Panduan Lengkap Manajemen Sumber Daya yang Efektif untuk Berinovasi dan Bertumbuh

Dengan pertumbuhan teknologi yang dramatis dan perubahan perilaku konsumen yang sering terjadi, organisasi saat ini berada di bawah tekanan yang meningkat untuk terus berinovasi. Inti dari memperoleh keunggulan kompetitif di pasar yang terus berkembang, melaksanakan tujuan strategis sambil tetap relevan, memenuhi harapan pelanggan, dan meningkatkan pendapatan, adalah sumber daya perusahaan.

Namun, lebih sering daripada tidak, organisasi akhirnya mengorbankan keuntungan mereka karena penggunaan sumber daya yang tidak efisien. Untuk mencapai kesuksesan baru dan menghindari kerugian yang lebih besar, setiap organisasi harus mempraktikkan manajemen sumber daya yang efektif.

Posting ini menjelaskan cara praktis untuk mengelola sumber daya organisasi dan memberikan teknik yang dapat membantu memfasilitasi proses dengan lebih baik.

Apa itu Manajemen Sumber Daya?

Manajemen sumber daya mengacu pada pemanfaatan yang tepat dari sumber daya organisasi. Ini memerlukan perencanaan, penjadwalan, dan pengalokasian sumber daya berwujud dan tidak berwujud untuk kinerja yang lebih baik. Target utamanya adalah memaksimalkan efisiensi sumber daya, sehingga meningkatkan peluang keberhasilan tujuan, proyek, atau tugas organisasi Anda.

Selama proses, pemilik atau manajer bisnis menentukan cara terbaik memanfaatkan sumber daya yang tersedia, mengidentifikasi sumber daya tambahan yang dibutuhkan, dan mengidentifikasi sumber daya yang terbuang.

Pentingnya Manajemen Sumber Daya

Manajemen sumber daya yang baik memungkinkan organisasi untuk menyelesaikan pekerjaannya dengan cara seefisien mungkin dan tetap kompetitif dengan para pesaingnya. Inilah mengapa manajemen sumber daya sangat penting untuk organisasi Anda.

• Minimalkan biaya dan tingkatkan efisiensi pengiriman proyek dengan mengalokasikan sumber daya yang tepat ke proyek yang tepat pada waktu yang tepat
• Meramalkan permintaan akan sumber daya dan mengidentifikasi tantangan potensial seperti konflik penjadwalan atau kekurangan sumber daya terlebih dahulu, sehingga mencegah kegagalan proyek
• Memungkinkan pemanfaatan sumber daya yang optimal dengan menemukan keseimbangan yang tepat antara memaksimalkan produktivitas tim Anda dan pada saat yang sama memastikan bahwa mereka tidak merasa terlalu banyak bekerja
• Meningkatkan transparansi dan komunikasi, dan mencegah konflik di tempat kerja. Dengan ikhtisar ketersediaan sumber daya dan beban kerja yang direncanakan, Anda dapat menghindari alokasi yang berlebihan.
• Memungkinkan perencanaan strategis dan pengambilan keputusan yang lebih baik dengan memberikan visibilitas ke sumber daya perusahaan, ketersediaannya, dan jadwalnya.

Jenis Sumber Daya Organisasi

Sebuah organisasi bergantung pada beberapa sumber daya untuk melaksanakan proyek, dan ini terbagi dalam dua kategori; sumber daya berwujud dan tidak berwujud. Sumber daya ini biasanya meliputi;

Proses Manajemen Sumber Daya

Siklus Hidup Manajemen Sumber Daya yang diperkenalkan oleh Mavenlink, mencantumkan 5 fase “ yang mencerminkan siklus hidup pengiriman proyek dari awal hingga analisis: Estimasi, Rencanakan, Jalankan, Analisis, dan Optimalkan.”

Fase Perkiraan

Mengelola sumber daya secara efektif dimulai dengan memperkirakan kebutuhan Anda (jenis dan jumlah) sumber daya internal dan eksternal untuk menyelesaikan proyek. Setelah tugas proyek telah ditentukan, sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya dengan sukses harus diidentifikasi.

Ada enam input yang perlu digunakan dalam estimasi sumber daya aktivitas. Ini adalah

• Daftar aktivitas
• Atribut aktivitas
• Aset proses organisasi
• Faktor lingkungan perusahaan
• Rencana manajemen proyek
• Ketersediaan sumberdaya

Beberapa teknik tersedia untuk memperkirakan sumber daya aktivitas,

• Penilaian para ahli ; tanyakan para ahli yang telah melakukan tugas serupa dan dapatkan pendapat mereka tentang jenis sumber daya yang dibutuhkan
• Analisis alternatif ; ini memerlukan mempertimbangkan berbagai pilihan yang tersedia untuk mengalokasikan sumber daya. Anda dapat mengubah jumlah atau jenis sumber daya yang digunakan dan menjelajahi berbagai cara untuk melakukan tugas dan memutuskan di antara berbagai alternatif.
• Data estimasi yang dipublikasikan ; memahami berapa banyak sumber daya yang Anda butuhkan dengan mengacu pada studi, artikel, dan penelitian yang memiliki data relevan dari orang dan organisasi lain.
• Perangkat lunak manajemen proyek ; ini sering menawarkan fitur bagi manajer proyek untuk dengan mudah memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk sebuah proyek dan mengidentifikasi kendala apa pun.
• Perkiraan dari bawah ke atas ; memecah tugas-tugas kompleks menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap langkah individu. Biaya tugas individu kemudian dapat ditambahkan bersama-sama untuk mendapatkan perkiraan total.

Fase Rencana

Selama fase proses manajemen sumber daya ini, tujuan Anda adalah mengidentifikasi bagaimana memanfaatkan sumber daya yang teridentifikasi dengan cara yang seefisien mungkin. Ini berarti memesan sumber daya Anda untuk proyek tingkat tinggi berdasarkan keterampilan, peran, dan ketersediaan.

Selama fase ini, Anda perlu memiliki pemahaman yang jelas tentang kumpulan sumber daya Anda yang mencakup sumber daya, keterampilan, peran, dan pengalaman mereka, ketersediaan, tarif biaya, dan tarif tagihan. Anda dapat merujuk ke kumpulan sumber daya ini saat Anda mengalokasikan sumber daya yang tersedia dan sesuai untuk tugas proyek.

Perencanaan sumber daya memungkinkan Anda untuk mencegah penggunaan yang kurang dan alokasi sumber daya yang berlebihan, serta meminimalkan ketergantungan tugas dan sumber daya.

Fase Eksekusi

Sekarang sumber daya telah dijadwalkan dan rencana proyek telah dilaksanakan. Selama fase ini,

• Lacak kinerja sumber daya saat proyek berlangsung. Mengalokasikan kembali sumber daya yang tidak ditetapkan dengan benar untuk meningkatkan kinerja
• Sering-seringlah check-in dengan sumber daya untuk memastikan bahwa mereka berkinerja baik dan memiliki alat yang diperlukan untuk melaksanakan tanggung jawab mereka
• Buat daftar cadangan sumber daya jika terjadi konflik yang mungkin timbul selama proyek

Fase Analisis

Fase ini didedikasikan untuk menganalisis keakuratan alokasi sumber daya, kinerjanya, dan kontribusinya terhadap keberhasilan proyek. Untuk menjalankan fase ini secara efektif, Anda perlu mengumpulkan wawasan dan data di seluruh siklus hidup manajemen sumber daya; ini termasuk informasi seperti jam kerja, tanggal jatuh tempo tugas dan tanggal penyelesaian, peningkatan tingkat keterampilan, dll.

Memegang retrospektif untuk merenungkan kemenangan dan kegagalan manajemen sumber daya selama proyek dapat membantu mengungkap lebih banyak wawasan yang dapat digunakan untuk pelatihan atau perekrutan di masa depan dan tujuan perencanaan sumber daya.

Fase Optimalkan

Berdasarkan analisis yang dilakukan, Anda dapat mengambil tindakan untuk mengoptimalkan proses pengelolaan sumber daya Anda lebih lanjut. Identifikasi di mana Anda perlu menerapkan perubahan untuk mencegah masalah dan di mana dalam prosesnya Anda perlu melakukan perbaikan.

Kiat Manajemen Sumber Daya

Kiat-kiat yang disebutkan di bawah ini adalah untuk membantu Anda menerapkan manajemen sumber daya dengan lebih baik di organisasi Anda.

Dapatkan gambaran umum tentang sumber daya yang tersedia

Ikhtisar yang jelas tentang sumber daya yang sedang Anda kerjakan akan memudahkan Anda untuk merencanakan proyek di sekitar tujuan Anda. Selain itu, pengetahuan tentang semua sumber daya yang tersedia untuk Anda akan membantu,

• Identifikasi sumber daya yang tepat dengan cepat untuk ditugaskan ke tugas proyek yang tepat
• Deteksi potensi kemacetan sejak dini dan dapatkan pemahaman yang lebih baik tentang komitmen yang akan datang
• Buat rencana jangka panjang yang lebih akurat dan peramalan sumber daya dengan lebih andal

Buat Kumpulan Sumber Daya Terpusat

Kumpulan sumber daya memberikan gambaran yang jelas tentang sumber daya yang tersedia untuk ditugaskan ke tugas proyek. Ini membantu manajer proyek ketika mengalokasikan sumber daya dan merencanakan beberapa proyek. Kumpulan sumber daya terpusat memungkinkan semua orang dalam tim untuk memahami "gambaran besar", di mana mereka cocok, peran apa yang harus mereka mainkan, dan batasan yang terlibat. Hal ini pada gilirannya membantu memotivasi mereka untuk melakukan yang terbaik untuk menyelesaikan tugas individu mereka pada waktu yang tepat.

Kembangkan rencana darurat

Peristiwa tak terduga dapat terjadi yang dapat mengakibatkan konflik, dan akhirnya menyebabkan kegagalan proyek. Memiliki rencana kontingensi proaktif untuk bersiap menghadapi kekurangan sumber daya dan keadaan negatif jika terjadi keadaan darurat.

Terus memantau kemajuan proyek

Lacak kinerja setiap sumber daya individu di seluruh proyek untuk mengidentifikasi situasi alokasi berlebih atau kurang alokasi. Dengan melacak kinerja aktual terhadap kinerja yang diproyeksikan akan memungkinkan Anda untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang di mana waktu yang hilang dan membuat penyesuaian alokasi Anda sesuai.

Pastikan transparansi

Sejajarkan tim Anda dan pastikan bahwa mereka bekerja secara kolektif untuk mencapai tujuan yang sama guna mendorong transparansi dan kepercayaan. Ini juga berarti melibatkan seluruh tim selama proses perencanaan dan penyampaian proyek, mendorong komunikasi terbuka saat mendiskusikan potensi risiko terhadap sumber daya proyek, dan memastikan bahwa tim mengetahui prioritas proyek.

Menggunakan Ruang Kerja Visual untuk Manajemen Sumber Daya

Satu ruang kerja bersama untuk berkolaborasi dalam curah pendapat, perencanaan, pelaksanaan, dan analisis seputar rencana pengelolaan sumber daya Anda membantu memusatkan alur kerja dan aset pengelolaan sumber daya Anda. Hal ini pada gilirannya menyederhanakan kolaborasi dan komunikasi lintas tim, memungkinkan proses pengelolaan sumber daya yang lebih lancar.

Ruang kerja visual tanpa batas seperti Creately memungkinkan Anda memiliki struktur perincian pekerjaan, struktur perincian sumber daya, piagam tim, dan papan manajemen tugas secara berdampingan saat Anda bergerak melalui perencanaan dan pelaksanaan proyek dengan tim Anda. Creately menawarkan template yang dibuat khusus untuk berbagai manajemen sumber daya dan tugas perencanaan proyek yang dapat digunakan tim segera untuk melacak pekerjaan mereka dengan cepat.

Teknik Visual untuk Merampingkan Manajemen Sumber Daya

Alat visual berikut dapat digunakan untuk lebih memahami status pemanfaatan sumber daya organisasi Anda dan persyaratan sumber daya, mengalokasikannya dengan lebih baik, dan melacak kemajuan proyek secara efektif.

Struktur rincian kerja

Struktur rincian kerja membantu memecah proyek-proyek besar menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola yang berisi kiriman proyek atau hasil yang akan diselesaikannya. Ini akan membantu dengan cepat mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pengiriman proyek individu.

Lihat Panduan Mudah untuk Struktur Perincian Kerja kami untuk mempelajari cara membuat WBS langkah demi langkah.

Struktur Perincian Sumber Daya

Struktur perincian sumber daya mewakili daftar sumber daya yang akan diperlukan untuk menjalankan proyek tertentu. Ini secara hierarkis memecah sumber daya yang akan menghabiskan uang (yaitu orang, peralatan, dan material) berdasarkan kategori dan jenis, sehingga membantu memperkirakan berapa biaya proyek dan menginformasikan anggaran.

Pelajari lebih lanjut tentang menggunakan struktur perincian sumber daya di sini.

Inventarisasi Keterampilan

Inventarisasi keterampilan adalah alat manajemen sumber daya manusia yang digunakan untuk mencatat informasi tentang keterampilan, pendidikan, dan pengalaman karyawan saat ini. Hal ini memungkinkan Anda untuk dengan cepat menilai apakah staf saat ini dapat memenuhi persyaratan proyek dan mengalokasikannya dengan tepat.

Baca panduan kami tentang Perencanaan Sumber Daya Manusia untuk mempelajari lebih lanjut tentang proses dan alat perencanaan tenaga kerja.

Papan Kanban

Papan Kanban memungkinkan Anda memvisualisasikan alur kerja Anda di beberapa tahap proyek (yaitu untuk dilakukan, dalam proses, dan selesai). Dalam hal manajemen sumber daya, dewan Kanban sangat membantu ketika mengelola proyek dengan sumber daya yang langka atau terbatas yang perlu dimanfaatkan dengan bijak.

Lihat panduan kami tentang Cara Mengelola Proyek Anda dengan Lebih Baik dengan Papan Kanban untuk mempelajari lebih lanjut tentang membuat dan menggunakan papan Kanban.

Gantt Charts

Bagan Gantt memberikan gambaran singkat tentang tugas proyek yang dijadwalkan, kemajuannya, dan siapa yang mengerjakannya. Kemampuan untuk mengasimilasi seluruh beban kerja seluruh tim secara sekilas membuatnya lebih mudah untuk mendeteksi area di mana sumber daya telah dialokasikan secara keseluruhan atau kurang dimanfaatkan.

Siap Meningkatkan Proses Manajemen Sumber Daya Anda?

Praktik manajemen sumber daya sangat berharga bagi semua organisasi, karena sumber daya sangat penting untuk mencapai tujuan organisasi, memenuhi kebutuhan pelanggan, meningkatkan pendapatan, dan mengembangkan bisnis.

Bantuan manajemen sumber daya yang tepat dalam hal meningkatkan efisiensi tim, mencegah miskomunikasi antara anggota tim, manajer, dan klien, membuat perkiraan yang akurat, dan mengatasi kemacetan sebelum terjadi selama proyek. Meskipun menawarkan banyak manfaat, jika tidak dilakukan dengan benar, hal itu juga dapat merugikan Anda.

Kami berharap panduan ini akan membantu Anda lebih memahami proses manajemen sumber daya dan meningkatkan proyek Anda.

Punya lebih banyak tips untuk dibagikan? Beri tahu kami komentar Anda di bawah.