17 Killer della produttività sul posto di lavoro e modi per superarli
Pubblicato: 2021-08-31La produttività non è una qualità puramente innata. È notevolmente influenzato da diversi fattori come l'ambiente di lavoro, vari processi organizzativi, salute mentale, benessere fisico, formazione e altro. Quindi, se le prestazioni di un dipendente sono diminuite inaspettatamente, non dovrebbero essere liquidati come pigri o inetti. Invece, è del tutto possibile che la loro produttività sia ostacolata da qualcosa che sfugge al loro controllo.
La produttività è sempre stata una preoccupazione per i dipendenti e i luoghi di lavoro. Un calo della produttività ha un impatto diretto sulla redditività di un'azienda. Inoltre, la bassa produttività porta al sottoutilizzo dei talenti dei dipendenti. Questo successivamente li rende demotivati e aumenta il fatturato.
Detto questo, il solo desiderio di essere più produttivi non è sufficiente. È fondamentale identificare i motivi della mancanza di produttività e apportare le modifiche necessarie. In questo post, condividiamo i killer della produttività e come datori di lavoro e dipendenti possono superarli con le giuste strategie. Immergiamoci.
Innanzitutto, diamo un'occhiata ai fattori sui quali i dipendenti non hanno alcuna influenza e ai vari modi in cui i datori di lavoro e il management possono eliminare questi killer della produttività.
Troppi incontri
Quante volte hai pensato 'questo incontro avrebbe potuto essere un'e-mail'? Un recente sondaggio ha rilevato che il 67% dei dipendenti si lamenta che dedicare troppo tempo alle riunioni ostacola la propria produttività.
Le riunioni inutili sono una grande perdita di tempo e di produttività della tua azienda. Detto questo, le riunioni non possono essere eliminate del tutto. Riunioni ben pianificate possono essere un ottimo modo per scambiarsi idee e offrire ai dipendenti l'opportunità di presentare le proprie opinioni.
Quando si tratta di riunioni, ogni organizzazione dovrebbe puntare al punto debole. Prima di tutto, non condurre una riunione solo per il gusto di farlo. Avere sempre un'agenda in atto e attenersi ad essa. I manager dovrebbero anche invitare i dipendenti richiesti piuttosto che chiedere all'intero team.
Inoltre, se tutti gli obiettivi sono stati discussi, non c'è bisogno di indugiare perché hai prenotato la sala conferenze per un'ora.
Un'altra cosa a cui prestare attenzione è la pianificazione delle riunioni al momento giusto. La pianificazione delle riunioni per il lunedì mattina presto o il venerdì sera tardi non è qualcosa per cui i tuoi dipendenti ti ringrazieranno. Secondo uno studio recente, il primo pomeriggio infrasettimanale è il momento ideale per programmare le riunioni. In particolare, martedì alle 14:30 è una buona opzione.
Sovraccarico di posta elettronica
Le e-mail sono spesso un'alternativa alle riunioni per risparmiare tempo, ma troppo di qualcosa non va bene. Passare attraverso le e-mail richiede molto tempo. In effetti, un dipendente medio di un'azienda trascorre circa il 25% della propria giornata lavorativa in varie attività relative alla posta elettronica. E la cosa frustrante è che i dipendenti spesso hanno a che fare con e-mail che non sono rilevanti per loro.
I dipendenti dovrebbero essere incoraggiati a consolidare e-mail simili in una sola. È anche buona norma dedicare 10-15 minuti per controllare la posta in arrivo, rispondere a e-mail importanti e contrassegnare il resto per essere rivisitato in seguito.
Per evitare il sovraccarico della posta elettronica, sarebbe utile introdurre strumenti di collaborazione. L'e-mail non è adatta per la comunicazione quotidiana sul posto di lavoro. Slack e Google Hangouts sono alcune opzioni popolari per migliorare la collaborazione e le comunicazioni all'interno dei team.
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Congelamento dei luoghi di lavoro
Può sembrare ridicolo, ma molti luoghi di lavoro sono noti per essere scomodamente freddi. È un grosso problema? Sì! Secondo un sondaggio, un lavoratore statunitense su 10 ha litigato con i propri colleghi per il controllo del termostato.
Il comfort fisico di un dipendente può essere direttamente associato ai suoi livelli di produttività. Se un dipendente è distratto dalla temperatura, lo rende vulnerabile a commettere errori. I dipendenti che hanno freddo devono spesso lasciare le loro scrivanie per regolare il termostato o andare in una parte più calda dell'ufficio. E per non parlare del fatto che far funzionare l'aria condizionata a temperature più basse costa più denaro alla tua azienda.
Ora trovare la temperatura ideale è difficile e non c'è modo di rendere tutti felici. Dovresti prendere il consenso di un dipendente per trovare una temperatura accettabile. Tieni presente che mantenere l'ufficio leggermente caldo è meglio che chiedere ai dipendenti di ammucchiare maglioni. Sarebbe anche utile dare ai dipendenti il controllo sulle prese d'aria dell'aria condizionata corrispondenti alle loro scrivanie.
Mancanza di politiche di lavoro a distanza
Un lungo tragitto giornaliero ha un effetto negativo sulla produttività. Viaggiare a lunga distanza per lavoro può ostacolare i livelli di energia e l'umore di un dipendente anche prima che inizi a lavorare.
Se c'è una cosa buona da uscire dalla pandemia deve essere il potenziale del lavoro a distanza. Un recente studio di Stanford su 16.000 lavoratori ha concluso che lavorare da casa ha aumentato la produttività del 13%.
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Lavorare da casa consente ai dipendenti di lavorare in uno spazio confortevole senza preoccuparsi della fatica del pendolarismo. Alcuni lavoratori si sentono produttivi all'inizio della giornata, mentre altri preferiscono lavorare più tardi nel pomeriggio. Il lavoro a distanza offre ai dipendenti la flessibilità di lavorare quando si sentono più produttivi.
Il lavoro a distanza è vantaggioso anche per le organizzazioni. È un modo efficace per ridurre i costi delle operazioni quotidiane come le bollette e l'affitto.
Pause scoraggianti
Aspettarsi che i dipendenti siano incatenati alle loro scrivanie tutto il giorno è semplicemente inaccettabile. A causa di tali aspettative o del carico di lavoro impossibile, i dipendenti potrebbero sentirsi obbligati anche a pranzare sulla propria scrivania. In qualità di manager o leader, dai il buon esempio prendendo le pause necessarie durante la giornata lavorativa. In particolare, incoraggiare i dipendenti ad allontanarsi dalle loro scrivanie durante il pranzo. Fare delle pause è fondamentale per mantenere la produttività.
Ignorando l'automazione
Le attività ripetitive, come l'immissione di dati, richiedono molto tempo e fanno sentire i dipendenti sottovalutati. Come organizzazione, stai sprecando talenti preziosi se trascorrono il loro tempo produttivo a copiare e incollare. Sarebbe estremamente vantaggioso automatizzare le attività di routine. Il servizio clienti, il backup dei file, la ricerca su LinkedIn e il libro paga sono poche attività commerciali che possono essere facilmente automatizzate.
Scarsa comunicazione interna
Una scarsa comunicazione interna può portare a inutili ritardi. I dipendenti non dovrebbero dover controllare più piattaforme per gli aggiornamenti dei progetti. Inoltre, i canali di comunicazione inefficienti lasciano spazio anche a incomprensioni ed errori.
È fondamentale adottare uno strumento trasparente per la gestione dei progetti e le comunicazioni interne. Invece di inviare aggiornamenti su e-mail o messenger, un unico strumento può aiutarti a risparmiare tempo e fatica. Trello, Basecamp e ProofHub sono alcuni strumenti di collaborazione e gestione dei progetti comunemente usati.
Affacciato sul pettegolezzo
I pettegolezzi sul posto di lavoro possono sembrare banali o divertenti, ma possono danneggiare gravemente la cultura del posto di lavoro. Sebbene i dipendenti non debbano essere scoraggiati dall'interazione tra loro al di là delle capacità professionali, i pettegolezzi dovrebbero essere condannati. È stato dimostrato che i pettegolezzi generano rancore tra i dipendenti, perdita di morale e aumento dell'ansia. Inoltre, fa perdere tempo e influisce sulla produttività.
Sebbene sia impossibile eliminare completamente la vite, i datori di lavoro possono mettere in atto politiche rigorose per ridurre al minimo pettegolezzi e voci dannose. I manager dovrebbero avere una politica della porta aperta in modo che i dipendenti si sentano a proprio agio nel condividere le loro preoccupazioni. Se circola una voce sulla società, non sperare che alla fine scompaia. Affrontalo il prima possibile per garantire che i dipendenti rimangano concentrati sul proprio lavoro.
Ci auguriamo che tu abbia trovato utile questo articolo.
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Il posto di lavoro e la direzione non sono gli unici responsabili della produttività dei dipendenti. È importante capire che anche piccole abitudini di perdita di tempo possono avere un impatto significativo sulla produttività complessiva. Passiamo ai suggerimenti per la produttività attuabili per i dipendenti.
Non dire di no
Se sei un grande artista e ti piace costruire buoni rapporti con le persone, è probabile che avrai difficoltà a dire di no. E questo è un tratto che ti bloccherà con più lavoro di quello che puoi gestire. Naturalmente, rifiutare subito il lavoro potrebbe non essere l'approccio più professionale. Ma ciò non significa che devi lavorare nei fine settimana per rispettare le scadenze.
Se ti trovi in una situazione in cui hai troppe attività da svolgere, la soluzione migliore sarà chiedere al tuo manager o supervisore di aiutarti a stabilire la priorità di tutte queste attività. Usa questa opportunità per elencare ogni incarico che hai, non importa quanto piccolo sia. Quindi, si renderanno conto che non hai tempo per nuove attività o ti aiuteranno a posticipare le attività che non sono richieste immediatamente.
Essere catturati in Chit Chat
C'è sempre un dipendente che ama chattare e aggiornarsi dopo il fine settimana. Mentre socializzare al lavoro ha molti vantaggi, non è sempre l'ideale quando hai innumerevoli scadenze da rispettare.
E se sei troppo educato per dirlo al tuo loquace collega o se non coglierà l'allusione, è tempo di sfruttare al meglio la tecnologia.
Un buon paio di auricolari con cancellazione del rumore può salvarti la vita se sei circondato da interruzioni. Gli studi dimostrano che il 90% dei lavoratori ha prestazioni migliori quando ascolta la musica. È una vittoria per tutti.
Scrivania disordinata
Una scrivania disordinata non è solo un pugno nell'occhio, ma anche un silenzioso killer di produttività. Se hai una scadenza ravvicinata, l'ultima cosa che vuoi fare è smarrire un documento importante. Puoi evitare distrazioni mantenendo uno spazio di lavoro pulito e organizzato. Uno studio dell'Università di Princeton ha anche dimostrato che un posto di lavoro organizzato è la chiave per una migliore concentrazione. Inoltre, una scrivania ordinata ti fa risparmiare tempo poiché non devi affannarti per trovare qualcosa.
Non utilizzare i giorni di vacanza
Si può guidare un'auto senza mai farla revisionare? Quando una macchina non può funzionare senza interruzioni, come puoi aspettarti di rimanere produttivo senza ferie? Non prendersi i giorni di ferie non fa di te un dipendente migliore. Ma ha un impatto sulla produttività e sull'equilibrio tra lavoro e vita privata.
Andare in vacanza ti dà il riposo tanto necessario, che semplicemente non è possibile durante il fine settimana. È anche un ottimo modo per alleviare lo stress legato al lavoro e migliorare la tua salute mentale. Inoltre, fare una pausa aumenterà la tua creatività e produttività.
Non devi necessariamente volare in un paese europeo per una vacanza. Usa questo tempo per fare tutto ciò che trovi rilassante. Visita i tuoi genitori, prenota un soggiorno o trascorri del tempo di qualità con la tua famiglia e i tuoi amici.
Programma del sonno scadente
Siamo stati tutti svegli fino a tardi la notte a causa di un emozionante spettacolo Netflix. Ma ogni volta che fai clic su "Continua a guardare", la tua produttività subisce un duro colpo. La privazione del sonno può influire su prestazioni, concentrazione e produttività.
La mancanza di sonno influisce anche sulla salute mentale e fisica. Prendi l'abitudine di andare a letto a un'ora ragionevole e cerca di dormire almeno 7-8 ore ininterrotte.
Inoltre, la durata del sonno notturno non è l'unico fattore. Devi anche assicurarti di dormire di qualità. Sarebbe utile monitorare il tuo sonno per determinarne la qualità.
Ignorando la salute mentale e fisica
La tua salute mentale e fisica non può essere un ripensamento. Hanno un impatto diretto sulla produttività e sul benessere generale. Aspettarsi di continuare a lavorare quando si attraversa una crisi personale o problemi di salute non va bene.
Se il tuo datore di lavoro non supporta il tuo benessere mentale o fisico, è tempo di cercare un nuovo lavoro. Anche Naomi Osaka, una delle più grandi campionesse di tennis, si è ritirata dagli Open di Francia quando la sua richiesta di saltare la conferenza stampa a causa della sua salute mentale è stata respinta.
Detto questo, non tutti sono nella posizione di smettere. Se ti senti stressato o ansioso, non c'è vergogna nel chiedere aiuto a un professionista.
Social media
Indiscutibilmente, i social media creano dipendenza. Alzi il telefono per controllare un messaggio e all'improvviso hai passato 30 minuti a scorrere l'Instagram di uno sconosciuto. Oggi, i social media sono progettati appositamente per risucchiarti con video di dimensioni ridotte e contenuti virali.
Ti consigliamo di impostare un timer prima di controllare i social media. Ma se ti manca quel tipo di autodisciplina, l'unico modo per affrontare la tecnologia è con la tecnologia. Innanzitutto, inizia disattivando le notifiche push. Su app come Instagram e Facebook, puoi impostare un limite di tempo giornaliero per tenere sotto controllo l'utilizzo dei social media.
Conclusione
La produttività non può essere un ripensamento. Proprio come i costi operativi o la soddisfazione del cliente, è una metrica chiave che gioca un ruolo fondamentale nel successo della tua organizzazione. Dalle politiche sul posto di lavoro ai cambiamenti dello stile di vita, la produttività complessiva dipende dai datori di lavoro e dai dipendenti . . È importante notare che ogni organizzazione è unica e quindi non tutti i punti sopra menzionati saranno rilevanti per la tua organizzazione. Tuttavia, ogni organizzazione dovrebbe monitorare costantemente la produttività e investire in modi per migliorarla.