Lewati Rapat Tingkat: Pertanyaan Cerdas untuk Mendapatkan Umpan Balik Karyawan yang Jujur

Semakin tinggi Anda menaiki tangga dalam pekerjaan Anda, semakin penting pertemuan tingkat lewati bagi Anda!

Sangat penting untuk membangun hubungan dengan karyawan dari bawah ke atas organisasi Anda. Selain itu, seseorang harus menyadari perubahan atau perbaikan yang terjadi di lingkungan kerja sehari-hari. Singkatnya, Anda perlu melihat organisasi dari perspektif mereka untuk meningkatkan bisnis Anda ke tingkat yang lebih tinggi.

Nah, untuk itulah skip level meeting! Pada dasarnya, rapat ini membantu Anda menciptakan ikatan yang kuat dengan karyawan di semua tingkatan dalam organisasi Anda. Sekarang mari kita selami lebih dalam detail yang terkait dengan melewatkan pertemuan tingkat!

Apa itu Skip Level Meeting?

Sesuai dengan namanya, skip level meeting adalah pertemuan di mana para pemimpin senior organisasi 'melompat' ke bawah satu tingkat untuk berinteraksi dengan orang-orang secara langsung, tanpa melibatkan manajer. Rapat-rapat ini dilakukan dengan cukup memuaskan oleh pimpinan sesuai dengan aturan perusahaan. Namun, itu harus direncanakan dengan baik, atau bisa menjadi sangat berisiko.

Lewati rapat tingkat memang merupakan cara yang bagus bagi para pemimpin untuk mendapatkan gambaran tentang bagaimana manajemen menengah berfungsi dan pada saat yang sama mendapatkan gambaran singkat tentang tingkat kepentingan/kepuasan umum tim. Pertemuan-pertemuan ini sebenarnya harus didorong untuk memastikan transparansi dalam suatu organisasi.

Tujuan dari Skip-Level Meeting

Lewati diskusi tingkat adalah varian dari pertemuan satu lawan satu yang kemungkinan besar sudah Anda lakukan dengan manajer pelaporan langsung Anda. Namun, dalam struktur organisasi hierarkis, mungkin ada beberapa lapisan manajemen antara Anda dan orang yang melapor langsung kepada Anda. Di sinilah pertemuan tingkat lewati terbukti bermanfaat. Berikut adalah beberapa tujuan utama dari skip meet

• Untuk membangun hubungan baik dengan anggota staf di tim Anda yang tidak langsung melapor kepada Anda.
• Dapatkan umpan balik yang akurat tentang manajer yang Anda kelola (dan bahkan diri Anda sendiri)
• Dapatkan wawasan berharga tentang organisasi, tim, dan aktivitas Anda sehari-hari
• Membangun kepercayaan dengan tingkat yang lebih rendah dalam organisasi sehingga mereka tetap sebagai anggota yang berkontribusi

Anatomi Pertemuan Lewati-Level

Meskipun ada banyak hal yang menentukan agenda pertemuan tingkat lompat, komponen utamanya meliputi:

• Frekuensi pertemuan

Anda harus tahu bagaimana menerapkan praktik untuk memungkinkan komunikasi yang efektif. Namun demikian, jangan mencoba untuk memperumit hal-hal. Umumnya, frekuensi pertemuan tingkat lompatan ditentukan oleh ukuran organisasi, kebutuhan perusahaan & lainnya.

Sebagian besar perusahaan menengah mengadakan diskusi tingkat lompatan sekali setiap kuartal sementara perusahaan besar umumnya lebih suka melakukannya setiap 30 hari. Ingat, jika Anda sering melakukannya, Anda dapat mengharapkan masukan yang lebih baik dari karyawan dari waktu ke waktu.

• Buat jadwal

Disarankan kepada perusahaan untuk menambahkan diskusi tingkat lompat ke dalam agenda mereka setiap 30 hari. Jadwal yang mudah diingat memudahkan manajer dan karyawan untuk mempersiapkan rapat dengan baik.

• Ikuti template pertanyaan dasar

Ingatlah untuk menjaga hal-hal sederhana dalam pertemuan dengan jenis pertanyaan yang Anda ajukan. Kami menyarankan Anda mengajukan pertanyaan seperti:

1. Hambatan apa yang dihadapi karyawan dalam pekerjaan, jika ada?
2. Apa yang akan membuat pekerjaan lebih baik bagi mereka?
3. Bagaimana perasaan mereka tentang tanggung jawab pekerjaan dan sebagainya.

Anda dapat menemukan daftar pertanyaan terperinci untuk diajukan selama rapat nanti di artikel ini.

• Mengambil umpan balik

Penting untuk mendapatkan perspektif tentang bagaimana segala sesuatunya berfungsi di perusahaan dari tingkat dasar. Staf mungkin tidak terbuka, namun, Anda perlu melakukan yang terbaik untuk membuat mereka nyaman.

• Ambil catatan

Pencatatan yang efektif selama melewati pertemuan tingkat akan membantu Anda mengingat informasi lebih cepat. Selain itu, ini menandakan bahwa Anda mendengarkan apa yang orang katakan dan benar-benar ingin mengambil tindakan berdasarkan umpan balik seseorang.

• Bungkus

Ucapkan terima kasih kepada semua orang yang hadir dalam rapat atas waktu dan partisipasi mereka, bagikan langkah Anda selanjutnya, dan tunjukkan rasa hormat dengan mengakhiri rapat tepat waktu.

Setelah rapat selesai, bagikan email tindak lanjut kepada semua peserta yang menyoroti poin-poin penting diskusi selama rapat. Dan jika ada tindakan yang diperlukan di pihak Anda, berikan mereka garis waktu yang realistis.

Disarankan Baca: Alternatif Zoom Terbaik untuk Panggilan Video [Gratis & Berbayar]

Tips Melakukan Skip Level Meeting

Berikut adalah beberapa tip bermanfaat yang harus Anda ketahui untuk menerapkan diskusi tingkat lewati!

• Jadwalkan pertemuan dengan semua orang

Sebagai seorang pemimpin, melewatkan rapat tingkat adalah cara sempurna untuk memanfaatkan kekuatan yang Anda miliki untuk membangun koneksi dan mengumpulkan informasi yang pada akhirnya akan membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk berinteraksi dengan semua orang dalam organisasi.

• Jauhkan manajer karyawan Anda dari lingkaran

Beritahu atasan karyawan Anda sebelumnya bahwa Anda akan bertemu dengan bawahan mereka. Cara yang baik untuk melakukannya adalah dengan mengirimkan agenda untuk diskusi tingkat lompatan Anda. Ingatlah bahwa pertemuan ini tidak dimaksudkan untuk menjadi rahasia. Tujuannya adalah untuk menjalin hubungan yang lebih baik dengan semua karyawan dalam suatu organisasi.

• Buat para hadirin merasa nyaman

Sebagai permulaan, jangan berharap karyawan Anda terbuka dengan pendapat mereka. Jika mereka memiliki sesuatu yang tidak terlalu positif untuk dibagikan, itu mungkin tidak langsung muncul di depan Anda. Untuk mengatasinya, cobalah lebih sering berinteraksi dengan mereka agar mereka merasa lebih nyaman dengan Anda selama pertemuan.

Manfaat Menyelenggarakan Rapat Tingkat Loncat

Ada banyak manfaat dari mengadakan pertemuan tingkat lompat dengan tim Anda. Beberapa yang teratas adalah:

1. Komunikasi yang efektif

Lewati rapat adalah tentang meningkatkan arus komunikasi. Ini memungkinkan karyawan untuk langsung ke manajemen puncak dengan pertanyaan apa pun, atau umpan balik umum yang mungkin mereka miliki. Mereka juga memastikan bahwa tim memiliki akses ke informasi serupa dan tidak ada yang disalahartikan.

2. Bangun hubungan yang kuat

Lewati rapat tingkat memungkinkan para pemimpin untuk memiliki komunikasi yang terbuka dan jujur ​​dengan semua jenis orang di organisasi. Ini membangun fondasi kepercayaan dan karyawan merasa bahwa mereka dihargai, dan suara mereka didengar oleh para pemimpin bisnis tingkat senior.

3. Meningkatkan keterlibatan karyawan

Rapat adalah salah satu cara terbaik untuk meningkatkan keterlibatan karyawan. Lewati rapat memastikan bahwa semua anggota tim berada di halaman yang sama dan setiap orang memiliki kesempatan untuk menyuarakan pendapat mereka. Hal ini pada gilirannya mendukung transparansi di tempat kerja.

4. Tingkatkan inovasi

Inovasi mungkin terjadi dalam organisasi di mana anggota tim berkolaborasi dan bekerja sama sebagai satu kesatuan. Dan lewati rapat tingkat dapat membantu dalam hal ini. Ini membantu menciptakan lingkungan yang aman dan terbuka bagi karyawan untuk berbagi ide.

5. Bantu para pemimpin membuat keputusan yang baik

Untuk membuat keputusan yang baik, para pemimpin perlu mengetahui apa yang terjadi di tingkat bawah. Dan di situlah manfaat dari pertemuan tingkat lompat berperan. Mereka juga membutuhkan informasi untuk memberikan umpan balik yang produktif kepada para manajer.

Disarankan Baca: Perangkat Lunak Webinar Terbaik untuk Pemirsa Online [Gratis & Berbayar]

Contoh Undangan Rapat Lewati Level

Contoh email ini akan membantu Anda menyiapkan undangan rapat yang bagus! Lihat!

Hai XYZ,

Saya ingin memberi tahu Anda bahwa saya akan menerapkan rapat tingkat lompat ke depan. Ini akan menjadi kesempatan luar biasa untuk saling mengenal dan mendengar perspektif/umpan balik Anda tentang bagaimana segala sesuatunya berfungsi dalam organisasi.

Saya akan dengan senang hati mendengarkan pemikiran dan ide Anda tentang budaya organisasi, strategi, dan umpan balik umum tentang manajer Anda.

Saya berharap dapat terhubung dengan Anda pada [Tanggal dan waktu].

Terbaik,

ABC

Pertanyaan untuk Ditanyakan Selama Melewati Level Meeting

Selain membuat rencana yang jelas, melewatkan rapat tingkat mengharuskan Anda untuk mengajukan pertanyaan yang bagus. Jika Anda bertanya-tanya pertanyaan apa yang harus diajukan dalam pertemuan tingkat lewati, kami telah mencantumkan beberapa pertanyaan populer di sini untuk referensi cepat Anda.

Untuk sambungan bangunan:

• Apa hal yang menginspirasi Anda di tempat kerja akhir-akhir ini?
• Apa yang membawa Anda ke posisi perusahaan ini?
• Apa hal favorit Anda tentang peran ini?

Untuk mengumpulkan umpan balik tentang organisasi:

• Jika diberi kesempatan, apa satu hal yang ingin Anda lakukan secara berbeda di sini?
• Jika Anda dapat memperbaiki proses apa pun dalam organisasi, apakah itu?
• Apa sesuatu tentang budaya perusahaan yang Anda sukai dan mengapa?

Untuk mengumpulkan umpan balik tentang manajer:

• Apa yang akan Anda lakukan jika Anda berperan sebagai manajer Anda?
• Seberapa efektif menurut Anda manajer Anda dalam mengelola tim?
• Apa hal yang paling Anda sukai tentang bekerja dengan manajer Anda?

Meskipun semua pertanyaan ini penting, jangan lupa untuk menyediakan waktu bagi karyawan untuk menambahkan topik apa pun yang ingin mereka bicarakan. Pada akhirnya, tujuan Anda adalah mendapatkan informasi/umpan balik tanpa filter mereka!

Alat untuk Membantu Anda Melewati Rapat Tingkat

Tidak diragukan lagi, melewatkan rapat tingkat adalah salah satu cara terbaik untuk mendapatkan umpan balik/wawasan mendetail tentang perusahaan Anda. Namun, jika Anda menjadwalkan pertemuan ini secara manual, itu bisa menjadi proses yang cukup membosankan. Di bagian ini, kami telah membuat daftar alat yang akan membantu Anda melakukan diskusi tingkat lewati dengan lancar!

Perangkat Lunak Konferensi Video

Ketahui alat konferensi video terbaik yang akan membantu Anda menjalankan diskusi tingkat lewati yang efektif!

1. Perbesar

Zoom Meets adalah platform konferensi video andal yang mencakup semua kebutuhan komunikasi Anda di satu tempat – obrolan, telepon, webinar. Perangkat lunak ini mendukung konferensi video HD waktu nyata dan juga menawarkan alat kolaboratif untuk pengguna seperti mengaktifkan berbagi layar.

2. Tim Microsoft

Microsoft Teams adalah ruang kerja kolaboratif waktu nyata yang memungkinkan kantor bekerja dari mana saja secara efisien. Perangkat lunak ini menyediakan konferensi video berkualitas tinggi untuk panggilan telepon, rapat, file, obrolan & lainnya. Tidak hanya itu, pengguna juga dapat berbagi layar selama presentasi sehingga memudahkan tim untuk mengikutinya.

3. ruang kerja

Aplikasi produktivitas all-in-one untuk bisnis dari semua ukuran – Google Workspace adalah kumpulan alat dan perangkat lunak kolaborasi. Ini termasuk Meet, Gmail, Drive & lainnya!

Aplikasi Catatan

Ini adalah aplikasi pencatat terbaik yang akan memudahkan Anda membuat catatan selama rapat.

1. Satu catatan

Microsoft OneNote adalah buku catatan digital tempat Anda dapat menangkap pemikiran, ide, dan menyinkronkannya ke perangkat Anda. Bagian terbaiknya adalah itu tidak kedaluwarsa dan karenanya Anda dapat terus menggunakannya selama yang Anda suka!

Jadi, kumpulkan pemikiran Anda atau catat selama rapat dengan mudah dengan OneNote. Ini tersedia di Web, Windows Store, Mac, iPhone, iPad, dan Android!

2. Evernote

Evernote adalah alat canggih yang dirancang untuk mencatat, mengatur & lainnya. Alat ini membantu Anda menangkap dan mengatur pemikiran Anda dengan baik dan menyimpan informasi penting yang berguna bahkan setelah rapat. Selain itu, Anda dapat menyorot bagian penting dalam catatan Anda dengan menambahkan gambar, tugas, audio, atau pindaian.

3. Google Keep

Google Keep adalah alat pencatat terkemuka yang memudahkan Anda untuk menangkap pemikiran atau membuat daftar poin penting dalam rapat dan berbagi dengan orang lain. Layanan pencatatan ini dengan mudah memungkinkan Anda mencatat, mengedit, berbagi, dan berkolaborasi dengan siapa saja dan kapan saja.

Penjadwalan Kalender

Mencari alat penjadwalan kalender terbaik untuk mengatur hari Anda di tempat kerja? Baca terus!

1. Perangkat Lunak Pengangkatan Calendly

Ini adalah perangkat lunak penjadwalan terbaik yang mudah digunakan yang dirancang khusus untuk agensi, startup, UKM. Perangkat lunak ini tidak hanya membantu dengan pemberitahuan, batas harian, fitur admin, tetapi juga membantu dalam penyesuaian, penagihan, dan kalender.

2. JadwalSekali

ScheduleOnce adalah platform penjadwalan online yang bekerja sama dengan Google Meet atau Google Kalender untuk membantu bisnis Anda menjadwalkan dan mengelola interaksi online. Oleh karena itu, jika Anda ingin mengatur jadwal pemesanan Anda dengan cara yang mudah, ScheduleOnce harus menjadi pilihan Anda.

3. Bergulat

Grapple adalah perangkat lunak manajemen tugas terkenal yang membantu Anda menjadwalkan rapat dengan nyaman. Aplikasi ini membuat penjadwalan rapat menjadi cukup mudah dengan memungkinkan Anda menemukan waktu terbaik bersama anggota tim di berbagai zona waktu.

Apa lagi? Pengguna dapat memilih waktu yang tersedia dan menjadwalkan rapat tanpa mengirim email serta melihat ketersediaan anggota tim di satu tempat.

Kesimpulan

Sebagai penutup, rapat tingkat lompatan yang dilakukan dengan benar adalah cara yang bagus untuk memahami apa yang terjadi di seluruh perusahaan, topik yang membutuhkan perhatian segera, dan sebagainya. Yang perlu Anda ingat adalah 3 poin utama ini:

• Untuk hasil terbaik, jadikan diskusi lewati level sebagai kebiasaan biasa
• Komunikasikan terlebih dahulu tentang pertemuan tersebut kepada manajer masing-masing
• Setelah rapat selesai, luangkan waktu untuk memproses informasi. Selain itu, jika ada tindakan yang perlu diambil, bagikan timeline yang realistis dengan tim!

Disarankan Baca: Alat Kolaborasi Terbaik untuk Usaha Kecil dan Usaha

Lewati Pertanyaan Rapat Level: