4 stili di comunicazione sul posto di lavoro. Quale usi?

Conversazioni quotidiane, delega di compiti, espressione di feedback, conduzione di una riunione di lavoro, partecipazione a trattative: queste sono solo alcune delle situazioni della nostra vita professionale in cui il modo in cui esprimiamo i nostri pensieri è importante. I nostri stili di comunicazione sul posto di lavoro influenzano le nostre relazioni con gli altri, il modo in cui siamo percepiti dagli altri, quali risultati otteniamo, quali conflitti dobbiamo risolvere e come cooperiamo in una squadra.

Di seguito rispondiamo alla domanda su cosa ci differenzia dagli altri nel nostro stile di comunicazione sul posto di lavoro e descriviamo quattro tipi distinti da Geof Cox che potresti incontrare nella tua vita professionale.

Quali sono gli stili di comunicazione sul posto di lavoro?

Gli stili di comunicazione sul posto di lavoro si riferiscono al modo in cui un individuo comunica informazioni, esprime i propri pensieri, sentimenti, bisogni e idee, nonché il modo in cui riceve messaggi dai colleghi. È il modo in cui un individuo comunica con gli altri in varie situazioni e contesti professionali, sia parlati che scritti. Nella maggior parte dei casi lo stile dipende da vari fattori come personalità, esperienze di vita, cultura, educazione, valori o norme sociali, tra gli altri. Comprende i seguenti elementi:

• Comunicazione verbale e non verbale - riferita al modo in cui si esprimono i propri pensieri e sentimenti attraverso sia le parole (linguaggio parlato e scritto) che il linguaggio del corpo, i gesti, le espressioni facciali, il tono della voce e altri segnali non verbali,
• Preferenza nella modalità di comunicazione – che determina se una persona è più propensa a scegliere la forma scritta (ad esempio, e-mail) o verbale (ad esempio, telefono, faccia a faccia),
• Il livello di espressione delle emozioni – indica il livello di coinvolgimento dei sentimenti individuali durante la conversazione.

Stili di comunicazione sul posto di lavoro secondo Geof Cox

Geof Cox, autore del libro “Negotiations: How to Achieve Win-Win Outcomes”, ha distinto quattro tipi di stili di comunicazione sul posto di lavoro, che possono essere visti, tra gli altri, nelle riunioni di gruppo, con i partner commerciali, nelle negoziazioni, ecc . Nel suo libro , ha sottolineato che la chiave del successo è adattare uno di questi modi di esprimere i propri pensieri alla situazione e al contesto specifici. Gli stili di comunicazione lavorativa da lui distinti sono presentati di seguito.

Orientato all'azione

Le persone che utilizzano questo metodo si concentrano su azioni concrete e sulla risoluzione dei problemi. Sono pratici, decisivi e concentrati sul raggiungimento dei propri obiettivi, spesso a scapito, ad esempio, dei sentimenti degli altri. A loro piace mostrare iniziativa, non hanno problemi a prendere decisioni rapide, anche se in genere hanno fretta. Il detto "il tempo è denaro" si adatta perfettamente a loro: si aspettano che l'incontro sia il più breve possibile, il che significa che possono arrivare rapidamente al punto senza perdere tempo in chiacchiere. Questo tipo di persona rende le riunioni energiche, ma pienamente efficaci.

Orientato al processo

All'interno di questa modalità, l'importanza principale è cercare la soluzione più ottimale per una determinata situazione. Questo tipo di persona enfatizza l'analisi (dati, fatti, ecc.), cercando di essere approfondita, metodica e paziente. Come nel precedente stile di comunicazione sul lavoro, ciò che conta per loro è il raggiungimento del risultato desiderato – ma non si aspettano che vengano intraprese azioni immediate che porteranno a questo. Sono tipicamente coinvolti in dibattiti in cui diverse persone con approcci diversi considerano possibili scenari di azione e decidono quale sia il migliore per una determinata situazione.

Orientato sulle persone

Empatia, lavoro di squadra, ascolto degli altri – sono elementi che contano per chi esprime questo stile di comunicazione sul lavoro. L’attenzione alle relazioni – far sì che ciascuno si senta ascoltato e visto – ha lo scopo di creare fiducia da parte dell’altra persona e incoraggiare le persone a condividere i propri sentimenti ed esperienze, il che spesso rende più facile, ad esempio, negoziare o avere conversazioni difficili con dipendenti. Questo crea un ambiente in cui non c'è paura di esprimere la propria opinione e di manifestare i propri sentimenti, il che si traduce senza dubbio in migliori relazioni tra gli individui.

Concentrato sulle idee

Le persone con questo tipo di espressione sono focalizzate sulla generazione di nuove idee, concetti, modelli e soluzioni – per ottenere i risultati attesi in futuro (ad esempio, ottenere una posizione competitiva nel mercato). Mostrano iniziativa, vogliono testare nuove soluzioni e non hanno paura di mostrare la propria creatività. Hanno bisogno di circondarsi di persone con cui partecipare a stimolanti sessioni di brainstorming e insieme trovare soluzioni mai viste prima nel settore. Ciò che è particolarmente importante, però, è che ogni volta che pensano alle scadenze, alle modalità di esecuzione o alle risorse necessarie, rimandano “per dopo”.

Aspetti negativi degli stili di comunicazione sul posto di lavoro indicati

Ovviamente non è vero che ciascuna delle linee d'azione sopra menzionate sia solo vantaggiosa. Di seguito segnaliamo qual è il pericolo nel concentrarsi solo su uno di essi, senza adattarsi alla situazione specifica:

• orientato all'azione: una persona del genere può essere considerata arrogante, insensibile e si aspetta risultati elevati senza impegno da parte sua,
• orientato al processo – quindi il dipendente può tendere a bloccare il processo decisionale (e a tenere ulteriori riunioni per considerare ulteriori idee, proposte o aspetti),
• orientato alle persone – questo tipo può essere considerato una persona che parla troppo (condivide troppo esperienze personali), il che non sempre si adatta al posto di lavoro o alle relazioni d'affari,
• orientato alle idee: una persona del genere può portare a sprecare risorse per trovare soluzioni che incontreranno un ostacolo all'implementazione o all'esecuzione.

Riepilogo

La chiave per curare un messaggio efficace è senza dubbio la capacità di rimanere flessibili, cioè di adattare il nostro modo di esprimerci alle esigenze della situazione e delle persone con cui stiamo conversando o negoziando. Come indicato, ciascuno dei metodi sopra descritti presenta sia vantaggi che svantaggi, che possono aiutare (o ostacolare) a ottenere l’effetto desiderato.

Ecco perché è importante esserne consapevoli e notare i loro elementi nel comportamento quotidiano, soprattutto perché lo stile di comunicazione sul posto di lavoro non è immutabile, ma può essere sviluppato e migliorato nel corso della vita. In questo modo porterà ad una migliore comprensione di sé e degli altri, che influirà positivamente sulla qualità delle interazioni sociali, anche nei rapporti d'affari.

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Autore: Nicole Mankin

Responsabile delle risorse umane con un'eccellente capacità di creare un'atmosfera positiva e creare un ambiente prezioso per i dipendenti. Ama vedere il potenziale delle persone di talento e mobilitarle per svilupparsi.

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