Apa itu pelaporan penjualan?

Diterbitkan: 2021-05-24

Perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian.

Ketiga elemen ini sama pentingnya untuk memastikan kesuksesan bisnis.

Sayangnya, banyak bisnis gagal memahaminya dan tidak memberikan penghargaan yang semestinya kepada pelaporan. Namun, ini adalah pendekatan yang salah. Anda hanya dapat benar-benar mengembangkan bisnis Anda dan memiliki strategi berbasis data yang andal ketika Anda sepenuhnya menyadari hasil dari semua aktivitas yang terjadi di dalam perusahaan Anda.

Perhentian pertama di jalan menuju kehebatan adalah pelaporan penjualan.

Apa Itu Laporan Penjualan?

Laporan penjualan , juga dikenal sebagai laporan analisis penjualan, adalah catatan komprehensif dari semua aktivitas penjualan yang terjadi di dalam perusahaan selama periode waktu tertentu.

Pada dasarnya, ini memberi manajer penjualan gambaran umum tentang semua proses dan operasi penjualan yang dilakukan oleh bisnis. Keduanya bertindak sebagai cerminan dari berbagai tren yang terjadi dalam volume penjualan selama waktu tertentu dan memberikan wawasan tentang berbagai langkah saluran penjualan. Selain itu, juga berisi informasi analitis mengenai kinerja semua eksekutif penjualan dalam tim.

Tidak ada formulir yang ditentukan secara ketat yang harus diikuti oleh setiap perusahaan saat membuat laporan penjualan mereka. Bergantung pada kebutuhan dan alur kerja internal perusahaan tertentu, elemen yang disertakan dalam laporan dapat bervariasi. Meskipun demikian, secara tradisional, laporan penjualan terdiri dari fitur-fitur berikut :

Ikhtisar proyek

Sebelum Anda masuk ke laporan aktual dan membahas detail periode yang dilacak, Anda perlu memberi orang yang membaca laporan Anda beberapa informasi latar belakang. Lagi pula, Anda tidak pernah tahu siapa yang akhirnya akan membaca laporan Anda, jadi penting untuk memastikan bahwa informasi yang tercantum di dalamnya dapat diakses bahkan oleh orang-orang yang hanya memiliki sedikit atau tidak memiliki pengetahuan tentang pencapaian penjualan perusahaan Anda sebelumnya.

Pendekatan terbaik untuk dilakukan di sini adalah memasukkan tujuan laporan dan pengingat pencapaian dari periode waktu sebelumnya.

Rincian data

Meskipun merupakan ide bagus untuk membuat laporan Anda sedetail mungkin sehingga semua orang yang membacanya dapat lebih memahami proses penjualan Anda. Meskipun demikian, menyertakan spreadsheet dan tabel tanpa akhir tidak selalu merupakan cara terbaik untuk menyajikan data Anda - seringkali tidak efisien dan membingungkan.

Sebaliknya, Anda harus mengambil semua informasi yang telah Anda kumpulkan dan memecahnya menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola . Kompilasi dan sajikan dalam potongan yang mudah dicerna, dengan setiap item menunjukkan proses tunggal atau mencerminkan satu metrik. Jangan lupa untuk mengidentifikasi dengan jelas apa yang diukur setiap item dan apa kerangka waktu yang tepat untuk melihatnya. Kemudian, pastikan untuk menjelaskan kemungkinan fluktuasi data dan informasi tambahan lainnya yang akan memberi pembaca Anda pemahaman yang lebih baik tentang angka-angka dalam laporan Anda.

Interpretasi hasil

Setelah Anda menetapkan tujuan dan mempresentasikan data yang dikumpulkan, inilah saatnya untuk menjelaskan apa arti data bagi bisnis Anda dalam gambaran yang lebih besar. Alih-alih hanya melemparkan satu set angka dan grafik acak ke pembaca laporan penjualan Anda, jelaskan apa artinya itu bagi perusahaan Anda.

Misalnya, jika Anda baru saja menerapkan strategi baru dan melihat beberapa fluktuasi dalam angka penjualan, Anda dapat membuat penilaian tentang apakah strategi tersebut berhasil atau tidak. Kemudian, Anda dapat melangkah lebih jauh dan mencoba mengidentifikasi apa yang sebenarnya menyebabkan fluktuasi.

Cari tahu cara menulis laporan penjualan bulanan!

Mengapa Pelaporan Penjualan Penting?

Meskipun pelaporan penjualan mungkin tidak semenarik bagian lain yang lebih kreatif dari proses penjualan, ini jelas merupakan bagian penting dari strategi penjualan yang sukses.

Definisi laporan penjualan menunjukkan bahwa itu adalah alat analisis yang kuat yang memungkinkan bisnis untuk mengevaluasi kinerja penjualan mereka saat ini dan menilai strategi penjualan mereka yang lebih luas. Namun, ada lebih banyak pelaporan penjualan dari itu. Untuk lebih memahami berbagai alasan mengapa para pemimpin penjualan dari seluruh dunia mencurahkan waktu dan energi mereka untuk membuat laporan penjualan secara teratur, mari kita lihat manfaat yang ditawarkan pelaporan penjualan:

Ini memungkinkan Anda untuk berhasil menemukan dan menghilangkan kemacetan di saluran penjualan. Bukan hal yang aneh bagi bisnis untuk mencapai titik stagnasi atau bahkan melihat penurunan penjualan dan, karenanya, laba. Faktanya, semua, bahkan bisnis yang paling sukses, melewatinya dalam hidup mereka. Manajer penjualan yang efisien melacak semua aktivitas penjualan yang terjadi dalam bisnis mereka, jadi setiap kali terjadi penurunan penjualan, mereka dapat menemukan masalah dan secara efektif menyingkirkannya. Memiliki laporan penjualan yang terperinci dan intuitif memberi Anda kesempatan untuk dengan cepat menemukan kapan tepatnya masalah itu muncul dan apa yang bisa menjadi penyebabnya.
Ini membantu perwakilan penjualan untuk menutup lebih banyak kesepakatan. Laporan penjualan memberi manajer penjualan konteks dan menyoroti proses mana yang menghasilkan hasil apa. Pada gilirannya, manajer penjualan dapat mengetahui hal yang tepat yang dapat ditingkatkan oleh perwakilan penjualan untuk mendapatkan lebih banyak kesepakatan. Mereka dapat memfasilitasi pelatihan dan lokakarya untuk meningkatkan keterampilan tertentu dan mendapatkan lebih banyak keahlian di bidang-bidang tertentu yang tidak memiliki keterampilan tersebut.
Ini memberi kesempatan untuk menemukan tren positif di seluruh wilayah tertentu. Bila Anda memiliki catatan ekstensif tentang aktivitas penjualan Anda, Anda dapat melihat prospek mana yang berasal dari mana. Ini berarti Anda dapat melihat sumber prospek mana yang menghasilkan prospek berkualitas paling tinggi, dan praktik mana yang paling efektif untuk memeliharanya dan menskalakannya.
Ini mengurangi kelemahan pergantian staf. Adalah hal yang sangat normal bagi perusahaan besar untuk memiliki tingkat pergantian staf yang tinggi. Orang-orang datang dan pergi saat mereka menemukan peluang baru untuk diri mereka sendiri. Namun, jalur karir karyawan Anda tidak harus berdampak negatif terhadap kinerja penjualan perusahaan Anda. Anda tidak ingin informasi penjualan penting Anda keluar dari pintu dengan memegang individu saat mereka meninggalkan perusahaan. Untuk menjaga semua data Anda aman dan terorganisir dengan baik, Anda harus memiliki sistem pelaporan penjualan yang terpusat.
Ini memberi tim penjualan rasa arah yang lebih baik dan memotivasi mereka. Sementara pelaporan penjualan dapat menyebabkan karyawan Anda merasa diawasi dengan ketat dan bahkan kewalahan, itu juga dapat membuat mereka lebih termotivasi untuk bekerja lebih keras. Ketika mereka tahu ada cara untuk melacak kinerja mereka, mereka akan mencoba untuk mencapai semua target penjualan.

Secara keseluruhan, pelaporan penjualan adalah proses yang sangat penting untuk diketahui. Anda perlu memperlakukannya dengan tepat dan memikirkan semua metrik yang perlu Anda ukur untuk merefleksikan proses penjualan dalam bisnis Anda secara lengkap dan akurat.

Berbagai Jenis Laporan Penjualan

Seperti yang telah disebutkan, Andalah yang menentukan kumpulan metrik untuk dilacak dan, selanjutnya, memutuskan pemilihan laporan yang berbeda untuk dibuat. Ketika datang dengan ini, Anda perlu memperhatikan proses bisnis spesifik Anda serta kemampuan sistem pelaporan penjualan Anda. Namun, jika Anda mencari beberapa hal penting yang cocok untuk bisnis dari semua jenis dan kualitas, berikut adalah beberapa jenis laporan yang lebih luas yang dapat Anda sertakan dalam proses pelaporan penjualan Anda.

Pertama, mari kita tarik garis antara dua jenis laporan yang berbeda - Anda dapat melihat laporan penjualan atau laporan saluran.

Laporan penjualan yang paling umum meliputi:

Semua Penawaran Dimenangkan

Laporan ini mencerminkan jumlah transaksi yang telah berhasil Anda menangkan (termasuk yang saat ini berada pada tahap probabilitas 100%) selama periode waktu tertentu. Ini dianggap sebagai laporan pendapatan tertutup tradisional karena Anda dapat mengalihkan tampilan dari jumlah transaksi yang dimenangkan ke jumlah pendapatan yang dihasilkan.

Anda dapat menggunakan jenis laporan ini untuk menganalisis seberapa baik kinerja Anda dalam hal menghasilkan pendapatan dan apakah Anda memenuhi target penjualan atau tidak. Selain itu, laporan Semua Transaksi yang Dimenangkan sangat bagus untuk menganalisis keefektifan berbagai sumber prospek. Sebagian besar sistem pelaporan penjualan memungkinkan Anda beralih ke mode tampilan 'menurut sumber' untuk melihat secara visual sumber mana yang paling berkontribusi terhadap pertumbuhan pendapatan selama periode waktu tertentu.

Secara tradisional, jenis laporan ini dibuat bulanan, triwulanan dan/atau tahunan.

Semua Transaksi Hilang

Laporan ini mencerminkan jumlah transaksi yang hilang oleh bisnis Anda selama periode waktu tertentu.

Jadi, mengapa penting untuk mengetahui berapa banyak transaksi yang hilang selama periode waktu yang dilacak? Ada banyak alasan, yang paling penting adalah untuk memahami bahwa strategi penjualan Anda saat ini agak cacat dan membutuhkan perhatian segera.

Sebaiknya lihat laporan Semua Transaksi Hilang yang dipasangkan dengan akun penjualan sebelumnya yang disebutkan, Semua Transaksi Dimenangkan. Dengan begitu, Anda dapat menilai sejauh mana masalah dan memutuskan langkah selanjutnya yang harus diambil.

Selain itu, Anda juga dapat melihat pada titik mana tepatnya hal-hal berubah untuk memahami tindakan perwakilan penjualan Anda yang menyebabkan jatuhnya kesepakatan:

Tindak lanjut yang buruk
Keraguan
Pembuat Keputusan yang Salah
Kurangnya Referensi
Kurangnya Keahlian
Kurangnya Sumber Daya, dll.

Sama seperti All Deals Won, All Deals Lost diproduksi bulanan, triwulanan dan/atau tahunan.

Dimenangkan oleh Sales Rep

Jenis laporan penting lainnya yang harus dihasilkan adalah Dimenangkan oleh Sales Rep. Ini memungkinkan Anda untuk lebih memahami bagaimana kinerja masing-masing perwakilan penjualan dalam hal memelihara prospek dan menutup transaksi. Setelah Anda tahu di mana posisi perwakilan penjualan Anda, Anda dapat memikirkan strategi Anda selanjutnya.

Anda dapat menentukan perwakilan yang melakukan yang terbaik dan memotivasi mereka untuk bekerja lebih keras dengan memberi mereka hadiah. Atau, Anda dapat memilih perwakilan penjualan yang tidak menutup transaksi sebanyak yang diharapkan, dan melihat lebih dekat hambatan yang mereka hadapi.

Kemajuan Menuju Sasaran Penjualan oleh Perwakilan Penjualan

Laporan ini berjalan seiring dengan yang sebelumnya dan selanjutnya mendefinisikan data yang disajikan di dalamnya. Meskipun jumlah transaksi dan jumlah pendapatan yang dihasilkan dari itu penting, lebih penting lagi untuk memahami apakah perwakilan penjualan Anda memenuhi target penjualan mereka atau tidak.

Laporan ini memberikan informasi tentang jumlah pendapatan yang dihasilkan oleh setiap tenaga penjualan dan bagaimana korelasinya dengan angka yang direncanakan.

Prakiraan Penjualan Tertimbang

Tidak setiap peluang penjualan menghasilkan kesepakatan tertutup. Anda perlu mengenalinya dan menilai posisi Anda secara realistis sehingga Anda dapat mengetahui berapa banyak uang yang sebenarnya akan Anda hasilkan dalam periode tertentu. Itulah mengapa Anda perlu memperhatikan dengan cermat perkiraan penjualan tertimbang yang mengacu pada pengidentifikasian nilai transaksi dengan menetapkan nilai probabilitas untuk setiap transaksi berdasarkan posisinya di corong penjualan.

Rumus yang digunakan dalam jenis laporan ini cukup sederhana:

Probabilitas penutupan * Nilai kesepakatan = Nilai tertimbang

Bukan hanya laporan penjualan yang perlu Anda pertimbangkan. Laporan saluran juga sangat berharga dalam proses pelaporan penjualan dan dapat memberi Anda banyak wawasan berharga:

Jumlah transaksi di setiap tahap pipeline
Isi laporan ini dapat dengan mudah disimpulkan dari namanya. Jumlah transaksi di setiap tahap saluran menunjukkan kepada Anda berapa banyak transaksi yang Anda miliki saat ini di setiap tahap proses penjualan. Mengetahui hal ini memungkinkan Anda memahami tahap saluran penjualan mana yang paling menantang untuk dikonversi, dan, oleh karena itu, dapat membantu Anda berfokus pada pengembangan strategi yang lebih efektif untuk hambatan tersebut.
Jumlah uang di setiap tahap pipa
Dengan cara yang sama, Anda ingin mengetahui jumlah transaksi di setiap tahap saluran, Anda juga ingin tahu berapa banyak uang yang dihasilkan. Biasanya, untuk menghitung angka ini, perangkat lunak pelaporan penjualan mengalikan ukuran kumulatif dari transaksi pada setiap tahap saluran dikalikan dengan probabilitas masing-masing. Dengan begitu, Anda mendapatkan representasi paling akurat dari penjualan Anda saat ini dan yang diperkirakan. Informasi ini tidak hanya sangat penting untuk perencanaan penjualan, tetapi juga memungkinkan Anda mengidentifikasi area tipis yang memerlukan perhatian lebih.
Penawaran Teratas dalam proses
Meskipun Anda benar-benar perlu memperlakukan setiap pelanggan dan prospek Anda secara setara dan memastikan mereka berdua memiliki pengalaman pelanggan terbaik terlepas dari ukuran kesepakatan mereka, cukup adil untuk memperhatikan bahwa beberapa kesepakatan akan lebih bermanfaat bagi bisnis Anda daripada yang lain. Ini berarti, perwakilan penjualan Anda perlu lebih berupaya untuk mengubah prospek kelas atas tersebut untuk memastikan Anda memenuhi sasaran penjualan Anda pada akhir periode tertentu. Ini menjadi mungkin dengan Transaksi Teratas dalam laporan saluran. Ini membantu untuk mengidentifikasi 10 besar atau 20 teratas penawaran nilai tertinggi yang saat ini ada di saluran Anda sehingga Anda dapat memberikan perhatian yang cukup kepada mereka.

Ada banyak hal berbeda yang dapat Anda kendalikan menggunakan kekuatan pelaporan penjualan. Mulailah dari yang kecil, tetapi mulailah!