Apa itu Pemrosesan Penggajian? Cara Memproses Penggajian dalam 7 Langkah

Pemrosesan penggajian adalah cara metodis bagi bisnis untuk mengelola pembayaran karyawan mereka. Hal ini melibatkan penghitungan gaji, pelacakan pemotongan seperti pajak dan tunjangan, dan memastikan bahwa setiap orang dibayar secara akurat dan tepat waktu.

Selain itu, proses sistematis ini membantu perusahaan menangani kompensasi karyawan sesuai dengan peraturan dan kebijakan perusahaan. Seiring waktu, evolusi pemrosesan penggajian telah merevolusi cara bisnis beroperasi dengan memperkenalkan teknologi canggih yang secara signifikan meningkatkan akurasi, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan efisiensi dalam manajemen keuangan.

Dengan semua manfaat ini, perusahaan kini dapat mengelola kebijakan peraturan yang kompleks sekaligus menciptakan lingkungan kerja yang kondusif.

Apa itu Pemrosesan Penggajian?

​​Pemrosesan penggajian mengacu pada pengelolaan lengkap pembayaran karyawan dalam suatu perusahaan. Hal ini melibatkan penghitungan, pelacakan, dan pencairan gaji secara cermat sambil memastikan pemotongan pajak, tunjangan, dan pengeluaran lainnya secara tepat.

Organisasi dapat mengadopsi beragam pendekatan dalam mengelola penggajian mereka—secara manual melalui personel atau departemen SDM yang ditunjuk, atau menggunakan sistem pemrosesan penggajian otomatis yang dapat mengubah dan mengoptimalkan proses penggajian.

Tujuan dari pemrosesan penggajian adalah untuk membayar karyawan secara akurat sambil mengikuti peraturan dan ketentuan. Hal ini berarti memahami langkah-langkah yang terlibat, baik yang ditangani sendiri atau melalui sistem khusus, untuk memastikan karyawan dibayar dengan benar dan sesuai dengan hukum.

Cara Memproses Payroll dalam 7 Langkah Mudah

Sistem penggajian lebih dari sekedar memberi kompensasi kepada karyawan Anda. Ini merupakan bagian integral dari operasi bisnis, terkait dengan undang-undang negara bagian dan federal yang berdampak pada perusahaan Anda. Memahami peraturan sangat penting bagi pemilik usaha kecil dan menengah.

Berikut adalah 7 langkah dasar dalam memproses penggajian dan beberapa rincian legislatif yang penting untuk kepatuhan. Jadi bacalah terlebih dahulu untuk mengetahui lebih banyak tentang langkah-langkah penting dalam proses penggajian dan cara membuat penggajian.

Langkah 1: Kumpulkan Informasi Pajak Karyawan

Fase utama dalam pemrosesan penggajian melibatkan pengumpulan rincian pajak penting dari karyawan Anda. Secara tradisional, pemberi kerja mengumpulkan rincian pajak dengan meminta karyawan mengisi berbagai formulir pajak untuk memeriksa kelayakan dan memenuhi pemotongan pajak yang disyaratkan negara.

Namun, sistem penggajian modern menyederhanakan tugas ini dengan menyediakan platform digital yang mudah digunakan. Platform ini memungkinkan karyawan untuk mengisi dan menyerahkan dokumen pajak secara online dengan aman, mengurangi dokumen dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan yang ditetapkan oleh Dinas Pendapatan India dan departemen pendapatan negara.

Langkah 2: Buat Proses Manajemen Catatan

Pencatatan melibatkan pengelolaan berbagai dokumen yang berkaitan dengan karyawan, seperti kontrak pekerjaan dan dokumen yang menjelaskan keuntungan tambahan yang mereka terima dari bekerja. Mempertahankan proses manajemen catatan karyawan yang terorganisir memastikan keakuratan dalam pemotongan gaji dan dokumentasi terkait pekerjaan lainnya, yang penting untuk proses penggajian di HR.

Metodenya mencakup sistem pengarsipan berbasis kertas, server di lokasi, atau penyimpanan dokumen berbasis cloud, masing-masing memiliki kelebihan dalam hal aksesibilitas dan kepatuhan.

File kertas melibatkan penyimpanan salinan fisik dengan aman, namun seiring berkembangnya bisnis, memelihara file-file ini bisa menjadi rumit. Server di lokasi menawarkan alternatif digital, menghemat ruang fisik, namun memerlukan perangkat keras yang memadai dan fasilitas yang aman.

Penyimpanan dokumen berbasis cloud, yang disukai banyak orang, menyediakan aksesibilitas dari mana saja, mengurangi risiko kepatuhan, beban administratif, dan kebutuhan akan peralatan penyimpanan yang ekstensif. Platform berbasis cloud ini menawarkan efisiensi yang tak tertandingi dan kepatuhan terhadap standar kepatuhan, menjadikannya pilihan yang menarik bagi bisnis kontemporer.

Langkah 3: Tentukan Jadwal Pembayaran

Informasi karyawan yang akurat membuka jalan untuk menentukan frekuensi pembayaran dalam proses penggajian. Periode pembayaran yang umum seperti dua mingguan, setengah bulanan, atau bulanan adalah standar untuk bisnis.

Berbagi jadwal ini dengan karyawan sangat penting untuk transparansi dan memungkinkan mereka mengantisipasi jadwal pembayaran. Setiap frekuensi pembayaran memiliki nuansa administratif yang mempengaruhi waktu yang dihabiskan untuk memproses gaji.

Langkah 4: Lacak Waktu dan Kehadiran

Melacak jam kerja, waktu istirahat, dan kehadiran karyawan secara akurat sangat penting untuk sistem penggajian yang tepat di bidang SDM. Hal ini melibatkan pencatatan kapan karyawan mulai dan mengakhiri pekerjaan, serta waktu istirahat mereka.

Menggunakan berbagai metode seperti kartu absensi, lembar waktu, atau aplikasi seluler membantu memenuhi preferensi yang berbeda, memastikan bahwa seluruh jam kerja karyawan dicatat dengan benar.

Peralihan dari pelacakan manual ke pelacakan otomatis dengan perangkat lunak HRMS, seperti SkizzleHR, menawarkan metode serbaguna bagi bisnis seperti biometrik, aplikasi seluler, pengenalan wajah, dan penandaan geografis. Hal ini memastikan pelacakan kehadiran yang akurat dan memfasilitasi penghitungan upah yang tepat berdasarkan jam kerja yang tercatat.

Langkah 5: Hitung Pengurangan

Menghitung pemotongan melibatkan pemahaman kategori seperti pemotongan sebelum pajak, pajak, dan pasca pajak dalam proses penggajian. Pemotongan ini berdampak pada gaji bersih karyawan dan memerlukan perhitungan yang melibatkan gaji kotor dan pemotongan wajib.

Pengurangan sebelum pajak adalah jumlah yang dikurangi dari gaji sebelum pajak, seperti asuransi kesehatan atau iuran pensiun. Pengurangan pajak mencakup jumlah yang terhutang kepada pemerintah, ditentukan oleh pemberi kerja dan dikirimkan kepada pihak yang berwenang.

Pemotongan setelah pajak terjadi setelah pajak dan mungkin mencakup pembayaran untuk asuransi tambahan, iuran pensiun tertentu, atau perintah pembayaran resmi seperti pemotongan gaji, yang membentuk pembayaran akhir untuk dibawa pulang bagi karyawan.

Setelah mengetahui berapa penghasilan seorang karyawan sebelum dipotong (disebut gaji kotor), Anda kemudian mengambil uang tersebut untuk potongan sebelum pajak, pajak wajib, dan pasca pajak dari pendapatan kotor tersebut. Jumlah yang tersisa setelah dikurangi potongan-potongan ini adalah jumlah sebenarnya yang dibayar oleh karyawan (ini disebut gaji bersih).

Bayangkan Anda mendapat $1.000 sebelum dipotong apa pun. Jika $200 dikeluarkan untuk pajak, $50 untuk asuransi, dan $30 untuk pensiun, Anda akan mengurangi $200 + $50 + $30 dari $1.000 Anda. Hal ini memberi Anda jumlah uang yang sebenarnya akan Anda terima di gaji Anda, yang disebut pembayaran bersih.

Langkah 6: Bayar Karyawan

Setelah menghitung gaji yang dibawa pulang, saatnya memulai pemrosesan penggajian. Memastikan keakuratan dan ketepatan waktu dalam memberikan kompensasi kepada karyawan, baik melalui setoran langsung, kartu pembayaran, atau cek cetak, sangat penting dalam proses penggajian.

Penting untuk mempertimbangkan hari libur yang mungkin memengaruhi jadwal pemrosesan, terutama dengan pemrosesan manual atau saat menggunakan penyedia penggajian. SkizzleHR , terkenal dengan antarmuka yang ramah pengguna dan fitur pembayaran otomatis, secara efektif menyederhanakan pencairan gaji.

Dengan menawarkan beberapa metode pembayaran, perangkat lunak ini menyederhanakan proses penggajian, menjamin pembayaran yang akurat dan cepat kepada karyawan, bahkan selama hari libur atau metode pemrosesan yang bervariasi. Hal ini memastikan pengalaman penggajian yang lancar dengan tetap menjaga akurasi dan efisiensi.

Langkah 7: Kirim Pembayaran dan Pengajuan Pajak Gaji

Setelah menyelesaikan proses penggajian, pemberi kerja mempunyai tanggung jawab untuk memenuhi kewajiban perpajakannya, termasuk mengirimkan pajak gaji yang dipotong ke lembaga pemerintah terkait. Kepatuhan terhadap otoritas pajak setempat dan administrator pajak penggajian sangat penting, karena persyaratan spesifik dapat bervariasi berdasarkan lokasi bisnis.

SkizzleHR menyederhanakan prosedur ini melalui kepatuhan pajak, dan mengotomatiskan proses pembayaran dan pengarsipan pajak gaji. Sistem terintegrasinya secara konsisten memperbarui peraturan perpajakan terkini, memfasilitasi dunia usaha untuk memenuhi kewajiban perpajakannya secara akurat dan efisien.

Kesimpulan

Pemrosesan penggajian merupakan aspek penting dalam bisnis apa pun, yang memerlukan perhatian cermat terhadap detail dan kepatuhan terhadap norma peraturan yang terus berkembang. Untuk melakukan penghitungan curah pendapat dan dokumen secara efektif, solusi modern seperti SkizzleHR menyederhanakan tugas penggajian yang kompleks sekaligus memastikan kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan perpajakan.

Fitur intuitifnya menyederhanakan pengajuan pajak, mengotomatiskan pemotongan, dan memfasilitasi proses pembayaran yang lancar. Selain itu, antarmuka yang ramah pengguna memastikan pencairan dana akurat dan cepat, berkontribusi pada pengalaman penggajian tanpa kerumitan.

Dengan menggunakan perangkat lunak pemrosesan penggajian, bisnis dapat dengan percaya diri mengelola persyaratan penggajian mereka, meminimalkan kesalahan, dan menyederhanakan operasi yang akan meningkatkan efisiensi dan kepatuhan dalam proses penggajian mereka.