Untuk apa visi proyek? | #14 Memulai manajemen proyek

Visi proyek mendefinisikan asumsi proyek yang paling umum. Itu adalah jawaban tidak hanya untuk pertanyaan tentang apa yang ingin kita lakukan tetapi, yang lebih penting, mengapa kita ingin melakukannya.

Visi proyek – daftar isi:

1. Perkenalan
2. Visi yang jelas
3. Bagaimana merumuskan visi proyek?
4. Visi organisasi vs. visi proyek
5. Ringkasan

Perkenalan

Sebuah visi bukan hanya deskripsi yang memengaruhi imajinasi tentang keadaan masa depan yang akan dicapai sebagai hasil dari sebuah proyek : "Kami akan memasuki pasar AS dengan produk baru kami", atau "Kami akan memberikan kesenangan yang luar biasa bagi seratus orang di acara perusahaan.” Visi proyek juga merupakan alat motivasi yang kuat. Ini karena berfungsi memberi makna pada keseluruhan ikhtiar dan merupakan representasi dari apa yang ingin kita capai.

Dengan contoh acara perusahaan – seseorang yang menanyakan tentang syarat, waktu dan harga sewa aula di lokasi kelima atau kesepuluh dapat melakukannya dengan keyakinan justru karena disertai dengan visi yang konkret. Gambaran tentang manfaat dari semua upaya ini .

Visi harus ringkas, realistis dan menarik . Cukup jelas untuk dengan mudah mengenalnya dan mengingatnya dengan baik, Karena apakah visi itu meyakinkan tidak hanya bergantung pada komitmen tim proyek terhadapnya, tetapi juga pada meyakinkan para pemangku kepentingan bahwa proyek itu layak dimulai sama sekali.

Visi yang jelas

Visi dibuat selama fase inisiasi proyek sehingga semua pemangku kepentingan mengetahui keseluruhan proyek. Oleh karena itu, bahkan sebelum kegiatan perencanaan dan implementasi proyek dimulai, tugas yang sangat penting adalah memperjelas visi. Ini terdiri dari langkah-langkah berikut:

• Mendiskusikan bentuk visi – untuk mempertimbangkan kebutuhan pemangku kepentingan, serta untuk melihat harapan yang bertentangan atau saling eksklusif, sehingga semua pemangku kepentingan harus berpartisipasi,
• Mendefinisikan visi dengan jelas – membuat keputusan dengan suara bulat, mungkin kompromi tentang bentuk visi,
• Buat dokumen visi yang dapat diakses oleh semua pemangku kepentingan – sehingga Anda dapat kembali ke temuan sebelumnya, dan gunakan pernyataan visi saat memotivasi tim dan memberi tahu pemangku kepentingan tentang proyek tersebut.

Ini adalah langkah-langkah yang membuat proyek menjadi usaha yang nyata dan bermakna dengan kerangka kerja yang ditetapkan . Dengan visi, sudah dimungkinkan pada tingkat konseptual untuk menentukan apakah suatu kegiatan sesuai dengan asumsi dan ruang lingkup proyek secara keseluruhan.

Bagaimana merumuskan visi proyek

Pernyataan visi proyek, atau pernyataan visi proyek , mungkin berbunyi sebagai berikut: "Kami akan meluncurkan aplikasi untuk kaum muda yang akan menawarkan diskon budaya sebagai imbalan untuk ulasan tempat dan acara." atau “Kami akan merancang proses orientasi sehingga karyawan baru dapat mulai bekerja dengan cepat dan kecil kemungkinannya untuk berhenti setelah masa percobaan mereka.”

Jadi, ini adalah deskripsi umum proyek yang substansial yang menentukan tujuannya dan memotivasi tim untuk terlibat dalam tugas . Namun, mereka tidak memuat cara bagaimana mencapai tujuan itu maupun rincian solusi teknisnya. Dengan kata lain, visi proyek mengacu pada aktivitas sehari-hari tim proyek, tetapi tidak menentukan tugas apa atau produk atau layanan spesifik apa yang akan dihasilkan. Inilah mengapa visi harus tetap:

• ambisius – untuk menetapkan tujuan yang tidak tersedia di tangan
• dapat dicapai – visi proyek adalah rumusan umum, tetapi seharusnya tidak mengandung kata-kata yang menakutkan dan fantastis
• umum – untuk memasukkan semua kegiatan yang termasuk dalam area implementasi proyek.

Menurut definisi, visi proyek harus terdiri dari satu kalimat . Perumusannya mungkin datang dalam bentuk yang lebih panjang, yang dapat disertakan dalam dokumentasi proyek. Dokumentasi berisi pembenaran untuk setiap bidang implementasi proyek, tetapi titik awal pembuatannya selalu satu kalimat kunci.

Bagaimana Anda merumuskan pembenaran untuk proyek Anda? Pertama, Anda harus menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apa yang ingin kita terapkan? – Apa yang akan menjadi hasil rumusan keseluruhan proyek? Apa yang akan mengubah implementasi proyek dalam kenyataan yang cocok?
• Untuk siapa kita melaksanakan proyek kita? – Siapa penerima manfaatnya? Siapa yang akan menjadi pelanggan kita?
• Mengapa kami ingin mengimplementasikan proyek ini? – apa tujuan dan nilai-nilai kita?

Visi organisasi vs. visi proyek

Visi proyek yang dirumuskan dengan baik jelas dan cukup umum untuk tetap tidak berubah sepanjang hidup proyek . Modifikasi yang dilakukan pada proyek biasanya tidak mempengaruhi bentuk dan relevansi visi.

Namun , visi proyek terkait dengan visi organisasi yang lebih luas . Visi organisasi menentukan tujuan saat ini dan masa depan, misi dan nilai-nilainya. Dengan demikian, visi proyek akan mengacu pada nilai, audiens target, dan karakteristik yang sama yang membedakan aktivitas organisasi dari para pesaingnya. Misalnya, visi organisasi dirumuskan:

“Mendukung budaya dengan membuat aplikasi untuk mendorong partisipasi pemuda dalam acara”.

sesuai dengan visi proyek:

“Kami akan meluncurkan aplikasi untuk kaum muda yang akan menawarkan tiket konser gratis dengan imbalan ulasan tempat dan acara.”

Ringkasan

Visi proyek terkait dengan harapan yang kita kaitkan dengan pelaksanaannya. Ini adalah gambaran umum dari tujuan proyek yang menginspirasi dan memotivasi tim proyek untuk bekerja . Yang terpenting, itu harus ringkas dan menarik. Berkat visi itulah kami tidak akan melupakan makna di balik tugas-tugas – yang seringkali sulit – yang mengarah ke proyek.

Apakah Anda tertarik dengan manajemen proyek? Ikuti seri kami agar Anda tidak ketinggalan artikel apa pun.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting

Memulai manajemen proyek:

1. Apa itu proyek?
2. Apa itu manajemen proyek?
3. Bagaimana mengelola proyek?
4. Metode manajemen proyek
5. Jenis proyek
6. 4 contoh proyek
7. Prioritas proyek
8. Area kegiatan proyek
9. Definisi sukses dalam manajemen proyek
10. Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek?
11. Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik?
12. Gambaran umum perangkat lunak manajemen proyek
13. Siklus hidup proyek
14. Untuk apa visi proyek?
15. Tujuan proyek. Apa itu dan bagaimana mendefinisikannya dengan baik?
16. Fase inisiasi proyek - apa yang harus diperhatikan?
17. Domain perencanaan dalam manajemen proyek
18. Apa itu jadwal proyek dan untuk apa?
19. Bagaimana cara menggunakan tonggak dalam suatu proyek?
20. Eksekusi projek
21. Bagaimana mempersiapkan rencana kontinjensi proyek yang sukses?
22. Pentingnya penutupan proyek
23. Kegagalan proyek. 5 alasan mengapa proyek gagal
24. 4P manajemen: proyek, produk, program, dan portofolio
25. Tugas dan tanggung jawab paling penting dari Manajer Proyek
26. Keterampilan manajer proyek yang paling berguna
27. Bagaimana cara menjadi manajer proyek?
28. 5 buku yang harus dibaca setiap manajer proyek
29. Bagaimana cara mengatur tim proyek?
30. Struktur rincian kerja - bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan dalam sebuah proyek?
31. Bagaimana cara memimpin tim selama hybrid work?
32. Tantangan yang dihadapi manajer proyek saat bekerja dengan tim
33. Jenis pertemuan proyek
34. Pemantauan proyek. Parameter apa yang harus diperhatikan?
35. Cara menulis yang menarik
36. Bagaimana cara menentukan ruang lingkup proyek dan menghindari creep ruang lingkup?
37. Studi kelayakan – bisakah kita mengimplementasikan proyek ini?
38. Analisis risiko dalam proyek dan alat untuk memfasilitasinya
39. Bagaimana cara membuat piagam proyek?
40. Apa itu daftar pemangku kepentingan?
41. Bagan Gantt dalam perencanaan manajemen proyek
42. Bagaimana cara membuat anggaran proyek?
43. Manajemen waktu dalam proyek
44. Bagaimana cara membuat daftar risiko proyek?
45. Strategi manajemen risiko proyek
46. Pemasaran proyek
47. Sumber dan area perubahan dalam proyek
48. Model perubahan manajemen proyek
49. Apa setelah Agile? Metode dalam manajemen proyek