Apa itu Self-Service BI dan Bagaimana Melakukannya dengan Benar

Intelijen bisnis swalayan, atau BI, telah menjadi daftar tugas banyak organisasi selama beberapa waktu.

Dipasarkan sebagai alat yang memungkinkan pengguna dari latar belakang non-teknis untuk mendapatkan wawasan dengan kecepatan bisnis, namun, BI swalayan membuat banyak organisasi kecewa ketika harus menerapkannya secara praktis.

Banyak cerita kegagalan, dengan perusahaan tidak pernah mendapatkan apa yang awalnya dijanjikan oleh BI swalayan. Itu adalah kebebasan dari TI bagi pengguna lini bisnis untuk membuat laporan yang kuat dan akurat untuk mendorong pertumbuhan bisnis.

Di blog ini, Anda akan mengetahui apa sebenarnya BI swalayan, mengapa organisasi gagal melakukannya, dan langkah apa yang harus diambil perusahaan Anda untuk menerapkan solusi BI swalayan yang berhasil.

Apa itu BI swalayan?

Definisi BI swalayan

BI swalayan sering didefinisikan sebagai bentuk BI yang menggunakan alat BI yang mudah digunakan untuk memungkinkan pengguna bisnis yang tidak paham teknologi (penjualan, keuangan, pemasaran, atau SDM) mengakses data secara langsung dan menjelajahinya sendiri. .

BI swalayan berbeda dari BI tradisional yang dimiliki oleh departemen TI atau BI sebagai fungsi terpusat. Dalam pendekatan tradisional, tim inilah yang bertanggung jawab atas segalanya. Mereka menyiapkan data yang diperlukan, menyimpan dan mengamankannya, membangun model data, membuat kueri, dan membangun visualisasi untuk pengguna akhir setelah mengumpulkan persyaratan mereka.

Gagasan BI swalayan terkait erat dengan demokratisasi data yang difokuskan untuk memungkinkan semua orang dalam organisasi mengakses dan menggunakan data. Tujuan utamanya adalah untuk menghasilkan lebih banyak wawasan di tingkat organisasi dan mendorong keputusan bisnis yang lebih baik.

Manfaat utama dari BI swalayan

• Waktu yang lebih cepat untuk mendapatkan wawasan — Mengalihkan kontrol ke pengguna akhir berarti melewatkan tahapan proses BI tradisional yang memakan waktu. Dalam BI swalayan, pengguna akhir tidak perlu menunggu berhari-hari atau bahkan berminggu-minggu hingga laporan mereka akhirnya ditayangkan setelah melalui elisitasi dan persetujuan. Mereka juga tidak harus berurusan dengan proses manajemen permintaan perubahan yang membosankan ketika menyadari bahwa lebih banyak visual diperlukan. Ini karena mereka dapat memotong, mengubah, dan menambahkan data dengan cepat untuk mengungkap tren, pola, atau anomali penting.
• Peningkatan efisiensi operasional — Dengan memberdayakan pengguna bisnis dengan pengetahuan domain menyeluruh untuk melakukan analisis data mereka sendiri secara ad-hoc, BI swalayan menghasilkan wawasan berkualitas lebih baik sambil membebaskan tim TI atau BI dari menangani tugas rutin terkait data. Sebaliknya, tim ini dapat fokus pada masalah yang lebih sulit seperti menyiapkan jalur data untuk membersihkan dan mengubah data ke tujuan yang tepat pada waktu yang tepat dan mempertahankan proses tata kelola data yang penting.
• Pengurangan biaya — Selain mengoptimalkan kemampuan TI dan BI untuk penghematan waktu dan biaya, banyak pengadopsi BI swalayan mengambil langkah lebih jauh. Mereka mempersenjatai pakar materi pelajaran dengan pengetahuan dan alat untuk melakukan analisis data tingkat lanjut. Dengan kata lain, mereka membesarkan ilmuwan data warga yang tahu cara menghasilkan prediksi berbasis ML yang penting untuk bisnis. Dengan bakat ilmu data yang datang dengan harga yang mahal, investasi semacam ini mungkin salah satu yang terbaik yang dapat dilakukan oleh perusahaan berbasis data.

Fitur inti dari alat BI swalayan

Untuk mengaktifkan manfaat hebat dari BI swalayan yang disebutkan di atas, alat BI swalayan harus memiliki fitur penting berikut:

• Konektor data yang memungkinkan integrasi alat BI swalayan dengan database, CRM, ERP, analitik pemasaran, perangkat lunak keuangan, dan sistem lokal dan cloud lainnya untuk melayani kebutuhan analitik dengan cara yang paling efisien.
• Kemampuan pelaporan luas yang berkisar dari laporan kalengan kualitas buku dengan pengaturan yang dapat disesuaikan hingga penelusuran ad-hoc sambil memungkinkan pengguna untuk menjadwalkan distribusi atau membagi hasil menjadi subset untuk audiens yang berbeda.
• Antarmuka berbasis drag-and-drop atau klik intuitif yang memungkinkan pengguna memilih bidang data dan visual dan menyeret dan melepaskannya ke kanvas laporan untuk eksplorasi dan bercerita.
• Template visualisasi data yang menyederhanakan proses pembuatan dasbor berdasarkan preferensi dan kebutuhan pengguna.

Banyak organisasi membawa BI swalayan mereka ke tingkat berikutnya dengan memperkayanya dengan kemampuan dalam ilmu data dan pembelajaran mesin. Platform analitik yang ditingkatkan memungkinkan pengguna untuk menemukan lebih banyak data, mengevaluasi kumpulan data yang tidak dikarakterisasi, dan membuat skenario bagaimana-jika. Dengan cara ini, bisnis dapat bereaksi terhadap kebutuhannya yang berkembang secepat mungkin, mencapai kegesitan maksimal.

Mengapa organisasi gagal di BI swalayan

1. Harapan yang tidak realistis

Organisasi yang baru saja mulai melemparkan data ke pengguna pemula menghadapi risiko serius berupa laporan berkualitas buruk. Akan sangat beruntung jika para pengguna dengan kualifikasi berbeda ini mendapatkan data yang tidak disalahartikan tanpa terlebih dahulu mempelajari dasar-dasar pelaporan.

Misalnya, pengguna yang senang membuat laporan pertama mereka tentang total penjualan dalam periode historis mungkin berakhir dengan angka rata-rata, bukan SUM, tidak mengetahui apa pun tentang agregasi default untuk berbagai ukuran. Atau sebaliknya, mereka dapat mengirimkan angka yang dibesar-besarkan. Ada juga risiko ketidakkonsistenan data yang dapat memengaruhi rata-rata tertimbang saat perlu ditampilkan dengan tingkat perincian yang berbeda.

Selanjutnya, pengguna non-kekuatan mungkin merasa puas hanya dengan analisis biasa yang telah mendukung keyakinan awal mereka. Konfirmasi atau jebakan bias pemetik ceri bukanlah sesuatu yang harus disadari oleh pengguna yang tidak terlatih, terutama ketika berada di bawah tekanan untuk menjelaskan pola tertentu.

2. Melaporkan kekacauan

BI swalayan tidak berarti nol keterlibatan TI. Membiarkan pengguna bermain-main dengan data tanpa tata kelola dari TI biasanya mengarah pada anarki pelaporan.

Tanpa tata kelola, mungkin ada laporan yang berlebihan dari pengguna yang berbeda yang bekerja dalam silo dan memberikan analisis yang sama atau laporan dari pengguna yang berbeda yang menganalisis metrik yang sama tetapi menggunakan filter yang berbeda dan karenanya memberikan hasil yang bertentangan. Laporan dari departemen yang berbeda dapat mengandalkan konvensi penamaan yang berbeda untuk kuantitas, nilai, atau waktu atau menggunakan istilah yang sama tetapi tidak harus definisi yang sama. Beberapa versi database yang sama, kesalahan dalam database yang tidak pernah diperbaiki, pembuatan objek hanya digunakan sekali ... Daftarnya tidak ada habisnya.

Tata kelola bukanlah sesuatu yang dapat diboikot oleh organisasi berbasis data di dunia swalayan. Tidak peduli seberapa besar keinginan perusahaan untuk membebaskan pengguna dari melakukan analisis mereka sendiri, TI tetap perlu dilibatkan untuk menjaga kualitas dan konsistensi data yang tinggi.

3. Kurangnya adopsi

Faktanya, tidak semua orang suka bekerja keras. Sebagian besar pengguna bisnis hanya menginginkan dasbor sederhana yang akan memberi mereka nomor. Wawasan yang berharga, bagaimanapun, seringkali terletak lebih dalam yang melampaui analisis kinerja bisnis biasa.

Faktor psikologis lain yang mungkin menghambat BI swalayan yang efisien adalah penolakan terhadap perubahan. Bukan hal yang aneh bagi banyak organisasi pada tahap awal perjalanan BI swalayan mereka untuk melihat pengguna bisnis yang frustrasi kembali ke BI atau TI untuk meminta laporan seperti yang mereka lakukan di masa lalu. Pendekatan lama lebih aman.

Pengaturan lingkungan BI swalayan yang tidak ramah juga mungkin menjadi masalah. Apa yang mungkin tampak bagi tim TI atau BI sebagai alat yang mudah digunakan untuk mengumpulkan dan menyempurnakan hasil dapat memiliki jumlah fitur yang luar biasa dan menurunkan motivasi bagi pengguna biasa tanpa keterampilan teknis. Tabel dan spreadsheet penting mungkin membosankan, tetapi pengguna dengan cepat kembali ke sana saat macet.

10 tips dari ITRex tentang cara mengimplementasikan self-service BI dengan sukses

Di bawah ini adalah daftar takeaways penting dari pengalaman ITRex dalam membangun alat BI swalayan yang efisien untuk bisnis kecil dan perusahaan besar, termasuk untuk pengecer terkemuka dunia dengan 3 juta pengguna bisnis (baca lebih lanjut tentang‌ proyek ini di sini):

1. Tetapkan strategi BI swalayan Anda

Pertama-tama Anda perlu menentukan apa yang ingin Anda capai dengan BI swalayan, baik sesederhana mengurangi laporan yang tertunda atau menyediakan akses data di seluruh organisasi. Layanan mandiri dapat berarti apa saja bagi orang yang berbeda, jadi Anda harus jelas tentang proyek Anda. Penting juga untuk memahami sejak awal skala implementasi, jenis pengguna, kemampuan teknis mereka, dan ekspektasi Anda terhadap hasil yang akan dicapai.

2. Pertahankan semua pemangku kepentingan di sepanjang proyek

Anda harus memahami apa yang dicari pemangku kepentingan Anda dalam data dan metrik keberhasilan terkait data mereka. Wawancarai mereka untuk mengumpulkan fungsionalitas, kegunaan, pengalaman pengguna, dan masukan lainnya. Kemudian terus-menerus meminta mereka untuk umpan balik saat Anda mengulangi. Selain memastikan Anda membangun alat BI swalayan yang relevan, Anda juga akan memberikan rasa kepemilikan kepada pemangku kepentingan dan meningkatkan keterlibatan mereka.

3. Libatkan departemen TI

Ini juga penting. TI Anda memiliki semua informasi tentang lingkungan data Anda, sumber data yang ada, kontrol tata kelola data, dan manajemen akses data. Mereka akan membantu Anda memilih atau membangun solusi BI swalayan yang mudah dipelihara, dipantau, dan dikelola dalam hal akses pengguna dan integrasi sumber data baru.

4. Mengatur tata kelola yang kuat

Tata kelola BI swalayan meliputi:

Kebijakan dan prosedur tata kelola data untuk memastikan data Anda konsisten, lengkap, integral, akurat, dan terkini. Di sini Anda perlu mengembangkan strategi manajemen data yang lebih luas dan mengadopsi praktik unggulan dalam manajemen master dan metadata sebagai bagian darinya

• Tata kelola metrik bisnis untuk mendefinisikannya secara seragam di seluruh lingkungan BI swalayan Anda dan mengesampingkan segala penyimpangan
• Tata kelola laporan untuk menetapkan prosedur validasi kualitasnya
• Keamanan data untuk menentukan siapa yang mendapatkan akses ke data apa di BI swalayan Anda dan menetapkan garis keturunan data

5. Pilih alat yang tepat

Tidak ada strategi satu ukuran untuk semua. Pengguna Anda memiliki kebutuhan dan keterampilan yang berbeda yang harus dipenuhi oleh alat Anda. Anda mungkin perlu menyeimbangkan fleksibilitas dan kecanggihan untuk memungkinkan pengguna Anda mengajukan pertanyaan baru sambil tetap mandiri. Solusi BI swalayan khusus akan mempermudah pencapaiannya.

6. Tetapkan satu sumber kebenaran

Satu sumber kebenaran diimplementasikan sebagai bagian dari arsitektur solusi untuk memungkinkan pengambilan keputusan berdasarkan data yang sama. Untuk ini, perusahaan membangun gudang data atau jenis lain dari repositori pusat yang menyediakan tampilan 360 derajat dari semua data mereka dari berbagai sumber dan membuat akses data, analisis, pengayaan, dan perlindungan jauh lebih sederhana dan lebih efisien. Ini layak untuk investasi.

7. Mendidik pengguna

Tiga jenis program pelatihan untuk pengguna akhir adalah suatu keharusan: 1. analisis dan visualisasi data, 2) dasar-dasar menggabungkan data dan membangun model data, dan 3) pelatihan peer-to-peer berkelanjutan.

8. Bangun komunitas

Akan sangat membantu jika Anda membangun pusat keunggulan atau memiliki komunitas ahli di Slack atau Teams sehingga pengguna akhir Anda tahu ke mana harus pergi untuk mengisi kesenjangan dalam pengetahuan.

9. Pertimbangkan untuk menyematkan spesialis BI di unit bisnis

Mereka akan membantu mendorong keterlibatan dengan meningkatkan akses ke data untuk pengguna tanpa latar belakang analitis dan memberikan pengawasan yang diperlukan untuk pelaporan berkualitas lebih baik.

10. Mulai dari yang kecil

Pilih lingkungan terbatas untuk memulai proyek BI swalayan Anda dan bangun dari sana menggunakan pendekatan tangkas. Dengan cara ini, Anda akan memperbaiki masalah lebih awal sebelum meningkatkan.

Turunkan tim ITRex jika Anda mempertimbangkan untuk memulai perjalanan BI swalayan. Dengan pendekatan teruji pertempuran mereka, kami akan membantu Anda menghindari perangkap umum sambil membawa proyek Anda menuju kesuksesan.

Awalnya diterbitkan di https://itrexgroup.com pada 10 Agustus 2022.