15 strumenti di collaborazione per team remoti (che non sono lenti) per aumentare la produttività
Pubblicato: 2020-09-27I sondaggi suggeriscono che circa il 62% dei dipendenti di età compresa tra 22 e 65 anni afferma di lavorare da remoto almeno occasionalmente
Con l'epidemia di COVID, il numero di dipendenti che scelgono di lavorare da remoto più frequentemente è salito a quasi il 50%
La sfida numero uno che le aziende devono affrontare quando i team passano in remoto è la collaborazione ed è qui che è utile avere la giusta tecnologia nel proprio toolkit.
Circa il 62% dei dipendenti tra i 22 ei 65 anni afferma di lavorare da remoto almeno occasionalmente
Ecco un fatto che ti lascerebbe a bocca aperta: il 2020 è l'anno in cui gli umani hanno lavorato di più da remoto nella storia della civiltà. Non che qualcuno volesse che gli venisse forzato in gola, no grazie al Covid-19, ora stiamo imparando a conviverci e persino ad abbracciare il lavoro a distanza .
In tutto il mondo, intere industrie hanno assistito a un cambio di paradigma per adottare le misure necessarie per combattere la battaglia contro un mostro invisibile e il lavoro a distanza ne è stato il fulcro. Dall'assistenza clienti alla finanza, dall'ingegneria al marketing, tutte le funzioni aziendali hanno avuto la loro giusta dose di sfide e di insegnamenti per rendere efficace questa transizione temporanea (o, in alcuni casi, permanente).
Grazie all'evoluzione del software consumer e aziendale negli ultimi anni, ora abbiamo accesso a una miriade di strumenti e piattaforme disponibili non solo per supportare il lavoro in remoto, ma per renderlo produttivo come lavorare da un ambiente di lavoro co-locato.
In questo articolo condivideremo 15 strumenti che i team remoti possono utilizzare per collaborare meglio, migliorare la comunicazione e aumentare la produttività individuale e del team.
AttendanceBot: semplifica il monitoraggio del tempo del tuo team e la gestione delle ferie
Quando si tratta di lavoro a distanza, l'unico posto in cui tutti finiscono per trascorrere la maggior parte del proprio tempo sono le app di comunicazione come Slack, Microsoft Teams o Google Chat.
Dalla gestione dei progetti alla realizzazione di annunci a livello aziendale, queste piattaforme sono arrivate a sostituire la posta elettronica, ma una cosa in cui un sacco di aziende sono ancora bloccate nel passato è il monitoraggio delle presenze e delle ferie dei dipendenti.
Strumenti come AttendanceBot rendono imbarazzantemente semplice tenere traccia del tempo, gestire le ferie e altro ancora, il tutto dall'interno della piattaforma di comunicazione che già utilizzi. Con questo, puoi eliminare software legacy come HRMS o strumenti frammentati come e-mail, messaggistica personale e altri per gestire il tuo personale.
Trello: gestisci i tuoi progetti come un professionista
Dalla casa di Atlassian (i produttori del software agile di gestione dei progetti, Jira) arriva Trello, l'altrettanto potente strumento in stile Kanban progettato per qualsiasi tipo o livello di monitoraggio del progetto.
È abbastanza facile portare il tuo team a bordo di Trello e personalizzarlo in base al tuo caso d'uso, grazie a centinaia di modelli predefiniti che offre immediatamente.
Cosa c'è di più? Il suo piano freemium offre funzionalità sufficienti per iniziare e, anche se desideri ridimensionare e avere qualcosa chiamato Power-Ups (integrazioni native o personalizzate con altri strumenti nel tuo stack), non lascia un buco nel tuo tasca.
Nozione: documenta tutto, tutto il tempo
C'è un detto in giro che dice: "L'eccessiva comunicazione è la chiave per il successo del lavoro a distanza", e non potremmo essere più d'accordo. Ora, dato che il mondo virtuale ha sostituito la comunicazione di persona, anche il modo in cui interagiamo con i nostri compagni di squadra deve evolversi.
Aspetti precedenti e più morbidi della comunicazione come il linguaggio del corpo e l'atmosfera generale della stanza determinavano molte cose non dette. Tuttavia, nell'impostazione remota, diventa fondamentale assicurarsi di documentare i dettagli più fini dei tuoi pensieri in modo che non si perdano.
Con Notion, farlo diventa un gioco da ragazzi. Essendo uno spazio di lavoro all-in-one, offre componenti come note, attività, wiki, calendari e promemoria. Praticamente tutto ciò di cui potresti aver bisogno per documentare, pianificare e organizzare meglio.
Chanty: alternativa debole per le squadre nucleari
SuSlack è fantastico e tutto per un'app di comunicazione, ma non è gratuito, almeno non con l'accesso ad alcune delle sue migliori funzionalità. Chanty, d'altra parte, è gratuita per sempre per un massimo di 10 membri del team e solo $ 3 al mese per utente per il suo piano premium.
Oltre al normale software di chat, offre anche potenti funzionalità per semplificare la collaborazione all'interno dei tuoi team. Dalla trasformazione dei messaggi in attività al passaggio a una visualizzazione Kanban, puoi rimanere organizzato a portata di mano, dalla piattaforma di tua scelta.
Con un punteggio di 4,6 e 4,9 rispettivamente su G2 e Capterra, Chanty rappresenta una buona alternativa a Slack per i team remoti più piccoli.
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Google Drive: archiviazione cloud in movimento
Questo è ovvio, ma non menzionarlo sarebbe ingiusto, semplicemente per quanto sia essenziale per una collaborazione lavorativa di successo.
Con 15 GB di spazio disponibile gratuitamente per ogni utente e una maggiore capacità di archiviazione anche piuttosto conveniente, Google Drive è la scelta di fatto per l'archiviazione cloud per molti team.
Inoltre, puoi scegliere di organizzare i tuoi file in cartelle, gestire il livello di accesso (solo visualizzazione, commenti ed editor) e altro ancora.
Todoist: scegli le tue cose da fare quotidiane
Ammettiamolo: la vita moderna è caotica. C'è solo così tanto che si può conservare in memoria quando si tratta del numero di commissioni da svolgere e di mini-compiti da fare in un giorno, sia al lavoro che nella vita personale.
Con Todoist puoi mettere ordine in quel caos organizzando la tua lista di cose da fare quotidiana sia per il lavoro che per la casa in un unico posto. Dalla possibilità di aggiungere etichette per ottenere maggiore chiarezza, all'assegnazione di priorità sulla base dei tuoi modelli mentali, puoi rimanere al passo con il tuo gioco non dimenticando mai alcun compito, grande o piccolo che sia.
Il gratuito per sempre offre un sacco di funzionalità che possono tornare utili per ottenere lo stesso risultato, tuttavia, se desideri sbloccare tutto il potenziale dell'app, costa solo $ 3 al mese.
Zoom: "Facciamo una chiamata veloce"
Sicuramente, hai sentito questa frase almeno una volta al giorno negli ultimi sei mesi. Grazie al lavoro in remoto, abbiamo iniziato a rinviare qualsiasi cosa al di fuori dell'ambito della finalizzazione della chat a una chiamata rapida.
Dalla conduzione di conferenze virtuali ai rapidi 1:1, Zoom è stata la piattaforma predefinita a causa della sua popolarità, che ha raggiunto livelli senza precedenti da quando sono stati implementati i blocchi (basta guardare il prezzo delle azioni, semmai).
Sebbene fosse sotto accusa per problemi di sicurezza, ora sono tutti ben passati, con il team di Zoom che annuncia categoricamente le misure che hanno adottato per risolverli e garantisce alle persone la sua sicurezza e crittografia.
Krisp: rimuovi il rumore di fondo da qualsiasi app di comunicazione
Se non l'hai ancora fatto, devi provare Krisp. La sua rivoluzionaria tecnologia di cancellazione del rumore basata sull'intelligenza artificiale rimuove il rumore di fondo da oltre 800 app su Mac, Windows, Google Chrome e iOS.
Con un solo pulsante, viene rimosso non solo il rumore di fondo che va da te agli altri partecipanti alla chiamata, ma anche il rumore di fondo che proviene dai partecipanti alla chiamata e funziona quasi come per magia.
La sua versione gratuita ti offre 120 minuti di chiamate senza rumore a settimana e la versione a pagamento offre la stessa durata illimitata per soli $ 3,33 al mese.
1Password: gestione sicura delle password per l'intero team
Nel 2020, la necessità di una solida sicurezza dei dati non può essere sottolineata abbastanza. E quando si tratta della tua attività, la posta in gioco diventa ancora più alta.
Per gli strumenti che utilizzano un accesso comune o che necessitano di un livello aggiuntivo di protezione tramite password dall'essere sfruttati, 1Password è una soluzione che ti darà la certezza di essere protetto.
Con oltre 60.000 clienti in tutto il mondo, dalle startup alle imprese, 1Password offre tantissime funzionalità che rendono la gestione delle password sicura fin dalla progettazione.
Uptick: fai incontri one-to-one nel modo giusto
Nelle loro stesse parole, Uptick ha ribaltato la situazione in 1:1. “La maggior parte degli 1:1 sono morti all'arrivo. Aggiornamenti di stato. Risposte brevi. Sguardi vuoti. Sei a corto di cose da dire e chiudi tutto. È frustrante, quindi l'abbiamo risolto". E così hanno fatto!
Dalle domande provate supportate da ricerche che rivelano cosa sta realmente accadendo al tuo team, al chiarimento e alla definizione delle giuste aspettative quando si creano le priorità, Uptick semplifica il recupero e lo rende più prezioso sia per il manager che per il gestire.
Lattice: sviluppare squadre impegnate e vincenti
La gestione delle persone è difficile e, se la ricerca è qualcosa su cui basarsi, è particolarmente difficile gestire la generazione dei millennial. Lattice trasforma il modo in cui le aziende affrontano la strategia delle persone collegando la gestione delle prestazioni, il coinvolgimento dei dipendenti e lo sviluppo dei dipendenti in un'unica soluzione unificata.
E hanno solo evoluto la piattaforma per supportarla meglio da un punto di vista remoto. Dal rilevamento del polso del tuo team agli aggiornamenti settimanali dei tuoi reporter fino all'allineamento con i tuoi obiettivi, Lattice semplifica il raggiungimento di un lavoro produttivo.
Teampay: gestisci facilmente le spese del tuo team
Teampay è un software che ti aiuta ad approvare, pagare e monitorare le spese dei tuoi team in tempo reale. Con funzionalità come il controllo della spesa, la riconciliazione automatizzata e i flussi di lavoro, Teampay ti consente di gestire le tue finanze alla velocità del business. Offrono un prezzo forfettario basato sull'insieme di funzionalità che scegli e sul volume di spesa.
TomatoTimer: lavora senza distrazioni, anche a casa
Lavorare da casa comporta un avvertimento: le continue distrazioni. Che si tratti del tuo campanello che suona ogni 10 minuti durante la mattina, o della tentazione di prendere uno spuntino veloce, concentrarsi può essere difficile. TomatoTimer è un timer per la tecnica del pomodoro facile da usare e flessibile. Ecco i passaggi fondamentali della Tecnica del Pomodoro:
- Decidi il compito da svolgere
- Impostare il timer (chiamato Pomodoro) a 25 minuti
- Lavora sull'attività fino allo scadere del timer; registrare con un segno di spunta su un pezzo di carta
- Fai una breve pausa (5 minuti)
- Ogni quattro pomodori, fai una lunga pausa (10 minuti)
OfficeAmp: Help Desk interno per la gestione delle richieste dei dipendenti
Dalla casa di Harmonize, i creatori di AttendanceBot (di cui abbiamo discusso sopra), OfficeAmp è un semplice software di gestione dell'ufficio che funziona all'interno della tua messaggistica istantanea e aiuta tutti i membri del tuo team a fare di più. Ora puoi gestire tutte le richieste dei dipendenti, i ticket IT, le attività di amministrazione e altre richieste in un'unica posizione.
Whatfix: integra perfettamente i dipendenti negli strumenti che utilizzi
L'inserimento di nuovi membri del team e il loro aggiornamento su policy, processi e flussi è un compito gigantesco. Whatfix, la piattaforma di adozione digitale, ti consente di creare programmi di onboarding dei dipendenti personalizzati e coinvolgenti su larga scala e di incoraggiare i tuoi dipendenti a iniziare a utilizzare gli strumenti e il software che utilizzi, in modo più rapido ed efficace.