10 tipi comuni di fatture

La gestione di un'impresa è indissolubilmente legata all'emissione di fatture e queste sono disponibili in tutte le forme e dimensioni. Alcuni sono familiari alla pari, mentre altri dobbiamo emettere una volta in una luna blu. Tuttavia, come professionisti, dovremmo sapere come selezionare ed emettere tutti i tipi. Questo articolo delineerà le nozioni di base necessarie per aiutarti a distinguere e scegliere rapidamente il giusto tipo di fatture.

Tipi di fatture – sommario

1. Fattura proforma
2. Fattura di pagamento anticipato
3. Fattura di vendita
4. Fattura ricorrente
5. Fattura parziale
6. Fattura finale
7. Fattura riepilogativa
8. Nota di credito
9. Nota di debito
10. fattura con IVA

Fattura proforma

Una fattura proforma, o come si dice una fattura preliminare, è una soluzione progettata per mostrare la tua offerta ai clienti. Se accettano i tuoi termini e condizioni, pagheranno la fattura e tu potrai consegnare i beni o servizi dettagliati.

Se i clienti non accettano i tuoi termini e condizioni, non devono pagare. Perché l'emissione di fatture proforma non obbliga i clienti a pagare né crea obblighi fiscali.

Quali condizioni implicano allora un tale obbligo? Solo quando il cliente paga la fattura proforma. In tal caso, devi emettere una normale fattura e pagare tutte le tasse relative alla vendita. Quello che ottieni sono i soldi anche prima dell'elaborazione dell'ordine. E i tuoi clienti? Ne beneficiano anche in quanto la fattura proforma consente al cliente di confrontare facilmente e liberamente le offerte di diverse aziende per scegliere quella giusta.

Fattura di pagamento anticipato

A prima vista, la fattura anticipata è simile a quella proforma. Ma guarda più da vicino e scoprirai che variano. Una fattura anticipata comporta un obbligo di pagamento, mentre una fattura proforma è solo una proposta per stipulare un contratto di vendita.

Quando è una buona scelta una fattura anticipata? Sicuramente, nel caso in cui dovessi impegnare risorse finanziarie significative, dal tuo punto di vista, per completare l'ordine. La fattura anticipata consente di ricevere parte del pagamento dal cliente anche prima di vendere i beni o servizi. Ciò avrà un effetto positivo sulla tua liquidità, soprattutto quando si elaborano ordini di grandi dimensioni. È possibile impostare il valore come percentuale specifica dell'ordine totale. Questo ti dà più certezza che i tuoi clienti non ritireranno dal contratto, perché perderebbero i soldi già pagati.

Fattura di vendita

Si tratta di una fattura ordinaria ma non può mancare in questo elenco. Nelle transazioni commerciali, tale fattura si verifica più spesso. Questo è il documento che tutti abbiamo in mente quando sentiamo il termine fattura. Come altri tipi di fatture, contiene tutti i 12 elementi richiesti da qualsiasi fattura. Documenta un evento commerciale avvenuto tra il venditore e l'acquirente. Tale fattura può coprire sia la vendita di beni che la fornitura di servizi.

Fattura ricorrente

Questo tipo di fattura è molto comune per la fornitura di servizi. Viene emesso in ogni periodo predeterminato. Nella maggior parte dei casi si tratta di un mese, ma puoi anche trovare fatture trimestrali o annuali settimanali. Questi di solito compaiono nel caso di vari abbonamenti.

La tariffa mensile è fissata in anticipo, così saprai subito quale importo pagare. Questa caratteristica delle fatture ricorrenti rende molto facile automatizzare l'emissione di questo tipo di fatture. Utilizzando un'applicazione di fatturazione, il processo di emissione delle fatture ricorrenti può diventare davvero semplice e chiaro. Tutto quello che devi fare è inserire alcuni dati necessari e le prossime fatture verranno generate automaticamente. Quali dati sono necessari per questo? Di solito sono sufficienti le seguenti informazioni:

• dati dei clienti,
• informazioni su a cosa serve la fattura,
• l'importo della fattura,
• a che ora deve essere emessa la prossima fattura,
• data di pagamento.

Per le fatture ricorrenti, ogni fattura successiva è molto simile alla prima fattura emessa. Differiscono per numero, data di emissione e vendita e data di scadenza. Se conosci gli indirizzi e-mail dei tuoi clienti, puoi anche fare in modo che il tuo software di fatturazione invii automaticamente queste fatture, il che ti farà sicuramente risparmiare molto tempo.

Fattura parziale

Nel caso di progetti di grandi dimensioni, le fatture parziali sono popolari. In questa situazione, il lavoro concordato viene suddiviso in fasi. Quando una determinata fase è completata, emetti una fattura parziale. Questo metodo di fatturazione si applica sia alla fornitura di beni che alla prestazione di servizi. È meglio stabilire il calendario dei pagamenti in anticipo, già in fase di firma del contratto. In questo modo informerai i tuoi clienti in anticipo senza sorprenderli con la fattura che emetti.

Quali sono i vantaggi delle fatture parziali? Ti forniranno una maggiore liquidità, mentre il tuo cliente eviterà una fattura molto grande dopo il completamento dell'intero ordine perché il pagamento si rompe in parti e si sparge nel tempo.

Fattura finale

Questo tipo di fattura si verifica in genere dopo aver completato un ordine. Può accompagnarsi con fatture anticipate o fatture parziali. Emetti la fattura finale calcolando l'importo che è la differenza tra le fatture completate e saldate fino ad oggi e l'importo totale del contratto. Come farlo? Devi sottrarre il valore delle fatture anticipate o parziali che hai emesso per il progetto dal valore totale del progetto.

Fattura riepilogativa

Una fattura riepilogativa è pratica quando un cliente ha effettuato diversi ordini con te. Non è necessario emettere una fattura separata per ogni ordine. In questo caso è possibile utilizzare una fattura riepilogativa. Naturalmente, per rendere questa soluzione vantaggiosa per te, i singoli ordini non possono essere allungati nel tempo. Come mai? Ricorda che riceverai il denaro solo dopo qualche tempo dall'emissione della fattura. Pertanto, se aspetti troppo tempo prima di emettere una fattura riepilogativa, il denaro verrà accreditato sul tuo conto per gli ordini completati.

In pratica è possibile programmare una fattura riepilogativa ogni determinato periodo, ad esempio una settimana o un mese. Alla fine della settimana o del mese, metti insieme tutti gli ordini che hai fatto per quel cliente e prepari un'unica fattura riepilogativa. Puoi anche utilizzare questo tipo di fattura quando un cliente ha effettuato un ordine ma in seguito ha aggiunto qualcos'altro. In questo caso non è necessario prescrivere due fatture separate, ma è possibile includere entrambi gli ordini nel riepilogo.

Nota di credito

Una nota di credito è un tipo di fattura di credito. Viene in genere utilizzato quando un cliente ha restituito un prodotto, ha pagato un prodotto ma desidera annullare l'ordine o ha ricevuto merce danneggiata o sottodimensionata che comporta una riduzione del prezzo a titolo di risarcimento. Puoi anche distribuire questa nota quando desideri concedere a un cliente uno sconto aggiuntivo dopo che il suo ordine è stato completato e pagato. È applicabile anche quando una fattura contiene un valore totale errato e gonfiato, richiedendo quindi adeguamenti.

Una nota di credito significa che il venditore deve denaro all'acquirente. È una conferma da parte del venditore che ha concesso all'acquirente una qualche forma di credito. L'acquirente può utilizzare questo credito per acquisti futuri o chiedere un rimborso.

Nota di debito

Questo è il tipo di fattura correttiva che invii a un cliente quando commetti un errore nel sottovalutare il valore di beni o servizi venduti. Una nota di addebito significa che oltre all'importo della fattura, il cliente deve anche l'importo per il quale è stata emessa la nota. La differenza tra una fattura di credito o di debito e una fattura normale è che si invia la fattura regolare quando i beni oi servizi vengono venduti. La fattura a credito oa debito, invece, avviene dopo l'emissione della regolare fattura per correggere gli importi indicati in fattura.

fattura con IVA

Nei paesi in cui è presente l'IVA (imposta sul valore aggiunto), un tipo di fattura molto comune è la fattura con IVA. Documenta la vendita di beni e servizi da parte di soggetti che sono contribuenti IVA. Questa è generalmente la maggior parte delle aziende che operano in tali paesi. È interessante notare che, anche se non c'è l'IVA nel tuo paese, se vendi beni o servizi in paesi in cui è presente l'IVA, potresti dover emettere una fattura che include l'IVA.

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Autore: Andy Nichols

Un risolutore di problemi con 5 diversi gradi e infinite riserve di motivazione. Questo lo rende un perfetto imprenditore e manager. Quando cerca dipendenti e partner, l'apertura e la curiosità del mondo sono le qualità che apprezza di più.

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