11 cose che le persone organizzate e produttive fanno ogni giorno
Pubblicato: 2017-11-05C'è un motivo per cui le persone che sono le più calme e meno stressate sono quelle che ottengono di più
Spesso confondiamo essere produttivi con lavorare il più velocemente possibile, ogni secondo della giornata. Temiamo che rallentare per organizzarci uccida la nostra produttività, ma i fatti suggeriscono il contrario:
- L'impiegato d'ufficio medio trascorre più di un'ora ogni giorno solo alla ricerca di cose.
- Il dirigente americano medio trascorre sei settimane all'anno a cercare informazioni fuori posto tra scrivanie disordinate e file disorganizzati.
- Il 23% degli adulti dichiara di essere in ritardo a pagare le bollette perché le perde.
Essere disorganizzati è costoso, sia in termini di denaro che di tempo. Ma se riesci a convincerti a rallentare e ad organizzarti, il ROI ti scioccherà.
"Per ogni minuto dedicato all'organizzazione, si guadagna un'ora". - Benjamin Franklin
Sebbene la stima di Benjamin Franklin sia sopravvalutata, dedicare tempo all'organizzazione è comunque un investimento prezioso. Gli esperti stimano che ogni ora spesa nella pianificazione e nell'organizzazione consente di risparmiare dalle tre alle quattro ore di tempo che altrimenti andrebbero sprecate.
C'è un motivo per cui le persone più calme e meno stressate sono quelle che ottengono il massimo: capiscono l'importanza dell'organizzazione e hanno adattato le loro abitudini di conseguenza.
La buona notizia è che anche tu puoi diventare più organizzato e produttivo, semplicemente emulando le abitudini su cui fanno affidamento.
Non lasciano che le loro scrivanie vengano ingombrate
Potresti pensare di sapere esattamente dove e in quale risma di carta puoi trovare un particolare documento. Ma ti stai prendendo in giro se non pensi che saresti più produttivo con una scrivania pulita e organizzata. Il solo atto di organizzare le cose sulla tua scrivania ti aiuta a organizzarle nella tua mente. Inoltre, una ricerca condotta all'Università di Princeton ha rivelato che più i nostri cervelli sono bombardati dagli stimoli concorrenti su una scrivania ingombra, meno siamo in grado di concentrarci. E questa non era solo una prova soggettiva; sono stati in grado di vedere la differenza nella risonanza magnetica dell'attività cerebrale dei soggetti.
Non toccano mai le cose due volte
Le persone organizzate e produttive non mettono mai nulla in uno schema di partecipazione, perché toccare le cose due volte è un'enorme perdita di tempo. Non salvare un'e-mail o una telefonata per occuparsene in seguito. Non appena qualcosa attira la tua attenzione, dovresti agire su di esso, delegarlo o eliminarlo.
Non rispondono alle e-mail quando arrivano
Le persone produttive non consentono alla posta elettronica di essere un'interruzione costante. Oltre a controllare la posta elettronica in base a una pianificazione, sfruttano le funzionalità che danno la priorità ai messaggi in base al mittente. Impostano avvisi per i loro fornitori più importanti e i loro migliori clienti e salvano il resto fino a quando non raggiungono un punto di arresto nel loro lavoro. Alcune persone hanno persino impostato un risponditore automatico che consente ai mittenti di sapere quando controlleranno nuovamente la posta elettronica.
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Funzionano da un unico elenco di cose da fare
Ricordi i giorni in cui le persone acquistavano quelle costose agende rivestite in pelle e le riempivano con un elenco di cose da fare codificate a colori in base alla priorità? Potrebbero sembrare un po' vecchio stile ora, ma nessuno può negare che fosse efficace. Perché quei pianificatori erano efficaci? Ci hanno ricordato quanto sia importante tenere un unico elenco di cose da fare. Quando consolidi tutto in un elenco, sai sempre dove cercare e puoi smettere di perdere tempo cercando di ricordare quale elenco contiene le informazioni di cui hai bisogno.
Hanno un alto livello di autocoscienza
Le persone altamente produttive e organizzate hanno un chiaro senso di chi sono. Conoscono le loro debolezze e mettono in atto strutture organizzative per superarle . Se tendono a far durare le riunioni troppo a lungo, impostano un timer. Se hanno problemi a mantenere le riunioni produttive, creano un'agenda. Se si dimenticano di controllare la segreteria telefonica al mattino, impostano un promemoria. I dettagli non contano; l'importante è che pensino attentamente e utilizzino ausili e routine specifici che funzionino con le loro debolezze organizzative.
Fanno tempo per il pranzo
Siamo stati tutti lì: sei impegnato a testa in giù e quando alzi lo sguardo è già passata l'ora di pranzo. Finisci per rimanere senza o per prendere una ciambella o un sacchetto di patatine dalla macchinetta degli snack. Entrambe sono davvero pessime idee. La ciambella ti darà una sferzata di energia per circa 20 minuti, ma dopodiché la tua concentrazione diminuirà come un sasso. Per quanto riguarda il saltare i pasti, non solo influisce sulla tua concentrazione, produttività e capacità di risoluzione dei problemi, ma influisce anche sul tuo giro vita, e non nel modo in cui ti aspetteresti. Una ricerca dell'Ohio State University mostra che il peso che perdi saltando i pasti è il peso muscolare che riacquisti in seguito come grasso.
Mangiano le rane
"Mangiare una rana" è il miglior antidoto per procrastinare; le persone ultra produttive iniziano ogni mattina con questa gustosa "prelibatezza". In altre parole, fanno prima l'elemento meno appetitoso e più temuto della loro lista di cose da fare, prima di fare qualsiasi altra cosa. Dopodiché, sono liberi di affrontare le cose che li eccitano e li ispirano.
Riordinano alla fine di ogni giornata
Il miglior rimedio per il disordine è mettere da parte circa 10 minuti alla fine di ogni giornata per organizzare la tua scrivania. Anche se sappiamo che è meglio toccare le cose solo una volta, ci siamo tutti fermati a metà di un'attività perché il telefono ha squillato o qualcuno si è fermato a chattare. Non puoi davvero prevenire queste cose, ma puoi concludere la giornata risolvendo tutte le cose che hai lasciato a metà .
Pianificano le loro giornate la sera prima
Le persone organizzate e produttive vanno a letto ogni notte, sicure della consapevolezza di ciò che realizzeranno il giorno successivo. Mettono in chiaro le loro priorità la sera prima, in modo che una volta iniziata la giornata, è meno probabile che vengano distratti dalla "tirannia dell'urgente" - quei piccoli fuochi che si verificano e intralciano le loro vere priorità.
Fanno pieno uso della tecnologia
Si è parlato molto di come la tecnologia moderna estende la giornata lavorativa, facendo in modo che siamo sempre in orario. Anche se questo può essere vero, la tecnologia può anche renderci più produttivi. Che si tratti di impostare un filtro e-mail per mantenere la posta in arrivo libera da spam o di utilizzare un'app come Evernote per organizzare di nuovo le informazioni di cui avrai bisogno, la tecnologia non è sempre negativa. Usato correttamente, può far risparmiare molto tempo.
Non ignorano la loro posta ordinaria
Per questo, torniamo alla filosofia del "toccalo una volta". Per la maggior parte di noi, al giorno d'oggi non c'è molta posta ordinaria di cui non vediamo l'ora. Ma ignorarlo può causare problemi, soprattutto quando si tratta di cose come bollette e notifiche fiscali. Basta andare avanti e aprirlo e prendersene cura non appena arriva; altrimenti, finirai per scavare sotto i cuscini del divano alla ricerca di quel conto scaduto.
Unendo tutto
Ogni minuto che trascorri alla ricerca di qualcosa che hai smarrito o cercando di ricordare cosa dovresti fare dopo, danneggerà la tua produttività. Questo, a sua volta, consuma il tuo potenziale di carriera. La buona notizia è che ci sono molti strumenti che puoi usare per rimanere organizzato e produttivo, e quindi anche i più disorganizzati tra noi possono mettere in atto un sistema per tenerci sotto controllo.
Circa l'autore
Il Dr. Travis Bradberry è il pluripremiato coautore del libro più venduto, Emotional Intelligence 2.0, e il cofondatore di TalentSmart, il principale fornitore mondiale di test e formazione sull'intelligenza emotiva, al servizio di oltre il 75% delle aziende Fortune 500. I suoi libri più venduti sono stati tradotti in 25 lingue e sono disponibili in più di 150 paesi. Il dottor Bradberry ha scritto per, o è stato seguito da, Newsweek, BusinessWeek, Fortune, Forbes, Fast Company, Inc., USA Today, The Wall Street Journal, The Washington Post e The Harvard Business Review.