Otomatisasi Alur Kerja: Definisi, Pentingnya, Alat, dan Cara Menggunakannya

Setiap bisnis atau organisasi memiliki alur kerja yang harus diikuti oleh karyawan. Namun, terkadang tugas ini sangat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan.

Meskipun perusahaan saat ini menggunakan alat manajemen proyek dan Excel untuk menangani tugas-tugas yang berlebihan, hal itu masih belum cukup. Untuk menyederhanakan tugas-tugas membosankan tersebut, kami telah diperkenalkan dengan alat otomatisasi alur kerja.

Tapi apa sebenarnya otomatisasi alur kerja dan bagaimana mereka membantu bisnis? Di blog ini, kita akan melihat definisi, pentingnya, dan alat terbaik yang dapat Anda gunakan. Selain itu, kami juga akan membicarakan beberapa kasus penggunaan. Jadi, mari kita mulai.

Apa itu Otomatisasi Alur Kerja?

Secara sederhana, otomatisasi alur kerja didefinisikan sebagai teknik yang mengotomatiskan tugas yang berulang untuk membuat alur kerja lebih lancar dan cepat. Saat Anda menetapkan aturan, perangkat lunak otomatisasi dapat menjadwalkan tugas, mengirim email, memulai kampanye pemasaran, dan banyak lagi – tanpa pengawasan rutin.

Selain itu, otomatisasi alur kerja adalah cara kerja yang menjadikan segala sesuatunya lebih efisien, menghemat waktu, mengurangi kesalahan, dan membuat orang lebih produktif. Mari kita memahaminya lebih baik melalui contoh.

Contoh Otomatisasi Alur Kerja

Berikut adalah contoh cara kerja otomatisasi alur kerja untuk agen pemasaran.

Misalkan Anda bekerja di agen pemasaran, dan Anda mengirimkan laporan harian kepada klien. Daripada mengumpulkan data dari berbagai sumber secara manual, Anda dapat menggunakan platform alur kerja untuk membuat pengaturan yang secara otomatis mengekstrak detail yang diperlukan, memformatnya menjadi laporan, dan menjadwalkan email setiap hari.

Hal ini tidak hanya menghemat waktu dan mengurangi kesalahan tetapi juga memastikan bahwa klien Anda menerima laporan mereka segera setiap hari. Selain itu, perangkat lunak alur kerja dapat membantu Anda dalam hal berikut:

• Otomatiskan pengambilan prospek untuk mengidentifikasi klien potensial
• Jadwalkan dan publikasikan postingan media sosial di berbagai platform
• Otomatiskan tugas pembuatan konten
• Secara otomatis menghasilkan dan mengirim laporan kinerja
• Kirim email selamat datang dan atur pertemuan awal.
• Kumpulkan umpan balik pelanggan dan kirimkan komunikasi tindak lanjut

5 Alat Teratas untuk Otomatisasi Alur Kerja

Sekarang setelah Anda memahami apa itu otomatisasi dan pentingnya otomatisasi, mari temukan beberapa contoh perangkat lunak otomatisasi alur kerja terbaik.

• Klik Atas
• Jira
• Zapier
• Microsoft Power Mengotomatiskan
• aliran ciuman

1. Klik Atas

ClickUp adalah alat manajemen proyek berbasis cloud lengkap yang mencakup berbagai fitur otomatisasi alur kerja. Ini membantu Anda dengan mudah membuat dan mengotomatiskan tugas-tugas rutin menggunakan templat proses. Itu dapat secara otomatis menugaskan pekerjaan, memberikan ulasan, melacak status, dan banyak lagi. ClickUp juga terintegrasi dengan alat lain seperti Slack, Dropbox, GitHub, Bugsnag, dll.

Fitur ClickUp

• Kustomisasi tanpa kode
• Menawarkan bagan Gantt, Kanban, dan pustaka alur kerja
• Kolaborasi dan komunikasi tim yang lancar
• Pelaporan real-time dengan visual
• Fitur manajemen waktu dan tugas

Harga Klik: -

ClickUp menawarkan paket gratis dan tiga paket berbayar.

• Gratis: Paket gratis selamanya dengan penyimpanan 100MB dan tugas tak terbatas
• Tidak terbatas: Mulai dari $10/bulan
• Bisnis: Mulai dari $19/bulan
• Perusahaan: Tersedia berdasarkan permintaan

2.Jira

Jira adalah pembuat otomatisasi tanpa kode yang merupakan solusi ideal bagi tim non-teknis untuk menyederhanakan tugas mereka. Ini bagus dalam manajemen proyek dan tugas dan memungkinkan tim untuk menetapkan, melacak, dan membuat tugas secara efisien. Perangkat lunak ini juga menawarkan alur kerja yang dapat disesuaikan, memungkinkan bisnis untuk memodifikasinya sesuai kebutuhan mereka.

Fitur Perangkat Lunak Otomatisasi Alur Kerja Jira

• Fitur penetapan otomatis dan sinkronisasi otomatis.
• Integrasikan dengan alat favorit Anda.
• Ratusan templat otomatisasi
• Papan scrum untuk mengatur tugas.
• Dasbor laporan dan wawasan.
• Seret dan lepas pembuat otomatisasi.

Harga Jira:-

• Gratis: Paket penggunaan gratis dengan hingga 10 pengguna dan penyimpanan 2 Gb.
• Standar: Mulai dari $8,15/bulan
• Premium: Mulai dari $16/bulan
• Perusahaan: Tersedia berdasarkan permintaan

3. Zapier

Sama seperti Jira, Zapier juga merupakan software pembuat proses drag and drop tanpa kode. Anda dapat mengotomatiskan semuanya—mulai dari tugas sederhana hingga alur kerja yang rumit. Selain itu, yang membedakan Zapier adalah ia terhubung dengan lebih dari 5.000 aplikasi berbeda. Baik Anda menggunakan Gmail, Slack, Trello, atau Stripe, Zapier dapat membantu Anda mengotomatiskan tugas untuk semua proses bisnis Anda.

Fitur Zapier

• Zaps multi-langkah untuk mengotomatisasi tugas
• Buat jalur dengan tindakan berbeda berdasarkan logika
• Opsi filter untuk menemukan tugas dan ketentuan tertentu
• Jadwalkan alur kerja Anda
• Konversikan mata uang, tanggal, teks, dll. ke format yang Anda inginkan
• Menerima dan mengirim data menggunakan webhook

Harga Zapier

Zapier menawarkan lima jenis paket:-

• Gratis: Paket penggunaan gratis dengan 100 tugas sebulan
• Pemula: Mulai dari $20/bulan (kurang-lebih)
• Profesional: Mulai dari $49/bulan (kurang-lebih)
• Tim: Mulai dari $70/bulan (kurang-lebih)
• Perusahaan: Tersedia berdasarkan permintaan

4. Microsoft Power Mengotomatiskan

Microsoft Power Automate adalah salah satu alat otomatisasi proses bisnis terkenal yang membantu pengguna mengotomatiskan tugas antara berbagai aplikasi dan layanan. Itu dapat mengotomatiskan aplikasi desktop, dan situs web dengan AI serta otomatisasi proses digital dan robot. Anda dapat menyinkronkan, mengumpulkan data, menerima pemberitahuan, dan mengotomatiskan email atau permintaan persetujuan dengan Power Automate.

Fitur Microsoft Power Automate

• Pemrosesan dan pembuatan AI
• Otomatisasi desktop
• Tugas dan proses penambangan
• Pelaporan dan analisis
• Otomatisasi bisnis berbasis data

Microsoft power mengotomatiskan Penetapan Harga

Microsoft power automate menawarkan 3 jenis paket:-

• Gratis: Gratis untuk digunakan dengan fitur premium selama 30 hari
• Power Automate Premium: Mulai dari $12/bulan
• Proses Power Automate: Mulai dari $123/bulan

5. Aliran ciuman

Kissflow adalah salah satu perangkat lunak manajemen alur kerja terbaik yang memungkinkan Anda mengotomatiskan proses dan membuat aplikasi dengan pendekatan kode rendah dan tanpa kode. Ini dapat digunakan untuk otomatisasi pemasaran, manajemen proyek, dan manajemen alur kerja. Ini menawarkan Anda dasbor analitik dengan antarmuka yang mudah digunakan. Anda dapat memeriksa laporan sederhana dengan metrik dasar untuk melihat kinerja sistem otomasi Anda atau Anda dapat membuat laporan khusus.

Fitur Kissflow

• Kerjasama lintas fungsi
• Dasbor bebas kekacauan dan terorganisir
• Kontrol keamanan dan akses
• Integrasi API
• Sesuaikan dan tentukan alur kerja

Harga Kissflow

Kissflow menawarkan dua paket:

• Dasar: Mulai dari $1500/bulan
• Perusahaan: Tersedia berdasarkan permintaan

Tabel Perbandingan Alat otomatisasi alur kerja

Pentingnya Otomatisasi Alur Kerja dan Mengapa Anda Harus Memilihnya?

Alat otomatisasi alur kerja telah menjadi perangkat lunak yang wajib digunakan untuk bisnis dari semua ukuran. Faktanya, studi terbaru di Zapier menyatakan bahwa lebih dari 66% UKM mengandalkan alat otomatisasi untuk membuat bisnis mereka lebih efisien.

Alat-alat ini membantu bisnis menangani tugas-tugas yang membosankan, mengurangi kesalahan manusia, meningkatkan produktivitas, dan banyak lagi. Berikut adalah beberapa alasan mengapa otomatisasi alur kerja itu penting dan mengapa Anda harus mempertimbangkannya.

Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas

Jika operasi bisnis rutin diotomatisasi, karyawan Anda tidak perlu lagi membuang waktu mereka untuk aktivitas atau tugas yang berulang. Hal ini akan membantu organisasi menyederhanakan proses pekerjaan, mengatur waktu mereka, meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan.

Mengurangi Kesalahan dan Meningkatkan Akurasi

Manusia rentan terhadap kesalahan, dan wajar jika mengalami masalah saat bekerja secara manual, terutama dengan kumpulan data yang besar. Dengan otomatisasi alur kerja, titik kontak manusia akan berkurang dan cakupan kesalahan minimal sehingga dapat membantu bisnis mengurangi kesalahan dan meningkatkan akurasi.

Peningkatan Kolaborasi dan Komunikasi

Saat Anda bekerja dalam lingkungan jarak jauh, Anda mungkin berurusan dengan banyak email dan pesan yang bisa membuat Anda kewalahan. Namun otomatisasi alur kerja dapat membantu dengan melacak interaksi Anda dan mengaturnya dengan rapi.

Alat otomatisasi dapat disesuaikan sesuai alur kerja perusahaan Anda, menjadikannya berorientasi pada tujuan. Ini berarti semua orang di perusahaan dapat bekerja sama untuk kolaborasi dan komunikasi yang lebih baik.

Penghematan Biaya dan Optimalisasi Sumber Daya

Otomatisasi alur kerja dapat menghemat biaya dengan mengurangi biaya tenaga kerja dan meningkatkan efisiensi. Misalnya, mengotomatiskan tugas-tugas rutin dapat membebaskan karyawan untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih penting, sehingga mengurangi kebutuhan akan staf tambahan atau upah lembur.

Skalabilitas dan Kemampuan Beradaptasi terhadap Perubahan Kebutuhan

Alur kerja otomatis secara alami dapat diskalakan dan disesuaikan. Seiring pertumbuhan dan perkembangan bisnis, otomatisasi alur kerja dapat dengan mudah menangani perubahan volume atau kompleksitas pekerjaan. Skalabilitas ini memastikan bahwa sistem tetap efektif dan efisien untuk memenuhi kebutuhan organisasi yang terus berkembang.

Mempromosikan Akuntabilitas

Jika segala sesuatunya dilakukan secara manual, seringkali tidak ada catatan, dan manajer mungkin menghadapi kesulitan saat melacaknya. Alat otomatisasi untuk manajemen alur kerja memungkinkan Anda membuat tugas, menugaskannya kepada karyawan, dan menetapkan prioritas. Hal ini membantu mengenali peran masing-masing karyawan dan memperjelas segalanya.

Bagaimana Menerapkan Otomatisasi Alur Kerja?

Anda dapat menerapkan otomatisasi alur kerja dengan mengidentifikasi tugas yang berulang, menganalisis langkah-langkah alur kerja, menguji otomatisasi, dan memantau hasil. Berikut panduan langkah demi langkah tentang bagaimana Anda dapat menerapkan otomatisasi alur kerja:

Identifikasi Tugas dan Alur Kerja yang Berulang

Langkah pertama dalam menerapkan otomatisasi alur kerja adalah mengidentifikasi tugas dan alur kerja yang berulang. Periksa tugas mana yang baik untuk otomatisasi, misalnya tugas manual yang berulang. Selain itu, pertimbangkan tugas-tugas yang lebih rentan terhadap kesalahan manusia.

Analisis Langkah Alur Kerja dan Identifikasi Pemicu dan Tindakan

Setelah Anda menemukan tugas untuk otomatisasi, bagi alur kerja menjadi langkah-langkah terperinci untuk memahami prosesnya dengan jelas. Kemudian identifikasi pemicu yang dapat memulai tindakan spesifik apa pun dalam alur kerja. Misalnya, jika Anda mengotomatiskan proses perekrutan, otomatisasi alur kerja dapat terpicu setelah seseorang melamar pekerjaan atau mengirimkan resume mereka.

Pilih Alat yang Sesuai dan Siapkan Aturan Otomatisasi

Pilih perangkat lunak otomatisasi alur kerja terbaik berdasarkan kebutuhan bisnis Anda dan kompleksitas tugas. Periksa semua aturan otomatisasi dalam alat yang dipilih dan petakan pemicu Anda sesuai dengan itu.

Uji dan Sempurnakan Proses Otomatisasi untuk Performa Optimal

Sekarang lakukan pengujian menyeluruh terhadap alur kerja otomatis di perangkat lunak pilihan Anda. Identifikasi dan atasi masalah, kesalahan, atau inefisiensi apa pun selama fase pengujian. Selain itu, kumpulkan masukan dari pengguna yang terlibat dalam alur kerja untuk menyempurnakan dan meningkatkan otomatisasi.

Pantau dan Ukur Hasil

Setelah Anda berhasil menguji alur kerja Anda, pantau dan ukur hasilnya untuk melacak kemajuan dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Analisis hasilnya secara teratur dan identifikasi area yang perlu ditingkatkan.

Kasus Penggunaan Otomatisasi Alur Kerja

Perangkat lunak otomatisasi alur kerja terutama digunakan untuk pengembangan perangkat lunak di industri TI. Berikut adalah beberapa kasus penggunaan otomatisasi alur kerja:

Penjualan dan pemasaran

• Pengiriman faktur
• Generasi pemimpin
• Postingan media sosial
• Email Pemasaran
• Orientasi dan tindak lanjut pelanggan

Perbankan

• Pembuatan laporan
• KYC (Kenali pelanggan Anda)
• Aplikasi kartu kredit
• Pemrosesan pinjaman
• Pembukaan dan penutupan rekening

Sumber daya manusia

• Proses orientasi otomatis
• ATS
• Pemrosesan penggajian
• Ulasan kinerja

Hukum

• Pelacakan kasus
• Asupan kasus baru
• Dokumentasi
• Pengajuan laporan
• Penagihan

Kesehatan

• Penerimaan dan pemulangan pasien
• Penjadwalan janji temu
• Penagihan otomatis
• Laporan pasien

Kesimpulan

Pada akhirnya, otomatisasi dengan aturan dan logika adalah cara terbaik untuk mempermudah pekerjaan Anda. Ini membantu mengatur dan menyesuaikan tugas Anda dan mengurangi kesalahan. Otomatisasi alur kerja juga menjadikan segalanya lebih andal, membantu Anda menyelesaikan tugas dengan cepat dan mudah, membuat karyawan lebih bertanggung jawab, menghemat uang, mengurangi kesalahan, dan banyak lagi.

Setiap organisasi memiliki caranya sendiri untuk mempermudah tugas berdasarkan kebutuhannya. Namun perangkat lunak alur kerja adalah sesuatu yang harus dipertimbangkan oleh setiap organisasi.

Semakin besar organisasi Anda, semakin banyak hal yang harus Anda lakukan. Otomatisasi dapat membantu dalam hal ini. Jadi, jika Anda menginginkan hasil yang lebih baik dengan tim yang lebih efisien, otomatisasi alur kerja adalah solusinya.

FAQ