Tujuh Cara untuk Bekerja Lebih Cerdas, Bukan Lebih Keras

Kami mendengarnya sepanjang waktu, salah satu pepatah kewirausahaan – bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras. Tapi apa artinya itu, dalam kehidupan kita sehari-hari? Bekerja lebih sedikit, tetapi dapatkan lebih banyak dari itu. Tapi bagaimana Anda mencapai itu? Seperti banyak hal, secara abstrak ide ini tampaknya sulit untuk dicapai, tetapi ketika dirinci, ini menunjukkan bahwa ada banyak cara untuk meningkatkan gaya kerja Anda. Cobalah mempraktikkan setidaknya satu atau dua ide ini setiap hari, dan pada akhirnya Anda akan menjadi ahli dalam kualitas pekerjaan Anda.

Hindari Gangguan

Pikirkan tentang hari kerja Anda yang khas. Apakah Anda membiarkan diri Anda dalam jangka waktu yang lama di mana Anda dapat benar-benar tenggelam dalam tugas, atau apakah Anda cenderung hanya bekerja dalam waktu singkat antara interupsi demi interupsi? Apakah Anda terus-menerus bolak-balik antara proyek dan email atau situs media sosial Anda? Apakah karyawan Anda sering datang untuk bertanya atau meminta nasihat? Buat itu berhenti!

Tahukah Anda bahwa rata-rata orang membutuhkan waktu 15 menit untuk pulih dari gangguan ? Itu berarti bahwa selama seperempat jam Anda menggelepar, mencoba mengembalikan pikiran Anda ke tempat semula sebelum interupsi – dan kemudian Anda mungkin akan diinterupsi lagi! Berikut adalah beberapa ide untuk meminimalkan gangguan di kantor:

• Biarkan panggilan masuk ke pesan suara, lalu jawab dalam satu blok.
• Miliki satu atau dua waktu khusus untuk memeriksa dan menanggapi email di siang hari, alih-alih memeriksanya saat masuk.
• Matikan peringatan untuk email masuk, pesan, atau pemberitahuan dari situs sosial. Ya, ini mungkin berarti mematikan ponsel Anda juga.
• Jika kantor Anda menggunakan instant messenger, matikan atau atur diri Anda untuk "pergi" saat Anda mencoba untuk fokus.
• Tutup pintu kantor Anda, gantung tanda di bilik Anda yang meminta untuk tidak diganggu, atau jika Anda benar-benar putus asa, kenakan headphone besar atau berpura-pura sedang menelepon.

Begitu banyak gangguan yang dapat mengganggu produktivitas kita

Atur & Prioritaskan

Terlalu banyak orang yang terburu-buru menjalani hari tanpa rencana tindakan yang jelas, dan itu menyebabkan frustrasi dan membuang-buang waktu saat Anda mencari tahu di mana harus memfokuskan upaya Anda terlebih dahulu. Apa tujuan Anda untuk hari ini? Apa yang benar-benar harus dilakukan, apa yang Anda butuhkan untuk membuat kemajuan, dan apa yang bisa duduk di backburner untuk jeda? Sisihkan waktu di akhir hari kerja untuk menyusun hari yang akan datang. Bagi sebagian orang, ini berarti menerapkan perangkat lunak manajemen proyek yang canggih; bagi orang lain ini berarti menulis daftar panjang yang harus dilakukan dan menyebarkan catatan tempel di meja mereka. Beberapa bahkan mungkin lebih suka bagan Gantt sederhana untuk beberapa panduan visual. Apa pun preferensi Anda, jika Anda akan melewatkan bagian mana pun dari hari Anda, jangan lewatkan sepuluh atau lima belas menit yang Anda habiskan untuk mengatur dan memprioritaskan hari Anda.

Jangan Multitask – Bekerja Secara Paralel

Terlepas dari apa yang mungkin Anda yakini, hadapi saja: Anda tidak dapat melakukan banyak tugas. Siapa pun yang pernah mencoba berbicara di telepon sambil menanggapi email akan mengerti. Apa yang kami sebut "multitasking" tidak benar-benar melakukan dua (atau lebih – memalukan Anda!) hal sekaligus; hanya saja otak Anda beralih cepat antara dua hal berulang-ulang. Ini tidak hanya buruk untuk fokus Anda – ingat bagaimana waktu 15 menit untuk pulih dari gangguan? – tetapi juga menguras otak Anda, membuat Anda lebih cepat lelah.

Jadi, apa yang bisa Anda lakukan jika tidak multitasking? Sebaliknya, cobalah bekerja secara paralel. Teknik ini sudah banyak digunakan oleh tim orang yang mengerjakan materi yang sama – pikirkan tim desain atau programmer – tetapi Anda juga dapat memanfaatkannya. Apakah beberapa proyek Anda dikirim bolak-balik? Kerjakan proyek-proyek itu terlebih dahulu, dan sambil menunggu orang lain mengirimnya kembali, kerjakan hal-hal lain. Ini berarti lebih sedikit waktu menunggu yang membuat Anda dan rekan kerja Anda frustrasi, dan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan sesuatu. Atau Anda dapat mencoba kolaborasi waktu nyata dengan tim atau rekan kerja Anda, cara lain untuk bekerja lebih cerdas dan menghemat waktu.

Pelajari Berapa Lama Waktu yang Dibutuhkan

Setelah Anda menghilangkan atau mengendalikan gangguan Anda, kenali jadwal dan cara kerja Anda. Seiring waktu, Anda akan melihat pola yang muncul – Anda selalu membutuhkan setidaknya tiga jam untuk menyelesaikan laporan semacam ini, sedangkan proyek lain yang dapat Anda selesaikan dalam tiga puluh menit. Bagaimana Anda tahu itu jika Anda tidak terlibat dalam interupsi itu? Ini berguna tidak hanya untuk memblokir jadwal untuk diri sendiri, tetapi juga untuk mengetahui kapan Anda harus mengatakan tidak pada suatu pekerjaan atau proyek.

Delegasi: Keterampilan yang Harus Dimiliki untuk Bekerja Lebih Cerdas

Semua orang tahu bahwa pendelegasian itu penting, tetapi untuk beberapa alasan, terlalu banyak orang bertahan untuk melakukan tugas yang dapat diselesaikan orang lain dengan lebih efisien atau sekadar lebih baik. Pikirkan mengapa Anda melakukan tugas tertentu – jika jawabannya hanya “karena saya selalu melakukannya”, Anda perlu berpikir keras tentang apakah tugas itu benar-benar harus menjadi milik Anda. Tugas-tugas tertentu – terutama yang membosankan, atau tugas-tugas yang orang lain dapat dengan mudah dilatih untuk melakukannya – bukanlah hal yang sulit.

Terus Tingkatkan Proses Anda

Perubahan itu baik, terutama ketika itu berarti menyelesaikan sesuatu dengan lebih efisien, lebih bijaksana, atau lebih hemat biaya. Perusahaan terakhir saya bekerja untuk perbaikan proses yang dihargai. Bahkan jika pekerjaan Anda tidak, Anda harus selalu mencari cara untuk melakukan sesuatu dengan lebih baik – ini bisa berarti Anda memiliki waktu yang lebih mudah untuk mengatur hari kerja Anda, atau Anda bahkan mungkin mendapatkan kenaikan gaji.

Akui Titik Pengembalian yang Berkurang

Ini mungkin poin terbesar di balik pepatah "bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras" - ada titik di mana bekerja lebih banyak tidak berarti Anda menyelesaikan lebih banyak. Produktivitas menurun, dan mencapai tujuan yang sama yang Anda capai dengan mudah sebelumnya bisa semakin membuat frustrasi. Ini tidak berarti Anda melakukan pekerjaan yang buruk – ini mungkin hanya berarti Anda perlu fokus pada strategi baru, atau bahkan istirahat dan kembali ke tugas dengan segar. Jika Anda mengakui bahwa titik seperti itu ada, Anda akan menghadapi lebih sedikit frustrasi di tempat kerja.

Tercantum di atas adalah beberapa hal praktis yang dapat Anda lakukan untuk bekerja lebih cerdas daripada lebih keras. Punya tips yang lebih keren? Bagikan di komentar dan jika itu benar-benar luar biasa, kami akan menambahkannya ke artikel.

Adrienne Erin adalah seorang blogger dan penulis. Saat dia tidak menulis blog tentang teknologi dan media sosial, Anda mungkin menemukannya berlatih bahasa Prancis, menyiapkan beberapa resep yang dia temukan di Pinterest, atau terobsesi dengan kartu pos dan perangko vintage.