Apa itu manajemen proyek? | #2 Memulai manajemen proyek

Hampir setiap orang telah mengelola beberapa jenis proyek dalam hidup mereka. Mungkin itu mengorganisir pesta ulang tahun, perjalanan kelas, atau mungkin mengambil peran sebagai pemimpin tim di tempat kerja. Semua kegiatan ini bisa disebut manajemen proyek. Hal ini karena diperlukan untuk menyelaraskan berbagai tugas dan menyinkronkan kegiatan setidaknya beberapa orang yang bekerja sama untuk mencapai nilai tertentu, misalnya, pesta ulang tahun yang baik atau perjalanan yang dikenang dengan senyuman. Apa itu manajemen proyek? Baca artikel kami dan pelajari lebih lanjut.

Manajemen proyek – daftar isi:

1. Apa itu manajemen proyek?
2. Standar untuk manajemen proyek
3. Nilai manajemen proyek
4. Ringkasan

Apa itu manajemen proyek?

Manajemen proyek profesional merupakan bagian integral dari bisnis. Ini membutuhkan pengetahuan, alat, dan teknik yang tepat. Tetapi di atas semua itu, dibutuhkan kemampuan untuk menggabungkannya secara efisien. Manajemen proyek memastikan bahwa proyek dapat diselesaikan tepat waktu dan sesuai anggaran. Berkat manajemen proyek, tim proyek yang bekerja dengan manajer proyek berkomunikasi secara efektif, dan secara efisien mencapai tujuan yang ditetapkan.

Dengan manajemen proyek, sebuah proyek berakhir dengan penyediaan beberapa nilai yang sangat penting bagi perusahaan atau klien - sesuatu yang lebih dari sekadar melalui semua tahapan proses yang diakhiri dengan penyerahan produk jadi yang sesuai dengan kesepakatan awal . Meskipun nilai yang terkait dengan sebuah proyek mungkin memiliki karakter bisnis murni, seringkali tujuannya memiliki dimensi sosial atau lingkungan.

Hari ini, kami ingin tidak hanya menjawab pertanyaan tentang apa itu manajemen proyek. Kami juga akan melihat seperti apa standar baru berbasis nilai daripada berbasis proses untuk manajemen proyek, dan menjawab pertanyaan mengapa manajemen proyek itu penting.

Standar untuk manajemen proyek

Standar manajemen proyek oleh Project Management Institute (PMI) dibuat karena, terlepas dari praktik bertahun-tahun dan alat yang lebih baik, masih:

• 48% proyek tidak selesai tepat waktu
• 43% proyek melebihi anggaran
• 31% gagal mencapai tujuan mereka

Semua ini mengarahkan peneliti dan praktisi manajemen proyek untuk melihat lebih dekat apa yang hilang dari praktik manajemen proyek sehari-hari. Laporan menunjukkan bahwa mengatasi perubahan ketika melakukan tugas-tugas kompleks seperti proyek, portofolio dan program adalah masalah. Ini karena kenyataan di mana proyek perlu dikelola berubah begitu cepat sehingga perusahaan yang beroperasi menurut proses skematis seringkali tidak dapat mengikuti dinamika mereka. Faktor yang berkontribusi adalah:

• digitalisasi bisnis – yaitu, kebutuhan untuk meningkatkan kemampuan mengatur pekerjaan tim hibrida atau jarak jauh, sering kali beroperasi secara asinkron dan menggunakan alat di cloud dengan berbagai tingkat akses,
• peningkatan dinamika pasar – yaitu, kebutuhan untuk membuat perubahan pada proyek yang sedang berjalan sehingga hasilnya dapat menjawab permintaan saat ini.

Tanggapan praktisi manajemen proyek adalah untuk menekankan:

• manajemen proyek yang fleksibel – yaitu, pergeseran global dari perencanaan tugas yang terperinci ke pekerjaan berkelanjutan untuk meningkatkan cara bekerja sama sebagai sebuah tim dan merespons kebutuhan pemangku kepentingan secara dinamis,
• budaya organisasi dalam mempertahankan bakat, dan, di atas segalanya
• hasil, daripada hasil proyek (dapat disampaikan) yang sesuai dengan rencana, dan akibatnya, semakin penting ditempatkan pada nilai dan menjawab pertanyaan "mengapa?"

Ternyata tujuan utama dari manajemen proyek adalah untuk menciptakan nilai. Ini melibatkan penekanan terus-menerus tentang pentingnya dan makna pekerjaan yang dilakukan dan produk yang dibuat, dan menjawab "mengapa" dan "untuk apa?" pertanyaan tentang tidak hanya visi perusahaan, tetapi juga kegiatan sehari-hari mereka yang terlibat dalam proyek. Semua ini membuat tidak hanya pemangku kepentingan, tetapi juga manajer proyek dan anggota tim terlibat secara mendalam dalam proyek.

Nilai manajemen proyek

Manajemen proyek dapat memberikan hasil yang sangat baik, bahkan jika timnya cukup kecil. Namun, itu tidak harus menjadi manajemen formal yang mencakup semua aspek proyek dan menghasilkan laporan tentang setiap detail kinerja tim. Bagaimanapun, manajemen proyek modern bukanlah nilai itu sendiri, seperti yang sering terjadi pada abad terakhir. Hal ini terutama dimaksudkan untuk membantu mengimplementasikan proyek. Oleh karena itu, hanya menggunakan alat-alat yang membawa manfaat nyata. Dan itu mendefinisikan manajer proyek sebagai pelayan yang peduli, bukan manajer atau pemimpin yang otoriter.

Dengan kata lain, manajemen proyek seharusnya menciptakan tulang punggung yang diperlukan untuk memandu proyek melalui saat-saat baru, lebih sulit atau berisiko mengenai:

• perencanaan, pengorganisasian, dan pengambilan keputusan berbasis pengetahuan – yang biasanya didukung oleh perangkat lunak khusus seperti Firmbee, Asana, atau Jira
• menciptakan kondisi optimal untuk kolaborasi tim
• persiapan dan pengendalian anggaran
• pemantauan berkelanjutan dan analisis status proyek
• menanggapi perubahan dan mengelola risiko

Tulang punggung ini ditentukan sesuai dengan kebutuhan tim dan proyek yang diberikan dengan bantuan alat yang terbukti berguna pada saat tertentu. Proyek layak dikelola karena beberapa alasan. Pertama, karena meningkatkan efisiensi tim. Kedua, karena manajemen menciptakan kerangka kerja organisasi untuk kolaborasi yang, jika diterapkan dengan baik, menjadi nyaman dan tidak terlihat oleh mereka yang menggunakannya. Ketiga, karena manajemen menciptakan ketertiban sehingga rencana yang dilaksanakan jelas bagi semua yang terlibat. Hal ini memudahkan untuk memastikan semua orang “berada di halaman yang sama.”

Ringkasan

Manajemen proyek tradisional didasarkan pada standarisasi proses. Ini berarti menciptakan kerangka kerja yang dapat digunakan berulang kali, sehingga meningkatkan efisiensi perusahaan. Namun, pendekatan ini tidak berhasil di abad ke-21. Itulah sebabnya Institut Manajemen Proyek memperkenalkan standar manajemen baru – standar berbasis nilai.

Ini memungkinkan fleksibilitas yang lebih besar dan menekankan peran tim yang mengerjakan proyek. Dengan kata lain, telah bergerak secara signifikan lebih dekat dengan prinsip-prinsip manajemen tangkas (Agile) yang berasal dari pengembangan perangkat lunak, dan yang diperlakukan oleh PMI sebagai fakta yang aneh sampai sekarang.

Kami baru saja menjawab pertanyaan: Apa itu manajemen proyek? Lihat seri kami yang lain tentang Python dan Javascript!

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting

Memulai dengan manajemen proyek:

1. Apa itu proyek?
2. Apa itu manajemen proyek?
3. Bagaimana mengelola proyek?
4. Agile vs. Scrum
5. Tangkas vs Air Terjun
6. 4 contoh proyek