Pertanyaan Perangkat Lunak yang Paling Sering Diajukan, Dijawab

Kami berbicara dengan banyak orang setiap hari tentang perangkat lunak mana yang tepat untuk bisnis mereka, yang berarti kami di sini di Saran Perangkat Lunak memahami masalah yang dihadapi perusahaan kecil dan menengah.

Baik itu mencari cara agar bisnis Anda online dengan cepat untuk menyelamatkan peternakan sapi perah milik keluarga, atau membantu Anda menemukan perangkat lunak penjadwalan untuk memastikan janji temu Anda lebih teratur, kami di sini untuk menawarkan saran. Apa pun situasinya, kemungkinan besar kami pernah berbicara dengan seseorang yang memiliki situasi serupa dengan Anda.

Menurut survei yang dijalankan oleh Capterra, hanya 27% pemilik usaha kecil yang menemukan perangkat lunak yang memenuhi atau melampaui harapan mereka tanpa kompromi. Statistik itu mungkin tampak mengecewakan, tetapi dengan perencanaan yang tepat dan beberapa saran ahli, Anda dapat memastikan bahwa Anda mendapatkan perangkat lunak terbaik yang sesuai untuk bisnis Anda.

Itulah mengapa kami telah menjawab beberapa pertanyaan umum yang kami dapatkan tentang perangkat lunak:

1. “Saat membeli perangkat lunak, bagaimana Anda memastikan bahwa Anda mendapatkan layanan yang Anda butuhkan dan bukan minyak ular?”
2. “Apa dampak dari membuat keputusan perangkat lunak yang salah?”
3. “Apakah usaha kecil mengurangi biaya dengan mengadopsi perangkat lunak baru?”

Kami juga akan memberi Anda beberapa sumber daya tambahan yang dapat membantu Anda membuat keputusan sebaik mungkin, apakah itu memahami cara kerja perangkat lunak, bagaimana harganya, atau bagaimana menegosiasikan kontrak terbaik.

Pertanyaan #1: “Saat membeli perangkat lunak, bagaimana Anda memastikan bahwa Anda mendapatkan layanan yang Anda butuhkan dan bukan minyak ular?”

Anda membuat keputusan pembelian besar yang mungkin menjadi perbedaan antara kesuksesan dan kegagalan bisnis Anda. Ini membuat stres, jadi penting untuk merasa yakin bahwa Anda membuat keputusan yang tepat. Ada dua cara untuk memastikan Anda mendapatkan solusi yang akan membantu meningkatkan skala bisnis Anda, dan tidak menjual sesuatu yang tidak dapat memberikan hasil.

Gunakan fitur ulasan lanjutan untuk menemukan ulasan yang lebih relevan dari orang-orang di industri Anda

Manfaatkan ulasan dari rekan-rekan Anda. Tenaga penjualan tidak mungkin secara sukarela memberikan sesuatu yang negatif tentang produk mereka. Itulah mengapa sangat penting untuk mendapatkan pendapat dari orang-orang nyata yang telah menggunakan produk tersebut.

Baik itu di Saran Perangkat Lunak atau di tempat lain, Anda pasti ingin melakukan beberapa hal untuk memastikan Anda mendapatkan hasil maksimal dari ulasan yang Anda baca:

• Filter menurut industri
• Filter menurut ukuran bisnis
• Baca ulasan terbaru terlebih dahulu
• Jika tersedia, filter untuk kemudahan penggunaan, nilai uang, dukungan pelanggan, atau fungsionalitas

Dengan memfilter, Anda memastikan bahwa Anda melihat pendapat orang-orang yang berada dalam situasi yang sama dengan Anda. Anda dapat mengetahui cara kerjanya untuk mereka dan apakah fitur yang penting bagi Anda berhasil atau tidak.

Membaca ulasan terbaru juga penting karena perangkat lunak diperbarui secara berkala. Ulasan yang bahkan berusia dua tahun mungkin sudah ketinggalan zaman karena peningkatan fitur atau penurunan kualitas.

Buat vendor menelusuri kasus penggunaan Anda dalam demo

Setelah Anda berada pada tahap di mana Anda siap untuk berbicara dengan penyedia perangkat lunak tentang produk mereka, saatnya untuk menyiapkan beberapa demonstrasi. Penting untuk datang siap.

Dengan meluangkan waktu untuk mendemonstrasikan alat yang Anda pertimbangkan, Anda memastikan pilihan Anda paling sesuai dengan bisnis Anda. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah memilih perangkat lunak, menggunakannya selama beberapa bulan, kemudian harus mengulangi seluruh proses lagi.

Ini adalah kesempatan Anda untuk mengajukan pertanyaan spesifik mengenai tantangan bisnis Anda dan fitur perangkat lunak mana yang paling cocok untuk memenuhi tantangan tersebut.

Berikut adalah beberapa tip dan trik untuk membantu Anda selama proses demo:

• Minta dua demo. Satu untuk tim kepemimpinan Anda dan satu untuk perwakilan TI Anda jika Anda memilikinya.
• Sesuaikan demo. Berikan dua hingga tiga kasus penggunaan realistis yang Anda inginkan untuk diselesaikan oleh perangkat lunak, minta panduan dari sudut pandang pelanggan jika berlaku, dan tanyakan apa yang dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan spesifik Anda.
• Tinjau kekuatannya. Minta penyedia untuk memamerkan fitur paling populer mereka. Ini juga merupakan ide yang baik untuk bertanya tentang fitur mendatang yang telah mereka rencanakan.
• Tanyakan tentang pengguna mereka yang paling sukses: Cari tahu apa yang dilakukan pelanggan mereka yang paling sukses untuk memastikan mereka mendapatkan hasil maksimal dari perangkat lunak. Jika terdengar seperti membutuhkan tim TI penuh waktu agar dapat bekerja secara optimal, dan Anda tidak memilikinya, ada baiknya mengetahuinya lebih awal daripada nanti.

Lihat "Cara Memotong Pitch Penjualan Dalam Demo Perangkat Lunak" jika Anda ingin tahu lebih banyak tentang cara terbaik untuk menavigasi berbicara dengan penyedia perangkat lunak.

Pertanyaan #2: “Apa dampak dari pengambilan keputusan perangkat lunak yang salah?”

Tahun 2020 dan paruh pertama tahun 2021 melihat kebutuhan yang belum pernah terjadi sebelumnya bagi bisnis untuk online dengan cepat agar dapat bertahan. Jika Anda seorang pemilik restoran yang mungkin hanya memiliki uang tunai tiga minggu, Anda tidak dapat mengimplementasikan perangkat lunak baru berkali-kali. Membuat keputusan yang salah mungkin menjadi perbedaan antara bisnis Anda tetap buka dan berkembang, atau tutup.

Anda akan membuang-buang uang jika Anda salah memilih, tetapi ada dampak urutan kedua dan ketiga yang perlu dipertimbangkan juga. Bayangkan ini: Anda telah membeli perangkat lunak yang salah, dan, tentu saja, mungkin tidak terlalu mahal dari segi biaya, tetapi Anda juga harus mempertimbangkan waktu yang Anda habiskan untuk meneliti, memilih, bernegosiasi, mengimplementasikan, dan melatih. Dan Anda harus melakukannya lagi setelah kontrak untuk solusi perangkat lunak Anda yang gagal berakhir.

Intinya adalah bahwa biaya peluang untuk melakukan kesalahan biasanya lebih besar daripada biaya perangkat lunak yang sebenarnya.

Selain itu, pelatihan dan mendapatkan dukungan dari karyawan Anda adalah salah satu aspek yang paling sering diabaikan dalam mengimplementasikan perangkat lunak baru. Tidak masalah seberapa baik perangkat lunak tersebut sesuai dengan bisnis Anda jika staf Anda tidak menggunakannya dengan benar atau menggunakannya sama sekali.

Di ujung lain spektrum, Anda mungkin memiliki skenario di mana karyawan Anda telah menggunakan perangkat lunak dan menggunakannya secara maksimal, tetapi Anda perlu mengganti perangkat lunak untuk beberapa alasan yang tidak terkait. Saat Anda beralih ke perangkat lunak baru, Anda berisiko mengurangi kepercayaan karyawan Anda dalam pengambilan keputusan. Jauh lebih sulit untuk mendapatkan dukungan untuk kedua, ketiga, atau keempat kalinya Anda membutuhkan staf Anda untuk mempelajari perangkat lunak baru.

Bahkan jika perangkat lunak yang Anda terapkan relatif murah, atau bahkan gratis, Anda kehilangan waktu, uang, dan dukungan dari staf Anda.

Untuk mendapatkan lebih banyak dukungan dari staf Anda, baca "3 Cara Mengumpulkan Umpan Balik Dari Karyawan untuk Pemilihan Perangkat Lunak."

Pertanyaan #3: “Apakah usaha kecil mengurangi biaya dengan mengadopsi perangkat lunak baru?”

Ya, tetapi jika Anda hanya memikirkan pengurangan biaya. Anda kehilangan banyak manfaat. Pengurangan biaya adalah bagian dari itu, tetapi perangkat lunak yang sangat baik harus menjadi pengganda kekuatan yang membantu Anda meningkatkan dan menskalakan sekaligus juga mengurangi biaya.

Ini bukan sihir. Anda tidak akan mendapatkan perangkat lunak baru dan tiba-tiba biaya Anda turun. Anda mungkin benar-benar mengalami lonjakan biaya dalam waktu dekat karena Anda harus membayar biaya pemasangan, biaya lisensi, dan melatih staf Anda, tetapi Anda harus memikirkan pengurangan biaya jangka panjang.

Misalnya, katakanlah Anda adalah bisnis kecil dan mendapati bahwa Anda membutuhkan waktu, tenaga, dan uang untuk mengelola penggajian, jadi Anda memutuskan untuk mendapatkan perangkat lunak penggajian. Waktu ekstra yang Anda hemat dengan perangkat lunak berarti staf penggajian Anda memiliki lebih banyak waktu untuk melakukan pekerjaan tingkat tinggi.

Faktanya, menurut Laporan In(Sight) WorkMarket 2020, 53% karyawan mengatakan bahwa mereka dapat menghemat hingga dua jam kerja sehari melalui otomatisasi, dan 78% pemimpin bisnis mengatakan bahwa otomatisasi dapat membebaskan hingga tiga jam kerja sehari. Fakta sederhananya adalah bahwa otomatisasi yang ditawarkan oleh perangkat lunak memungkinkan bisnis Anda menjadi lebih efisien dan produktif.

Anda memulai bisnis karena Anda melihat kebutuhan di komunitas Anda. Anda memulai bisnis karena Anda memiliki hasrat untuk sesuatu. Jika Anda mendapati bahwa Anda menghabiskan berjam-jam seminggu untuk tugas manual dan berulang yang tidak terkait dengan hasrat Anda, Anda mungkin akan kehabisan tenaga.

Dengan perangkat lunak, Anda pada dasarnya mengalihdayakan tugas-tugas itu dan dapat fokus pada apa yang Anda sukai.

Efisiensi dan kemampuan untuk menskalakan itu berlaku di seluruh bisnis Anda. Setelah Anda membebaskan staf Anda untuk fokus pada masalah tingkat tinggi, Anda akan dapat melakukan lebih banyak dengan lebih sedikit. Anda selalu ingin mengembangkan bisnis Anda lebih cepat dari pertumbuhan jumlah karyawan Anda, dan menemukan perangkat lunak yang tepat adalah cara yang bagus untuk melakukannya.

Untuk panduan tentang semua cara Anda dapat menghemat uang saat membeli perangkat lunak, lihat "Hemat Uang untuk Perangkat Lunak Dengan Rahasia Pembelian Ini".

Memilih perangkat lunak yang tepat untuk bisnis Anda tidak harus sulit

Membeli perangkat lunak bisa sangat melelahkan, dan meskipun biaya dari keputusan yang salah bisa sangat merugikan, memilih perangkat lunak yang tepat dapat menjadi pengubah permainan untuk bisnis Anda.

Lihat beberapa sumber tambahan tentang memilih perangkat lunak!