Bekerja Dari Rumah dengan Zoho One

Banyak karyawan telah beralih ke kerja jarak jauh, dan dengan ini, beberapa bagian bisnis juga menjadi jauh lebih sulit. Menjadi semakin menantang untuk tetap berhubungan dengan rekan-rekan karena orang-orang tidak dilibatkan, dan bahkan tugas-tugas sederhana bisa memakan waktu lebih lama dari biasanya.

Beberapa masalah benar-benar dapat dimengerti, tetapi masalah itu juga dapat Anda pecahkan jika Anda menggunakan alat yang tepat. Banyak bisnis sekarang menyadari bahwa beralih ke kerja jarak jauh/ Bekerja Dari Rumah adalah pilihan yang mudah.

Dengan penerapan Zoho One , organisasi mendapatkan alat yang memungkinkan komunikasi yang tepat untuk bepergian jauh dan memenuhi tujuan bisnis. Zoho One membantu dalam kolaborasi dan komunikasi yang efektif di seluruh organisasi. Ini membantu dalam mengintegrasikan penyimpanan file dan berbagai alat manajemen proyek juga.

Di blog ini, kita akan berbicara tentang bagaimana Zoho One membantu dalam pekerjaan jarak jauh.

File Terpusat

Sangat penting untuk memusatkan file di semua skenario. Namun, ini menjadi semakin penting ketika orang bekerja dari tempat yang berbeda. Ada begitu banyak kemungkinan ketika file hilang, dan email dikirim bolak-balik jauh sebelum ada yang bisa menemukan sesuatu. Dalam melakukan ini, waktu penting akan hilang.

Zoho One adalah sistem operasi untuk bisnis yang memastikan file tetap aman dan mudah tersedia saat dibutuhkan. Ini berfungsi seperti repositori cloud terpusat yang dibuat dan berinteraksi dengan bisnis.

Pengguna dapat dengan mudah membuat dokumen ini dari Zoho office suite dan Zoho WorkDrive sambil mendukung jenis file umum yang mungkin pernah Anda gunakan. Juga mudah untuk bekerja dengan file online dan menyimpannya ke hard drive menggunakan sinkronisasi desktop.

Saat penyimpanan file ditransisikan ke Zoho WorkDrive, pemecahan masalah duplikasi dokumen menjadi lebih mudah dan mengurangi waktu yang terbuang untuk mencari file. Dokumen dapat disimpan di WorkDrive dan dibagikan di tingkat tim atau di seluruh organisasi.

Zoho One hadir dengan banyak folder Tim yang pada dasarnya adalah folder bersama tempat tim dapat berkolaborasi dan bahkan folder organisasi yang dapat digunakan untuk mendistribusikan dokumen ke semua orang dalam suatu organisasi.

Terlebih lagi, WorkDrive hadir dengan kontrol mutlak atas siapa yang dapat mengakses apa dan kontrol menit pada tingkat akses yang dimiliki setiap orang. Misalnya, seseorang dapat melihat seluruh folder tim tetapi tidak pernah mengeditnya, sementara yang lain dapat mengedit tetapi tidak pernah menghapus file tim apa pun.

Dengan kontrol yang ditingkatkan yang ditawarkan Zoho WorkDrive kepada Anda pada file, diasumsikan bahwa setiap orang hanya memiliki akses ke apa yang mereka butuhkan. Selain berbagi dengan rekan satu tim, pengguna dapat dengan aman berbagi file secara eksternal dengan bantuan tautan yang disesuaikan dengan pemangku kepentingan eksternal, kata sandi yang melindungi tautan tersebut, mencabutnya kapan saja, memantau penggunaan, dll.

Aspek penting dari manajemen file, seperti aksesibilitas dan keamanan, dapat dilihat dengan mudah. Dokumen juga dapat dicadangkan dan hanya tersedia bagi orang yang membutuhkannya. Yang mengatakan, mereka juga akan tersedia untuk semua orang secepat mungkin dan dari lokasi yang berbeda.

Komunikasi

Komunikasi adalah segalanya. Organisasi yang memahami fakta ini dengan cukup baik, dan karenanya, mereka juga menggunakan alat yang tepat yang dianggap penting untuk komunikasi tim.

Di lain waktu, beberapa organisasi tidak menganggap ini masalah besar sampai mereka berakhir dalam kebingungan dan ketika komunikasi menjadi sulit untuk dinavigasi. Zoho One hadir dengan banyak alat komunikasi yang memiliki alat terbaik untuk semua jenis komunikasi.

Di bawah ini kami akan menyebutkan bagaimana alat yang berbeda membantu dalam berbagai komunikasi. Ini akan membantu memahami mengapa Zoho One adalah platform manajemen bisnis yang membantu dalam komunikasi yang efektif.

Obrolan Terpadu

Bahkan percakapan yang sedang berlangsung pun harus berlangsung cepat, dan mengobrol sering kali merupakan pilihan terbaik untuk memastikan hal itu terjadi. Ini bisa menjadi sulit untuk mengelola email karena membutuhkan waktu lebih lama untuk mendapatkan tanggapan.

Terlebih lagi, kotak email penuh juga bisa tampak menakutkan dibandingkan dengan serangkaian pesan. Untuk mengatasi masalah ini, Zoho Cliq membantu mempermudah komunikasi karena dilengkapi dengan layanan obrolan fleksibel yang membuatnya dapat digunakan dari aplikasi Zoho lain yang sedang digunakan.

Sangat mudah untuk bereaksi terhadap pesan dengan cepat dan bahkan tetap berhubungan dengan tim dari mana pun Anda inginkan. Selain itu, Anda juga dapat menggunakannya untuk tetap berhubungan dengan klien dan orang lain di luar organisasi dengan mengatur obrolan tamu.

Alat Komunikasi Video

Komunikasi video penting dan berfungsi lebih baik untuk beberapa percakapan. Waktu pertunjukan dan pertemuan menawarkan alat komunikasi video yang datang dengan fokus yang agak berbeda.

Opsi Rapat lebih berfokus pada rapat video, dan Waktu Tayang lebih berfokus pada pendidikan dan presentasi. Ketika Anda memiliki yang Anda sukai, menjadi mudah untuk menemukan semua alat yang dibutuhkan.

Opsi Rapat dan Waktu Tayang hadir dengan alat webinar, tetapi konferensi web adalah opsi yang hanya didukung oleh Rapat. Anda dapat merekam webinar baik dalam Rapat atau Waktu Tayang, tetapi hanya Waktu Tayang yang menawarkan webinar sesuai permintaan di mana pemirsa dapat mendaftar untuk melihat video yang telah direkam sebelumnya.

Ini sebagian besar tentang memilih apa yang membuat komunikasi menjadi mudah dan efektif untuk Anda dan tim Anda. Alat komunikasi video yang dilengkapi dengan fitur yang bertujuan harus lebih disukai oleh Anda dan tim Anda.

Email yang Lebih Cerdas

Penggunaan email sangat fungsional dalam banyak hal, tetapi cenderung digunakan secara berlebihan ketika organisasi tidak menciptakan jalan yang tepat untuk berbagai jenis komunikasi.

Namun, tidak dapat diabaikan fakta bahwa email berfungsi sebagai salah satu bagian terpenting dari komunikasi digital. Apakah Anda ingin menjalankan email Anda dengan Zoho Mail atau alat pihak ketiga seperti Gmail atau Outlook tidak masalah. Itu harus bersih, mudah digunakan, dan terintegrasi dengan perangkat lunak.

Zoho One adalah platform bisnis terintegrasi yang membantu komunikasi melalui email. Ini menawarkan Zoho Mail yang bukan hanya layanan email intuitif tetapi juga terintegrasi dengan mudah dengan Zoho One.

Anda dapat mengatur email dengan Zoho One, yang juga berarti Anda dapat menambahkan tugas ke proyek, mengekstrak informasi tentang pelanggan dari CRM, dan juga menyimpan dokumen penting ke WorkDrive. Ini akan memastikan bahwa email tidak pernah dilupakan dengan memulai obrolan dari email dan menjadwalkan rapat.

Integrasi Pihak Ketiga

Kebiasaan menggunakan aplikasi yang terputus dapat menimbulkan masalah dalam prosesnya, tetapi sebenarnya tidak harus seperti itu. Jika Anda memilih layanan email pihak ketiga, Anda dapat mengintegrasikannya dengan aplikasi Zoho agar aplikasi bisnis tetap terhubung.

WorkDrive juga dilengkapi dengan integrasi Gmail dan Microsoft yang dapat digunakan untuk mengintegrasikan layanan email seperti CRM, Sprint, Proyek, dan lainnya.

Budaya Perusahaan yang Lebih Baik

Setelah jalur komunikasi yang berbeda telah dibuat, ada juga kebutuhan untuk menciptakan ruang yang dapat menjaga budaya perusahaan tetap berkembang. Connect adalah salah satu aplikasi Zoho One yang memungkinkan Anda memfasilitasi percakapan antara tim dan karyawan.

Daripada melakukan percakapan yang terlalu panjang, pengguna dapat secara efektif membuat posting forum dan melakukan diskusi sambil membuatnya dapat diakses oleh hampir semua orang yang ingin membacanya setelah kejadian. Ini adalah salah satu cara terbaik untuk menumbuhkan budaya perusahaan yang ramah.

Manajemen Proyek yang Dapat Disesuaikan

Ide kerja jarak jauh mempengaruhi banyak aspek komunikasi dan kolaborasi bersama dengan produktivitas. Memecahkan masalah ini dapat dikelola dengan mencari sistem manajemen proyek yang dilengkapi dengan kemampuan untuk bekerja secara efisien untuk sebuah tim.

Orang cenderung mencari pendekatan umum untuk manajemen proyek, tetapi kenyataannya adalah bahwa pendekatan yang berbeda bekerja untuk orang yang berbeda, dan itu selalu yang terbaik untuk merangkul ini. Salah satu langkah utama dalam mengevaluasi perangkat lunak manajemen proyek adalah komunikasi tim.

Orang yang berbeda memiliki gaya manajemen proyek yang berbeda, dan masalahnya adalah gaya ini telah digunakan selama bertahun-tahun. Beberapa orang juga ingin mengatur pekerjaan mereka melalui email atau papan bersama dengan spreadsheet atau aplikasi terperinci yang mencakup semua informasi hanya di satu tempat.

Saat mengevaluasi alat manajemen proyek mana yang benar, penting untuk mempertimbangkan apa yang Anda butuhkan. Lihat apakah tim Anda memerlukan alat manajemen proyek bersama atau papan, atau sebaiknya setiap orang memilih alat mereka sendiri?

Alat seperti Zoho Projects di aplikasi Zoho One memudahkan pemusatan data untuk suatu proyek dan memungkinkan semua orang menggunakan alat yang mereka tahu akan bekerja untuk mereka. Dengan menggunakan alat ini, manajer proyek dapat menggunakan Proyek untuk mendapatkan gambaran umum tentang hampir semua hal. Pengelola juga dapat menetapkan dan menambahkan tugas dari email beserta data yang tetap konsisten.

Zoho Projects juga sangat efektif dalam menjaga timeline tetap pada jalurnya, membantu Anda mengelola penundaan tak terduga, dan menawarkan laporan sehingga Anda tahu persis di mana Anda berada. Anda dapat berintegrasi dengan aplikasi Zoho one lainnya dan menjadi fleksibel sehingga menjadi mudah untuk mengelola waktu dan menggunakan Zoho Projects secara efektif.

Saat Anda mengelola proyek di Zoho Projects, Anda dapat dengan mudah memberikan akses ke alat yang diperlukan untuk tetap berada di jalur yang benar dalam memilih yang terbaik. Zoho Projects adalah salah satu aplikasi manajemen proyek terintegrasi terbaik yang memanfaatkan berbagai aplikasi komunikasi untuk menyederhanakan proses.

Langkah utama adalah memastikan bahwa setiap penerapan proyek dilengkapi dengan fondasi yang kuat, dan ini dapat dicapai dengan menyiapkan informasi untuk pemantauan saat tugas yang berbeda dimasukkan ke dalam proyek, termasuk anggaran, perincian status tugas, dan tanggal jatuh tempo tugas.

Setelah ini selesai, template dapat dibuat sehingga proyek dan laporan dapat berjalan secara otomatis saat Anda memasukkan jam dan menutup tugas. Jika Anda telah mengerjakan spreadsheet besar atau aplikasi manajemen proyek, maka Anda mungkin memiliki data yang Anda khawatirkan akan hilang.

Pindah ke alat baru bisa menjadi proses yang melelahkan, tetapi bisa dibuat lebih sederhana. Anda dapat mengimpor file CSV secara efektif sehingga Anda bekerja di Proyek dan mengambilnya tepat saat Anda keluar dari sistem sebelumnya.

Menggunakan Zoho Tools untuk Potensinya

Jika Anda merasa stres saat menggunakan Zoho Projects dan juga ingin menggunakannya suatu hari nanti, maka Zoho Projects dapat digunakan dengan baik untuk kebutuhan apa pun. Zoho Projects memungkinkan Anda mematikan semua modul yang tidak diperlukan hanya dengan menggunakan modul tugas dan memahami cara kerja Project sebelum melakukan sepenuhnya.

Selain itu, Anda juga dapat menggunakan Zoho Sprints. Sprint sangat gesit untuk manajemen proyek dan dapat digunakan secara luas untuk proyek desain dan pengembangan. Zoho Sprints juga bagus untuk proyek jika Anda telah mencari metode sederhana untuk bernavigasi saat Anda tidak memiliki peta jalan proyek. Jika Anda ingin mengembangkan proyek baru atau mendesain sesuatu seperti UX, Zoho Sprints dapat membantu. Menggunakan modul backlog dan sprint dapat membuat bahkan daftar tugas yang tersebar terasa jauh lebih mudah dikelola.

Saat mengelola tugas manajemen proyek, memastikan setiap orang menggunakan alat yang dapat menyelesaikan kebutuhan mereka dengan baik adalah penting. Zoho Projects hadir dengan fleksibilitas dalam cara pengguna berinteraksi dengan proyek sehingga dapat menjadi sangat terarah.

Anda dapat meminta tim Anda untuk menggunakan Zoho Sprints ketika semua orang dalam tim ingin menggunakan alat manajemen proyek serupa sambil memeriksanya secara teratur dan menangani proyek ketika tidak jelas bagaimana seseorang harus mencapai tujuan akhir. Yang terbaik adalah melihat kebutuhan, memeriksa cara kerja setiap alat, dan berkomunikasi dengan tim untuk memahami opsi terbaik.

Kesimpulan

Pergi jauh tidak hanya mungkin tetapi juga dapat menguntungkan Anda. Begitu banyak bisnis telah menyadari bahwa beralih ke pekerjaan jarak jauh dapat bekerja dengan baik untuk mereka. Zoho One dapat digunakan oleh organisasi untuk mendapatkan alat yang memungkinkan komunikasi yang tepat untuk bepergian jauh dan juga memenuhi tujuan bisnis.

Anda dapat menghubungi konsultan ahli Zoho dan menerapkan langkah-langkah yang diperlukan untuk melakukan jarak jauh dengan penerapan Zoho One.