Apa itu Safety Stock dan Bagaimana Memitigasi Risiko Rantai Pasokan?

Bayangkan sebuah skenario di mana Anda sedang berbicara dengan pelanggan yang menginginkan barang bernilai tinggi.

Anda mengatasi semua keberatan mereka, dan pelanggan menyetujui penjualan tersebut. Namun, mereka membutuhkannya keesokan harinya.

Saat Anda memeriksa level stok Anda, Anda terkejut karena stoknya habis dan tidak akan tersedia selama beberapa hari.

Kecewa, pelanggan pergi ke salah satu pesaing Anda.

Lewati ke:

• Bagaimana Anda Menghitung Berapa Banyak Stok Pengaman yang Harus Dibawa?
• Apa Pentingnya Safety Stock bagi Bisnis Anda?

Meskipun hal ini hanya khayalan belaka, kenyataannya kehabisan stok dan terlalu banyak menimbun menyebabkan kerugian yang sangat besar bagi pengecer di Amerika Utara sebesar $349 miliar setiap tahunnya.

Bagaimana cara menghindari skenario seperti ini dan kerugian terkait? Jawaban sederhananya adalah safety stock. Apa itu safety stock, dan bagaimana Anda menggunakannya untuk memastikan Anda tidak kehilangan penjualan atau pelanggan?

Apa itu Stok Pengaman?

Sumber

Sama seperti Anda mungkin memiliki obor dan/atau lilin jika terjadi pemadaman listrik, persediaan pengaman adalah cadangan darurat untuk produk Anda.

Stok pengaman adalah kelebihan produk yang Anda simpan jika terjadi terburu-buru pada produk tersebut atau jika Anda mengalami masalah dengan logistik dan rantai pasokan Anda.

Anda mungkin menggunakan perkiraan permintaan untuk memperkirakan berapa banyak suatu produk akan terjual dalam periode tertentu.

Prediksi tersebut memberi tahu Anda tentang pemesanan (dan penataan ulang) stok dan manajemen inventaris.

Namun, meskipun perkiraan permintaan dapat menjadi bagian penting dari manajemen bisnis , hal ini tidak memungkinkan terjadinya hal-hal yang tidak terduga.

Mari kita kembali ke skenario yang dibayangkan.

Pengiriman Anda dijadwalkan pada hari Kamis, namun kondisi cuaca ekstrem, yang tampaknya semakin sering terjadi, menyebabkan penyedia logistik normal Anda tidak dapat mengirimkan ke pusat pemenuhan Anda selama beberapa hari.

Untungnya, Anda mengadopsi strategi persediaan pengaman pada tahun sebelumnya dan memiliki cukup 'bantalan' untuk membantu Anda sampai pengiriman dilakukan.

Bagaimana Anda Menghitung Berapa Banyak Stok Pengaman yang Harus Dibawa?

Sumber

Jika Anda menjalankan bisnis e-niaga dan menjual ribuan produk, memiliki stok pengaman untuk setiap SKU (unit penyimpanan stok) yang Anda miliki mungkin tidak dapat dilakukan.

Sama seperti perkiraan permintaan, ini adalah kasus mengidentifikasi pola. SKU mana yang memiliki perputaran tinggi dan mungkin habis jika terjadi keadaan darurat atau produk tersebut terburu-buru?

Anda mungkin menggunakan solusi manajemen inventaris yang dapat membantu Anda mengidentifikasi produk populer dan menghitung jumlah stok pengaman yang harus Anda pertimbangkan.

Jika tidak, rumus untuk mengatasinya ternyata sangat mudah dan dapat dilakukan dalam empat langkah.

1. Angka

Seperti halnya rumus matematika lainnya, Anda memerlukan beberapa angka untuk dikerjakan. Terkait dengan safety stock, ada empat hal yang Anda perlukan:

• Penggunaan harian maksimal . Ini adalah volume SKU tertinggi yang pernah Anda jual dalam periode tertentu. Itu bisa berupa hari atau minggu sebenarnya, atau bahkan bisa merujuk pada musim.
• Waktu tunggu maksimum . Berapa lama waktu yang dibutuhkan pemasok (atau penyedia logistik) Anda untuk mengirimkan SKU tersebut ke lokasi atau pusat pemenuhan Anda? Ini dimulai sejak Anda melakukan pemesanan atau saat pemesanan ulang otomatis terjadi.
• Rata-rata penggunaan harian . Berapa rata-rata penjualan SKU tersebut selama periode tertentu? Fluktuasi musiman dapat mempengaruhi angka-angka tersebut. Lagi pula, Anda akan menjual lebih banyak pohon Natal menjelang Natal dibandingkan di sisa tahun tersebut.
• Waktu tunggu rata-rata . Berapa rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman produk? Hal ini akan berbeda dengan waktu tunggu maksimum, karena hal ini dapat dipengaruhi oleh berbagai faktor.

Penting untuk diingat bahwa tidak ada 'satu ukuran yang cocok untuk semua'. Berbagai jenis pengecer akan memiliki tuntutan yang sangat berbeda mengenai inventaris dan manajemen inventaris.

Supermarket sangat berbeda dengan pusat kontak omnichannel yang menjual berbagai perlengkapan audio dan video.

2. Maksimal

Sekarang, Anda membutuhkan angka maksimal.

Anda mendapatkannya dengan mengalikan penggunaan harian maksimum dengan waktu tunggu maksimum.

Ini adalah angka skenario terburuk, yang mewakili apa yang akan terjadi jika Anda menjual SKU sebanyak mungkin dan pemasok atau penyedia logistik Anda membutuhkan waktu paling lama untuk mengisi kembali SKU Anda.

Misalnya, jika produk tertentu paling banyak terjual adalah 17 unit dalam sehari dan waktu pengiriman paling lama adalah 8 hari, kalikan keduanya dan dapatkan 136. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin juga ingin memikirkan di mana orang-orang yang ada di prospek dan saluran penjualan Anda dan kapan mereka akan membuat keputusan.

3. Rata-rata

Seperti halnya hasil maksimal Anda, ini adalah perkalian langsung.

Ambil dua angka rata-rata Anda untuk menghasilkan rata-rata tunggal untuk rumus tersebut.

Jika Anda menjual rata-rata 12 SKU tersebut dan pengiriman Anda memakan waktu rata-rata empat hari, maka angka rata-rata keseluruhan Anda (untuk keperluan penghitungan stok pengaman) adalah 48.

4. Hitung kebutuhan safety stock Anda

Baik Anda menjual D2C (langsung ke konsumen) atau memiliki model siklus penjualan B2B dan perusahaan , faktanya adalah Anda tidak selalu yakin apa yang mungkin terjadi.

Seperti kata pepatah, perkirakan hal yang tidak terduga, atau setidaknya bersiaplah untuk itu.

Jadi, sekarang Anda telah mengurangi empat angka yang Anda mulai menjadi dua sehingga Anda memiliki gambaran tentang persediaan pengaman yang Anda perlukan. Untuk mendapatkan ini, kurangi angka rata-rata Anda dari angka maksimum Anda.

Dalam contoh yang diberikan, angka tersebut akan dikurangi 48 dari 136, sehingga menghasilkan 88. Dalam hal ini, stok pengaman yang Anda perlukan adalah 88 SKU untuk produk tersebut.

Apa Pentingnya Safety Stock bagi Bisnis Anda?

Sumber

Setiap bisnis ingin menghindari kehilangan penjualan.

Dan ini bukan hanya penjualan; jika Anda kehabisan stok suatu barang, pelanggan yang kecewa mungkin akan menemukan produk tersebut di tempat lain dan memutuskan untuk memilih bisnis yang memenuhi kebutuhan mereka di masa depan.

Anda perlu memahami berbagai manfaat yang akan diperoleh dari strategi persediaan pengaman.

1. Lebih sedikit kehabisan stok

Menghindari kehabisan stok mungkin tidak dapat dilakukan sepenuhnya, terutama jika Anda memiliki rangkaian produk yang besar dan ruang gudang yang terbatas.

Anda dapat menganalisis data, mengenali pola, dan mencoba menghindari kehabisan stok barang populer.

Anda mungkin memiliki kebijakan yang memicu pemesanan ulang ketika stok hampir habis, namun persediaan pengaman adalah tentang melindungi Anda dari kejadian tak terduga. Ini semua tentang memberikan pengalaman pelanggan (CX) yang optimal, dan seperti menyelaraskan tim penjualan dan dukungan Anda dapat membantu di satu area CX, stok pengaman juga dapat membantu di area lain.

2. Optimalisasi pemanfaatan gudang

Pergudangan tidak gratis. Tergantung pada ukuran dan lokasi bisnis Anda, Anda dapat menggunakan lebih dari satu gudang.

Sistem manajemen inventaris Anda dapat melacak angka-angka yang berbeda dari berbagai lokasi, dan Anda juga perlu mempertimbangkan apakah ada biaya yang akan meniadakan kegunaan stok pengaman.

Namun dalam banyak kasus, persediaan pengaman tersebut bisa sangat berguna, terutama mengingat pertumbuhan ecommerce .

3. Peramalan permintaan

Peramalan permintaan bisa sangat erat kaitannya dengan perhitungan persediaan pengaman.

Seiring waktu, Anda dapat membandingkan data keduanya untuk melihat seberapa akurat prediksi Anda.

Hal ini memungkinkan Anda melakukan penyesuaian berdasarkan perkiraan versus apa yang terjadi.

4. Mengenali kebutuhan musiman

Pola musiman bisa sangat berbeda dengan pola musim lainnya dalam setahun.

Anda mungkin juga mempunyai periode ketika Anda menawarkan diskon pada produk, dan keduanya harus diperhitungkan saat menghitung stok pengaman.

Misalnya, Anda mungkin merencanakan penjualan bulan Juli, di mana Anda akan menawarkan diskon 50% untuk produk yang membantu bisnis bekerja dalam kerangka COSO .

Mengantisipasi terburu-buru berarti Anda dapat merencanakan persediaan pengaman yang lebih besar dari biasanya.

5. Efisiensi

Memiliki persediaan pengaman untuk barang-barang populer Anda dapat berarti bisnis Anda beroperasi lebih efisien. Anda menghindari skenario kehabisan stok dan dapat memenuhi pesanan apa pun yang masuk sambil menunggu restock barang tersebut.

6. Pelanggan yang senang

Kehabisan stok bisa berarti pelanggan tidak puas, dan itu adalah sesuatu yang ingin Anda hindari.

Umumnya, pelanggan tidak mengetahui - atau peduli - mengenai masalah apa pun yang mungkin mereka hadapi, seperti gangguan rantai pasokan. Mereka hanya ingin berhasil memesan suatu barang. Dalam beberapa kasus, misalnya pada saat proses modernisasi lama , mereka mungkin memerlukan barang tersebut secara mendesak.

Kepuasan pelanggan akan selalu menjadi hal yang penting, dan memiliki persediaan pengaman adalah salah satu faktor yang dapat berkontribusi terhadap hal tersebut.

Kesimpulannya

Gambar gratis untuk digunakan bersumber dari Pixabay

Banyak faktor yang dapat mempengaruhi keputusan Anda mengenai safety stock.

Meskipun yang jelas adalah berapa banyak SKU produk yang Anda jual dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengisi kembali stok tersebut, Anda juga perlu memikirkan hal-hal seperti biaya pergudangan.

Dalam beberapa kasus, seperti supermarket, Anda juga perlu mempertimbangkan apakah kehabisan stok sementara benar-benar akan menimbulkan masalah. Mungkin risiko terbesar yang menyebabkan kehabisan stok adalah masalah rantai pasokan.

Tergantung pada cara pemasok atau penyedia logistik Anda beroperasi, hal ini dapat berkisar dari kondisi cuaca buruk hingga masalah mekanis pada kendaraan yang digunakan untuk mengirimkan kepada Anda.

Strategi persediaan pengaman dapat mengurangi risiko dan bekerja secara paralel dengan perkiraan permintaan.