Mengapa Anda Tidak Bisa Serius Tentang Produktivitas Kecuali Anda Mengoptimalkan Cara Orang Anda Menggunakan Ruang Anda
Diterbitkan: 2019-08-04Lingkungan ruang kerja Anda menentukan produktivitas Anda.
Produktivitas terkuras ketika tidak ada ruang pertemuan.
Startup semakin memilih ruang bersama seperti WeWork.
Saya mendanai startup untuk mencari nafkah dan sebelum itu saya menjalankan dua startup perangkat lunak yang saya dirikan. Saya telah menghabiskan waktu berjam-jam untuk melihat keuangan historis, anggaran, prakiraan, dan proyeksi masa depan. Dengan startup teknologi standar, saya dapat memberi tahu Anda dalam tidur saya bahwa dua item biaya terbesar Anda secara jangka panjang adalah orang (antara 60–75% dari total biaya) dan ruang (10–20% dari total biaya). Satu-satunya item biaya signifikan lainnya yang saya lihat di beberapa startup tahap awal adalah inventaris (untuk perusahaan perangkat keras atau eCommerce).
Pada tahap awal sebuah perusahaan, sebuah perusahaan rintisan akan sering menjejalkan sebanyak mungkin orang ke dalam ruangan kecil untuk menghemat biaya kantor. Ketika sebuah perusahaan meningkatkan modal, mau tidak mau mulai mencari ruang kantor untuk meningkatkan produktivitas dan kebahagiaan pekerja. Karena sulit untuk memprediksi berapa banyak ruang yang Anda perlukan saat Anda memperluas (atau, menelan, turun), perusahaan rintisan semakin beralih ke ruang bersama seperti WeWork, yang bertindak sedikit seperti cloud hosting karena memungkinkan Anda memperbesar atau memperkecil sebagai bisnis Anda berkembang atau melambat.
Siapa pun yang telah menghabiskan waktu di sekitar startup dapat memberi tahu Anda bahwa ada banyak saluran produktivitas yang dapat berasal dari lingkungan ini:
- Kurangnya ruang pertemuan untuk berdiskusi
- Ketidakmampuan untuk berkonsentrasi karena dikelilingi oleh "pembicara yang keras"
- Antrean besar menunggu di check-in keamanan bersama, lift, atau jalur makan siang
Mengetahui masalah "mengelola orang di sekitar ruang" adalah salah satu alasan utama saya mendukung perusahaan Density, yang membangun "sensor kedalaman" yang menggantung di atas pintu dan secara anonim melacak ruang seperti yang terlihat pada GIF di bawah ini.
Teknologi ini sekarang digunakan di banyak klien termasuk LinkedIn, NYU, Dropbox, Envoy, dan banyak lainnya, jadi kami telah belajar banyak tentang bagaimana orang menggunakan solusi seperti Density untuk meningkatkan produktivitas, meningkatkan keamanan fisik, dan ruang yang lebih cocok dengan orang-orang. Di bawah ini adalah beberapa contoh bagus dari masalah & solusi umum yang kami lihat:
Kemping ruang pertemuan / penghuni ruang pertemuan / hantu
Gartner memperkirakan rata-rata karyawan menghabiskan 27 jam/tahun mencari ruang yang tersedia untuk bertemu — ini jarang terjadi karena perusahaan tidak memiliki cukup ruang. Paling sering, itu karena mereka tidak memiliki campuran yang tepat dari ruang kerja kecil / besar / fleksibel dan akibatnya, orang cenderung memonopoli ruang jika tersedia.
Setelah skala organisasi, mereka pasti menerapkan sistem untuk membuat pemesanan ruang bersama lebih efisien dan biasanya lebih demokratis — prosedur umumnya adalah bahwa Anda "memesan ruang rapat" per jam melalui sistem penjadwalan. Kita semua pernah mengalami "penghuni liar" yang baru saja masuk ke ruang rapat dan perusahaan rintisan yang mengerjakannya mengambil rapat 1-1 di ruangan yang dibangun untuk 12 orang dan tidak repot-repot memesannya. Beberapa orang mengambil rute yang berlawanan dan memesan waktu berjam-jam sehingga mereka dapat "berkemah" di ruang pertemuan untuk menyelesaikan pekerjaan yang tenang dalam waktu lama atau mengambil 1-1 pertemuan dengan mengorbankan kebutuhan kelompok.
Direkomendasikan untukmu:
Pengusaha Tidak Dapat Menciptakan Startup yang Berkelanjutan dan Skalabel Melalui 'Jugaad': Cit...
Bagaimana Metaverse Akan Mengubah Industri Otomotif India
Apa Arti Ketentuan Anti-Profiteering Bagi Startup India?
Bagaimana Startup Edtech Membantu Tenaga Kerja India Meningkatkan Keterampilan & Menjadi Siap Masa Depan...
Saham Teknologi Zaman Baru Minggu Ini: Masalah Zomato Berlanjut, EaseMyTrip Posting Stro...
Startup India Mengambil Jalan Pintas Dalam Mengejar Pendanaan
Masalah yang sama adalah "hantu" yang memesan ruang pertemuan selama berjam-jam untuk memblokir ruangan, hanya menggunakannya secara berkala. Saya melihat perilaku seperti ini bahkan 20 tahun yang lalu ketika saya bekerja di Accenture di mana sebagian besar staf berada di lokasi klien, tetapi ketika mereka kembali ke kantor, ada kesibukan untuk memesan ruang rapat terbatas.
Di Density, kami bekerja dengan klien untuk mengintegrasikan ke dalam sistem Outlook mereka sehingga manajemen dapat mengevaluasi dengan lebih baik saat tim memesan ruang ruang rapat dan kemudian membandingkannya dengan data sensor Densitas untuk melihat kapan ruang tersebut benar-benar digunakan. Ini dapat membandingkan jam yang dipesan vs. yang digunakan serta jumlah orang yang dipesan vs. yang hadir dengan tujuan membantu perusahaan mengelola sumber daya ruangnya yang terbatas dengan lebih baik.
Teka-teki makan siang
Pengurangan produktivitas utama lainnya seiring dengan skala perusahaan (atau saat ruang kerja bersama terisi) adalah antrean makan siang. Kami telah melihat peningkatan perusahaan yang menggunakan Density untuk melacak arus orang melalui komisaris dengan lebih baik saat sarapan, makan siang, dan makan malam. Mereka telah mengintegrasikan ini dengan sistem internal di Slack atau Facebook Messenger untuk memungkinkan karyawan memeriksa waktu tunggu secara real time dan merencanakan hari-hari mereka dengan tepat. Ini juga membantu manajemen mencari cara untuk meningkatkan staf restoran di jam sibuk. Kami bahkan telah melihat beberapa maskapai penerbangan dan perusahaan perjalanan yang berpikiran maju menggunakan sensor ini untuk melacak tingkat staf lounge dengan lebih baik sepanjang hari.
Pengemudi belakang
Sebagian besar kantor menggunakan keamanan fisik untuk melindungi aset dan keselamatan, namun kita semua telah menyaksikan "pencuri" yang menunggu orang lain untuk memindai kartunya dan kemudian berjalan cepat di belakang mereka dan mendapatkan akses. Ini jauh lebih sulit dilakukan di gedung-gedung tinggi dengan penjaga keamanan yang memadai, tetapi bahkan di sana masalah setelah jam kerja tetap ada. Seperti yang akan Anda lihat dalam video di bawah ini, Dropbox telah menggunakan Density yang dipasangkan dengan sistem kontrol aksesnya untuk menandai keamanan setiap kali ada tailgater. Dalam video tersebut mereka menunjukkan situasi kehidupan nyata (wajah kabur) di mana tailgater menyamar sebagai karyawan lain melihat ponsel pintarnya yang kemudian masuk dan mencuri beberapa laptop. Masalah ini bahkan lebih menonjol di kampus-kampus di mana gedung-gedung memiliki lebih banyak titik masuk & keluar. Dropbox mengalami lebih dari 100 acara tailgating / minggu dan sementara sebagian besar kemungkinan tidak jahat, membuat karyawan menyadari masalah adalah garis pertahanan pertama.
Ruang yang terbuang / ruang pertemuan yang terlalu besar
Mungkin kelompok yang paling menghargai kemampuan untuk mengetahui bagaimana orang menggunakan ruang adalah kelompok manajemen fasilitas yang bertanggung jawab atas perencanaan ruang. Seiring berkembangnya bisnis, Anda tentu akan menemukan ruang rapat yang dibangun untuk 12 orang tetapi sebagian besar digunakan untuk 2–4 orang sekaligus yang akan lebih efektif dibangun di 2 ruang rapat. Kami melihat perusahaan yang melakukan akuisisi besar dan harus mencari cara untuk mengkonsolidasikan perusahaan dan staf. Selama uji coba pelanggan, perusahaan Fortune 1000 menemukan bahwa ruang konferensi 8 orang digunakan oleh 3 orang atau kurang selama 78% dari semua jam kerja; itu digunakan oleh 8 orang (kapasitas yang dimaksudkan) hanya 3% dari waktu. Dengan memperluas ruang belajar dan menyesuaikan ukuran campuran ruang konferensi mereka, perusahaan ini kemungkinan besar akan memecahkan masalah ruang rapat mereka dan menghemat puluhan juta dolar untuk menghindari biaya perluasan real estat.
Risiko asuransi
Pernahkah Anda memperhatikan ketika Anda berjalan ke bar, gedung konser, stadion, atau tempat serupa dan ada seseorang dengan konter yang berbunyi klik saat Anda berjalan melewatinya? Hampir pasti apa yang mereka lakukan adalah memantau ukuran kerumunan secara manual untuk tujuan asuransi (dan akhirnya untuk keselamatan).
Kami sekarang memiliki tempat yang menggunakan Kepadatan untuk mengontrol ukuran kerumunan dan memastikan mereka tidak melanggar polis asuransi mereka. Sebuah bar tempat kami bekerja mendapatkan beberapa denda $1.000 dari Departemen Pemadam Kebakaran setiap bulan karena kelebihan kapasitas — meskipun memiliki staf yang siap menghitung secara manual. Setelah menginstal Density, petugas pemadam kebakaran melihat hitungan di iPhone manajer bar dan berkata, "itu sangat keren." Dia kemudian meninggalkan mereka sendirian karena mereka dapat membuktikan bahwa mereka mematuhi kode tersebut.
Kasus penggunaan yang tidak diinginkan
Sekarang, kita telah melihat banyak! Dari orang yang menginginkan Density untuk melacak bahwa pasien Alzheimer tidak bergerak di luar ruang yang telah disepakati sebelumnya hingga perusahaan gig-ekonomi yang ingin dapat melacak secara anonim apakah pekerja mereka atau apakah pelanggan mereka memulai kontak fisik yang tidak diinginkan. Orang sering bertanya kepada saya, “mengapa mereka tidak menggunakan kamera saja?” Tentu saja ada beberapa kegunaan yang baik untuk kamera di bidang seperti pengawasan tetapi di dunia modern ada banyak tempat di mana kita ingin melacak arus orang (penggunaan kamar mandi, hanya satu contoh!) tetapi tidak ingin merekam orang. Selain itu, kemampuan untuk menafsirkan data dan menangani volume informasi jauh lebih hemat biaya ketika Anda berurusan dengan "poligon" (bentuk dari laser) daripada berurusan dengan rekaman video penuh.
[Artikel ini muncul pertama kali di kedua sisisofthetable dan telah direproduksi dengan izin.]