Ikhtisar Lengkap Zoho Sign

Di dunia di mana semuanya menjadi semakin digital, kehidupan kita mulai bergantung pada metode digital yang semakin meningkat. Pikirkan alat yang memungkinkan bisnis untuk menutup transaksi dengan cepat dan agar proses penandatanganan dilakukan di cloud tanpa kerumitan apa pun. Perangkat lunak yang memungkinkan karyawan organisasi melepaskan semua kekhawatiran yang ditimbulkan dengan memindai, mencetak, dan mengirim faks dokumen. Kedengarannya mulus, bukan?

Nah, perangkat lunak tanda tangan elektronik Zoho Sign melakukan hal itu. Ini pada dasarnya membawa penandatanganan kontrak yang bisa kapan saja, di mana saja, dan di perangkat apa pun. Penerapan Zoho Sign sangat penting bagi organisasi dari berbagai ukuran, baik di bidang real estat, perawatan kesehatan, konstruksi, manufaktur, atau lebih. Ini nyaman, mudah diakses, dan ramah pengguna.

Selain itu, dengan meluasnya penggunaan COVID-19, meningkatnya jumlah orang yang beralih ke bekerja dari rumah, dan semuanya menjadi sepenuhnya tanpa kertas, penerapan Zoho Sign menjadi lebih penting dari sebelumnya.

Di blog ini, kami akan menawarkan ikhtisar lengkap tentang Zoho Sign. Namun, pertama-tama kita akan mulai dengan memahami apa itu Zoho Sign secara lengkap.

Apa itu Zoho Sign?

Zoho Sign adalah alat tanda tangan digital yang dirancang bagi bisnis untuk menyelesaikan transaksi dalam hitungan menit sambil menyelesaikan proses penandatanganan di cloud dengan mulus. Ini adalah layanan yang menghilangkan semua ketegangan ekstra, waktu, dan uang yang dihabiskan dalam mengangkut dan memindai dokumen kertas dengan memungkinkan pengguna dan pelanggan mereka untuk menandatangani secara digital dan memverifikasi dokumen yang mengikat secara hukum.

Penggunaan Zoho Sign membantu mengoptimalkan proses penandatanganan kontrak di mana saja dari lokasi mana pun dan dari perangkat apa pun. Ini untuk menjaga agar kesepakatan tetap berjalan berkat integrasi aplikasi dengan berbagai aplikasi Zoho dan aplikasi pihak ketiga lainnya seperti OneDrive, DropBox, Google Drive, dan lainnya. Hal ini menjadikan Zoho Sign sebagai solusi berharga bagi UKM dan perusahaan besar di beragam industri termasuk real estat, manufaktur, perawatan kesehatan, dan konstruksi.

Dengan login Zoho Sign , tingkat keamanan dapat dirasakan untuk privasi dan kerahasiaan dokumen. Ini menggunakan jejak audit, kode akses, dan verifikasi multi-faktor untuk melindungi dokumen. Selain itu, juga menjamin dokumen yang ditandatangani secara digital di aplikasi Zoho Sign memiliki penanganan hukum yang sama seperti tanda tangan tulisan tangan menurut perbuatan hukum.

Penggunaan Zoho Sign mendukung berbagai file seperti pdf, doc, docx, txt, jpeg, png, dll. Selain itu, dapat juga digunakan di berbagai web browser populer seperti Google Chrome, Mozilla Firefox, dll. Zoho Sign solusi yang nyaman dan mudah diakses untuk semua pengguna. Yang harus diingat adalah bahwa tidak perlu akun untuk menandatangani dokumen. Hanya diperlukan email yang berisi tautan unik bagi penerima untuk mengakses dan menandatangani dokumen.

Zoho Sign – Menandatangani, Mengirim, dan Mengelola Dokumen

Zoho Sign menawarkan cara cepat untuk menandatangani, mengirim, dan mengelola dokumen. Anda dapat mempelajari betapa mudahnya menandatangani, mengirim, dan mengelola dokumen yang mengikat secara digital dengan langkah-langkah yang disebutkan di bawah ini.

Mengirim Dokumen

Dengan menggunakan Zoho Sign, Anda dapat mengirim dokumen ke penerima dalam sekejap mata. Ikuti langkah-langkah yang disebutkan di bawah ini untuk mengirim dokumen.

• Unggah: Silakan dan unggah dokumen dari drive lokal perangkat Anda atau impor dari layanan penyimpanan cloud pilihan Anda.
• Tambahkan Penerima: Sekarang tambahkan penerima, tentukan peran, dan atur urutan penandatanganan untuk dokumen.
• Kirim: Terakhir, tempatkan bidang formulir untuk setiap penandatangan dan tekan tombol kirim.

Menandatangani Dokumen

Implementasi alat tanda tangan digital seperti Zoho Sign memungkinkan pengguna menandatangani dokumen dengan mudah. Ikuti langkah-langkah yang disebutkan di bawah ini untuk menandatangani dokumen dari mana saja yang Anda inginkan.

• Buka Tautan : Anda dapat memulai proses penandatanganan dengan mengklik tautan yang dikirimkan ke email Anda.
• Masukkan Kode Otentikasi : Silakan masukkan kode otentikasi saat diberlakukan dan mulai proses penandatanganan.
• Isi Kolom Nilai: Isi semua kolom untuk mengakhiri proses penandatanganan secara lengkap dan efisien.

Mengelola Dokumen

Dengan penggunaan Zoho Sign, Anda dapat mengelola dokumen dengan lancar. Ikuti langkah-langkah yang disebutkan di bawah ini untuk mengelola dokumen.

• Verifikasi Status Dokumen: Untuk memulai, periksa status dokumen saat melakukan dan ambil tindakan cepat berdasarkan status.
• Selesaikan Audit Trails: Anda bisa mendapatkan riwayat lengkap dari semua tindakan yang dilakukan pada dokumen bersama dengan sertifikasi penyelesaian untuk dokumen yang sudah selesai.
• Kustomisasi Templat: Mulai proses pembuatan templat yang dapat disesuaikan dan gunakan kapan saja kapan pun dibutuhkan.

Manfaat Zoho Sign

Zoho Sign sebenarnya adalah solusi yang sangat nyaman dan dapat diandalkan untuk semua bisnis yang memiliki kebutuhan untuk menangani penandatanganan dokumen dan kontrak yang mengikat secara hukum secara online. Muncul tertanam dengan berbagai manfaat yang sangat membantu dalam merampingkan proses tanda tangan elektronik. Beberapa manfaat Zoho Sign antara lain:

1. Proses Penandatanganan Dokumen yang Disesuaikan

Zoho Sign memungkinkan Anda untuk menandatangani dan mengirim berbagai jenis dokumen mulai dari proposal, peraturan dan kebijakan perusahaan, kontrak independen, perjanjian kerahasiaan, perjanjian sewa, pesanan pembelian, dll. Dengan ini, aplikasi menawarkan alat yang membantu dalam penyesuaian atau menyesuaikan dokumen resmi yang dikirim berdasarkan kebutuhan yang berbeda.

Seseorang dapat membuat template yang dipersonalisasi sekali dan menyimpannya untuk digunakan kembali di masa mendatang. Selain itu, dokumen juga dapat dicap dengan email dan logo perusahaan untuk memasukkan citra merek. Untuk menghemat waktu, seseorang dapat mengirim banyak dokumen hanya dalam sekali jalan sambil membuat semuanya ditandatangani sekaligus.

Selain itu, Zoho Sign juga memungkinkan pengaturan tanggal kedaluwarsa untuk dokumen. Ia mengirimkan pemberitahuan saat tenggat waktu semakin dekat untuk memastikan bahwa dokumen rahasia tidak diabaikan atau ditinggalkan.

2. Melacak Dokumen Resmi

Implementasi perangkat lunak tanda tangan elektronik seperti Zoho Sign membantu untuk tetap menjadi yang teratas dalam dokumen dengan memastikan bahwa seseorang memiliki akses, tinjauan umum, dan kontrol lengkap terhadap dokumen resmi. Untuk memastikan bahwa Anda tetap sepenuhnya selaras dengan individu atau penerima yang berbeda, Anda juga dapat meninggalkan catatan pada dokumen resmi apa pun atau berkomunikasi menggunakan pesan pribadi dan grup aplikasi.

Kapan pun penerima berinteraksi dengan dokumen resmi, pengirim akan diberi tahu. Semua tindakan termasuk melihat, menandatangani, dan menyelesaikan proses penandatanganan akan diketahui oleh penandatangan. Karena sangat penting untuk memastikan bahwa dokumen tidak diabaikan dalam arti apa pun, pemberitahuan juga dikirim ke penerima sebagai pengingat kapan saja ketika dokumen harus ditandatangani.

3. Dokumen yang Aman dan Sesuai Hukum

Dasar pembuatan alat tanda tangan digital Zoho Sign sebenarnya didasarkan pada kriptografi kunci publik yang memastikan keamanan dan kepatuhan hukum tanda tangan digital. Alat ini menggunakan keamanan tinggi dalam enkripsi dan perlindungan dokumen karena didasarkan pada infrastruktur kunci publik.

Zoho Sign dilindungi dengan enkripsi AES-256 dan dalam perjalanan; enkripsi SSL juga melindungi file Anda. Selain itu, ia hadir dengan akses berbasis peran yang membantu dalam mengatur izin dan menentukan peran pengguna. Ini menawarkan kontrol besar atas siapa yang diberikan atau ditolak akses ke dokumen.

Intinya, proses autentikasi sangat canggih sehingga langsung mengirimkan email ke penandatangan untuk menjamin bahwa penerima atau penerima yang tepat telah menerima dokumen. Muncul dengan jejak audit yang membantu dalam memantau proses dan perubahan tanda tangan dokumen.

4. Mengoptimalkan Alur Kerja Penandatanganan

Dengan bantuan mitra implementasi Zoho untuk mengadopsi Zoho Sign, bisnis dapat merampingkan proses manual yang membantu menghemat waktu dan kesalahan. Misalnya, perangkat lunaknya memungkinkan Anda menambahkan beberapa penerima untuk dokumen sambil mempercepat waktu respons.

Ketika ada perintah yang harus Anda ikuti dalam mengirimkan dokumen untuk ditandatangani, perintah penandatanganan dapat diatur untuk penerima. Dengan bantuan penampil dokumen, seseorang dapat dengan mudah memeriksa dokumen sebelum mengirimnya.

Proses pratinjau memungkinkan Anda untuk menambahkan penerima dan email. Selain itu, Anda juga dapat memilih untuk mencetak dokumen dan kemudian mengunduhnya. Pada dasarnya, proses interaksi dengan dokumen memungkinkan Anda melompat ke halaman tertentu dan berpindah-pindah bidang dengan bantuan opsi seret dan lepas.

5. Kolaborasi Jarak Jauh

Penggunaan Zoho Sign menawarkan kolaborasi jarak jauh dalam bentuk fitur yang berbeda. Pengirim dapat menambahkan catatan publik atau pribadi yang menguraikan informasi dokumen dan mengurangi pengiriman dokumen bolak-balik untuk kejelasan tambahan.

Anda juga dapat mengatur pengingat tepat waktu yang membantu dalam melacak status dokumen dan mengirim pengingat sehingga proses penandatanganan dapat dipercepat tepat waktu. Selain itu, jika pengirim melakukan kesalahan dalam dokumen atau mengirimkan dokumen kepada orang yang salah maka tidak perlu khawatir karena cukup dengan melakukan recall dokumen dan membatalkan proses penandatanganan.

Intinya, ada kontrol penuh yang memungkinkan pengirim menyetujui, menolak, atau menolak dokumen sesuai keinginannya. Penerapan Zoho Sign membuatnya sangat mudah untuk merespons apa pun yang mungkin dibutuhkan seseorang.

Kesimpulan

Zoho Sign pada dasarnya adalah semua yang dibutuhkan organisasi untuk menyelesaikan proses penandatanganan tanpa kertas. Seseorang dapat menandatangani, mengirim, dan mengelola dokumen dari mana saja dan kapan saja mereka mau.

Jika Anda menjalankan bisnis, maka Anda dapat mempermudah proses penutupan transaksi, pengiriman, penandatanganan, dan pengelolaan dokumen dengan bergabung dengan mitra implementasi ahli Zoho seperti Encaptechno. Terapkan Zoho Sign yang luar biasa hari ini untuk memastikan penandatanganan dokumen yang mudah, aman, dan mematuhi hukum.