Zoho Workdrive 3.0 – Semua yang Perlu Anda Ketahui

Perusahaan dan profesional di seluruh dunia telah mulai merangkul model kerja hybrid. Inilah alasan mengapa begitu banyak proses bisnis telah berpindah di internet. Alat yang meningkatkan bisnis dapat diakses dengan cepat dan juga mudah untuk berkolaborasi dengan tim terdistribusi sebagai prioritas utama.

Oleh karena itu, Zoho telah menghadirkan versi terbaru Zoho WorkDrive yang membantu dalam mengakses file dan berkolaborasi dengan tim dari lokasi mana pun. Ini adalah sistem manajemen file online yang membantu pengguna memaksimalkan fitur untuk meningkatkan fokus tim pada tujuan dan untuk mendorong tenaga kerja yang produktif.

Zoho menyadari bahwa di tengah transisi, aksesibilitas data, dan kolaborasi konten, ada beberapa tantangan penyimpanan file online yang dihadapi banyak organisasi. Oleh karena itu, pengenalan Zoho WorkDrive 3.0 untuk mengakses, berkolaborasi, dan mengoptimalkan data dari mana pun Anda berada.

Di blog ini, kita akan memahami semua tentang Zoho WorkDrive 3.0 secara lengkap.

Membangun API WorkDrive

WorkDrive 3.0 terintegrasi dengan mudah dengan aplikasi bisnis dan juga merampingkan aliran data di seluruh perusahaan. Ini adalah sistem kolaborasi file berbasis cloud yang dapat dengan mudah diintegrasikan dengan aplikasi lain atau alat pihak ketiga. Muncul dengan fitur yang disebutkan di bawah ini.

1. Optimalkan Folder Tim

Folder tim seperti ruang kerja virtual yang memungkinkan untuk membuat, berbagi, dan bahkan berkolaborasi dalam file. Dengan Zoho WorkDrive 3.0, sekarang dimungkinkan untuk membantu tim Anda mengakses dan mengerjakan dokumen secara efektif dengan beberapa penyempurnaan baru.

• Sematkan Folder: Jumlah keseluruhan folder tim yang dibuat di perusahaan bisa menjadi angka penting. Dengan folder-folder ini, akan sangat sulit untuk menemukan data saat dibutuhkan.
  Jika Anda sedang melakukan panggilan dengan klien Anda tetapi tidak dapat menemukan folder dengan detail proyek untuk klien itu, maka mungkin ada masalah. Fitur Pin memungkinkan pengguna untuk menemukan Folder Tim dengan menyematkannya di bagian atas daftar.

• Antarmuka yang Lebih Baik : Zoho WorkDrive 3.0 adalah platform kolaborasi konten yang hadir dengan tampilan Folder Tim yang mendetail sehingga Anda dapat menemukan data yang tepat pada waktu yang tepat. Anda dapat menemukan Folder Tim yang telah Anda sematkan dan juga yang seharusnya Anda ikuti.
  Pada update kali ini juga terdapat fitur penambahan kemampuan yang membantu dalam menentukan Folder Tim mana yang harus ditampilkan di panel sebelah kiri. Selain itu, Anda juga dapat menampilkan semua Folder Tim, hanya yang disematkan, dan terkadang tidak ada.

• Duplikat Folder Tim : Ruang bersama yang dibuat untuk satu tim atau tujuan tetap disebut folder tim. Pikirkan rumah sakit yang seharusnya berbagi rencana perawatan pasien yang sama dengan perawat atau dokter yang berbeda.
  Fitur baru Zoho memungkinkan pengguna untuk menyalin folder tim lengkap untuk berbagi dan berkolaborasi dengan kumpulan anggota yang berbeda.

2. Visibilitas Konten Lebih Baik

Itu adalah sesuatu dari masa lalu untuk menggulir ke atas dan ke bawah untuk menemukan dokumen yang tepat. Zoho WorkDrive 3.0 membantu melihat lebih banyak item dalam folder menggunakan mode tampilan ringkas WorkDrive.
Anggota tim dapat dengan mudah memeriksa konten folder dan mencatat karena WorkDrive 3.0 menghadirkan visibilitas konten yang lebih baik.

3. Bekerja Di Mana Saja

Di dunia saat ini, sebagian besar perangkat seluler telah berubah menjadi perpanjangan perangkat kantor. Zoho WorkDrive 3.0 menghadirkan peningkatan aplikasi seluler terbaru. Beberapa di antaranya disebutkan di bawah ini.

• Akses Folder : Seluruh proses mengizinkan setiap file untuk akses offline bisa sangat memakan waktu. Zoho WorkDrive 3.0 memungkinkan Anda membuat folder lengkap tersedia secara offline untuk mengakses file kerja saat bepergian. Ini bahkan tanpa koneksi internet yang berfungsi.
• Peningkatan Kreativitas : Terlepas dari apakah Anda sedang mengerjakan rencana desain atau Anda sedang membuat karakter, dimungkinkan untuk membuat dan mengunggah ke WorkDrive menggunakan Scribble. Anda dapat menggunakan pensil, sketsa, palet warna, dan penghapus untuk menghidupkan ide-ide Anda.
• Widget : Jika Anda bosan masuk ke aplikasi seluler setiap kali mencari file atau mengunggah dokumen, maka widget dapat digunakan untuk mengunggah gambar dan mencari WorkDrive langsung dari layar beranda.

4. WorkDrive Genie (Beta) untuk Mac

Ada banyak permintaan untuk pembaruan WorkDrive sejak diluncurkan. Zoho telah memperkenalkan WorkDrive Genie (Beta) baru untuk Mac di Zoho WorkDrive 3.0 baru.
Pengguna Windows dan Mac dapat dengan mudah mengedit file yang disimpan di WorkDrive menggunakan aplikasi yang kompatibel dari desktop.

5. Format Dokumen Standar

Dari dokumentasi hukum hingga log klien dan catatan karyawan, template membantu dalam membuat file dengan pengaturan dokumen yang konsisten. Rilis baru Zoho WorkDrive 3.0 hadir dengan dua peningkatan utama.

• Kategorikan Template : Sebagian besar perusahaan di dunia saat ini memerlukan penggunaan template untuk berbagai tujuan. Hal ini sering membuat sulit untuk menemukan dan bahkan mengelola dokumen hanya di satu tempat.
  Versi baru hadir dengan kategori. Dengan pembuatan kategori, menjadi mudah untuk mengelompokkan template dengan cara apa pun yang Anda inginkan.

• Pencarian Template : Mencari template baru bukanlah tugas yang menantang lagi. Seseorang dapat menemukan templat yang diinginkan menggunakan bilah pencarian bawaan. Yang harus Anda lakukan adalah mengetahui nama, penulis, dan kata kunci dalam konten sehingga Anda dapat mencari langsung dari bilah ini.
  Dalam peningkatan baru, Anda dapat menggunakan pencarian global untuk menemukan template dari galeri tanpa perlu melihat template secara manual.

6. Pratinjau Peningkatan

Versi baru Zoho WorkDrive 3.0 memungkinkan Anda untuk melihat pratinjau PDF dan bahkan gambar dalam berbagai ukuran.
Fitur baru dari Peningkatan Pratinjau membantu memperbesar dan memperkecil dengan mudah, mengatur ulang zoom untuk menyesuaikan ukuran jendela, dan melompat ke halaman mana pun.

7. Integritas Data

Tujuan dari templat data adalah untuk mengklasifikasikan dan mengatur sebagian besar file di tingkat tim. Dengan pembaruan baru sistem kolaborasi file berbasis cloud yang diperkenalkan oleh Zoho WorkDrive 3.0, memungkinkan untuk membantu pengguna mengaitkan Template Data secara otomatis.
Selain itu, Anda juga dapat menambahkan properti khusus secara otomatis ke setiap file atau folder. Ini adalah bagaimana sebagian besar pengguna dapat mencari dan langsung menemukan file yang diperlukan.

8. Kelola File yang Dikumpulkan

Zoho WorkDrive membantu dalam menerima dokumen dari pengguna internal dan eksternal. Muncul dengan fungsionalitas yang ditingkatkan untuk mengelola proses pengumpulan.

• Kategorikan File : Penyimpanan semua file hanya di satu tempat membuat sulit untuk mengakses data yang tepat pada waktu yang tepat. Versi baru Zoho WorkDrive 3.0 memungkinkan pengguna membuat folder untuk setiap pengguna berdasarkan nama, nomor telepon, dan alamat email mereka.
• Laporan Koleksi : Penting untuk menerima file dengan aman tetapi penting untuk mengetahui detail pengiriman. Koleksi ini mungkin memerlukan waktu dan khusus untuk pengguna. Anda bisa mendapatkan log terperinci dari semua orang yang telah mengirimkan file dan pada jam berapa dengan membuat laporan koleksi.

9. Anotasi PDF dan Gambar

Anotasi disebut catatan yang ditambahkan ke teks atau diagram untuk memberikan informasi tambahan. Versi baru Zoho WorkDrive 3.0 hadir dengan fitur PDF dan anotasi gambar.

• Anotasi PDF : PDF digunakan secara besar-besaran dalam sebuah organisasi dan sering kali, Anda bahkan mungkin ingin bekerja dengan klien atau anggota tim dalam sebuah portofolio. Dengan menggunakan Zoho WorkDrive 3.0, Anda dapat dengan mudah menggunakan anotasi dan berkolaborasi dengan tim. Sebagian besar pengguna juga dapat membuka halaman dan menambahkan komentar ke teks atau area di halaman.
• Anotasi Gambar : Katakanlah Anda sedang mengerjakan sebuah materi iklan dengan desainer Anda dan Anda ingin memberikan saran saat mereka mengirimkan desainnya. Dengan menggunakan anotasi gambar, Anda dapat dengan mudah menambahkan komentar pada bagian tertentu dari suatu gambar dan juga bekerja dengan desainer Anda.

10. Peningkatan Pengalaman Video

Video dapat digunakan di sebagian besar organisasi untuk meningkatkan jangkauan, keterlibatan, dan bahkan penjualan. Zoho memahami pentingnya video dan menghadirkan tiga fitur utama.

• Anotasi Video : Bayangkan tim sedang mengerjakan video pemasaran dan harus dikirim ke tim produk untuk ditinjau. Setelah video dikirim ke tim produk, mereka akan mencatat frame yang harus diubah dan mengomunikasikannya ke tim pemasaran di depan.
  Dengan menggunakan anotasi video, tim dapat membuka bingkai mana pun dan menambahkan komentar dengan stempel waktu. Ini adalah bagaimana tim dapat langsung membagikan harapan mereka dan tim pemasaran akan dapat mengerjakan video secara efisien.

• Gambar Sampul Video : Zoho WorkDrive 3.0 menambahkan lebih banyak visibilitas dan nilai ke video dengan menggunakan opsi gambar sampul dari WorkDrive. Anda juga memiliki opsi yang sangat baik untuk mengubah gambar sampul yang dihasilkan sistem default.
  WorkDrive hadir dengan opsi untuk mengubah gambar default menjadi gambar sampul khusus sambil menunjukkan apa yang ada di video. Gambar yang baru diperbarui sekarang dapat muncul di semua pratinjau, tampilan yang disematkan, dan sebagai gambar mini dalam daftar.

• Bab Video : Sebagian besar video cenderung membosankan. Inilah sebabnya mengapa Zoho WorkDrive 3.0 dilengkapi dengan bab untuk menavigasi dengan mudah di antara bagian.
  Bab video juga membantu memecah video menjadi beberapa bagian sehingga Anda dapat melihat apa yang tercakup dalam video dan melompat ke topik yang Anda minati.

11. Keamanan Lebih Baik

Berbagi memungkinkan sebagian besar perusahaan mengirim file penting ke pelanggan, mitra bisnis, dan pemangku kepentingan. Ini adalah fitur baru yang hadir dengan dua peningkatan untuk membuat tautan eksternal jauh lebih aman.

• Kata sandi: Organisasi berbagi file sensitif dengan mitra bisnis mereka dan karenanya, penting untuk membagikan konten dengan aman karena mungkin keluar dari perusahaan.
  Zoho WorkDrive membantu mengamanatkan semua pengguna untuk menyetel kata sandi saat membuat tautan berbagi eksternal. Ini juga membantu dalam menetapkan kebijakan kata sandi yang kuat jika diperlukan sambil membuat tautan lebih aman.

• Masa Kedaluwarsa : Ada kalanya banyak perusahaan harus berbagi perjanjian resmi, pemberitahuan hukum, dan surat penawaran. Zoho WorkDrive 3.0 hadir dengan peningkatan yang memungkinkan pengguna menyetel periode kedaluwarsa default untuk tautan berbagi eksternal dan tautan unduhan untuk membatasi akses yang tidak diinginkan.
  Periode kedaluwarsa default juga dapat diterapkan secara otomatis. Selain itu, pengguna dapat memilih untuk mengubah secara manual dan bahkan menonaktifkan tanggal kedaluwarsa jika diperlukan.

12. Mode Pemberitahuan

Terakhir, Zoho WorkDrive 3.0 juga membantu pengguna untuk memutuskan mode notifikasi sehingga mudah untuk mengetahui apa yang terjadi pada file perusahaan sambil memperbarui tugas dan proyek tim.
Zoho WorkDrive membantu Anda memilih daftar notifikasi yang Anda perlukan beserta jenis media yang diperlukan untuk menerima notifikasi.

Kesimpulan

Tidak perlu khawatir tentang mentransfer data perusahaan saat memilih WorkDrive. Dengan menggunakan Zoho WorkDrive 3.0, Anda dapat dengan mudah memindahkan file dari desktop atau layanan cloud lainnya.

Hal penting untuk diingat adalah bahwa semua bisnis berjalan dengan data terlepas dari industri tempat mereka berada. Tujuan utamanya adalah menawarkan kepada pengguna alat manajemen data yang efisien untuk berbagi, menyimpan, dan bekerja sama dalam dokumen.

Oleh karena itu, peningkatan Zoho WorkDrive dirilis setiap tahun untuk meningkatkan manajemen file online. Di waktu mendatang, semua pengguna dapat menantikan pembaruan baru yang menarik dari Zoho dengan banyak fitur baru.