Apa itu sistem 5S? Bagaimana metode ini dapat mengubah suasana di tempat kerja?

Sistem 5S memungkinkan menjaga ketertiban dan mengatur ruang kerja untuk efisiensi yang lebih besar. Ini sebagian besar digunakan di fasilitas manufaktur, di mana karyawan menggunakan banyak alat. Metode ini sangat universal dan dapat digunakan dengan sukses oleh berbagai industri dan cabang bahkan kantor dan penyedia layanan. Tujuan utama dari metode lean 5S adalah pencegahan pemborosan. Limbah memiliki arti yang berbeda di tempat kerja yang berbeda, tetapi efek pengurangan limbah harus sama. Metode sistem 5S meningkatkan efektivitas karyawan dan membawa hasil kerja yang lebih baik. Metode 5S terhubung langsung ke Lean Management dan dianggap sebagai salah satu metode utama yang digunakan untuk pengorganisasian lingkungan kerja yang tepat.

Apa itu sistem 5S? - Daftar isi:

1. Apa arti singkatan 5S?
2. Menyortir
3. Atur secara berurutan
4. Bersinar
5. Membakukan
6. Mempertahankan
7. Manfaat sistem 5S

Apa arti singkatan 5S?

Sistem 5S digunakan di Jepang selama beberapa dekade tetapi telah mendapatkan popularitas di awal tahun 80-an di abad ke-20. Itu disebarkan oleh Takashi Osada. Nama sistem ini berasal dari lima aktivitas, yang menciptakan tempat kerja yang efisien jika dilakukan secara berurutan. Nama awal sistem ini diciptakan dalam bahasa Jepang dan kemudian diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris. Ini memiliki elemen-elemen berikut:

• Seiri – urutkan
• Seiton – diatur dalam urutan
• Seiso – bersinar
• Seiketsu – standarisasi
• Shitsuke – bertahan

Sangat penting untuk melakukan semua langkah sistem dalam urutan tertentu. Setiap tahap terkait langsung dengan tahap berikutnya dan mereka menciptakan jenis proses tertentu. Selama pemilihan, kami menyiapkan ruang untuk mengatur alat secara berurutan, kami menghapus semua alat yang tidak perlu. Langkah selanjutnya adalah bersinar – membersihkan ruang kerja yang dipilih. Setelah ketiga langkah tersebut, ada momen standarisasi proses untuk menunjukkan kepada semua orang bagaimana melakukan semua langkah. Keberlanjutan langkah berikutnya berarti bahwa seluruh prosedur harus dapat diulang.

Menyortir

Tahap pertama adalah penghapusan semua elemen yang tidak diperlukan dari workstation. Faktor utama dalam pemilihan adalah kegunaan dari objek tersebut. Dalam beberapa kasus, pada tahap ini, ruang tambahan untuk penyimpanan sementara alat yang tidak diklasifikasikan dan mungkin berguna harus dibuat. Alat tersebut harus ditandatangani dengan label khusus dan disimpan untuk waktu tertentu. Jika setelah waktu yang ditentukan benda-benda itu tidak akan digunakan, mereka harus dipindahkan dari area kerja. Hanya alat yang berguna dan diperlukan yang harus disimpan di tempat kerja.

Apa yang harus dilakukan dengan alat yang tergolong tidak berguna?

Beberapa alat yang selama pemilihan tergolong tidak diperlukan harus dikeluarkan dari tempat kerja, tetapi tidak harus dibuang. Beberapa objek harus disimpan di lokasi yang berbeda, sementara identifikasi tempat yang tepat untuk objek tersebut mungkin sulit. Cara terbaik untuk mengatasi masalah ini adalah metode 5 label merah. Label harus dilampirkan pada objek dengan informasi tentang tempat, di mana objek itu ditemukan. Semua objek dengan label merah yang dilampirkan harus disimpan dalam satu lokasi yang telah ditentukan sebelumnya yang akan berfungsi sebagai area tunggu.

Apa yang harus dilakukan dengan benda-benda yang tertinggal di ruang tunggu?

Pendekatan populer menentukan meninggalkan objek dengan label merah selama 30 hari di ruang tunggu. Setelah waktu tersebut, jika objek tetap tidak digunakan, kami dapat menganggap itu tidak diperlukan di lokasi kerja utama ini dan dapat diperluas. Pada saat ini perlu dipertimbangkan apakah suatu saat akan ada kebutuhan terhadap benda tersebut, jika jawabannya ya maka benda tersebut harus disimpan dan disimpan di gudang. Jika tidak, itu harus dijual, didaur ulang, atau dibuang. Benda-benda yang tidak penting tidak boleh disimpan "berjaga-jaga" karena itu mengarah pada kekacauan.

Apa manfaat menyortir?

Manfaat utama penyortiran adalah menghilangkan masalah yang terkait dengan akumulasi berlebihan dari benda-benda yang tidak perlu di tempat kerja. Masalah tampaknya tidak penting, tetapi itu adalah alasan utama pemborosan waktu dan sumber daya di perusahaan. Jumlah alat yang berlebihan disimpan di ruang kerja membuat pencarian alat yang diperlukan lebih sulit, memperpanjang waktu yang dibutuhkan untuk tugas dan meningkatkan biaya bagi perusahaan.

Atur secara berurutan

Langkah ini adalah tentang menemukan tempat yang tepat untuk setiap objek yang tersisa di area kerja. Yang paling penting adalah membuat setiap alat tersedia dalam jumlah yang diperlukan untuk waktu tertentu. Semua elemen yang dibutuhkan harus dapat diakses dengan mudah. Lokasi objek harus ditandai dengan baik, terlihat jelas. Berkat ini, bahkan orang yang biasanya tidak bekerja di area kerja khusus ini akan dapat membersihkan ruangan dengan mudah. Kejelasan harus menjadi aturan utama dalam mengatur alokasi tempat alat.

Untuk mencapai kejelasan penuh, berbagai jenis tanda visual digunakan. Tanda-tanda itu memungkinkan identifikasi cepat tempat, di mana benda itu disimpan. Sesuai dengan jenis perusahaan itu mungkin label, bidang, warna, atau simbol. Semakin sederhana sistemnya semakin baik. Di fasilitas manufaktur, tabel warna sering digunakan. Metode ini membutuhkan pembuatan jejak alat yang terlihat di atas meja khusus. Berkat metode ini, mengembalikan semuanya tidak memakan banyak waktu dan dapat dilakukan secara refleks.

Apa manfaat mengatur hal-hal secara berurutan?

Pengaturan item dalam rangka membantu penghapusan cepat pemborosan di perusahaan. Ada banyak jenis limbah seperti:

• Gerakan yang tidak perlu diperlukan selama mencari alat
• Kurangnya kesehatan dan keselamatan yang disebabkan oleh kekacauan di ruang kerja
• Kesalahan dan kesalahan

Bersinar

Setelah membersihkan ruang dari elemen yang tidak perlu dan menemukan lokasi yang tepat untuk disimpan, ada waktu untuk menyinari ruang. Pada langkah ketiga, kami bertujuan untuk menetapkan standar untuk membersihkan ruang kerja baru. Pada tahap ini, perlu mengalokasikan area pembersihan ke ruang kerja yang diberikan. Bersinarnya area kerja akan menjadi bagian dari tugas sehari-hari karyawan pada posisi tertentu. Mulai saat ini penyemiran wilayah kerja akan dilakukan langsung oleh pegawai yang dialokasikan ini.

Tahap bersinar memungkinkan memeriksa apakah semua langkah sebelumnya dibuat dengan benar. Dalam pendekatan 5S, bersinar berarti menjaga kebersihan bukan membersihkan dari awal. Masalah dengan kebersihan harus diteliti untuk menilai apa yang mungkin menjadi alasan mereka – karyawan atau penerapan pendekatan 5S yang buruk.

Mengapa setiap karyawan harus membersihkan tempat kerjanya secara pribadi?

Menugaskan area pembersihan kepada setiap karyawan memiliki makna yang lebih dalam. Membersihkan tempat kerja setiap hari memungkinkan kita untuk mengetahuinya dengan lebih baik. Dimungkinkan untuk menemukan masalah dengan peralatan dan perkakas selama pembersihan. Ini memberi harapan untuk perbaikan lebih cepat.

Untuk mendorong karyawan menjaga tempat kerja mereka, kami mungkin memberi mereka alat baru. Kami mengurus hal-hal baru lebih bersemangat, selain itu, langkah tersebut membantu untuk menghasilkan rasa kepemilikan tempat.

Membakukan

Standardisasi menghubungkan semua langkah metode 5S ke dalam proses yang mantap. Pada tahap standardisasi, seluruh kegiatan harus dideskripsikan secara rinci dan disesuaikan dengan standar tertentu. Instruksi yang jelas dan transparan harus dibuat pada langkah ini, instruksi tersebut akan membantu untuk melakukan semua tugas dengan sangat detail. Instruksi tersebut juga harus memuat ruang lingkup tugas masing-masing karyawan. Berkat instruksi yang ditulis dengan baik, karyawan harus dapat mengambil alih tempat kerja dan membuat jalannya sendiri.

Mempertahankan

Melalui semua langkah memberikan banyak kepuasan kepada karyawan. Efeknya terlihat jelas dan cepat karena tempatnya bersih dan tertata. Tanpa disiplin diri, beberapa kebiasaan buruk mungkin muncul lagi. Elemen ini sangat penting karena pengembangan kebiasaan baru yang baik membutuhkan waktu. Pada saat ini sangat penting untuk membuat karyawan sadar bahwa sistem 5S bukanlah tindakan tunggal, tetapi metode yang memiliki arti hanya jika dilihat sebagai sebuah proses.

Alat untuk mendukung disiplin diri

Tahap terakhir dari proses ini adalah yang paling sulit dicapai karena menentukan perubahan budaya organisasi perusahaan. Setiap karyawan juga harus berubah. TI sangat penting untuk menggunakan alat yang mendukung untuk meningkatkan dan memperkuat disiplin. Alat yang paling sering digunakan adalah audit tempat kerja. Audit yang dilakukan secara teratur memungkinkan penemuan penyimpangan dan masalah dengan cepat. Semua penyimpangan dapat dihilangkan dengan cepat.

Untuk mendukung disiplin diri, metode lain juga digunakan:

• Representasi visual dari stasiun kerja yang menunjukkan ruang sebelum dan sesudah pengenalan sistem 5S
• Mengunjungi departemen lain untuk membuat perbandingan
• Dukungan yang diberikan oleh staf manajerial
• Penilaian produktivitas, tabel hasil

Sistem 5S adalah sebuah proses oleh karena itu setelah langkah terakhir kita harus kembali ke yang pertama. Kita perlu ingat bahwa aturan dan peraturan yang telah ditetapkan dapat berubah seiring waktu. Pengembangan konstan dan peningkatan konstan adalah dasar dari Manajemen Lean.

Manfaat sistem 5S

Tentunya setiap perusahaan akan mendapatkan manfaat yang berbeda dari penerapan sistem 5S. Demikian pula, alasan pengenalan sistem 5S berbeda untuk setiap organisasi. Tetapi beberapa manfaat di mana-mana sama dan itu adalah:

• Organisasi ruang kerja yang lebih baik
• Penggunaan waktu yang lebih baik oleh karyawan
• Tingkatkan standar keamanan
• Identifikasi karyawan yang lebih baik di dalam perusahaan
• Peningkatan kualitas produk (layanan)
• Pengurangan limbah
• Tingkatkan kreativitas karyawan

Ringkasan

5S adalah alat yang membawa banyak manfaat tidak hanya bagi perusahaan tetapi juga bagi karyawan. Metode ini memungkinkan terjadinya peningkatan stabilitas kerja dan perubahan suasana di tempat kerja. Karyawan mungkin berkonsentrasi pada tugas mereka alih-alih mengurus masalah organisasi yang menghambat upaya mereka. Sistem 5S dapat dilihat sebagai peluang besar bagi perusahaan untuk meningkatkan proses tanpa menggunakan banyak sumber daya. Yang paling penting adalah motivasi dan keterlibatan semua karyawan.

Lihat tips manajemen waktu terbaik kami.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting