Mengapa mendengarkan secara aktif penting di tempat kerja?

Diterbitkan: 2023-01-31

Komunikasi yang baik dalam tim adalah dasar untuk penggunaan sumber daya yang efektif dan membangun suasana yang bersahabat di tempat kerja. Menurut statistik, sebanyak 86% karyawan menunjukkan kurangnya komunikasi dan kerja sama sebagai penyebab utama kegagalan. Langkah apa yang harus diambil untuk menghindari hal ini? Bagaimana mendengarkan secara aktif di tempat kerja dapat meningkatkan produktivitas tim? Baca terus untuk mengetahui lebih lanjut.

Mengapa mendengarkan secara aktif penting di tempat kerja? - Daftar isi:

Apa itu mendengarkan aktif?
Tanda-tanda mendengarkan aktif
Mendengarkan secara aktif di tempat kerja
Mendengarkan secara aktif di lingkungan yang jauh
Ringkasan

Apa itu mendengarkan aktif?

Mendengarkan secara aktif terjadi ketika kita secara sadar fokus pada apa yang dikatakan orang lain. Berlawanan dengan mendengarkan secara pasif, kita memperhatikan kata-kata orang lain, alih-alih berkonsentrasi pada lingkungan sekitar atau pikiran kita sendiri.

Definisi istilah ini dapat ditemukan dalam publikasi tahun 1987 berjudul “Mendengarkan aktif”. Penulis Carl R. Rogers dan Richard E. Farson memberikan penjelasan konsep sebagai berikut:

“Mendengarkan secara aktif adalah cara penting untuk membawa perubahan pada orang. Terlepas dari gagasan populer bahwa mendengarkan adalah pendekatan pasif, bukti klinis dan penelitian jelas menunjukkan bahwa mendengarkan sensitif adalah agen yang paling efektif untuk perubahan kepribadian individu dan pengembangan kelompok. Mendengarkan membawa perubahan sikap orang terhadap diri mereka sendiri dan orang lain; itu juga membawa perubahan dalam nilai-nilai dasar dan filosofi pribadi mereka. Orang-orang yang didengarkan dengan cara baru dan istimewa ini menjadi lebih dewasa secara emosional, lebih terbuka terhadap pengalaman mereka, tidak terlalu defensif, lebih demokratis, dan tidak terlalu otoriter.”

Menurut definisi ini, mendengarkan secara aktif meningkatkan komunikasi. Orang lain merasa didengarkan, yang membangun hubungan yang lebih baik dan menciptakan rasa percaya dan penghargaan. Selain itu, mendengarkan secara aktif memungkinkan Anda memanfaatkan percakapan sebaik-baiknya. Dengan berfokus pada perkataan orang lain, kita dapat mengingat lebih banyak informasi dan menghindari gangguan.

Tanda-tanda mendengarkan aktif

Bagaimana orang lain tahu bahwa Anda secara aktif mendengarkan apa yang mereka katakan? Mereka akan membaca isyarat verbal dan nonverbal Anda. Tanda-tanda verbal dari mendengarkan aktif meliputi:

Mengajukan pertanyaan yang tepat – dengan mengajukan pertanyaan terbuka, kita mendorong orang lain untuk melanjutkan percakapan, dan menunjukkan bahwa kita benar-benar mendengarkan apa yang mereka katakan. Namun, penting untuk tidak mengangkat masalah yang tidak relevan dengan topik tertentu atau yang jawabannya telah diberikan – jika tidak, kami hanya akan menyangkal bahwa kami adalah pendengar aktif.
Memparafrasakan dan meringkas – orang lain akan melihat keterlibatan Anda jika Anda memparafrasakan kata-kata mereka, misalnya mengulang apa yang dikatakan oleh pihak lain, atau jika Anda memutuskan untuk meringkas topik dalam beberapa poin kunci.

Tanda-tanda verbal lain dari mendengarkan secara aktif termasuk menyisipkan frasa pendek, seperti "ya", "kamu benar". Namun, tidak disarankan untuk menggunakannya terlalu sering, karena reaksi kita harus wajar, tidak dipaksakan.

Saat mendengarkan secara aktif, jangan menginterupsi pembicara, mengubah topik pembicaraan, atau menilai dan mempertanyakan pernyataan mereka – ini akan membuat mereka enggan berdiskusi lebih lanjut dan membuat mereka merasa tidak dihargai.

Tentu saja, pandangan kedua belah pihak mungkin berbeda, jadi tetap berpikiran terbuka dan mencoba memahami sudut pandang orang lain sangatlah penting. Anda juga disarankan untuk membisukan ponsel Anda sebelum percakapan dan mengingat nama orang yang akan Anda ajak bicara.

Sinyal non-verbal terkadang lebih mudah ditunjukkan, dan itu termasuk:

Kontak mata – menghindari kontak mata dengan orang lain dapat membuat mereka bingung dan bertanya-tanya apakah Anda benar-benar mendengarkan. Sebaliknya, cobalah untuk memandang mereka dengan ramah dan mencoba menjalin ikatan dengan mereka.
Mengangguk dan tersenyum – melakukan kontak mata saja bisa sedikit canggung dan mengganggu pihak lain. Jadi ada baiknya juga tersenyum dan mengangguk – ini adalah reaksi alami dan tidak dipaksakan yang menunjukkan bahwa kita puas dengan percakapan tersebut. Dengan cara ini, kami menunjukkan bahwa kami ingin orang lain terus berbicara.
Postur – cara Anda berperilaku selama percakapan menunjukkan banyak hal tentang pertunangan Anda. Berdiri diam atau gelisah secara berlebihan mungkin menunjukkan bahwa Anda bosan. Di sisi lain, mencondongkan tubuh sedikit ke arah orang tersebut menunjukkan bahwa Anda fokus pada apa yang dia katakan.

Mendengarkan secara aktif di tempat kerja

Komunikasi yang efektif dapat meningkatkan produktivitas tim hingga 25%. Mendengarkan secara aktif di tempat kerja juga dapat membawa manfaat lain, seperti:

Membangun kepercayaan – karyawan lebih mungkin untuk membagikan ide, pengamatan, atau masalah mereka dengan orang yang mau mendengarkan mereka dan tidak menghakimi atau menyela apa yang mereka katakan. Kepercayaan juga diterjemahkan menjadi rasa saling menghormati dan hubungan yang lebih baik. Bekerja di lingkungan seperti itu membuat karyawan merasa lebih termotivasi dan sadar akan tujuan mereka.
Memahami kebutuhan bisnis – mendengarkan karyawan dan memahami kebutuhan mereka akan membantu manajemen membuat perubahan yang diperlukan dan mengidentifikasi area untuk perbaikan, yang akan menghasilkan produktivitas tim dan pertumbuhan bisnis yang lebih besar. Mereka kadang-kadang akan menjadi kebutuhan organisasi, dan kadang-kadang mereka akan menjadi perhatian karyawan tertentu (misalnya, pelatihan lanjutan mereka di bidang tertentu).
Menghindari kesalahpahaman – mendengarkan secara aktif membutuhkan sikap terbuka terhadap orang lain, meskipun mereka memiliki pendapat atau sudut pandang yang berbeda. Ini akan membantu kita menghindari kesalahpahaman maksud orang lain, atau mengatakan sesuatu yang sebenarnya tidak kita maksudkan. Gambaran lengkap tentang situasi akan memungkinkan Anda membuat keputusan yang cerdas.

Mendengarkan secara aktif di lingkungan yang jauh

Menjadi bagian dari tim virtual tidak lagi mengejutkan. Pekerjaan jarak jauh dan hybrid mendominasi di lingkungan bisnis, yang tidak hanya harus dihadapi oleh departemen SDM dan manajer proyek, tetapi juga karyawan itu sendiri. Kenyamanan yang luar biasa adalah platform khusus, seperti Firmbee, yang memungkinkan Anda melacak kemajuan proyek, menetapkan tugas ke anggota tim individu, mengontrol penerimaan dan pengeluaran, dan menyimpan dokumentasi yang diperlukan di satu tempat.

Namun, mendelegasikan tugas saja tidak cukup membuat karyawan merasa menjadi bagian dari perusahaan. Penting untuk memastikan komunikasi yang baik, yang seringkali hilang dalam lingkungan virtual. Oleh karena itu, Anda harus memanfaatkan setiap kesempatan untuk memanfaatkan manfaat mendengarkan secara aktif. Bagaimana cara melakukannya?

Rencanakan rapat video – minta setiap orang untuk mengaktifkan webcam mereka selama rapat sehingga peserta dapat menonton isyarat nonverbal rekan kerja.
Kurangi gangguan – minta peserta untuk menonaktifkan perangkat yang dapat mengganggu percakapan dan tidak menanggapi pesan (email, SMS, dll.) selama rapat.
Minta untuk tidak disela saat berbicara – menyela seseorang tidak hanya menyiratkan kurangnya rasa hormat terhadap orang lain, tetapi juga, terutama dalam rapat online, menyebabkan kebingungan. Untuk menghindari hal ini, mintalah rekan-rekan untuk tidak berkomentar sampai peserta selesai berbicara.
Lakukan rekap cepat – rangkum semua yang Anda pelajari dari kolega Anda. Dengan cara ini, Anda akan membuktikan bahwa Anda secara aktif mendengarkan mereka, dan bahwa Anda terbuka terhadap ide, saran, dan siap membantu mereka dalam masalah apa pun.

Ringkasan

Mendengarkan secara aktif di tempat kerja sangat penting karena menumbuhkan rasa saling menghormati dan membangun kepercayaan. Suasana seperti itu mendorong karyawan untuk lebih berkomitmen pada tugas mereka dan lebih produktif. Mendengarkan secara aktif memiliki dampak langsung dalam membangun komunikasi yang lebih baik, sehingga lebih mudah untuk menemukan risiko, masalah, dan membuat keputusan yang lebih baik.