10 Kesalahan Umum Zoho CRM dan Bagaimana Cara Menghindarinya?

Sistem manajemen hubungan pelanggan telah membantu banyak bisnis tumbuh dengan merampingkan seluruh proses penjualan. Namun, syarat terpenting agar struktur CRM berfungsi dengan baik adalah penerapan sistem yang berhasil. Ada banyak faktor yang berkontribusi pada efektivitas sistem CRM online . Mereka termasuk memastikan bahwa semua fitur disertakan, implementasi berorientasi proses, dan integrasi pihak ketiga yang benar.

Tidak peduli seberapa banyak fokus sebelumnya diletakkan untuk tidak membuat kesalahan saat implementasi CRM, sesuatu atau lainnya salah dengan mudah. Ketika sistem CRM diperkenalkan di awal, mereka menawarkan bisnis strategi jangka panjang untuk segera terlibat dan mengelola hubungan pelanggan, menutup lebih banyak kesepakatan, dan mengotomatisasi segala jenis tugas berulang.

Kesalahpahaman umum yang menyertai penerapan Zoho CRM adalah bahwa hal itu dilihat sebagai peristiwa satu kali. Orang membuat kesalahan dengan berpikir bahwa setelah penerapan Zoho, semua prospek yang hilang, metode penjualan yang rusak, dan kurangnya tindak lanjut akan diperbaiki. Meskipun benar bahwa sistem Zoho CRM dirancang untuk mendukung proses penjualan terus menerus, harus diingat juga bahwa sistem tidak dengan sendirinya menyebabkan bisnis berkembang.

Oleh karena itu, perlu untuk mempertimbangkan implementasi CRM sebagai proses jangka panjang dan perusahaan yang penting sebagai lawan dari peristiwa satu kali. Seringkali, para manajer memiliki niat terbaik tetapi strategi mereka berakhir dengan kesulitan selama fase implementasi. Di blog ini, kita akan melihat alasannya dengan melihat 10 kesalahan umum Zoho CRM dan cara menghindarinya .

1. Ketidakmampuan untuk Menggarisbawahi Masalah

Entah bagaimana, ini cenderung menjadi salah satu kesalahan paling umum selama proses penerapan Zoho CRM . Memahami bahwa Anda memiliki masalah adalah langkah utama. Anda mungkin juga pernah mendengar ini sebelumnya, tetapi mari kita lihat poin ini dengan mengacu pada siklus penjualan.

Anda harus memahami strategi CRM mulai terungkap tepat ketika Anda sedang mempertimbangkan untuk memilih sistem CRM. Sangat mungkin untuk berpikir bahwa Anda bahkan tidak memiliki masalah. Anda harus tahu cara mengelola semua titik kontak yang mungkin dimiliki pelanggan potensial dengan bisnis Anda.

Faktor-faktor seperti mengetahui cara menyaring email, poin-poin penting di notepad Anda, mengelola catatan panggilan Anda, pelanggan yang ada di jalur penjualan Anda, dan pendapatan yang diharapkan bulan depan semuanya penting. Jika Anda merasa bahwa salah satu dari faktor-faktor ini tidak dapat dipahami atau diketahui oleh Anda, maka ada kemungkinan besar ada masalah dalam siklus penjualan Anda.

Ketika Anda mengetahui semua masalah, Anda akan dapat menggunakan fitur-fitur yang ditawarkan oleh sistem CRM dengan cara yang jauh lebih baik. Bagaimanapun, sistem CRM ada untuk mendukung Anda dan membuat kehidupan kerja Anda mudah diatur. Jadi Anda harus melihat masalahnya apa dan memilikinya karena kabar baiknya adalah selalu ada solusi.

2. Kegagalan Membeli Nilai CRM

Anda harus ingat bahwa komunikasi adalah kunci dalam situasi ini. Sebagai seorang manajer, Anda harus memahami nilai yang mampu dibawa oleh sistem CRM ke bisnis Anda. Setelah Anda memahami nilai ini dengan benar, Anda akan dapat memahami gambaran besar dan nilai yang dapat dibawa CRM ke organisasi Anda dengan lebih baik.

Semua karyawan seperti potongan puzzle yang sesuai dengan gambaran yang lebih besar dari pertumbuhan bisnis Anda. Mendapatkan konteks yang lebih baik tentang bagaimana CRM dapat mendukung peran ini dapat membantu karyawan untuk membeli ke dalam strategi CRM. Anda dapat membantu tim Anda memaksimalkan nilai CRM dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti strategi pertumbuhan bisnis CRM, nilai yang diberikan oleh CRM untuk setiap waktu dan organisasi, dan konteks proses CRM yang ada.

Semua melalui ini, bagian penting adalah untuk diingat bahwa tim penjualan membutuhkan perhatian ekstra selama perubahan. Anda tidak ingin tim penjualan berpikir bahwa Anda menambahkan tugas biasa ke hari sibuk mereka yang sudah ada. Anda dapat memperoleh dukungan dari profesional penjualan yang berpengalaman dengan menawarkan konteks tentang bagaimana sistem CRM dirancang untuk mengatasi tugas dan masalah yang membosankan sehingga fokusnya bisa pada penutupan transaksi.

3. Kegagalan Mengkomunikasikan Tujuan

Setiap perubahan dapat membuka pintu untuk kesalahpahaman, kehilangan motivasi, dan frustrasi. Menjadi seorang manajer Anda dapat menetapkan harapan dari awal. Tidak masalah jika tujuan Anda tidak jelas saat ini, Anda dapat memberikan ide kepada tim Anda tentang ke mana Anda ingin pergi dan bagaimana sistem CRM online akan membantu dalam mencapainya.

Harus jelas bahwa CRM seperti strategi fungsional yang konsisten yang membantu tim mendapatkan lebih banyak kesepakatan sehingga bisnis dapat berkembang. Anda dapat membuat tim Anda termotivasi dengan menjawab pertanyaan seperti apa perlunya menerapkan sistem CRM, bagaimana sistem CRM mendukung peran individu, dan bagaimana sistem CRM menawarkan konteks yang lebih baik tentang proses ini?

4. Tidak Ada Dukungan Eksekutif Berkelanjutan

Hindari menjadi profesional yang memiliki satu pertemuan dengan staf hanya untuk menghilang kemudian. Hal ini diperlukan untuk hadir dan terlibat dalam proses integrasi. Dengan cara ini, Anda tidak hanya akan memberikan proses baru kepada karyawan Anda, tetapi Anda juga akan mengintegrasikan sistem ke dalam proses yang sudah ada.

Karyawan Anda harus dapat mempercayai Anda dan ketika Anda proaktif sambil menjaga tim Anda bertanggung jawab untuk mengintegrasikan proses, implementasi dan fungsi CRM online menjadi mudah. Fokusnya harus menjaga tim dalam pengetahuan dengan memfasilitasi komunikasi reguler tentang bagaimana karyawan mengintegrasikan CRM ke dalam proses.

Selain itu, Anda juga harus dapat menjadwalkan pertemuan individu dengan karyawan dan meminta masukan khusus mereka tentang peningkatan proses dalam sistem CRM. Selain itu, Anda juga harus dapat meminta pertanggungjawaban pemimpin tim untuk mendukung strategi jangka panjang dengan integrasi sistem CRM.

5. Tidak Ada Strategi yang Berlaku

Sangat mudah untuk mengetahui bahwa kita membutuhkan sistem CRM tetapi jauh lebih sulit untuk menerapkan dan menggunakan sistem CRM dengan cara yang sesuai. Ada kemungkinan bahwa Anda telah menerapkan sistem CRM Anda untuk memeriksa semua item penting. Anda juga dapat membuat peran dan profil, memigrasikan data yang benar, menyiapkan otomatisasi alur kerja, menempatkan formulir web di situs web Anda, menjadwalkan laporan saluran penjualan, dan menyiapkan tugas prospek.

Namun, tantangan utama datang ketika Anda membuat tim Anda menggunakan semuanya. Anda harus mempertimbangkan bagian ini agar pekerjaan dapat berhasil. Menyiapkan sistem CRM online dan menerapkannya adalah bagian kecil dari keseluruhan strategi CRM. Implementasi sistem CRM sebenarnya berlanjut setelah penerapan juga. Ini adalah strategi jangka panjang.

Anda dapat mempertimbangkan faktor-faktor seperti bagaimana tim Anda akan menggunakan CRM, bagaimana tim akan mendukung penjualan, pemasaran, dan dukungan pelanggan, bagaimana tim akan bertanggung jawab untuk memperbarui data secara terus-menerus, bagaimana karyawan akan dilatih, dan yang mana pelatihan CRM online akan membuat Anda tersedia untuk tim Anda.

Strategi penerapan Zoho CRM yang efektif akan mencakup pengembangan budaya perusahaan di mana pelanggan menjadi pusat bisnis. Anda harus berdedikasi dan konsisten dengan tujuan dan strategi Anda agar sistem CRM dapat mendukung pertumbuhan bisnis Anda dengan cara yang benar.

6. Mengambil Lebih Banyak Fitur Dari yang Dibutuhkan

Kesalahan umum saat memilih dan menerapkan sistem CRM adalah tertarik pada banyak fitur tanpa benar-benar memahami apakah bisnis Anda memerlukannya atau tidak. Ada banyak pengguna yang tidak menggunakan fitur CRM dengan benar.

Anda tidak harus memilih penggunaan yang paling canggih dan kaya fitur. Sebaliknya, masuk akal untuk menentukan fitur yang paling cocok untuk Anda berdasarkan kebutuhan bisnis yang Anda miliki. Pastikan semuanya selaras dengan anggaran dan prioritas Anda.

Sebelum implementasi, buatlah daftar semua fitur yang ingin Anda gunakan. Ini juga akan bermanfaat jika Anda akhirnya mendapatkan masukan dari pengguna akhir Anda sambil bertanya kepada mereka tentang poin kesulitan alur kerja yang ingin mereka selesaikan.

7. Tidak Melatih Tim

Memilih dan menerapkan struktur CRM hanyalah awal dari perjuangan panjang. Sistem CRM online yang kuat tidak akan berarti apa-apa jika tidak ada yang mengerti cara menggunakannya. Oleh karena itu, implementasi yang benar dan pelatihan pengguna akhir tentang cara menggunakan sistem CRM adalah penting.

Ketika Anda melakukan ini, Anda akan membantu tim Anda memahami kebutuhan dan manfaat menggunakan sistem dan juga mendorong mereka untuk mengintegrasikan CRM ke dalam tugas sehari-hari mereka. Ini akan membantu Anda dalam memiliki tingkat adopsi yang rendah. Bisnis memiliki jalan panjang dalam hal adopsi CRM.

Bisnis harus menyadari pentingnya bahwa sistem CRM mampu membawa sekaligus meningkatkan kinerja penjualan. Cara terbaik untuk menghindari kesalahan ini adalah dengan memiliki program pelatihan yang tepat di tempat yang tepat sehingga pengguna akhir dapat memiliki kesempatan untuk menjelajahi sistem sebelum secara resmi mengadopsinya dalam kegiatan sehari-hari.

Mengambil dukungan dari konsultan Zoho dapat membantu Anda melatih tim untuk menggunakan CRM. Anda dapat menemukan tips pelatihan seperti merencanakan, menggunakan sumber daya, menentukan praktik terbaik, dan membuat modul pelatihan untuk memaksimalkan investasi CRM.

8. Tidak Menggunakan CRM Seluler

Manfaat terpenting mengakses CRM dengan perangkat seluler adalah Anda dapat melakukannya kapan saja dan di mana saja. Ini adalah salah satu kesalahan CRM yang umum dilakukan oleh banyak perusahaan. Anda harus menyadari bahwa CRM seluler membuat Anda tetap di atas tugas Anda tanpa perlu berada di depan komputer setiap saat.

Tidak menggunakan aplikasi CRM seluler dengan benar dapat memperlambat waktu respons kepada pelanggan dan meningkatkan kemungkinan kehilangan pembaruan pelanggan yang penting. Sebagian besar tenaga penjual yang menggunakan ponselnya mampu memenuhi kuota penjualannya dibandingkan dengan yang tidak.

Sebagian besar tim yang menggunakan CRM seluler juga akhirnya meningkatkan produktivitas mereka secara keseluruhan. Anda dapat memilih sistem CRM dengan aplikasi CRM seluler yang luar biasa dan memastikan bahwa tim penjualan mengunduh dan menggunakannya.

9. Kegagalan Menjaga Data yang Bersih dan Akurat

Data pelanggan lebih seperti sumber kehidupan sistem CRM. Penting untuk memastikan bahwa Anda memigrasikan dan memelihara data pelanggan yang benar dan diperbarui ke dalam sistem CRM online .

Meskipun memahami pentingnya hal ini, banyak bisnis jatuh ke dalam perangkap mempertahankan data buruk yang mengakibatkan perkiraan penjualan yang tidak akurat dan informasi pelanggan yang ketinggalan zaman. Semua data yang hilang, ketinggalan jaman, dan tidak lengkap akhirnya merugikan perusahaan.

Untuk memastikan hal ini tidak terjadi, organisasi dapat membuat praktik standar tentang entri data untuk diikuti oleh tim. Misalnya, proses identifikasi kolom wajib yang harus diisi saat membuat profil pelanggan baru sehingga duplikasi dihapus.

Ini dapat mencakup nama lengkap, nama perusahaan, detail kontak, telepon rumah, dan detail ponsel, alamat, dan profil media sosial. Selain itu, Anda juga dapat menjadwalkan pengaturan berkala untuk membersihkan sistem perawatan. Melakukan hal ini dapat membantu dalam melihat duplikat atau informasi yang hilang setelah itu langkah-langkah untuk memperbaiki hal-hal dapat diambil segera ketika proses dilakukan secara teratur.

10. Kurangnya Integrasi

Salah satu manfaat utama menggunakan alat bisnis dan beberapa aplikasi perangkat lunak adalah kemampuan untuk mengintegrasikan alat satu sama lain. Kegagalan untuk melakukan hal yang sama pada akhirnya akan menurunkan tingkat produktivitas karena memaksa pengguna untuk menggunakan berbagai sistem dan beralih di antara alat bisnis yang berbeda.

Akibatnya, kemungkinan duplikasi data dan pengetahuan bisnis yang tersebar akan meningkat. Kebanyakan orang memahami bahwa kurangnya integrasi bisnis dengan alat lain adalah salah satu tantangan terbesar dalam menggunakan struktur CRM .

Sebelum implementasi CRM, buat daftar terperinci dari semua alat bisnis dan lihat apakah mereka kompatibel satu sama lain atau tidak. Penyedia CRM harus memiliki daftar integrasi asli dan pihak ketiga yang tersedia untuk menggunakan sistem. Jika Anda memiliki sistem CRM dan berencana untuk berlangganan alat lain, maka Anda dapat melakukan hal yang sama dengan memeriksa apakah CRM terintegrasi dengan alat ini atau tidak.

Jika Anda menemukan bahwa CRM tidak terintegrasi dengan alat bisnis, Anda juga dapat berkonsultasi dengan konsultan Zoho . Konsultan akan memperkenalkan alat otomatisasi yang dapat menghubungkan aplikasi dan layanan. Dua atau lebih aplikasi akan dengan mudah terhubung untuk mengotomatisasi semua tugas yang berulang tanpa perlu kode atau bergantung pada pengembang untuk integrasi.

Kesimpulan

Membuat kesalahan CRM bisa mahal. Mereka tidak hanya mencakup dampak finansial tetapi juga menyebabkan hilangnya waktu yang berharga dan manajemen data pelanggan utama. Hal baiknya adalah bahwa penelitian yang cermat pada aspek-aspek penting seperti mengetahui fitur yang tepat, mengintegrasikannya dengan tepat, dan mengikuti proses implementasi dapat menghindari kesalahan CRM yang umum .

Anda dapat mempertimbangkan semua kesalahan yang disebutkan di atas agar dapat dihindari atau Anda dapat melakukan pekerjaan dengan lebih baik dan mendapatkan dukungan dari konsultan Zoho . Dengan cara ini, bisnis Anda akan dicegah dari membuat potensi cegukan di jalan.