Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek? | #10 Memulai manajemen proyek

Apakah pelaksanaan setiap proyek memerlukan penggunaan perangkat lunak? Agaknya tidak. Namun, apakah layak untuk melakukan perhitungan yang rumit dalam ingatan Anda dengan kalkulator di tangan, ketika waktu dan keakuratan hasil itu penting? Apakah pantas datang ke rapat dengan binder penuh catatan ketika peserta ingin membaca presentasi yang menarik dan ringkas?

Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek? - Daftar isi:

1. pengantar
2. Menghemat waktu
3. Memantau status proyek
4. Sediakan informasi
5. Memastikan kelangsungan proyek
6. Ringkasan

Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek? pengantar

Tidak ada yang perlu diyakinkan untuk menggunakan perangkat lunak manajemen proyek. Apalagi jika kita berbicara tentang proyek besar dan kompleks yang tidak bisa dijalankan di atas kertas. Namun, ada baiknya memilah apa manfaat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek . Pertama-tama pertimbangkan apakah dalam praktik PM kami, kami memiliki semua area ini di bawah kendali. Kedua, kita dapat memilih perangkat lunak yang paling sesuai dengan spesifikasi proyek dan kerja tim kita.

Kami ingin menyoroti empat area yang peningkatannya sangat penting bagi pengguna perangkat lunak manajemen proyek. Ini adalah:

• menghemat waktu
• pemantauan status proyek
• mengabadikan ketersediaan informasi
• memastikan kelangsungan proyek

Kami akan melihatnya satu per satu di bawah, diikuti dengan diskusi tentang fitur perangkat lunak yang perlu diperhatikan, serta melihat beberapa solusi paling populer yang tersedia di pasar.

Menghemat waktu

Manfaat perangkat lunak yang menghemat waktu terutama terletak pada peningkatan organisasi proyek. Ini karena ini berarti perencanaan sederhana dan sketsa kerangka kerja proyek yang fleksibel. Menyiapkan project charter atau Gantt chart jauh lebih sederhana dan praktis jika dilakukan langsung di program yang nantinya akan kita gunakan untuk mengelola proyek.

Memang, alih-alih menggunakan alat eksternal, rencana dapat ditambahkan saat proyek berlangsung dengan tugas terperinci yang diposting di papan Kanban atau di backlog proyek. Ini akan memberikan pengukuran yang sepenuhnya realistis dari waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas tertentu oleh anggota tim proyek yang konkret.

Namun, dalam hal manajemen waktu proyek, pilihan perangkat lunak itu sendiri dan apakah sudah familiar bagi tim sangatlah penting. Lagi pula, program manajemen proyek sangat bervariasi dalam kompleksitas, dan kurva pembelajaran bisa menjadi sulit dinavigasi. Sementara Firmbee adalah lingkungan transparan yang berisi semua alat yang diperlukan untuk mengelola proyek, Jira adalah alat kolosal dan sangat kompleks yang memungkinkan otomatisasi tugas dan integrasi dengan program eksternal.

Memantau status proyek

Area fokus kedua untuk perangkat lunak manajemen proyek adalah pemantauan status proyek secara real-time. Setiap program menyertakan alat analitik untuk memvisualisasikan statistik. Mereka menunjukkan, antara lain:

• status pelaksanaan tugas saat ini – berapa banyak tugas yang telah diselesaikan dan pada jam berapa, siapa yang telah menyelesaikan tugas yang mana,
• membandingkan hasil nyata dengan asumsi – misalnya, menggunakan bagan yang membandingkan waktu rata-rata suatu tugas dengan program sebenarnya,
• keadaan pelaksanaan anggaran, serta
• alat prediktif untuk menilai apakah segala sesuatu berjalan ke arah yang benar.

Sediakan informasi

Masalah lain yang dibantu oleh perangkat lunak untuk dipecahkan adalah ketersediaan informasi proyek secara real-time untuk tim dan pemangku kepentingan. Keuntungan utama perangkat lunak manajemen proyek adalah kemampuan untuk masuk kapan saja, serta diferensiasi izin – misalnya, untuk mengedit tugas atau melihat statistik kinerja anggota tim individu. Misalnya, klien mungkin diberi kemampuan untuk melihat tugas yang diselesaikan dalam minggu tertentu, tetapi bukan wewenang untuk mengedit daftar tugas yang harus diselesaikan pada hari-hari berikutnya.

Singkatnya, bidang penting ketiga adalah memfasilitasi pemeliharaan ketertiban yang tepat dalam proyek, serta transparansi komunikasi. Last but not least, penggunaan dokumen proyek kolaboratif yang diedit, on-the-fly, membantu membangun rasa keanggotaan tim dan tanggung jawab untuk menyelesaikan tugas yang diberikan yang berkontribusi pada tujuan proyek.

Memastikan kelangsungan proyek

Keuntungan yang penting tetapi sering diabaikan dari penggunaan perangkat lunak manajemen proyek adalah mempertahankan kesinambungan jika terjadi perubahan personel. Ini dapat memengaruhi Manajer Proyek dan anggota tim lainnya. Berkat ketersediaan data proyek historis dan alat analisis, orang baru dapat memperoleh gambaran tentang situasi dengan relatif mudah dan dengan cepat diperkenalkan ke tugas baru. Tanpa meninjau dokumentasi proyek secara lengkap, dia juga dapat mengetahui, antara lain, apa yang telah dilakukan, tugas apa yang menyebabkan kesulitan tim, dan apakah proyek dilaksanakan sesuai jadwal dan anggaran.

Ringkasan

Perangkat lunak manajemen proyek mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Dari merencanakan hingga mendelegasikan tugas, hingga memeriksa penyelesaiannya oleh anggota tim, yang tidak harus dicatat setiap saat oleh Manajer Proyek. Semua langkah ini dilakukan dengan lebih efisien. Jadi membayar untuk menginvestasikan waktu dalam mempelajari program yang tepat.

Ini juga memfasilitasi pemantauan situasi saat ini dan memastikan bahwa semua pemangku kepentingan memiliki akses ke informasi terkait proyek mengenai mereka setiap saat. Kita harus menambahkan ini kenyamanan yang signifikan karena semua data dikumpulkan di satu tempat, di mana mudah untuk menanganinya. Fitur-fitur ini juga memudahkan untuk memastikan kesinambungan proyek, bahkan jika terjadi perubahan personel yang radikal.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting

Memulai manajemen proyek:

1. Apa itu proyek?
2. Apa itu manajemen proyek?
3. Bagaimana mengelola proyek?
4. Metode manajemen proyek
5. Jenis proyek
6. 4 contoh proyek
7. Prioritas proyek
8. Area kegiatan proyek
9. Definisi sukses dalam manajemen proyek
10. Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek?