bahwa kegiatan yang dilakukan secara bersamaan tidak menyebabkan konflik atau penundaan yang tidak diinginkan.

Ringkasan

Dalam proyek-proyek di mana waktu merupakan faktor kunci, pelacakan cepat dapat menjadi strategi yang sangat berharga, mempercepat tanggal penyampaian hasil yang diinginkan, yang tentunya akan memuaskan target audiens. Namun, hal ini harus digunakan dengan hati-hati untuk menghindari, pertama, peningkatan biaya dan, kedua, penurunan kualitas proyek. Oleh karena itu, sebelum Anda menerapkan teknik ini, tentukan tugas mana yang dapat dilakukan secara bersamaan. Kemudian rencanakan dengan tepat dan terus pantau kemajuannya untuk meminimalkan potensi konsekuensi negatif.

Apakah Anda memutuskan untuk menggunakan metode pelacakan cepat atau pendekatan sekuensial, Firmbee akan mendukung Anda sepenuhnya. Sistem ini menawarkan banyak fitur seperti papan Kanban, daftar tugas, database kontak, kalender, dan banyak lagi. Coba Firmbee gratis!

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah kami yang sibuk di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasinya dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua postingan