Organizzazione del lavoro: 10 consigli per padroneggiare l'organizzazione del lavoro

Ti chiedi qual è il segreto delle persone di successo nel loro lavoro? Naturalmente, si nota immediatamente che si tratta di una questione del tutto individuale, in quanto ogni dipendente possiede un insieme unico di competenze hard e soft, personalità o tratti caratteriali. Tuttavia, c'è un elemento di cui puoi prenderti cura per migliorare lo svolgimento delle tue attività quotidiane e aumentare il raggiungimento dei risultati attesi: una buona organizzazione del lavoro. Come? Di seguito troverai il nostro elenco di 10 suggerimenti organizzativi che possono realizzarlo.

Organizzazione del lavoro – sommario:

1. Pianifica il tuo lavoro
2. Concentrati su un obiettivo (e compito) alla volta
3. Ricordati di fare delle pause regolari
4. Stabilisci le priorità
5. Tempo di stima e controllo
6. Stabilire cicli di produttività individuali
7. Sbarazzati delle distrazioni
8. Lavora con le bacheche Kanban
9. Usa gli strumenti per semplificare il tuo lavoro
10. Stabilisci dei limiti per i colleghi
11. Migliore organizzazione del lavoro: ora sai cosa fare

Pianifica il tuo lavoro

Puoi organizzare il tuo programma in uno speciale strumento online, in un taccuino online, tradizionalmente su carta (qualunque sia il modo migliore per te) – non puoi dimenticare di pianificare il tuo lavoro se sei interessato a migliorare la tua organizzazione. Scrivere tutte le cose da fare per un dato giorno o settimana è la base per i prossimi passi che abbiamo menzionato. Tuttavia, ricordati di pianificare te stesso solo l'80% del tempo al lavoro, il resto dovrebbe essere messo da parte per eventi imprevisti.

Concentrati su un obiettivo (e compito) alla volta

Non sarai in grado di realizzare subito tutto ciò che ti sei prefissato, così come non riuscirai a completare tutti i compiti che hai programmato per il giorno prima del pomeriggio. Concentrati su ciò che è più importante al momento e vedrai risultati positivi.

Ricordati di fare delle pause regolari

È meglio pianificare le pause ogni giorno alla stessa ora (per quanto possibile, ovviamente) – in questo modo il tuo corpo entrerà in un certo ritmo di lavoro, rendendo più facile il raggiungimento dei tuoi obiettivi.

Stabilisci le priorità

Quale compito è importante e urgente e quale rimandare? Una volta pianificato il tuo lavoro, dovresti determinare l'ordine in cui svolgere le varie responsabilità (la matrice di Eisenhower ti aiuterà in questo). In questo modo saprai esattamente cosa fare e come passare agevolmente da un'attività all'altra, senza concederti un attimo di esitazione.

Tempo di stima e controllo

Per organizzare al meglio il tuo tempo al lavoro, dovresti anche fare affidamento sulla stima di quanto tempo impiegherai a completare un determinato compito. In questo modo acquisirai il controllo nel tempo aumentando la tua motivazione per completarlo. Controllare costantemente il ritmo delle tue mansioni, a sua volta, ti consentirà di anticipare i colli di bottiglia e imparare lezioni per il futuro (ad esempio in termini di fatto che un certo tipo di attività richiede una scadenza estesa). Queste due azioni migliorano notevolmente l'organizzazione del lavoro.

Stabilire cicli di produttività individuali

In quali orari lavori meglio? Scoprire se sei più produttivo al mattino, a mezzogiorno o al pomeriggio (e come questo fatto si correla con i tuoi pasti al lavoro) è il punto di partenza per una migliore organizzazione del tuo lavoro quotidiano. Dopotutto, è meglio lasciare a te stesso i compiti più impegnativi per quando sei più produttivo, in modo che completarli dovrebbe arrivare con almeno un po' più di facilità. Nel periodo di minor produttività, invece, bisognerebbe eseguire compiti automatici e ripetitivi che non richiedono molto impegno. Questo approccio ti aiuterà a sbarazzarti della sensazione di perdere tempo al lavoro.

Sbarazzati delle distrazioni

Tieni presente che nulla funziona così male per svolgere le attività quotidiane come soccombere costantemente a distrazioni di ogni tipo: controllare i social media, visitare i colleghi o rivedere le e-mail. Perché? Perché le nostre menti impiegano un po' di tempo per concentrarsi sul compito da svolgere e ogni distrazione fa svanire la nostra concentrazione e dobbiamo ricominciare da capo. Per questo motivo è bene bloccare determinati siti per tutta la durata del proprio lavoro o utilizzare la tecnica del Pomodoro (che supporta il lavoro a cicli) per evitare di soccombere alle distrazioni.

A questo proposito, tieni anche presente che incontri distrazioni sia in ufficio che mentre lavori a casa: identifica ciò che più spesso ti distrae dal tuo lavoro e poi cerca di eliminare questi problemi per migliorare il tuo flusso di lavoro.

Lavora con le bacheche Kanban

Visualizzare le tue attività da fare sulla lavagna Kanban (la divisione in colonne è fare-fare-fare) migliora il controllo sui flussi di lavoro. Inoltre, consente agli altri di vedere se possono attualmente utilizzare le tue risorse, o forse ti stai concentrando su un compito importante e non riesci a trovare lo spazio per aiutarti.

Usa gli strumenti per semplificare il tuo lavoro

Pensa a questo tipo di software (come il nostro software di gestione dei progetti Firmbee) se lavori in un team e senti la necessità di migliorare la comunicazione tra i singoli membri del team. Le soluzioni che consentono di archiviare tutte le informazioni necessarie sui processi in atto in un unico luogo possono migliorare molto rapidamente ed efficacemente l'organizzazione del lavoro delle persone coinvolte. Tuttavia, devi ricordarti di selezionarli in modo appropriato per le esigenze del tuo team (analizzando le aree che causano problemi).

Stabilisci dei limiti per i colleghi

L'ultimo consiglio è quello che poche persone vogliono accettare perché si ritiene che così facendo potresti ottenere un'etichetta di "amico inutile". Tuttavia, a volte è meglio comunicare ai colleghi che non li aiuterai in questo momento piuttosto che sostenere con forza gli altri e in seguito affrontare ritardi nei tuoi compiti, che possono danneggiare sia te (conseguenze sulla salute fisica e mentale legate allo stress e agli straordinari) sia l'organizzazione (a causa del mancato rispetto delle scadenze).

Migliore organizzazione del lavoro: ora sai cosa fare

Potresti pensare che i suggerimenti sopra elencati siano “banali” e certamente non sufficienti per ripulire il disordine nella tua vita lavorativa. Tuttavia, prova a incorporarne alcuni nelle tue attività quotidiane e noterai rapidamente che i risultati supereranno di gran lunga le tue previsioni. Certo, non è vero che tutti i suggerimenti sopra elencati funzioneranno esattamente nella tua situazione (tutto dipende da quali problemi hai avuto finora con l'organizzazione del tuo lavoro), ma sono senza dubbio un punto di partenza adatto per pensare a un cambiare, realizzarlo, e poi – godersi i risultati.

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Autore: Carolina Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è un'esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto la pressione del tempo la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

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