Oltre 330 milioni di persone in tutto il mondo utilizzano quotidianamente documenti PDF. I PDF sono emersi come la spina dorsale delle moderne operazioni di lavoro aziendale, in particolare con l'ascesa della cultura del lavoro a distanza.

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Sono facili da usare, archiviare e lavorare. Tuttavia, è necessario utilizzare la piattaforma corretta per elaborarli. Molti software PDF sono rigidi da utilizzare e si affidano a terze parti per le operazioni di base.

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Scegli un software PDF che elabori i PDF senza mettere a dura prova il tuo sistema. Diamo un'occhiata ad alcune delle caratteristiche essenziali da considerare quando si sceglie un software PDF.

10 caratteristiche essenziali da considerare quando si sceglie un software PDF

Portable Document Format (PDF), come suggerisce il nome, è un formato di documento digitale che contiene informazioni che possono essere elaborate, protette e condivise con facilità elettronicamente . È emerso come uno dei capisaldi più importanti nello spazio di lavoro digitale di oggi.

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Tutte le operazioni aziendali richiedono un uso estensivo dei PDF creati, modificati e condivisi tra piattaforme . Come azienda nell'era digitale, dovrai utilizzare i PDF quotidianamente.

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A tal fine, è necessario un software PDF facile da usare e che offra funzionalità adatte alla natura e all'ambito delle operazioni aziendali . Abbiamo messo a punto le funzionalità più essenziali da considerare quando si sceglie un software PDF. Guarda.

1. Conversione multiformato

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La prima e più importante caratteristica che devi guardare nel tuo software PDF è se offre la conversione del documento PDF in vari altri formati come Word, come Word, Excel, PPT, JPG , ecc.

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Questo perché i file PDF sono notoriamente rigidi per l'editing e flessibili nell'uso . Le aziende spesso devono affidarsi a strumenti esterni per estrarre l'utilizzo ottimale dai file PDF. L'utilizzo di un software che consente la conversione in movimento facilita il flusso di lavoro.

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Puoi facilmente convertire PDF in Word con lo strumento di Smallpdf e il documento word di nuovo in PDF per adattarlo all'utilizzo del documento. Semplifica la condivisione e l'elaborazione del documento su varie piattaforme in quanto è possibile modificarlo a seconda di ciò che è accettato sulla piattaforma.

2. Facilità d'uso

I software PDF sono strumenti quotidiani che facilitano il flusso di lavoro delle operazioni in un ufficio. Non devono essere strumenti complicati che richiedono una curva di apprendimento da utilizzare per i dipendenti. Un software PDF dovrebbe essere facile da usare in modo che tutti possano sfruttarlo al meglio .

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Un utente dovrebbe essere in grado di modificare i documenti e scansionarli con facilità. Cerca la funzione OCR, ovvero il riconoscimento ottico dei caratteri poiché trasforma le immagini in testo riconoscendo il testo nell'immagine. Questo aiuta a trasformare i PDF in documenti modificabili che possono essere elaborati in movimento.

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Oltre a questo, vedi che la soluzione software offre modelli che possono essere utilizzati per velocizzare il tuo processo di lavoro . Quando hai modelli pronti tra cui scegliere, non devi creare documenti da zero o dedicare tempo ad aspetti come il design e il layout.

3. Prezzo e licenza

Le soluzioni software PDF sono generalmente disponibili come prodotti SaaS, il che significa che dovrai acquistarle con un abbonamento mensile o annuale . Poiché è uno strumento che le aziende utilizzano ogni giorno, spesso optano anche per abbonamenti a vita.

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Il prezzo e la licenza del software PDF svolgono un ruolo importante nella tua decisione di acquisto. Esistono software PDF disponibili gratuitamente che offrono funzionalità di base e talvolta eccezionali. Mentre altri offrono una miriade di funzionalità esclusive a un prezzo più elevato .

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La soluzione che scegli dipende dal tuo budget e dall'utilizzo di cui hai bisogno dallo strumento. Elenca le tue esigenze e il budget che puoi stanziare per prendere la decisione finale. Se la soluzione offre una prova gratuita, cogli l'occasione per valutare se lo strumento sarà compatibile con la tua struttura lavorativa o meno.

4. Uso multipiattaforma

Un'altra caratteristica importante da considerare quando si sceglie un software PDF è la sua compatibilità con piattaforme di terze parti. Un software PDF dovrà collaborare con altre piattaforme per varie attività . Ad esempio, consentendo a più partecipanti su un documento.

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Allo stesso modo, un documento PDF dovrebbe essere facilmente accessibile da varie piattaforme . Il software dovrebbe fornire la flessibilità necessaria per consentire l'utilizzo simultaneo di documenti PDF da parte di più parti.

5. Adatto ai dispositivi mobili

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Circa la metà del traffico web mondiale proviene da dispositivi mobili. È probabile che tutti, dai dipendenti ai collaboratori, utilizzino un dispositivo mobile per accedere e lavorare sui PDF. Pertanto, diventa importante controllare la tua soluzione software per l'usabilità mobile.

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I tuoi PDF devono essere modificabili in movimento . Ciò significa che un utente dovrebbe lavorarci allo stesso modo dal proprio dispositivo mobile come farebbe da un desktop. Ciò pone particolare attenzione alla leggibilità e all'adeguamento dei margini.

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I dispositivi mobili come smartphone e tablet hanno schermi più piccoli, quindi il software dovrebbe essere in grado di regolare le dimensioni del documento senza compromettere la leggibilità del testo . Se il documento è stato compresso, la sua qualità non dovrebbe risentirne quando viene aperto su uno schermo più piccolo.

6. Sicurezza integrata

Uno dei motivi principali per cui i PDF sono diventati il ​​formato di riferimento negli spazi aziendali è la sicurezza che offrono . Non tutti possono accedervi o modificarli. Possono essere facilmente condivisi in tutto il mondo senza compromettere il contenuto al loro interno.

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Il software PDF che scegli deve offrire la massima sicurezza per proteggere le informazioni riservate nei tuoi documenti. Cerca funzionalità come la protezione con password che ti aiuti a limitare chi può accedere a un documento.

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Ci sono permessi unici che ti permettono di scegliere chi può leggere o modificare un documento . Le funzionalità di sicurezza avanzate consentono di limitare o revocare l'accesso dopo che un documento è stato condiviso con un utente in modo che non possa più accedervi.

7. Assistenza clienti e servizio

Sebbene i software PDF siano soluzioni software intrinsecamente facili da utilizzare, il tuo provider deve comunque assicurarsi che tu possa sfruttarlo al massimo delle sue potenzialità. Verifica che il fornitore del software ti fornisca tutorial e guide su come utilizzare la soluzione .

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Devono esserci domande frequenti per aiutarti a risolvere problemi semplici con facilità. Inoltre, deve esserci un servizio clienti istantaneo per aiutare a risolvere problemi più grandi. Per conoscere la qualità del servizio offerto da un fornitore, controlla le loro recensioni e cosa dicono gli utenti.

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Ti darà un'idea realistica di quanto sia efficiente il tuo provider nel risolvere i problemi. Inoltre, puoi sempre chiedere al fornitore stesso informazioni sul servizio clienti per avere un'idea di base sull'entità del servizio fornito.

8. Basato su cloud

Le soluzioni software PDF basate su cloud sono tra quelle più comunemente scelte dalle aziende. Ciò è dovuto al semplice motivo che sono soluzioni leggere che sono abbastanza facili da usare e concedono l'accesso a .

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Non vuoi che il tuo sistema PDF sia pesante o lento. Inoltre, un sistema lento può impantanare l'intero flusso di operazioni con la sua elaborazione lenta . Un sistema basato su cloud è rapido, agile e flessibile da utilizzare, nonché di facile accesso per la maggior parte degli utenti.

9. Integrazione della firma elettronica

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L'opzione della firma elettronica è emersa come la necessità del momento in quanto sempre più aziende stanno conducendo attività virtuali . Semplicemente non puoi inviare documenti fisici a una parte e aspettare giorni per riceverli indietro con la loro firma.

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Il tuo software PDF dovrebbe avere uno strumento di firma elettronica che consenta agli utenti di firmare digitalmente un documento e restituirlo con la sua qualità intatta . Aiuta ad accelerare le transazioni tra le parti e rende i processi molto più efficienti.

10. Automazione

L'automazione è una necessità di qualsiasi processo aziendale, soprattutto se la tua azienda opera su larga scala e hai bisogno di elaborare un gran numero di documenti su base giornaliera. Cerca le funzionalità di automazione nel tuo software PDF per poter fare la scelta giusta.

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Funzionalità di automazione come strumenti di trascinamento della selezione e strumenti di ricerca e sostituzione ti aiutano a svolgere le tue attività più velocemente e con facilità, senza possibilità di errori. Annotazioni e markup ti aiuteranno a modificare i PDF più velocemente.

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Renderà più facile per il prossimo utente elaborarli più velocemente e conosceranno i punti da cercare all'istante. In questo modo, possono elaborarli in pochissimo tempo.

Scegli soluzioni software PDF agili e ricche di funzionalità per facilitare le tue operazioni quotidiane

I PDF sono emersi come i formati di file preferiti per le operazioni aziendali. La scelta della soluzione software corretta per elaborarli e gestirli ti aiuterà a tirarne fuori il meglio e semplificare le tue operazioni quotidiane come azienda.

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Cerca funzionalità come la modifica in movimento e la collaborazione multipiattaforma nel tuo software PDF. Dovrebbe offrire la massima sicurezza pur essendo leggero e facile da usare per tutti i tipi di utenti.

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Facci sapere nei commenti quale pensi sia la caratteristica più importante che un software PDF dovrebbe possedere per aiutarti a semplificare le tue operazioni.

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