4 passaggi per progettare ed eseguire un efficace esercizio da tavolo

L'esercizio da tavolo, spesso abbreviato in TTX o TTE, è una forma specifica di preparazione per una crisi. Si distingue da altri approcci alla gestione del rischio con la sua caratteristica più caratteristica: un'atmosfera priva di stress. In quanto tale, il team parla degli ambiti individuali delle misure da adottare, dei ruoli di specifici membri del team e dei possibili scenari, il tutto sotto forma di discussione di gruppo facilitata.

Tutto avviene parlando, condividendo e trovando soluzioni, piuttosto che, come nel caso delle esercitazioni sul campo, facendo o recitando. In tale forma, l'essenziale è imparare e vedere se le disposizioni teoriche si traducono in vere e proprie emergenze. Da questo articolo imparerai quale valore possono portare gli esercizi da tavolo a un'organizzazione, quando vale la pena eseguirli e come eseguirli correttamente.

Regole di base per condurre un esercizio da tavolo

Un esercizio da tavolo è un incontro finalizzato alla progettazione delle procedure da seguire e delle misure da adottare durante un'emergenza. A seconda del tipo di organizzazione, può comportare la definizione di modalità di risposta a un attacco informatico, un disastro naturale come un terremoto o un improvviso attacco terroristico. Potrebbe anche avere una portata più casuale, come capire come gestire la perdita di membri essenziali del team o l'improvvisa comparsa di un concorrente sul mercato.

Indipendentemente dal grado di emergenza, gli esercizi da tavolo hanno una cosa in comune: uno scenario già pronto con misure specifiche da adottare e la loro progressione. Senza lo scenario, condurre un TXT non ha senso. Questo perché lo scopo principale di questi esercizi è verificare se le disposizioni teoriche che operano nell'organizzazione si riflettono nella realtà e se è necessario apportare modifiche. Quindi, se la tua organizzazione non ha un piano d'azione definito in caso di emergenza, il primo passo dovrebbe essere quello di scrivere uno scenario di questo tipo.

Gli esercizi si svolgono in un ambiente rilassato per consentire a tutti i membri del team di definire liberamente i propri ruoli nel rispondere a situazioni particolari e discutere questioni problematiche senza paura o vergogna. Qui non si tratta di competere e verificare se i dipendenti possono agire sotto pressione, ma di imparare e lavorare in squadra.

Che valore porta condurre un esercizio da tavolo?

Condurre un esercizio da tavolo non richiede tanto tempo quanto un esercizio sul campo, ma richiede comunque tempo dedicato e la convocazione di singoli membri del team. Dovrai impegnare alcune risorse ma ciò che otterrai in cambio sono molti vantaggi non solo per l'organizzazione ma anche per i membri del team.

Il valore per l'organizzazione che TXT può portare

• La verifica delle procedure durante una riunione casuale è di gran lunga preferibile ai test "dal vivo" durante una crisi
• Opportunità di affinare le regole, colmare le lacune e implementare azioni correttive
• Opportunità di migliorare le tecniche di risposta alle emergenze
• Rafforzare i legami tra i singoli membri del team
• Verificare che i dipendenti conoscano e seguano le disposizioni teoriche dei protocolli

Il valore per i membri del team che TXT può portare

• Opportunità di svolgere il tuo ruolo in un formato informale
• Migliori condizioni per ricordare i passi successivi per affrontare una situazione specifica
• Opportunità di porre domande, ampliare le proprie conoscenze
• L'esecuzione di scenari e test facilita la presentazione di suggerimenti per modifiche o miglioramenti ai singoli record

Come condurre un esercizio da tavolo?

1. Identificare lo scopo di condurre un esercizio da tavolo

La pianificazione di un esercizio da tavolo dovrebbe iniziare con la definizione dell'obiettivo che si desidera raggiungere dopo che è stato eseguito e come si intende applicare i risultati raggiunti. Per alcuni, la questione chiave riguarderà l'educazione di quei membri del team che hanno perso l'opportunità di analizzare le varie disposizioni nei piani prima. Altri vi troveranno la possibilità di valutare se i principi teorici si riflettono nella realtà. Qualunque sia il tuo principale incentivo per condurre tali esercizi, sono destinati a portare molti più benefici di quanto pianifichi.

2. Designare le persone coinvolte e definire il loro ruolo nell'esercizio

Sebbene l'esercizio al tavolo sia statico e si svolga sotto forma di una conversazione di gruppo informale, ci sono ancora alcune regole da seguire. Devi designare le persone che parteciperanno all'esercizio e assegnare loro ruoli specifici. Altre persone possono guardare e seguire lo scenario, ma per evitare il caos non dovrebbero prendere parte attiva durante l'esercizio stesso. Gli osservatori possono anche esprimere i loro punti di vista, che possono tornare utili durante la valutazione e la documentazione dell'esercizio, quindi vale la pena stabilire un momento per porre domande e dare suggerimenti subito dopo il TXT.

Un elemento vitale dell'intero impegno è la nomina del giusto leader/facilitatore. Puoi scegliere qualcuno del tuo team o assumere un professionista per questo compito. In ogni caso, dovrebbe essere qualcuno che non solo conosca molto bene lo scenario, le regole dell'azienda ei compiti dei singoli membri del team, ma abbia anche le qualità interpersonali specifiche per condurre correttamente l'esercizio.



Il facilitatore dovrebbe sapere e decidere attentamente quando seguire e quando guidare il gruppo. La risorsa chiave che si dovrebbe avere è anche la capacità di fornire condizioni confortevoli per una discussione creativa e di presiedere il dibattito per mantenerlo al punto. Un leader di esercizi da tavolo affermato sentirà il gruppo e manterrà un buon equilibrio tra lentezza e regole rigide.

3. Identifica uno scenario specifico

Lo scenario dovrebbe rispondere alla minaccia potenziale più reale per l'organizzazione. Molto dipende dal tipo di attività, ma anche dall'ubicazione della sede. Tale piano d'azione può affrontare il verificarsi di un uragano o di un altro elemento, ma anche specificare i passaggi successivi per affrontare un massiccio attacco di hacking.

Indipendentemente da quale sia il tuo obiettivo, lo scenario dovrebbe definire e descrivere in dettaglio una situazione abbastanza realistica. Deve includere domande per le persone per metterle nella giusta mentalità e verificare che stiano prendendo le decisioni giuste. Questo perché ogni membro del team deve sapere chi contattare in caso di crisi, quali azioni sono essenziali e quali risorse rimanenti dare priorità e proteggere. Devono familiarizzare con lo scenario generale prima della riunione programmata in modo che possano prepararsi bene.

Lo scenario deve includere uno script specifico, tuttavia vale la pena scommettere su una certa flessibilità qui. Forse nel corso della discussione cambieranno ulteriori punti e l'approccio dei membri del team getterà nuova luce sull'intera situazione. In tal caso, è meglio che il leader non interrompa la discussione, la lasci fluire e si allontani leggermente dal copione originale per forgiarne uno migliore e aggiornato.

4. Ricorda l'analisi finale

Gli esercizi fanno capire ai membri del team i loro ruoli e verificano se conoscono le varie disposizioni per rispondere correttamente in caso di emergenza. Tuttavia, il vero valore dell'esercizio da tavolo deriva dall'analisi di questa discussione e risiede nell'opportunità di apportare miglioramenti e potenziare le soluzioni già esistenti. Ecco perché è altrettanto importante analizzare l'intero evento dopo che l'esercizio si è già svolto e fare un resoconto basato su di esso. Queste informazioni possono migliorare il piano di emergenza e verificarne le lacune.

Il tavolo è sempre la soluzione giusta?

Naturalmente, ogni approccio alla gestione del rischio e alla preparazione alle emergenze ha i suoi pro e contro. I risultati che forniscono sono modellati da diverse variabili emergenti, ambienti, circostanze e persone. Lo stesso vale per l'esercizio da tavolo. Innegabilmente, questo esercizio consente di testare le linee guida esistenti e valutare l'ambiente e le persone. Consente inoltre di conoscere i suggerimenti di altri membri del team.

È anche un'ottima opportunità di apprendimento e di domande che non richiede molte risorse e non è troppo laboriosa. Inoltre, tali esercitazioni possono svolgersi anche da remoto, quindi funzioneranno bene per organizzazioni con sedi diverse in tutto il mondo.

Tuttavia, ciò non significa che questo metodo sia una soluzione ideale, ha anche i suoi svantaggi. In primo luogo, un'atmosfera rilassata e un discorso teorico non rifletteranno mai l'evento reale, durante il quale anche dipendenti ben preparati possono fallire, poiché si aggiungono stress e necessità di agire in fretta. Durante un esercizio al tavolo, puoi verificare che tutti conoscano il proprio ruolo, ma non sempre rileverai tutti i difetti del piano. Alcuni di loro appariranno solo durante situazioni di vita reale, non durante discussioni teoriche.

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Autore: Carolina Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è un'esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto la pressione del tempo la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

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