• Beranda
  • Artikel
  • Blogging
  • Struktur perincian kerja – bagaimana mendelegasikan pekerjaan secara efektif dalam sebuah proyek? | #30 Memulai manajemen proyek

Struktur perincian kerja – bagaimana mendelegasikan pekerjaan secara efektif dalam sebuah proyek? | #30 Memulai manajemen proyek

Diterbitkan: 2023-01-26

Selama perencanaan proyek, Manajer Proyek memutuskan bagaimana menetapkan tujuan, tugas mana yang harus diselesaikan serta kapan dan spesialis mana yang harus disertakan. Dengan melakukan itu, dia menciptakan Work Breakdown Structure (WBS).

Struktur rincian kerja – daftar isi:

  1. Perkenalan
  2. Struktur rincian kerja
  3. Tanggung jawab dalam tim (Team/Collective Ownership)
  4. Ringkasan

Perkenalan

Work breakdown structure (WBS) yang dipahami secara memadai diterjemahkan ke dalam alur kerja tim yang lancar. Setiap orang yang terlibat akan mengetahui tujuan melakukan tugas tertentu, dari siapa mereka akan menerima tugas dan kepada siapa mereka harus meneruskannya. Ini akan memudahkan mengetahui siapa yang dibebani terlalu banyak pekerjaan, karena, misalnya, tiga anggota tim membutuhkan bantuan dari satu orang secara bersamaan. Dengan demikian, WBS memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan proses alur kerja yang sudah ada pada tahap perencanaan. Ini memberikan aspek yang sangat penting dari pekerjaan proyek: akuntabilitas tim untuk penyelesaian tugas. Tapi bagaimana merencanakan struktur kerja terbaik untuk proyek tersebut?

Struktur rincian kerja

Struktur pembagian kerja biasanya divisualisasikan dengan menggunakan pohon, di mana tahapan siklus hidup proyek ditandai dibagi menjadi tujuan yang semakin rinci. Ini membuatnya lebih mudah untuk merencanakan durasi tugas dan biaya penyelesaiannya, serta mendistribusikan tanggung jawab dengan tepat di antara anggota tim.

Dalam melakukannya, ingatlah bahwa WBS menentukan apa yang harus diterapkan, tetapi tidak menjawab pertanyaan "bagaimana". Perlu juga diperhatikan prinsip membatasi tingkat detail. Itu tergantung pada jenis dan persyaratan formal proyek. Tingkat perencanaan yang berbeda diperlukan untuk produksi peralatan medis atau reagen kimia, dan satu lagi untuk penyelenggaraan acara atau kampanye pemasaran.

Struktur rincian pekerjaan didefinisikan dalam PMBOK sebagai berikut:

“Dekomposisi hierarkis dari total cakupan pekerjaan yang harus dilakukan oleh tim proyek untuk mencapai tujuan proyek dan menciptakan hasil yang diperlukan.”

Kata "total" sangat penting di sini, dan "aturan 100%" terkait dengannya. Ini karena WBS yang ditata dengan baik memperhitungkan semua tujuan proyek: segala sesuatu yang harus dicapai. Termasuk manajemen proyek itu sendiri. Dengan kata lain, dengan membaca tugas-tugas dari tingkat terendah dari pohon, kami membuat daftar semua komponen dari tingkat yang lebih tinggi. Ini adalah prinsip yang sangat sulit untuk diikuti dalam praktiknya. Namun, sering dikutip sebagai alat yang efektif untuk mencegah apa yang disebut Scope creep. Menentukan segala sesuatu untuk diselesaikan menghalangi penambahan tugas baru yang tidak sesuai dengan tujuan proyek yang telah ditentukan sebelumnya.

Tanggung jawab dalam tim

Tugas-tugas yang dilakukan oleh tim adalah bagian dari tujuan akhir yang diciptakan oleh upaya bersama. Namun, di banyak perusahaan dan proyek, visibilitas atau bahkan keberadaan tujuan ini tidak jelas. Oleh karena itu, struktur tugas yang terencana dengan baik dan alur kerja yang jelas bagi tim proyek merupakan dasar untuk membangun tanggung jawab bersama.

Membangun rasa kepemilikan tim (Team/Collective Ownership) memungkinkan anggota tim untuk lebih memahami tujuan proyek dan bagaimana pekerjaan yang dilakukan berkontribusi untuk mencapai tujuan tersebut. Ini meningkatkan motivasi dan komitmen serta meningkatkan kinerja tim. Komitmen terhadap proyek yang lebih besar dan keberhasilan penyelesaiannya juga diterjemahkan menjadi loyalitas karyawan kepada perusahaan dan suasana yang baik. Dengan kata lain, rasa tanggung jawab dalam tim dapat berkontribusi pada hasil bisnis yang lebih baik bagi perusahaan secara keseluruhan.

Ringkasan

Tugas pendelegasian dalam suatu proyek adalah tugas untuk Manajer Proyek ketika merencanakan untuk mencapai tujuan secara efektif. Pertama, WBS membantu mengatur ruang lingkup proyek - untuk mengisolasi kelompok tugas serupa, untuk memperhatikan ketergantungan di antara mereka, yang akan menentukan urutan penyelesaiannya, dan juga untuk membangun tanggung jawab tim untuk tugas yang dilakukan oleh menyajikannya dalam konteks tujuan yang lebih kecil dan lebih besar yang dikejar oleh perusahaan.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Work breakdown structure - how to effectively delegate work in a project? | #30 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting

Pertanyaan paling penting

  1. Bagaimana cara menentukan kedalaman rincian pekerjaan yang tepat dalam suatu proyek menggunakan pohon WBS?

    Kedalaman WBS bergantung pada: skala, kompleksitas dan tujuan proyek, serta preferensi dan pengalaman Manajer Proyek - jika dia telah mengimplementasikan proyek serupa, kedalaman perencanaan kemungkinan akan berkurang. WBS harus cukup rinci untuk memungkinkan pengelolaan berbagai elemen proyek dan memfasilitasi perencanaan dan pemantauan kemajuan pekerjaan. Pada saat yang sama, tidak boleh terlalu rumit, karena tidak banyak gunanya. Terlalu banyak detail akan mengurangi keterbacaannya dan mungkin mempersulit anggota tim untuk memahami proyek secara keseluruhan. Biasanya, WBS harus terdiri dari 4-8 level, tetapi kedalaman akhir bergantung pada spesifikasi proyek dan kebutuhan tim.

Memulai manajemen proyek:

  1. Apa itu proyek?
  2. Apa itu manajemen proyek?
  3. Bagaimana mengelola proyek?
  4. Metode manajemen proyek
  5. Jenis proyek
  6. 4 contoh proyek
  7. Prioritas proyek
  8. Area kegiatan proyek
  9. Definisi sukses dalam manajemen proyek
  10. Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek?
  11. Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik?
  12. Gambaran umum perangkat lunak manajemen proyek
  13. Siklus hidup proyek
  14. Untuk apa visi proyek?
  15. Tujuan proyek. Apa itu dan bagaimana mendefinisikannya dengan baik?
  16. Fase inisiasi proyek - apa yang harus diperhatikan?
  17. Domain perencanaan dalam manajemen proyek
  18. Apa itu jadwal proyek dan untuk apa?
  19. Bagaimana cara menggunakan tonggak dalam suatu proyek?
  20. Eksekusi projek
  21. Bagaimana mempersiapkan rencana kontinjensi proyek yang sukses?
  22. Pentingnya penutupan proyek
  23. Kegagalan proyek. 5 alasan mengapa proyek gagal
  24. 4P manajemen: proyek, produk, program, dan portofolio
  25. Tugas dan tanggung jawab paling penting dari Manajer Proyek
  26. Keterampilan manajer proyek yang paling berguna
  27. Bagaimana cara menjadi manajer proyek?
  28. 5 buku yang harus dibaca setiap manajer proyek
  29. Bagaimana cara mengatur tim proyek?
  30. Struktur rincian kerja - bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan dalam sebuah proyek?
  31. Bagaimana cara memimpin tim selama hybrid work?
  32. Tantangan yang dihadapi manajer proyek saat bekerja dengan tim
  33. Jenis pertemuan proyek
  34. Pemantauan proyek. Parameter apa yang harus diperhatikan?
  35. Cara menulis yang menarik
  36. Bagaimana cara menentukan ruang lingkup proyek dan menghindari creep ruang lingkup?
  37. Studi kelayakan – bisakah kita mengimplementasikan proyek ini?
  38. Analisis risiko dalam proyek dan alat untuk memfasilitasinya
  39. Bagaimana cara membuat piagam proyek?
  40. Apa itu daftar pemangku kepentingan?
  41. Bagan Gantt dalam perencanaan manajemen proyek
  42. Bagaimana cara membuat anggaran proyek?
  43. Manajemen waktu dalam proyek
  44. Bagaimana cara membuat daftar risiko proyek?
  45. Strategi manajemen risiko proyek
  46. Pemasaran proyek
  47. Sumber dan area perubahan dalam proyek
  48. Model perubahan manajemen proyek
  49. Apa setelah Agile? Metode dalam manajemen proyek