Zoho Sprints V/S Zoho Projects: Apa Perbedaannya?

Keberhasilan proyek apa pun bergantung pada menemukan sesuatu yang mengarah pada produktivitas tim dan manajemen proyek yang efektif. Manajer proyek di organisasi mana pun diharuskan untuk melihat gambaran yang lebih besar dari setiap proyek dan mereka mungkin kesulitan untuk mengelola tugas yang dapat secara efektif memenuhi kebutuhan proyek.

Lebih sering daripada tidak, manajer proyek menghadapi sejumlah besar kesulitan untuk melacak segala sesuatu yang seharusnya mereka pantau yang menyebabkan situasi menjadi kacau. Sekarang, untuk menghilangkan kekacauan ini, perangkat lunak manajemen proyek akhirnya membuat segalanya jauh lebih baik dan lebih ramping.

Zoho Sprints dan Zoho Projects adalah alat manajemen proyek yang memungkinkan bisnis mengelola proyek secara efisien. Jika sebuah bisnis sangat yakin untuk mengikuti pendekatan tradisional untuk mengelola penyelesaian proyek dan mengatur beberapa tugas, maka Zoho Projects sangat cocok.

Namun, jika sebuah bisnis ingin mengikuti pendekatan dari atas ke bawah untuk mengelola proyek sambil memastikan alur kerja yang efisien di setiap langkah, maka Zoho Sprints dapat menjadi pilihan. Zoho Sprints pada dasarnya adalah alat manajemen proyek yang gesit .

Di blog ini, kita akan melihat perbandingan mendetail antara Zoho Sprints dan Zoho Projects. Jika Anda menjalankan bisnis atau jika Anda atau bertujuan untuk menjadi manajer proyek yang efisien maka blog ini akan memberi Anda pemahaman deskriptif tentang dua aplikasi perangkat lunak manajemen proyek yang paling efektif.

Apa itu Zoho Sprint?

Zoho Sprints dapat dipahami sebagai solusi perencanaan dan pemantauan proyek berbasis cloud untuk bisnis yang lebih suka mengerjakan metodologi tangkas. Ini memberi tim tangkas fitur drag-and-drop, fitur jadwal rapat, dasbor untuk mengelola semuanya, lembar waktu, laporan, umpan aktivitas tim, dll. Ini adalah perangkat lunak yang digunakan oleh tim dengan ukuran berbeda yang mengerjakan berbagai proyek.

Ini sangat kaya fitur, sangat mudah digunakan, dan datang dengan biaya terjangkau. Pengguna dapat memulai uji coba gratis Zoho Sprints hanya dengan membuat akun Zoho dan membuka aplikasi Sprints. Akhirnya, pengguna bisa mendapatkan akses ke aplikasi aktif yang akan menyertakan proyek sampel. Aplikasi ini dapat memungkinkan pengguna untuk menggunakan fitur dan fungsionalitas yang kaya.

Fitur Zoho Sprint

Sebagai alat manajemen proyek yang gesit , Zoho Sprints memenuhi kebutuhan tim yang gesit akan sistem yang cepat dan efisien yang mampu mengikuti lingkungan kerja yang serba cepat. Muncul dengan berbagai fitur yang membantu dalam mencapai kinerja yang optimal. Beberapa dari mereka adalah:

1. Pemantauan Pengembangan Proyek

Menyadari seberapa dekat atau seberapa jauh tim dari mencapai penyelesaian proyek memungkinkan untuk melacak perkembangan dan juga mencapai tonggak dalam jangka waktu yang ditentukan. Zoho Sprints memiliki papan Scrum yang digunakan untuk melacak kemajuan setiap anggota tim secara transparan.

Saat dan ketika seorang anggota tim akan menyelesaikan tugas, itu akan tercermin dalam umpan tim bersama. Selanjutnya, anggota tim juga dapat menyesuaikan status proyek tergantung pada persyaratan tertentu dan langkah-langkah proyek. Anggota tim dapat membuka kembali tugas yang berbeda, menghapus kesalahan, dan juga memindahkan cerita dengan bantuan metode seret dan lepas.

Karena detail-detail kecil inilah manajer proyek tetap berada di jalur dengan detail-detail kecil sambil menyortir item menurut poin estimasi, prioritas, dan cerita. Grafik aktivitas Sprint memungkinkan kita untuk melihat semua perubahan yang dibuat termasuk item yang ditambahkan baru-baru ini, ditutup, dibuka kembali, digeser, dan item yang tetap menganggur.

2. Prioritaskan Tugas

Terlepas dari ukuran tugas yang berbeda yang harus diselesaikan dalam penyelesaian proyek, mereka dapat menumpuk satu sama lain dengan mudah. Jika mereka tidak dilacak, yang dengan prioritas sedang hingga rendah dapat dengan mudah diabaikan. Dengan penerapan Zoho Sprints, masalah ini dapat diselesaikan.

Perangkat lunak manajemen proyek dilengkapi dengan fitur drag-and-drop yang memungkinkan untuk memindahkan hierarki tugas berdasarkan kepentingan dan urgensi. Selain itu, ada pengingat dan durasi tetap yang memberi tahu anggota tim setiap kali ada sprint yang baru dirilis.

3. Pemeliharaan Timesheet

Dengan bantuan Zoho Sprints, semua anggota tim dapat masuk ke jam yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih. Ini memungkinkan pelacakan dan penggabungan log waktu semua anggota tim. Menurut kebijaksanaan mereka, anggota tim dapat memilih tugas mana yang ingin mereka kerjakan sambil mencatat total waktu yang dihabiskan untuk mengerjakan tugas yang sama.

Perangkat lunak manajemen proyek ini memiliki pengatur waktu global yang membantu dalam memulai, menghentikan, dan menjeda untuk item tertentu sehingga pekerjaan hari itu dapat dipecah. Secara bersamaan, scrum master dan pemilik produk juga dapat menyetujui timesheets hanya dalam satu klik. Ini membantu dalam memahami total waktu yang dibutuhkan untuk sprint mendatang dan menyelesaikan faktur secara efisien.

4. Meningkatkan Analisis Proyek

Zoho Sprints dilengkapi dengan bagan kecepatan yang menawarkan tingkat pengiriman proyek dari sebuah tim dan juga membantu dalam memperkirakan sprint di masa mendatang. Di sisi lain, grafik Burnup dan Burndown juga menunjukkan kecepatan tim saat mencapai garis proyek.

Selain itu, diagram alir kumulatif juga penting untuk menentukan setiap perubahan dalam kemajuan pekerjaan dan menemukan kemungkinan hambatan. Data yang direkam dalam fitur ini membantu anggota tim untuk menerapkan beberapa langkah yang dapat ditindaklanjuti yang dapat lebih memperkuat produktivitas dan efisiensi tim.

5. Interaksi yang Konsisten Dengan Tim

Saat menggunakan Zoho Sprints, mengelola rapat menjadi lebih mudah karena perangkat lunak membantu anggota tim mencari rapat yang akan datang dan yang sudah selesai.

Semua anggota tim yang seharusnya menghadiri pertemuan tertentu dikirimi pengingat sehingga dipastikan pertemuan berjalan sesuai rencana dan sesuatu yang produktif keluar darinya. Rapat sangat penting dalam tim yang gesit. Dengan mengingat hal itu, Zoho Sprints memungkinkan anggota tim terhubung dan berkolaborasi dengan rapat reguler.

Yang disebutkan di atas adalah beberapa fitur Zoho Sprints yang membuatnya mampu membantu pengembangan proyek yang tangkas. Sekarang mari kita memahami apa itu Zoho Projects dan fitur apa yang ditawarkannya?

Apa itu Proyek Zoho?

Zoho Projects adalah solusi perangkat lunak manajemen proyek online yang memungkinkan seseorang menjalankan bisnis dengan kemudahan dan efisiensi yang sangat dibutuhkan. Itu dibuat untuk menawarkan solusi yang agak holistik untuk masalah sehari-hari yang terjadi dalam manajemen proyek dan menambah nilai bisnis.

Ini adalah perangkat lunak yang membantu dalam perencanaan, pelacakan, kolaborasi, dan pencapaian target bisnis dengan mudah. Anda dapat mulai menggunakan perangkat lunak ini dengan cara yang sederhana hanya dengan beberapa konfigurasi dan penyesuaian awal. Perangkat lunak ini tersedia dalam berbagai paket berlangganan yang memenuhi kebutuhan organisasi dengan ukuran berbeda.

Fitur Proyek Zoho

1. Otomatisasi Tugas

Zoho Projects memungkinkan Anda mengotomatiskan tugas yang berarti Anda dapat mengatur waktu untuk menambahkan tugas atau bahkan pengingat. Hal ini terutama dikenal karena kemampuannya untuk mengotomatisasi tugas yang berbeda dengan menyiapkan alur kerja terpusat. Ada fitur cetak biru yang memungkinkan pembuatan cetak biru independen dengan desain yang tepat, konfigurasi pengaturan, dan eksekusi proses dengan mudah.

Dengan bantuan otomatisasi tugas yang ditawarkan Zoho Projects, otomatisasi tugas dapat menjadi jauh lebih mudah karena pekerjaan berulang dihapus. Ini membantu dalam memastikan bahwa langkah-langkah yang tepat diambil untuk menyelesaikan implementasi proyek. Berbagai tugas dapat dengan mudah diotomatisasi dengan bantuan Zoho Projects dan dengan menghubungi konsultan Zoho yang berpengalaman.

2. Membentuk Daftar Tugas

Sementara tim dari suatu organisasi menerapkan aturan dan jadwal manajemen tugas, peluang untuk bekerja terus menerus meningkat pesat. Tidak ada penundaan atau gangguan. Fitur penting dari Zoho Projects adalah memungkinkan pembuatan daftar tugas yang membantu pengguna membuat daftar hal-hal yang harus dilakukan dalam proyek apa pun.

Dengan tugas, yang kami maksud adalah kegiatan yang harus diselesaikan dalam periode waktu tertentu. Untuk menambahkan tugas tertentu dari dasbor, Anda dapat mengklik tombol "Tambah Tugas" dan memasukkan nama yang sesuai dengan tugas tersebut. Anda juga dapat membuat tugas apa pun dalam daftar tugas sambil menyertakan file atau lampiran terkait untuk dilihat rekan kerja.

3. Berbagi Dokumen

Zoho Projects adalah perangkat lunak manajemen proyek yang memungkinkan pengguna mengakses alat yang mengelola dan berbagi beberapa jenis dokumen dan file. File dan dokumen ini dapat disimpan hanya di satu tempat sambil dikaitkan dengan tugas tertentu. Hirarki folder juga dapat digunakan untuk menyimpan dokumen dengan cara yang mencerminkan struktur alur kerja saat ini.

Untuk mengunggah dokumen penting dan melacak versi file, Anda dapat mengklik tombol Dokumen dan memilih file yang ingin Anda unggah. Setelah ini, tambahkan deskripsi bersama dengan tag penting dan pilih folder mana untuk file tersebut.

Pemberitahuan otomatis akan dikirim ke pengguna ketika file telah selesai diunggah jika Anda memilih opsi itu. Pemberitahuan ini akan keluar terlepas dari fakta apakah pengguna telah mengaktifkan pemberitahuan atau tidak.

4. Mengatur Tugas dan Milestones

Dengan bantuan manajemen tugas, tampilan ketergantungan tugas, dan pencapaian proyek, menjadi mungkin untuk melakukan alokasi sumber daya dan melaporkan fungsi apa pun. Anda dapat mengatur tugas dan menugaskannya kepada staf seperti yang Anda rasa perlu.

Selain itu, juga dimungkinkan untuk mengatur tanggal jatuh tempo untuk tugas-tugas sehingga mereka dapat dikirimkan secara tepat waktu. Dengan setiap tugas, ada pengatur waktu yang dilengkapi siapa pun yang diberi tugas dapat mencatat jam mereka saat melakukan dan menyelesaikan tugas itu.

Sebuah tugas dapat memiliki lampiran dan instruksi dan juga memungkinkan untuk membentuk ketergantungan di mana memulai satu tugas akan bergantung pada penyelesaian yang lain. Tepat setelah tugas selesai; ketergantungan dapat diatur untuk ditutup. Selain itu, status tugas kustom juga dapat dikonfigurasi. Tonggak sejarah harus dicatat secara terpisah. Entah mereka dapat dikaitkan dengan tugas atau Anda dapat menetapkan pencapaian untuk serangkaian tugas.

5. Gantt Chart

Gantt Charts yang ditawarkan di Zoho Projects adalah cara lain untuk memvisualisasikan kemajuan tugas yang sedang berlangsung. Mereka memungkinkan Anda untuk melihat setiap detail proyek termasuk daftar tugas, persentase penyelesaian, tugas yang terlambat, dependensi, dan pencapaian. Setiap kategori diberi warna berbeda yang memudahkan untuk mengidentifikasi dan membedakan tugas.

Selain itu, penjadwalan ulang dan reorganisasi tugas juga dipermudah dengan penggunaan Gantt Charts. Anda dapat mengubah rencana Anda dengan menambahkan tugas, menyeret dan melepaskan tugas dari satu area bagan ke area lain, lalu mengedit pencapaian sesuai kebutuhan.

Selain itu, Anda juga dapat mengubah tampilan pada grafik tergantung pada jenis informasi yang dibutuhkan. Jika Anda ingin mengetahui proyek mana yang akan jatuh tempo di waktu mendatang, Anda dapat mengalihkan tampilan bagan Gantt untuk menampilkan tanggal jatuh tempo yang akan datang terlebih dahulu. Terakhir, Gantt Chart dapat dikustomisasi berdasarkan preferensi Anda termasuk menskalakan bagan, memfilter informasi, dan mengekspor data tugas sesuai kebutuhan.

Kesimpulan

Pada dasarnya, Zoho Projects adalah perangkat lunak manajemen proyek online untuk membuat dan mengelola proyek dan Zoho Sprints adalah alat perencanaan dan pelacakan untuk tim tangkas pada khususnya. Di mana Zoho Projects membantu dalam merencanakan aktivitas proyek, menugaskan pekerjaan, dan mengelola sumber daya, Zoho Sprints adalah alat yang mempersiapkan tim untuk menghadapi perubahan dan menyelesaikan proyek tepat waktu.

Terlepas dari itu, kedua alat ini membantu dalam manajemen proyek. Apakah suatu organisasi ingin menggunakan Zoho Projects atau Zoho Sprints sepenuhnya bergantung pada pendekatan untuk mengelola proyek.

Hubungi konsultan Zoho yang berpengalaman untuk menyusun sasaran manajemen proyek Anda. Mereka akan membantu Anda mendapatkan hasil maksimal dari aplikasi perangkat lunak manajemen proyek ini sesuai dengan tujuan organisasi Anda.